摘要：只有企业高层对档案管理给予足够的重视，才能制定好相应的政策及一系列制度等，进而在企业内部全面推行，从而实现档案管理的规范化和顺畅化，为企业发展做好后盾。
关键词：建筑企业；档案管理；问题及对策
社会经济的发展促进了建筑业的突飞猛进，在这个城市化的过程中，建筑企业承担了大量的设施建设。而对于建筑企业而言，同样重要却不显眼的档案很容易被人忽视。建筑档案作为建筑企业发展的史书，对质量把控及后续查阅等具有重要作用。
但在现实情况中，往往容易出现这样的现象，工程竣工验收阶段即将临近，应有的相关档案还未归整完毕，检查以前档案时需整改的地方相当多，要从茫茫档案海中查阅顿感困难无比，这些都是常见的档案问题，但同时也说明企业的管理效能不足，管理质量有待于提高。本文将探究建筑企业在档案管理过程中常见的不足之处，并针对这些不足进行解决方法的探寻。
一、档案管理存在的问题不容忽视
对于建筑企业而言，其具有特殊的行业特性，在档案管理方面，除具有一些共性问题外，不可回避的是其档案规整不规律、内容庞杂等等，另外，管理层侧重于建设速度及质量，往往易忽视档案的规整是否规范及时。
1、档案管理未得到足够的重视
目前不少建筑企业认为项目建设关键在于质量和速度，而档案管理只是管理中的很小一部分，与预算管理、物料管理这些比起来太微不足道了，因而出现了档案管理不规范、后续查阅档案困难等问题。只有企业高层对档案管理给予足够的重视，才能制定好相应的政策及一系列制度等，进而在企业内部全面推行，否则即使基层部门就会力不从心。
常常是建筑企业高管并未多次参与实地调研，对档案形成过程缺乏足够的了解。毕竟只有通过实地的调查与检查才能了解建设项目的资料形成过程、收集情况，调研能够发现问题找出不足，这样才能提出有针对性的改进举措。
2、相关的管理制度不健全
对于相当多建筑企业而言，并没有自身完备的一整套档案管理规章制度要求，虽然有国家相关制度约束，但那是指导化政策，并非详细的操作规范。没有相关制度等，自然在管理过程中易出现不规范、整理归档不及时、保管不善等现象，因为没有制度约束的情况下，大家会出现一种无所谓的心态，在工作执行中自然不够严谨。
另外，未充分研究政策经验，因而在制定本单位档案管理方面存在诸多不足。毕竟只有大量查找相关资料，研究学习相关政策，借鉴其他企业档案管理经验。拟定项目档案收集、整理、归档、移交的规范。
3、未将档案管理纳入考核
管理层未对档案管理进行业务强化指导，在考核体系中也未体现此方面的工作。没有了考核和督导，自然在执行过程中容易出现相当多的不规范之处，检查时问题不断，整改起来又相当困难，所以必须加强实地指导，通过不定期及定期检查档案的管理落实情况来督促相关的档案工作，并将相关单位的档案工作纳入年度考核。
4、档案整理不及时
由于建筑施工涉及到诸多方面，环节众多，设计规划阶段、施工阶段、验收阶段等等，每个环节因其建设周期长而出现大量的档案资料，由于制度不完善、人手不够、保管条件差等原因，往往不能及时对相关的档案资料进行归档，这样在管理过程中越来越多的档案出现了堆积，恶性循环促使档案管理人员身心疲惫。
5、保管条件差
对于建筑企业而言，其项目的地理分布没有规则性，这带来的直接后果就是建设项目部的档案资料需经过整理后运输到企业指定的保管地，但因成本及人力物力的考虑，同时由于反复查阅档案的需要，往往会临时存放在项目部，待项目结束后统一归档至企业保管地。可想而知，项目部的条件较差，既无固定的保管箱等，又物理条件差。
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二、强化档案管理各项工作
建筑企业档案管理难度大、数量多，容易出现一系列问题，企业高层必须给予足够的重视，同时制定好相应的政策及一系列制度等，并着力推行实施，从而实现档案管理的规范化和顺畅化，为企业发展做好后盾。
1、增强档案管理意识
只有企业高层对档案管理给予足够的重视，才能制定好相应的政策及一系列制度等，进而在企业内部全面推行，否则即使基层部门就会力不从心，档案管理的规范更无从谈起。
必须以整个企业的名义对项目主管部门、项目建设单位做出明确的要求，一方面是要求其增强档案管理意识、完善相关管理流程。二是明确相应的责任，以明确的职责督促档案管理人员做好本职工作，以行业标准要求建档工作，力争高效实现项目档案的完整、有序。
2、通过培训提升管理水平与质量
随着信息化的发展，管理手段和方法也出现了多样化，为了适应现实工作需要，就必须不断优化档案管理工作。而档案管理最终要着落到人的身上，所以必须适时对管理人员进行培训，使之掌握足够的管理技巧和手段。
培训可以定期进行，也可以根据出现的新情况进行不定期地开展培训工作。聘请专业化的培训机构首先对企业档案管理的实际进行调研，然后根据建筑企业现状找出相应的解决办法与改进之处。另外，培训相应的现代管理手段，提升档案管理效能。同时对档案管理不同环节人员进行轮岗培训，提升综合素能，明确各环节职能，这样能够更好的做好配合。
3、完善各环节管理规程
制度能够使工作有章可循，能够对人员进行约束，能够提升工作效能，对于建筑企业而言，其档案管理难度大、数量多，容易出现一系列问题，必须制定好相应的政策及一系列制度等，并着力推行实施，从而实现档案管理的规范化和顺畅化。
在相关管理规程制定方面：一要考虑其合理性，在制定规程之前必须进行充分的调研，找出以往档案管理过程中存在的问题，根据问题制定相应的办法，否则容易成纸上空文；二要注重实用性，本着规程是为工作而服务的原则，从而发挥好规程的约束及指导作用；三要考虑完备性，尽可能将可能出现的问题进行明确，以免出现制度盲区；四要有赏罚，规程本身就是对执行者的一种约束，既然是约束就必须要有奖惩。
4、完善档案管理信息系统
现代社会是信息化社会，对于建筑企业而言亦是如此，信息化的手段极大程度上提高了管理效能。对于档案管理而言，同样可以充分利用现代管理手段，以管理信息系统实现高效便捷的管理，既节省人力物力又方便保管和查阅。以往纸质的整理与保管相当耗费人力，而数字化的保管方便查阅，占用物理空间极小。管理信息系统能够实现实时存储于传输等，能够及时对档案资料进行归档整理，这是效能的提升。
5、提高档案管理相关人员素质
对于档案的管理，其最终的质量如何还是着落到人员身上，如果档案管理者缺乏足够的工作耐心和主动性，那么就不可能将档案管理得有条有序，所以必须选择拥有强烈责任感和细心耐心的敬业员工进行档案管理工作。首先，在员工选择方面，要将细心、耐心、责任感作为选择的首要标准，在此基础上加强培训和教育，在工作和生活中给予其足够的关怀，进而激发其工作积极性和进取性。二是配备专业人员。建筑档案要求相当高的专业水准，必须利用专业水平高的人员进行管理工作，充分利用现代管理手段进行有序管理。
对于建筑企业而言，其档案管理难度大、数量多，容易出现一系列问题，企业高层必须给予足够的重视，同时制定好相应的政策及一系列制度等，并着力推行实施，从而实现档案管理的规范化和顺畅化，为企业发展做好后盾。
参考文献：
[1]蔡桑桑 建筑企业档案管理问题及对策. 2016.7.
[2]杨长明.施工企业工程档案管理存在的问题与对策[J].工程企业管理，2017.5
[3]时敏. 工程档案管理在建设工程中的作用[J].中国农垦2016.6
论文作者:吴小用
论文发表刊物:《基层建设》2017年第16期
论文发表时间:2017/10/16
标签：档案管理论文; 档案论文; 企业论文; 建筑论文; 制度论文; 工作论文; 系列论文; 《基层建设》2017年第16期论文;