电子文件登记备份初探，本文主要内容关键词为：备份论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、研究背景
随着信息技术在我国各行业的广泛运用，尤其是电子化业务的迅速发展，越来越多的文件以电子形式形成、流转、管理和保存，电子文件呈现了数量不断激增、种类日益繁多、作用不断扩大的特点。而我国《政府信息公开条例》的颁布实施，建设高效、责任、权威与服务型政府目标的确立，基于证据的电子治理趋势的逐渐显现，企业法规遵从与知识管理需求的日益增强对电子文件管理提出了新要求。面对上述挑战。档案工作正经历着来自管理对象、管理思路、管理策略与方法的全面调整与变革。在这种背景下，我国各地档案部门开始了以电子文件为重点的档案管理创新实践，相继对电子文件归档、文档一体化管理、档案数字化、数字档案馆、电子文件中心、档案信息资源开发等展开了富有成效的实践试点和经验总结，形成了极具特色的管理模式、原则和方法。
2009年，浙江省档案局（馆）制定了《档案省档案登记备份办法》，提出了建立档案登记备份制度。档案登记备份就是指对国家和社会有保存价值的档案（包括电子文件），利用信息技术手段进行登记认证和数字备份，以保障档案的行政、法律效率，建立信息化环境下的档案安全保障体系，它包括档案登记和数字档案备份工作[1]。这项工作引发了笔者对电子文件登记备份的进一步思考，可以说电子文件登记备份是整个登记备份工作的重点和难点，本文将从概念解析、功能定位、实施路径三方面对综合性档案馆的电子文件登记备份做一初步探索。
二、概念解析
目前，国内外档案界、档案界内外对电子文件登记备份的理解存在着一定的差异。理解差异并清晰界定概念边界是展开后续讨论的基础。
ISO15489中将文件登记（registration of record）定义为：以表单形式从用户处收集某些元数据项目，为文件分配唯一标识符的工作。目前国外对电子文件登记的论述主要集中在各类电子文件系统功能需求标准中，不同标准对登记功能的归类略有差别，但对其自身认识均与ISO15489认识一致[2]。对电子文件登记的研究内容主要包括三大方面：登记的含义、作用、原则、层次与方式等基本原理，登记的具体（系统）功能需求，登记的元数据。国内专门研究电子文件登记的文献较少，曾有学者在电子文件收发文[3]、电子文件管理系统功能需求研究[4] 中对电子文件登记有所涉猎。此外，近些年我国许多地方档案馆（局）开展了诸如档案登记，重大活动、重大项目档案登记的工作，建立了配套的登记制度，对档案登记内容、范围、程序、保障手段等方面做出了相应的规定[5]，成果可为电子文件登记所借鉴。由此可以看出，国内外档案界对电子文件登记认识的差异体现在：前者更愿意将其视为一项系统功能（function），研究的重点是电子文件管理系统的登记功能设置和元数据要求；而国内则将其作为一项管理活动（activity），研究的重点在于档案部门如何组织和开展登记这项活动／工作。
备份（backup）是指为了确保数据安全而进行的一种数据保护手段以便在灾难发生时能够进行数据恢复，这也是IT领域说指备份的含义。与此相关的另一个概念是归档（archive），它是指机构有大量数据今后永远或者很少使用，但出于服务质量、法规遵从或其他原因，这些数据必须保留以备查询。人们往往将两者混淆使用，认为都是数据存储的形式，实际上从数据管理的角度来看，它们在管理目的、对象、所要求的软件和硬件等方面完全不同。国外档案馆的电子文件备份正是基于IT领域所认识的备份，即在对接收进馆电子文件进行保管与提供利用的基础上，对这部分电子文件采取备份措施。而我国档案界的备份实践和认识则有所不同，它实际隐含了备份和归档两层含义，或者说将两者模糊化处理。在这里，电子文件备份兼顾“数据恢复”（备份）与“查询利用”（归档），即满足当前电子政务数据灾难恢复和未来档案馆电子文件长久保存与利用两大目的，比如陕西省电子文件异地备份中心就是一个例子。可以说，在我国档案部门还没有正式大量接收电子文件进行保管之前将不会存在严格意义上的备份。
从以上的分析来看，我国档案界或者我们讨论的电子文件登记备份有其特定语境和含义，它是我国一定信息化水平、电子文件管理阶段下的产物。
三、功能定位
（一）兼顾实体管理与资源监控的电子文件登记备份
电子文件登记备份包括登记与备份两项相互独立、各有优势、功能互补的工作。一般说来，备份的电子文件通常都纳入登记范围（或具有登记信息），而经过登记的电子文件未必成为进馆备份的对象。电子文件登记备份是一项兼顾电子文件实体管理和资源监控、当前需求与未来需求的有效管理方法。
电子文件登记是一种非实体（non- physical）监控电子文件的管理方式，往往针对那些尚未进馆或不属于进馆范围的电子文件。通过登记，档案馆可及早了解电子文件资源分布及其基本状况，既可以为确定电子文件接收进馆时间、范围等提供有效信息和保障，同时对不属于馆藏范围的电子文件实现资源监控，或者说智力（intellectual）控制。事实上，通过这种持续的资源监控，档案馆可以适时根据社会需求对电子文件管理作出主动调整；可以打破因管理体制、机构设置、人为因素等导致的电子信息资源分散存在而使利用者无法全面获取信息的状况。可以说，电子文件登记使档案馆实现了管理对象的扩大、管理时间的超前，是传统的实体管理和基于后端管理的职能在电子时代的拓展和延伸。
与登记不同的是，电子文件备份是档案馆从实体（physical）上占有电子文件，而包括所有权、利用权等相关权益并不必然由档案馆自然获得的管理方式。档案馆通过备份，除了实现保障电子政务数据安全和灾难恢复的目之外，还增加了信息“利用”因素的考虑。档案馆可以将电子文件及时（提前）接收进馆，保障电子文件的真实与完整，既为后续的电子文件保管创造条件，也可以在适当的时候向社会提供利用服务。此外，档案馆还可以以权威的第三方身份保障电子文件的凭证价值，提供真实性认证服务，充分体现了档案馆作为可信、权威机构的作用。
（二）作为过渡时期电子文件管理模式／策略的电子文件登记备份
如果说开展电子文件登记备份工作主要归因于其自身的优越性，那么将其作为当前档案馆电子文件管理的一种模式、策略的可行性则需要将电子文件登记备份放置于更大的背景中加以探究。
长期以来，对具有长期保存价值的文件进行实体保管并提供社会利用是档案馆存在的根基。从理论上来说，档案馆的这一职责在电子文件管理时代也应该得到相应的延续，即肩负起对具有档案价值的电子文件长久保存和利用的责任。此外，电子文件对系统的依赖性、脆弱性、易更改性等特点增强了档案馆实体管理甚至是提前干预的必要性。回顾历史，国外国家档案馆的电子文件管理旅程就是档案馆向电子文件长久保存，保证电子文件真实、完整和可用的目标不断努力前行的过程。然而现实是，当前电子文件接收进馆保存与利用面临着来自技术、经济、法律和业务方面诸多的难题。美好愿望与客观需求在遭遇现实困境后，档案馆应当何去何从？
国外电子文件管理实践发展为我们提供了一些有益的启示。面对电子文件管理的两难，美国国家档案馆选择了集中式保管且从未动摇，而专注于电子文件长久保存的ERA至今还有众多尚未攻克的难题[6]。澳大利亚国家档案馆则另辟蹊径，在上世纪90年代初期选择了电子文件分布式保管，而此时档案馆却扮演着标准制定者和建议提供者的角色；2000年后重新选择集中式保管模式，开始了长久保存的探索[7]。英国国家档案馆采取以集中式保管为主，同时对气象、地理数据库等采取分布式保管[8]。各国各不相同的做法可以看做是最终以电子文件管理集中式保管模式为目标的不同路径。借鉴国外经验，考虑到我国当前信息化水平、档案管理体制、综合性档案馆业务状况、电子文件管理发展阶段等因素，学习美国采取“一步到位”的电子文件集中式保管，至少对我国绝大多数综合性档案馆来说尚不现实和效益。因此需要采取一种符合各方面实际，渐进或者过渡的电子文件管理模式、策略，而电子文件登记备份无疑可以成为综合性档案馆的一种选择。
四、实施路径
（一）基于可持续发展的顶层设计
如果说实施电子文件登记备份主要源自于它自身在兼顾实体控制和资源监控的优越性，那么将它作为一种有效管理模式和策略的生命力则是源自于它在应对电子文件管理挑战进程中所扮演的角色和承前启后的地位。电子文件登记备份是电子文件特定管理阶段的产物，是未来电子文件长久保存和利用的基础，因此需要在其与电子文件中心、数字档案馆建设的有机联系，尤其是衔接、平滑过渡的关系中来顶层设计电子文件登记备份工作。这是电子文件登记备份工作可持续发展，避免未来电子文件管理项目重复建设的重要保障。电子文件登记备份的顶层设计内容包括登记备份的功能定位，与相关电子文件管理项目的关系，成本—收益分析，登记与备份的关系，登记范围、方式与内容，备份范围与解决方案评估等。
（二）利用信息技术的管理创新
电子文件登记备份在继承和借鉴传统文件管理有益成果的基础上，需要努力运用信息技术实现管理创新，而不是传统文件管理在电子环境下的简单模拟。这一点在电子文件登记上体现得尤为突出，如运用信息技术可以改变传统手工填写、纸质报送、登记项目简单的管理模式，在登记方式、内容上有所创新。从登记方式来说，可通过设计专门的系统或者嵌入业务系统的模块实现自动登记，即便登记过程不是完全自动进行，可以通过对形成文件的业务环境进行处理来自动得出登记的要求。从登记的层次来说，可以是文件级、案卷级、某类文件、全宗范围内的登记，档案馆可以根据文件特征及实际需要有所选择。从登记项目来看，不仅有文件基本信息、处置与利用信息，还应当包软硬件信息，将登记与元数据著录有机联系起来。
一般来说，登记主要是针对文件（群体），但是由于电子文件的系统依赖性，为了实现长久保存和利用，出现了专门针对电子文件技术信息的登记系统，这一新动向值得我们关注。如英国国家档案馆设计并建立了在线技术登记系统PRONOM[9]，它提供关于支持电子文件长久保存与利用所必需的文件格式、软件产品、操作系统、硬件要素、储存载体等技术要素信息。该系统不仅仅是一个技术信息的数据库，而涵盖一系列支持数字保存功能，比如保存风险评估、迁移路径规划、对象识别和确认以及元数据获取的工具与服务。除了用户可以检索PRONOM数据库以获得上述信息外，目前系统还提供数字文件对象识别软件（DROID），它能够自动识别数字存储库中所存储的所有数字文件的准确格式，并且将识别的结果与技术信息中心登记处所记录的该种格式及其所依赖的软硬件相链接。
（三）建立良好的合作机制
电子文件登记备份工作的顺利开展有赖于文件形成机构的支持和配合，因此与形成机构建立良好的合作关系是确保此项工作成功的关键。在电子文件登记备份中，档案部门是“一对多”，人员、物力、财力十分有限而登记备份的联络、实施与监督工作量却很大。获得文件形成单位的积极配合不仅能够节省档案部门的大量时间，而且还能切实保证登记备份工作的质量。为此，除了普遍运用的制定法规制度去约束各形成机构这一保障措施之外，还应该更多地关注软性的要素，与形成机构建立良好、互利的合作机制。如提前、主动了解文件形成机构的主要职能、业务需求、信息系统建设、IT与文档管理人员状况，尽量使登记备份工作成为其办公自动化或业务信息化的一部分，减少它们在登记备份工作上的各方面成本和方便工作开展。又如，为登记备份工作提供统一的指导服务平台。服务内容可包括常见问题、操作手册、问题咨询、信息交流等，为登记备份工作提供信息交流渠道。此外，对形成机构还可开展包括登记备份在内的电子文件管理培训，无论采用何种管理模式／策略，电子文件在形成、流转过程中高标准地被管理才是切实保障电子文件真实、完整与可用的根本。