SWOT视角下高职院校OA系统对公文处理及归档的影响
文/天津城市建设管理职业技术学院 李晓娟
【摘要】 随着高职院校办公自动化程度逐步提升，通过OA系统公文办理实现了无纸化，大大提高了工作效率。本文从SWOT视角出发，对高职院校OA系统在公文处理及归档工作中面临的机遇和挑战进行了剖析，为进一步提升公文办理水平提出了可行性的建议。
【关键词】 高职院校；OA系统；公文处理；档案
一、高职院校OA系统公文处理的内涵
OA是Office Automation的缩写，即办公自动化或自动化办公，高职院校OA系统公文处理主要指通过校园OA协同办公系统，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的公文处理形式。通过网络传递完成电子公文的生成、发送、接收、归档的过程，实现公文办理自动化。办公自动化是高职院校信息化建设的重要组成部分，有助于公文办理工作更加规范化、制度化和科学化。
二、SWOT视角下高职院校运用OA系统对公文处理及归档的影响分析
所谓SWOT视角，即从内外部的竞争环境和竞争条件分析高职院校通过OA系统对公文处理及归档面临的优势（Strengths）、劣势（Weaknesses）、机会（Opportunities）和威胁（Threats）。
（一）运用OA系统对公文处理及归档面临的优势。随着“互联网+”的普及，运用OA系统处理公文在各高职院校应用深度日益成熟，无纸化办公成为必然趋势，提高了公文处理的效率，强化了公文办理的痕迹管理，公文的归档实现了自动生成，为文书归档工作提供了良好的保障。因此，对文书的公文处理及归档工作产生了深刻的影响。电子公文包含了流转、批阅等公文处理的全部流程，详细记录了公文处理的具体时间和处理步骤，信息量大且储存时间长，具有超强的稳定性，促进了公文电子档案保存的真实性和完整性。随着OA系统手机APP的配套，操作人可以不受时间和地域的限制进行公文处理，这也是公文纸质化处理所不具备的优势。
（二）运用OA系统对公文处理及归档面临的劣势。运用OA系统处理公文的灵活性还有待于探究。鉴于OA系统公文处理的每一步流程都是由提前设计好的程序指令来完成，对于公文办理过程中出现需修改或调整的情况操作的灵活性受限。电子文件的归档标准和档案管理系统的归档标准还存在一定的差距，使电子公文档案与档案管理工作的整体要求难以无缝对接，通过OA系统生成的电子公文档案利用率不高，文书往往需按照档案管理系统设置的存档要求对电子公文进行再次整理，造成重复工作且强度大。
（三）运用OA系统对公文处理及归档面临的机会。目前，高校各个部门间因业务的不同，所使用的办公自动化系统各不相同，运用OA系统对公文处理后的归档与档案管理系统对公文归档标准和规范尚难一致。因开发商不同，系统建立的模块架构差异大，使两者的无缝对接难以实现，这也为建立OA系统公文归档与档案管理系统的对接机制提供了新的机会，实现两者的数据共享，为进一步提高文书档案工作的效率，最大限度地发挥两大系统的功能提供了新的机会。
综上，尽管Pre-S1Ag在HBeAg阳性HBV患者中检出率很高并与HBV复制密切相关。但作为HBV感染筛查、判断HBV是否存在的血清学标志物，Pre-S2Ag和HBV-LP对HBV患者的检测灵敏度和病毒检出限明显优于Pre-S1Ag。
（四）运用OA系统对公文处理及归档面临的威胁。网络安全性存在的风险增加了OA系统对公文处理及归档的威胁。一旦网络遭受病毒侵入，会导致公文的重要信息泄漏或篡改，或造成系统OA系统的瘫痪。系统修复和数据恢复需要时间，导致文件办理滞后。如果数据无法恢复，之前公文办理的痕迹全部丢失，只能重新传阅或通过纸质传阅进行弥补，严重影响了公文办理的时效性，对文书造成较大困难。
三、利用“SO”，提升高职院校OA系统对公文处理及归档工作水平
建筑工程造价的特点就是有着非常复杂多样的多层性，所以在建筑工程造价动态管理的落实过程中，就会遇到很多的阻碍因素。调控建筑工程造价和选取管理的流程是要重点注意的两个关键的问题，在日常的管理工作当中，应该把辨别造价，拟定进度和建造的质量这三个因素结合起来去综合的考虑。选择建筑工程造价动态管理最合适的方式，有序的调节所消耗的工程的总造价，只有这样才能使建筑工程的质量达到最好，并且还可以节省成本。
（一）完善OA系统功能，优化运行环境。1.完善OA系统的流程设计，提高电子公文的处理效率及质量。OA系统的流程设计，可以根据各院校实际需求调整和完善，在时效性和便捷性的基础上细化公文办理的要求，提高办理质量。如天津城市建设管理职业技术学院利用OA系统在处理流程中增加了“部门结果反馈”环节，完整地记录了公文事项处理的进度及结果。通过结果反馈体现了工作的完成情况及效果，有效抓实了公文处理的质量。2.建立OA系统公文归档与档案管理系统有效融合的机制。改善OA系统电子文件生成系统与学院档案管理系统单独运行的现状，建立有效融合的机制，OA线上流转的电子文件的归档纳入档案管理系统的范畴，对OA系统和档案管理系统的数据结构和格式进行统一规定，通过中枢端建立档案管理系统的归档信息库，自动生成归档目录，实现OA系统电子文件与档案管理系统无缝对接。3.加强防护系统，优化运行环境。处在“互联网+”时代，应时刻警惕网络安全隐患，高职院校应加强网络防护，做好与外部网络的隔离，定期及时检查维护，建立防火墙认证机制，预防病毒入侵。
就铁路仓库货运管理工作的开展而言，其与物联网技术的融合具有较为理想的应用前景。具有唯一性与穿透性的电子标签可以提高管理者对货物的实时管理水平，同时以三位数字地图为基础，就货物的实际地理位置加以掌握。对于一些新建的铁路线路而言，GSM-R系统的研发与应用更是实现了数字地图的功能。
（二）强化制度建设，规范使用流程。电子公文的处理及归档对网络信息的安全保障提出了更高的要求，这不仅要求高职院校要做好软件安全的保障和安全技术的防范，更要通过制定完善的制度强化顶层设计，统一标准、规范操作。天津城市建设管理职业技术学院制定了《校园协同办公系统管理办法》，为OA系统规范、安全使用提供了制度保障。
（三）及时转变观念，提升工作水平。档案专业人才是档案管理和及信息化建设的中坚力量。各高职院校对文书档案岗位人员设置应相对稳定，专岗专人，加强对档案管理人员硬件设备和软件的使用培训，加强专业技能培训，为高职院校培养复合型的档案工作人员奠定良好的基础。文书档案管理面临着专业又复杂的要求，要加强专业及业务技能，精通OA系统的内部设置及运转流程，及时解决电子公文处理的中常见的问题，结合院校实际深入研究，提出建设性的建议，优化电子公文的办理效果，提升工作水平。
【参考文献】
[1]付长缨.高校文书档案信息化管理探讨[J].黑龙江档案,2017(6).
[2]李月娥.数字校园背景下高校文书档案在线归档模式与实践探索[J].业务研究,2016(4).
标签：高职院校论文; OA系统论文; 公文处理论文; 档案论文; 天津城市建设管理职业技术学院论文;