高校图书馆中文期刊采访工作的障碍及对策，本文主要内容关键词为：中文论文,对策论文,障碍论文,采访论文,图书馆论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 中文期刊采访工作的历史与现状
在我国，期刊的发行自1953年起实行“邮发合一”（即由邮局发行报纸杂志）。目前，国内出版的杂志数量已由建国初期的257种增加到万余种（其中有国内统一刊号的正式出版物为8725种），虽然有些刊物由编辑部自办发行，但大部分期刊仍沿用邮局发行的渠道，具有很明显的计划经济特点。
1985年，天津半导体杂志社全国非邮发报刊联合征订服务部成立，当时的征订目录中列有214种期刊，订购方式仍为不统一的收订办法。1986年，计算机征订系统的投入使用，使非邮发期刊的联合征订正式开始。1995年首次出现电子订单，开启国内期刊订购电子商务之先河。2000年，参加联合征订的期刊数量达到3432种。2002年起，期刊联合征订的品种更是迅猛增加，邮发和非邮发期刊合计达到8000余种。电子订单的出现改变了非邮发期刊一刊一订的繁复方式，使订购手续变得简单、方便，大大提高了工作效率。其后，一些杂志社、书店、出版社、文献信息等单位也相继出现了期刊代理商。由此，我国期刊发行呈现出邮局发行、非邮发刊代理和自办发行方式并存的局面。邮局在期刊采访工作中仍起着主渠道的作用，天津半导体杂志社的联合征订在非邮发刊的订购中则占有重要地位。
2 中文期刊采访工作的障碍
2.1 邮局发行中存在的问题
多年来，邮局在报刊发行中一直享受着计划经济体制带来的好处，在一定程度上实施着行业垄断。它重视的是期刊收订的达标，不重视配套服务的优化。具体表现在征订工作中：
·征订目录体系不完备。编制的征订目录《报刊简明目录》只按地区和邮发代号顺序排列，没有其他任何辅助索引，非常不利于检索。
·自动化征订系统落后，不能与其他数据库文件兼容。高校图书馆在订购时，无论从本馆的自动化系统出下一年度的订单，还是利用期刊订阅光盘出具的订单，都必须先打印成纸本形式，再由邮局工作人员通过其订阅系统逐条输入，校对后确认订单。这样造成了重复劳动。
·缺刊不易补齐。缺刊时向邮局催缺往往不能解决，不得不向编辑部直接索刊。
·退款信息不明。邮局退款通知上通常提供的退款原因有：停刊、调价、跳期、修改订期等信息，但其概念不一定准确。有的注明原因是停刊，实际上只是转换发行方式，并不是停止出版。
2.2 非邮发刊代理发行存在的问题
非邮发刊代理商的出现，打开了期刊订购工作的新局面，使得期刊采访人员从大量的订阅琐事中解放出来，提供了很多方便。但是，非邮发刊的代理工作也存在一定问题：
·订购非邮发刊的被动性和局限性。目前的非邮发刊代理，一般多只提供代理品种的目录，而少有期刊内容介绍，所以图书馆交给代理商订购的多为续订刊，一般不会仅根据目录增加新的品种，相对而言这种订购比较被动。
·代理商之间征订品种重复，征订目录编排混乱。现有的期刊代理商基本是各自经营自己代理的品种，相互之间缺少沟通和协调，代理的品种多有重复，因而导致期刊代理商之间的盲目竞争，影响各自的经济效益，同时也增加了订购时查重的工作量。大多数期刊代理商还处于摸索中求发展阶段，不仅每年代理品种不稳定，征订目录中的期刊代码也存在不固定的现象，目录编排有些混乱，极易导致订重。
·代理商与编辑部之间的关系协调问题。目前的代理发行，有的是由代理商将刊款转给期刊编辑部，再由编辑部通过邮局寄刊给图书馆；有的是由编辑部寄刊给代理商，代理商验收后把各户的刊物集中打包送（或邮寄）到图书馆。前者存在的问题是，代理商与编辑部之间的交接可能会出现复本数的误差、收件人姓名地址的错误等；一旦出现缺刊情况，催缺时就会遇到出版商和编辑部之间相互推诿的麻烦。
·期刊代理商中存在间接代理问题。为了扩大经营范围，争取更多的订户，有些代理商走合作经营的道路，即合作的代理商可相互代理对方的期刊品种。这种合作的出发点是积极的，可是在操作上不尽规范，订户订购的期刊可能出现到刊晚或缺刊的现象。
·代理商规模偏小，地理分布不均，不利于发展。从现在的数十家代理商来看，普遍规模较小，而且多集中在北京，难以与邮发刊竞争或抗衡。
2.3 其他自办发行刊物发行存在的问题
由于高校教学科研的需要，自办发行的刊物也是高校图书馆期刊采访的重点之一。自办发行期刊的订购也存在很多问题：
·仍采用一刊一订的发行方式。即期刊编辑部自己寄订单给订户，订户汇款给编辑部。这种方式劳时又费力。
·不能及时寄出期刊征订单。有些期刊的征订单迟迟不来，有些甚至收不到订单。采访人员不得不根据上一年度保留的订购信息进行查询。有些自办发行刊到当年的4、5月份还没有订购完毕，严重影响了期刊的上架率和利用率。
·编辑部不能开具发票。相当一部分编辑部所发的订单只有订购凭证，没有财务报销凭证，也不能开具发票，造成报刊款长期拖欠无法报销。
·到刊情况不好。有的期刊寄来的复本数与预订的复本数不符，有的期刊到年底都可能未到刊，有的因邮路问题期刊破损等等，造成期刊催缺收登的麻烦，影响下一年度的订阅。
2.4 期刊出版发行变化对采访工作的影响
我国报刊的出版发行还很不规范。尤其是近几年，随着科学技术的进步和学科研究的深入推进，一些新概念、新内容及新技术出现在期刊中，期刊的容量迅速膨胀，在期刊的出版发行上也表现出诸多变化：
·期刊发行渠道的变化。某一种期刊的发行，时而由邮局发行转为自办发行，时而又由自办发行转为邮局发行；有的期刊在邮局发行、联合征订、自办发行之间相互转换。许多编辑部转换发行渠道，事先并不给出通知或启事。
·期刊订购标识的变化。期刊订购标识即期刊订购代码，是期刊的发行者为征订方便而给期刊规定的代码，其中以邮发代号的变化最为常见。邮发代号是期刊的重要订购标识，它由地区号和顺序号组成，每一地区的期刊排列没有规律。邮发代号的变化主要表现在：
①因期刊发行地的改变而改变。这种情况通常在邮局的报刊目录中是没有任何提示的。
②某一种期刊停刊或改为非邮局发行后，邮发代号可能被另一种期刊所取得，也就是说，同一个邮发号可能前后分别指代两种或两种以上的期刊。其他代理商的征订目录也有订购标识的变化问题，应尽可能固定不作改变。
·期刊刊名的变化。这也是期刊发行工作中经常遇到的重要变化之一，主要表现在：
①随着时代的变化和学科的发展，期刊刊名用语也随之有所变化。
②近几年来，由于许多高等院校合并，使得学报的改名在刊名变化中占较大比例。在订购中，往往因为采访人员不能及时得到期刊改名信息而导致一些重要期刊漏订。
·期刊出版频率的变化。期刊出版频率的变化是影响期刊科学选订的重要因素。当今信息量的急剧增长与信息传播的速度惊人，使得中文期刊的出版周期不断加快，许多期刊由季刊改为双月刊，双月刊改为月刊，月刊改为半月刊等，每年期刊频率发生变化的数量在所订购期刊总数中的比例是很大的。
·期刊出版过程中的其他变化。在期刊出版过程中，可能会出现的变化还有分刊、合刊、休刊、停刊、复刊等诸多方面。有的期刊在出版变化时会作出说明或刊登启事，有的则没有任何说明。这些变化年年都有，年年不同，而且数量不少，给每年的订购工作造成死角，处理起来非常麻烦。
上述期刊出版发行的种种变化，表面看起来只是一些形式上的变化，在实际工作中则可能造成期刊的漏订、错订、订重等等，导致期刊订购工作的失误，对期刊的管理、利用和收藏造成严重的影响。
2.5 期刊的价格变化与采访经费的变动
由于物价、纸张、印刷、出版发行等诸多因素的影响，期刊的价格每年都会有不同程度的上涨。同时，期刊采访的经费每年也会有不同程度的上下浮动。当年度订刊经费有较大幅度的减少时，期刊采访人员应根据学校的专业设置、学科建设、科研项目的重点来相应调整采访策略。首先要保证教学科研所必须的重要期刊的连续性和稳定性，放弃一些相关的或边缘学科的期刊，同时还要尽量减少复本。当订刊经费有较大幅度的增加时，则又需要选择一些新的对于教学科研有用的期刊做补充。
2.6 期刊的科学选订
期刊的选订一直以来都是高校图书馆期刊采访人员面临的重要问题。期刊的选择是期刊采访工作的核心。选择期刊的基本点，一般是根据各高校的专业设置、学科建设和科研项目来选定，同时也要考虑本馆的馆藏建设情况，并参考读者的意见，选订适合读者阅读的期刊，形成具有一定特色的馆藏。
目前中文期刊采访工作中的一个误区是，采访人员一般多重视“采”而忽视“访”。对于所订购的期刊，采访人员究竟了解多少，了解到什么程度并没有一个衡量标准，这就造成了工作的盲目性。在增添新品种时，如果只凭订单或目录，而没有对期刊实物做接触了解，就很容易造成误订。
2.7 订购所选用的检索工具
检索工具对期刊采访工作无疑具有很大的辅助作用。常用而又实用的如社会科学文献出版社出版的《中国报刊订阅指南信息库》光盘等，所提供的报刊信息为订购工作提供了许多方便。但是，由于不能对一些变化了的期刊信息，如CN号、ISSN号、编辑部电话、电子邮件地址和通信地址等信息及时更新与维护，也会影响期刊订购工作的顺利进行。
以上，从订购渠道、期刊发行状况等方面分析了中文期刊采访工作所面临的障碍，这些问题在高校图书馆中具有一定的普遍性和代表性。如何面对现有问题，排除障碍，走出误区，显得尤为突出和重要。
3 中文期刊采访工作对策
3.1 对期刊发行部门的建议
3.1.1 邮局。
在未来的一段时间里，对于中文期刊的订购来说，邮局发行仍占有一定的市场。面对不断涌现的期刊代理商，面对日渐强势的市场竞争，邮局应当作哪些改革？
·改善邮局征订目录。邮局旧有的以邮发号排序的征订目录体系已越来越不能满足订户的需要。在目录中增加拼音排序的刊名索引及按图书分类法编制的分类索引，作为辅助的检索工具，将有助于采访人员提高订购工作效率；对于新创刊的品种，在刊名后作出标记，以提示订户，避免漏订或订重，既方便老订户又方便新订户使用。
·优化自动化订购系统。邮局早已实现了自动化及网络订购，如果能提高系统的兼容性，将各高校图书馆提供的续订或新订期刊的数据进行转换，就能节省大量的人力、物力，提高工作效率。如果能通过互联网进一步实现电子商务，就更能使邮发刊的优势充分发挥并继续保持下去。
·努力提高邮发刊的服务质量。特别是要解决好催缺问题，邮局应加强与各期刊编辑部的联系，做好协调工作，保证订户所订期刊的到刊率和到全率。
3.1.2 非邮发刊代理商。
非邮发刊的代理业务已日渐扩充到部分邮发刊。非邮发刊代理在与邮发刊发行业务竞争市场的同时，也应效仿外文期刊代理商的经营服务模式，不断完善与发展。
·加强非邮发刊代理的宏观调控。必须引入竞争机制，运用市场原理，进行宏观调控。可根据出版地就近、学科相关等原则成立行业协会进行协调，或进行期刊代理商之间的协调与合作，避免重复性竞争，争取扩大经营的品种和范围。
·努力提高服务质量。在扩展征订业务的同时要做好相关的服务。比如，避免订户—代理商—编辑部之间的手续转接；做好催缺及相关服务；还应有针对性地而不是笼统地向订户发出期刊变化通知，避免造成不必要的混乱。
·争取更多的自办发行刊物加入期刊代理行列。
3.2.1 优化采访渠道。
面对一种期刊多种订购渠道时，采访人员要充分考虑快捷、优质、便利的原则。目前中文期刊的采访一般首选邮局发行刊，因为邮局每天送刊，并附清单，易清理，上架快，便于及时催缺。非邮发刊可选择送货上门的代理商订购，一来到刊情况比较稳定，二来催缺有保证。其次选择由代理商将刊款及订购细项转给编辑部，编辑部寄刊给订户的方式。最后选择一刊一订的自办发行方式。
3.2.2 优化期刊的采收编工作流程。
合理安排期刊的采访、收登、编目、上架等工作流程，可以避免因一些细节问题给期刊采访带来的麻烦。期刊采访人员应加强与收登、编目人员的联系，及时掌握期刊变化情况，如刊名、出版频率、复本、编辑部信息等，以便随时催缺，更新订购信息。同时，为发生变化的期刊建立相应的数据库，及时记录变化情况，以作备忘和备查。
3.2.3 加强期刊的选订工作。
·按保障级别对期刊予以分类。中文期刊采访工作除了日常的订购事务以外，对所订期刊应按重点刊、基本刊和一般刊（或其他类似的标准或称谓）进行分类。重点刊是指为适应本校教学科研需求所必备的期刊；基本刊是指教学科研所需的专业性较强的期刊；一般刊主要是为满足读者的一般需要和消遣性的期刊。对期刊进行分类，就可使期刊采访有一个相应的保障，无论期刊价格浮动，还是经费变动，都会心中有数，做出适当调整。
·对现有期刊的重新审核。应打破传统的期刊收藏观念，对利用率低的期刊不应盲目续订。许多期刊多年来一直处于续订状态，但究竟其利用率和使用价值有多高，采访人员并不很了解。因此建议在阅览室工作人员的积极配合下对期刊进行经常性审核，及时剔除（停订）利用率低的期刊，使期刊的订购更有针对性。
·选订新刊要严格把关。与本校教学科研及专业设置关系不大的专业性期刊可不予订购。可与周边兄弟院校图书馆实现资源共享和互补，建设具有自己特色的馆藏体系。个别有需要的读者可到兄弟院校图书馆借阅。对于交叉学科、边缘学科的期刊，可根据经费情况试订阅，考察其利用情况，在下一年度加以调整。
·随时搜集中文电子期刊的信息。根据平时的积累，在订刊时，做好纸本刊与电子刊的协调，更充分合理地使用期刊经费。
3.2.4 重视赠阅刊对馆藏的补充。
赠阅刊在期刊采访中也占有一席之地，但许多高校图书馆经常忽视对这些期刊的收藏和管理。据统计，北京大学图书馆2002年1月-6月共收到赠阅刊806种，其中在订的有273种，占全部赠阅刊的33.87％。对于本馆在订的赠阅刊品种，经与编辑部联系，确认长期赠阅的，可作为复本补充馆藏，进而根据具体情况减少复本的订购，节约下来的经费，还可以增加订购新品种。对于本馆未订的赠阅刊，可从中选择赠阅较全且有一定学术价值的上架，视读者的阅览情况决定翌年是否增订新品种。
3.2.5 对期刊采访人员的素质要求。
高校图书馆的期刊采访人员应通过业务培训或专业学习达到以下基本要求：
·熟悉本校专业设置和教学科研情况，随时掌握各个学科的发展动态。
·基本了解当前期刊的出版情况，及时掌握新问世期刊的信息及期刊信息变更情况。
·熟悉订购业务和工作流程，能熟练运用本馆的自动化采购系统。借助于系统，做到对所订期刊心中有数。通过系统中的报表统计得出相关的采访数据，可以反映本馆中文期刊的订购状态和收藏情况。同时，还要掌握计算机的其他基本操作，熟练运用办公软件，能进行文字、表格处理，数据库操作等等。
·由于图书馆可以通过互联网直接向出版商、代理商提交订单、进行催缺等，要求期刊采访人员除掌握本馆自动化系统以外，还要熟悉各种网上资源，掌握获取网上信息资源的方法和技巧，能够利用互联网进行期刊的浏览、查询及发订等，掌握基本的网上操作技能，以保证采访工作的正常开展。
·不断学习专业知识。期刊涉及的专业面很广，采访人员需要不断学习，通过查阅、浏览有关资料或向专家咨询，努力拓宽知识面。
3.2.6 充分利用网络订购期刊。
信息高速公路的迅猛发展为期刊实现网上采访提供了广阔的空间。与传统的采访方式相比，网络采访具有如下特点：（1）采用电子订单；（2）通过网络发送订单；（3）简化工作程序。
目前网络期刊采访基本采用三种操作方式：（1）下载出版商或代理商的期刊书目数据库。订户可根据本馆的需要，填入所需的期刊品种、复本数等，通过网络发回给代理商。（2）在网页上选择所需要的期刊放入电子购物车，而后发送订单。这就是当前迅速发展的电子商务形式，比较适合品种较少的订购。（3）利用图书馆的采访管理软件，输出与出版商或代理商书目数据库格式相同的文件，进行数据转换，可大批量操作，方便又省时。
3.3 对期刊阅览室管理工作的建议
订购期刊就是为了能有效地利用期刊，而期刊的阅览情况直接反映采访的质量。从配合期刊采访工作的角度出发，期刊阅览室的馆员也应加强管理工作，主要从以下几个方面展开：
·加强期刊的整架与清理。目前，高校图书馆期刊阅览室多为全开架阅览，为了掌握期刊的利用情况，阅览室工作人员应经常清理整架，通过整架了解期刊被读者使用的情况、读者的阅读层次与阅读倾向，掌握读者的阅读热点，反馈给采访人员，为期刊采访提供参考，为读者提供主动服务。
·加强期刊咨询工作，开展深化服务。期刊咨询工作直接面向读者，是掌握读者阅读倾向和提高期刊利用率的有效途径。根据学校教学科研设置情况，广泛搜集期刊文献，从而了解读者的阅读需求；也可根据读者提出的科研课题需要，提供定题跟踪服务，使读者能方便有效地找到所需的文献资料。这种动态的把握对期刊的选订有很大的帮助。
·健全与完善现期报刊馆藏目录。现期报刊馆藏目录是揭示期刊信息、指导用户检索的重要工具，是连接用户与期刊的重要纽带。尽管现代化大学图书馆的自动化系统能方便提供各种途径的检索，但是，传统的纸本目录仍旧发挥着重要的作用。现期报刊馆藏目录可以分类编排，使读者能对某一方面的期刊有一个总体的了解，更深入地把握馆藏，充分利用馆藏；同时编制刊名字顺索引，方便读者检索。
·征求和考察新的期刊品种。阅览室设置新刊建议登记本，请读者对本馆没有而自己认为需要订阅的期刊提出订购建议，提供尽可能详尽的期刊信息，供期刊采访人员补订或来年选订。对于新增订的期刊品种，也应随时掌握读者的利用情况，及时反馈读者意见，以便采访人员做出适当的调整。
与外文期刊采访相比，中文期刊采访工作显得凌乱而繁杂。传统的订购渠道及操作模式，不规范的出版发行方式和代理商形形色色的服务方式等，都使得我们不得不呼吁和期待一个崭新的规范的中文期刊采访模式。问题的关键是需要国家的宏观调控——能否由某些权威的机构出面，如国家新闻出版署或国家图书馆，成立期刊代理商，代理那些有CN号（国家统一刊号）或ISSN号（国际连续出版物号）的期刊，在全国设立多个网点，借鉴外文期刊代理订购的经验，提供订刊、送刊、查缺、补刊等一条龙服务，保证中文期刊采访的质量。同时，规范市场，引入竞争机制，打破行业垄断，使得邮局发行、非邮局发行与自办发行冲破旧有的界限，建立新的协调关系，形成一个既相互竞争又相互协作的发展机制，为期刊采访提供高效、快捷的服务。