对文件和档案本质属性的再认识——与王恩汉先生商榷，本文主要内容关键词为：再认论文,属性论文,本质论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“文件生命周期理论”、“档案本质属性”、“中国特色的档案学”等是档案学理论界近期讨论比较热烈的话题，应该说这种讨论是非常有益的：一方面它可以促使现有的档案学基础理论日趋完美；另一方面它也可以使日渐发展的电子文件管理寻求准确的理论指导。王恩汉先生的《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》一文（载《中国档案》2001年第10期，以下简称王文）就兼及了上述问题，细读下来甚有收益，同时也有一些疑虑借此提出，以求教于各位学者同行。
一、档案学基础理论“必须具有中国特色”吗？
王文指出：“中国档案学有自身的特色，此种特色是中国档案学的灵魂……任何时代的档案学也应该，甚至必须具有中国特色与时代特色，否则什么样的理论与科学都难以指导中国档案实践。”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）确实，中国有自己独特的文化，中国有自己独特的土壤，在国外适用的某些档案应用理论并不一定适用于中国，但是以下两点我们也绝对不能否认：
第一，档案学基础理论是中国档案学的重要组成部分，而基础理论是以描述客观规律为己任的，应该是具有普遍性和概括性的。吴宝康教授指出：“实际上过去的档案学的研究和理论建设往往是从各自的特定国家的档案实际出发，虽然这一点也是必然的、需要的，但它终究只能适用于本国，不能适用全世界，这就是它的局限性和问题所在，是档案学成熟程度和科学水平还不高的表现（注：吴宝康：《论国际档案学建设》，《档案学通讯》1996年第4期（引文内着重号为笔者所加）。）”。陈兆祦先生也认为：“特色太多了就不一定是件好事了，因而档案学的理论、原则，特别是档案学基础理论，只适用于本国不适用于大多数国家，就不是真正的科学理论。”（注：陈兆祦：《谈档案学研究面向世界问题》，《兰台世界》1998年第7期（引文内着重号为笔者所加）。）档案学基础理论应该注重的是趋同研究，档案学的基础理论”应该超越国界，放之四海而皆准”（注：何嘉荪、潘连根：《档案学基础理论研究发展的正确道路》，《档案学通讯》1999年第5期。）。关于文件和档案的本质及其相互关系问题，是档案学基础理论的核心问题，因此本人认为必定存在着适用于世界范围内的客观规律，而档案学研究的重要任务就是去不断寻找和发现这样的规律。
第二，现有的某些中国传统的档案理论和档案工作实际做法，也并不一定能固定不变地代表“中国特色”或者“中国档案学的灵魂”。如果中国某些传统的理论受到时代的挑战，相信谁也不会得出必须死守传统的结论。以王文所一再强调的“归档”为例，事实表明，用“归档”来区分文件和档案这一被视为具有中国特色的做法已经受到了电子文件管理的强烈冲击，太多的矛盾使得“归档”这一“关口”的地位岌岌可危，为什么还要以“中国特色”来抵制档案学理论的更新和发展呢？
二、档案都是“历史遗留物”而不具有现行性吗？
王文指出“档案首先是‘过去式’。是一种遗留物，大多经历了一个完整的生命过程。”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）从而否认了档案的现行性。何谓现行性？阿根廷档案学家曼努埃尔·巴斯克斯教授指出：“现行性就是一份文件为了完成或达到其为之形成的目标而具有的法律的或行政的效力或力量。”（注：Manuel Vazquez:《Abuso Cle los conceptos Activo-semi Activo-Inactivo》《Arauivo Rio Claro》,No.7-8,1985,Rio Claro,Brasil.）根据这一解释，事实上，档案工作的实践早已让人们在不自觉中否定了档案只能是非现行文件的概念。因为随着科学管理水平的提高，人们渐渐觉得有必要把本单位职能活动中直接形成的一切可以作为科学管理基础的信息，不管它们处于现行期或非现行期，一律科学地控制和管理起来，而把承载这些信息的文件视作档案管理起来有助于达到这一目的。所以在我国，极大数量的具有现行性的科技文件一直被视作科技档案进行管理。即使是非科技文件，也有不少在现行期就被归档，成了档案。它们“虽然业已存档而仍然有效，如现行的《中华人民共和国宪法》、办完签署或公证手续的有效期未满的合同、协议书、一些领导指导性文件，虽已归入档案，但并不失其行政和法律效力。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1988年1月出版，第36页。）进入八十年代以后，更多的现行期较长的专业性、业务性文件被划入档案范畴，这些档案实际上仍是现行文件，仍不断处于动态中，甚至有些科技档案和专业性档案还有必要在利用过程中不断修改。这些档案无疑都具有现行性而并非“过去式”。而且在档案工作实践中，这种仍然具有现行性的档案数量是非常大的，因此，以“历史遗留物”和“过去式”来界定档案是不合适的。
三、“文件不属于‘记忆’的范畴”，没有“凭证性”吗？
王文提出，“由于是一种‘记忆’，档案才具有，‘凭证’的作用，而文件则不属于‘记忆’的范畴”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）。文件真的没有‘记忆’的功能，不属于记忆的范畴吗？我们先来看什么是记忆，记忆“是人类在社会实践中客观事物作用于人的感官而在人脑中留下的复写、摄影、反映。”（注：习之：《关于记忆工具》，《中国档案报》1999年8月5日。）随着社会生活的发展，人类开始寻求在人脑以外采取某种方式来辅助人脑的记忆，文件作为一种信息记忆材料，正是人类寻求的一种记录方式。应该说，凡是对已发生事情的记录都应该属于记忆的范畴。其实，人们对自己思想、思维活动的记录也属于记忆，而这正是文件产生的主要方式。故文件正是对社会实践活动的记录。换言之，文件作为人类活动的记录，以自己特有的结构，在特定的背景条件下，著录于某种载体上，成为社会储存的记忆和记事，实现了人类记忆的延伸。如果从“现行文件可以说也是历史的记录”（注：何嘉荪：《从世界范围研究文件与档案的本质区别》，《上海档案》1999年第1期。）的角度出发，文件具有记忆属性更是顺理成章的事情。
王文同时指出，由于文件不属于记忆范畴，所以它只能是一种“依据”，而档案则是一种凭证，且“档案凭证属性来源，并非源于文件本身，而是源于一个过程，一个对事物处理的真实记录，这个过程改变了文件的本质特性。”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）
文件不具有凭证性是王文的主要观点，事实上，文件除了王文所说依据作用以外，同样还具备凭证作用。文件不但明确地体现了制发者的意图，使文件接受者执行管理意志进行活动时可以反复研究，克服事无凭证带来的多种障碍，更重要的是文件是其制发和处理过程的重要凭证，包括历次的修改和发文过程都可以在文件中得到真实性的证明，因此，我们说发文的凭证性是比较明显的。对收文来说，通过分析我们同样发现其具有凭证作用。举例来说，某单位收到一份上级来文，要求对某不良现象引起重视并采取相关措施。该单位收到来文，办理登记手续后并没有采取任何措施，致使事态发展趋向严重，在事后追究责任时，该单位的收文程序是否可以作为凭证提供呢？我想答案应该是肯定的。因此，无论是收文还是发文，都存在着凭证作用。
四、“归档”是“文书工作与档案工作的特点”，且“归档”这一概念的地位真的不可动摇吗？
王文指出“中国人，在‘归档，的概念下，把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件……‘归档’一词在中国档案学理论中是一个非常重要的概念。”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）诚然，“归档”这一概念在中国档案理论和实践中有过非常重要的地位，很长时间内，“归档”既是文件向档案转化的一般程序和条件，又是文件转化为档案的一般标志和界限。但是，随着电子文件在我国的广泛应用和文档一体化管理的实施，“归档”这一概念在中国档案学理论和实践中的地位发生了动摇，许多学者提出了不同的见解。
第一，设置“归档”这一关口并且以“文书处理程序完毕”为必要条件来划分文件和档案是中国特有的现象，并不适合世界其他国家，谈不上是客观规律和普遍真理。具体地说，如果“归档”保存下来的文件就称为档案，那么美国等国家是在文件从文件中心最终移交档案馆永久保存时才称为档案的，因而可以认为该国的文件是在这个时候“归档”的，此时这些文件的文书处理程序，早在十几年甚至几十年前就结束了。而法国、西班牙等国则是文件一形成或收到就称为档案“归档”的，此时对收文来说，文书处理程序刚刚开始。上述国家都没有把“文书处理程序完毕”与“归档”直接挂钩作为区分文件和档案的标志。
第二，随着办公自动化的发展和电子文件时代的到来，“归档”作为“文书工作与档案工作的接点”的地位发生了根本性的动摇。众所周知，电子文件具有虚拟性、易逝性和易变性等特点，因此，档案部门对电子文件管理工作的介入要向前延伸，也就是说在电子文件形成之前，档案部门就要对其进行控制，否则电子文件的真实性和完整性就不能保障，电子文件的归档也就变得难以预料，由此电子文件的实时归档已成为必然，“归档”环节已经被迁移到了电子文件形成的最前端。从文书处理过程来分析，实时归档（档案部门接管电子文件的起点）之后，文书工作也才刚刚拉开序幕。可见，电子文件的“归档”已经不再以“文书处理完毕”为条件，“归档”也自然无法成为“文书工作与档案工作的接点”。事实上，电子文件的设计、形成和维护已经冲破了文书工作和档案工作的界限，“归档”不再是文书工作和档案工作的“结合部”，随着“前端控制”和“提前介入”理论在电子文件管理中地位的确认，以“文书处理程序完毕”为条件的“归档”已无法成为文书向档案转化的条件和标志。
五、文件和档案有本质的区别吗？
文件和档案的关系，理论界一直有两种比较极端的认识，即或者认为文件与档案有本质的区别，或者认为文件和档案是同一概念、可以互相替代。王文是持本质区别论的：“文件是独立于档案的另一种社会现象，其所以如此，是因为档案之形成不同于文件之形成，档案之本质特征是区别于文件而存在的。”“从理论上否定文件与档案的区别，是一种倒退，而不是什么进步。”（注：王恩汉：《从“文件生命周期理论”到“档案本质属性”——兼谈中国档案学的特色》，《中国档案》2001年第10期。）
本人是不同意文件与档案有本质区别的。从历史的角度出发，我们不否认把文件与档案区分开来是社会发展、分工细化的产物，曾经是一种进步，是符合特定时期档案管理需要的。但是电子文件的产生使我们警醒，使我们认识到新的社会实践需要我们对档案领域的客观规律进行新的探索，档案工作的许多理论随之发生了变化。以上所述，在电子文件管理领域中，“文档一体化”已经成为必需的模式，文书工作和档案工作的界限正变得模糊不清，从操作层面上，我们已经无法从根本上区分什么是文件，什么是档案，因此，今天我们否定文件和档案有本质区别的说法是顺应了时代的发展和客观实际的需要的，是一种更深入的进步，否定之否定与单纯的肯定是不同的。
当然，从理论的角度出发，我们依旧可以对文件和档案作一些分辨。从概念的内涵和外延来分析，尽管事实上档案的外延趋同，但是两者的内涵却依然不同，文件的产生源于推动社会活动的客观需要，是自然形成的。“也可以说，文件实际上是人们‘无意’为之的产品，故称其为社会实践活动的‘伴生物’。至于文件被视作档案加以保管和利用，则是社会主体的自觉行为，人们正是为了把这些文件更加严密地控制起来才进一步称其为档案并严加管理的。”（注：何嘉荪、傅荣校：《文件运动规律研究》，档案出版社1999年出版，第280页、第272页。）所以说档案的形成是和人们有意识行为紧密相连的，档案是人们根据主体的需要有意识地保存下来的文件有机体，正如我国有些学者所提出的，档案比文件多了一种品格，具有“双重品格”。由此，我们对文件和档案的关系可以作这样的认识：
文件和档案没有本质的区别，尤其在电子文件时代，文件和档案将变得难以区分，分析文件和档案的差异只存在着理论意义而没有实际意义，“归档”更不是文件和档案的界限。要想在现代化的环境下正确理解文件与档案的关系，必须把文件看成一个更大整体的组成部分，这就需要引入“广义文件”概念，“广义文件”概念对应的是文件运动的全过程，它正是文件生命周期中的“文件”的实质含义，从这一角度出发，本人认为文件生命周期理论是符合时代需要的，也是适用于中国实际的档案工作的客观规律。