通信建设项目档案管理存在的问题及解决路径
——以中国联通湖南省分公司为例
文/中国联通湖南省分公司办公室 黄纳新
【摘要】 本文以中国联通湖南省分公司通信建设项目档案管理实践为例，梳理项目档案管理中存在的突出问题，从制度建设、归档标准、业务培训、专项检查四个方面提出解决问题的对策，为建设项目档案管理提供借鉴和参考。
【关键词】 项目档案；档案管理；问题；对策
通信建设项目档案（以下简称项目档案）记载了建设项目的规划、立项、可研、设计、施工、监理、竣工、审计等过程，既是通信企业基础设施建设的历史记录，又是项目日后运行、维护、管理、改扩建等的重要依据。项目档案管理作为工程建设管理的重要组成部分，其重要性不言而喻。随着“网络强国”和“数字中国”战略的推进，通信基础设施建设日新月异，大量项目档案应运而生。如何规范有序地管理好通信工程档案既是建设项目自身的客观需要，也是档案管理的必然要求。本文以中国联通湖南省分公司为例，对项目档案管理中遇到的问题及解决路径进行探讨。
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一、通信建设项目档案管理存在的问题
（一）项目档案意识薄弱。通信建设领域的“三重三轻”现象至今未能有效解决，即：重项目投资、进度和质量管理，轻项目档案管理；重档案验收前突击整理，轻项目建设中对档案的过程管理；重项目档案的齐全完整，轻对项目档案进行规范化整理。这一问题致使项目档案完整性、准确性、系统性和安全性得不到有效保障。
（二）项目档案质量不高。从归档情况看项目档案的质量存在诸多弊端，主要表现在以下几个方面：一是文件材料归档不齐全，缺少立项、可研、设计批复等前期依据性文件，审计报告、决算批复等项目完工后形成的文件，项目档案不完整致使其价值和作用发挥受限。二是项目档案内容不准确，现场变更的内容缺乏变更依据和审批手续，个别设计变更的内容未准确无误地体现在竣工图上，竣工图的准确性直接影响了竣工图编制的质量，导致竣工图不能真实准确地体现建设过程和工程概貌。三是档案的整理质量不规范，存在项目档案案卷标题拟写不规范，未准确反映案卷内容；案卷及卷内文件的排列顺序混乱，不能体现建设流程和文件材料之间的逻辑关系；卷内文件目录填写不准确，随意使用不规范的简称；施工技术文件中法律手续不完备，签字盖章存在缺失和不规范问题；监理文件中无随工检查记录（照片）等等。
（三）项目档案人员素质亟须提升。大部分单位档案管理人员既无档案专业背景，又无专业知识培训经历；档案人员岗位职级设置较低，职业发展通道严重受限，缺乏工作积极性和内在动力；大多档案管理人员兼职过多，流动性大，队伍不稳定；再加上缺乏系统学习档案专业知识的自觉性和内在动力，业务素质无法适应项目档案管理工作需要。
（二）制定科学的项目档案归档标准，提升项目档案质量。在工作实践中我们发现纲领性文件难以落地执行，必须据此编制项目档案管理实施细则，提升指导文件的统一性、适用性、可操作性，避免归档文件质量参差不齐。同时，为解决分公司档案人员变动频繁，档案知识欠缺，不能严格有效执行工程档案管理规定的问题，档案室牵头与省公司相关部室共同制订了各类工程档案验收模版、组卷要求、案卷格式、质量要求、归档流程等，并通过以会代训、编制工程档案管理手册等方式进行宣贯。归档标准的制订和落实，完善了项目档案的质量保证体系，有利于提升项目档案质量。
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二、解决项目档案管理问题的路径
（三）强化业务培训，提升档案整理的规范性。由于通信工程项目参建单位多、建设周期长、技术差异大、人员变动频繁，如果缺乏项目档案管理方面的业务指导和培训，项目档案质量将难以保证。为此，省公司要求分公司档案管理部门每年务必对中标供应商的专（兼）职档案人员及有关技术人员进行一次系统培训，在思想和认识上提升其对建设项目档案整理的重视程度和业务技能，尽可能避免返工，减少重复劳动。
（一）完善项目档案管理制度，优化项目档案工作体制机制。档案室根据本单位建设项目的实际情况制定出针对性、操作性强，便于落地执行的规章制度，出台了《关于省公司档案归档实行部门立卷制的通知》《关于调整部分工程档案归档工作界面的通知》等文件，提出项目档案的收集、整理、移交、验收等工作的具体要求，理顺归档流程，划清了省公司与各市州分公司之间的职责界面，为项目档案规范化管理提供制度保障。具体举措如下：1.强化全员档案意识。采取以会代训、微信指导、典型示范、现场观摩等形式加大宣传力度，提高全员档案意识。在项目档案工作中，明确项目经理是项目档案管理第一责任人，负责项目档案过程管理和归档。同时，项目立项后应由项目承建部门明确1名专（兼）职档案员，向公司档案部门备案，具体承办建设项目文件材料的收集、整理、施工期间的提供利用和归档工作。2.明确归档时间。省公司档案室依据财务决算批复，整理出已决算工程项目清单，将归档任务落实到各工程项目责任部门、分公司、项目经理，规定建设项目资料归档时间，并与公司财务部门、合同管理部门统筹协调，未按规定移交归档项目的暂不支付合同尾款，促使参建单位主动做好参建部门档案资料的整理和归档。3.细化归档范围。省公司立项的工程项目中，由省公司签署合同但由分公司负责建设、维护的工程项目，包括立项、可研、设计、施工、监理、竣工、试运行、验收、决算审计等文件材料，由原省公司和相关分公司各归档1套的模式调整为：各市分公司分别归档与自身相关的资料原件1套，省公司归档工程各项批复、可研报告、设计全套资料光盘、可研、设计总册和修改册纸质资料以及分公司的初验证书、试运行报告及终验证书原件1套。4.理顺归档流程。明确设计单位、设备厂家、施工单位、监理单位所交资料需经项目经理审核通过，在工程技术文件材料移交目录上签字确认，经部门兼职档案员验收合格后，开具归档证明，方可申请终验付款。财务部门须见项目承办部门兼职档案员出具证明，才予以付款。完善项目档案管理制度，使档案工作真正渗透到项目建设的各个环节，真正形成分级管理的格局，各司其职，各负其责，使整套工程档案在建设全过程都处在受控状态中，确保项目档案齐全、完整、系统、安全。
（四）项目档案重复归档现象严重。由于项目档案管理存在顶层设计缺陷，形式主义严重；项目档案质量评判体系存在误区，崇尚多多益善；管理理念简单粗放，精细化管理能力不足，无论项目档案的自身内容构成，还是归档主体的确定，都存在不同程度的重复现象。导致重复劳动，增加库房压力，亦给信息检索带来诸多不利影响，与“工程项目由谁维护，工程档案就由谁归档”的原则相悖，与低耗高效的管理模式不一致。
为有效解决通信建设项目档案管理工作中存在的突出问题，确保建设项目档案管理科学而高效，整理系统而规范，归档完整而精炼，中国联通湖南省分公司采取了以下措施：
焚化炉前沉默的人们更加沉默了，没几秒钟又尖叫着四散开去。挂满黑幕的焚化场没有点火的时候，空旷、寂静、阴森，仿佛无论哪个角落都有可能冒出未散去的阴魂或者逃跑的尸体。
（四）开展项目档案专项检查，实行闭环管理。针对建设项目档案工作，深入市州分公司开展“驻点式”专项检查及培训，提升项目档案管理水平，强化基础管理、源头治理和过程管控。以合同条款的约定和履行为手段，把专项检查重点放在项目档案的收集、整理、归档工作，并对检查中发现的问题点对点下发整改通知单，进行跟踪服务，限时督促整改。全面收集并系统梳理项目档案专项检查中发现的问题，进行专项培训，不断提升项目档案管理团队整体业务水平和工作技能。并对归档完成情况通过档案系统、现场检查、事后通报等方式实现闭环管理，倒逼项目档案各项问题的解决。
三、结语
通信建设项目作为通信企业提升运营效率和服务质量的基石，在“五新联通”建设中的地位日益凸显，项目档案管理作为项目管理的重要组成部分，对日后的运营管理、维护、改建、扩建具有重要支撑作用。通过认真梳理通信建设项目档案管理中存在的突出问题，并因地制宜、精准施策，有效促进了项目档案管理水平的提升和低碳、高效、规范运营。
【参考文献】
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