摘要：供电企业生产经营中会产生大量的文书档案，文书工作与文书档案之间是相辅相成、共同促进的关系。下面主要从供电企业文书档案与文书工作的关系入手，探讨提高文书档案管理的有效措施。
关键词：供电企业；文书档案；文书工作；档案管理
引言
目前,在文书档案管理过程中,存在诸多不足和问题,严重影响着文书档案管理工作的有效性和完整性,不利于档案管理工作的可持续发展。基于此,需要在深入分析文书档案管理工作问题的基础上,探究优化文书档案管理的策略,切实提升文书档案管理水平,提高文书档案利用率,发挥文书档案管理工作的职能和作用。
1供电企业文书工作与文书档案的关系分析
文书工作与文书档案管理工作,两者之间在很大程度上是相互联系的,但是同时也在一定程度上彼此独立。文书工作与文书档案管理工作的对象都是公文。公文写作是文书工作的重要内容之一,是公文成文的前置条件。而档案资料主要是从公文中收集提取并分类保存,所以,可以将文书档案的管理视为公文发布以后的延续工作。由此可以看出,文书工作与文书档案管理工作两者之间通过公文这一主体紧密联系起来。如果想要保证文书档案管理工作的顺利展开,就需要从公文拟定、处理环节做出严格要求与规范。公文处理工作是做好文书档案管理工作的基础,也是关键。公文处理工作的好坏在很大程度上会对文书档案管理工作造成一定影响,因此,公文处理工作的规范化、标准化是实现文书工作与文书档案管理工作一体化的重点。在社会科学技术快速发展的背景下,企业档案管理工作也逐渐朝着电子化、体系化方向发展。文档一体化的管理模式主要是从文书工作与文书档案管理工作的大局着手,在公文生成、公文归档、公文检索、公文查阅等各项工作中对现代办公自动化技术等进行充分利用。如果想使档案资料的真实性与准确性得到保障,同时发挥档案最大价值,就需要企业各相关工作人员在进行档案录入与档案输出时,严格按照统一的标准流程展开。这样做的好处在于,不仅可以提升工作效率、提高工作质量,还可以促使文书工作与文书档案管理工作向着规范化、标准化方向发展,促进企业行政管理更加科学有效。
2文书工作与文书档案管理存在的问题
2.1文书和档案工作缺乏有效衔接。
由于目前我国缺乏完善的文书档案管理制度和机制,导致实际文书工作和档案工作之间的衔接存在一定问题,进而造成文书档案管理工作不够规范和科学,影响文书档案管理水平的进一步提升。文书和档案工作两者具有一定差异性,但是连接密切,要有序开展文书档案管理各方面工作,就要理顺文书工作和档案工作两者之间的具体关系,在此基础上保证文书档案管理能够顺畅进行,并提升工作质量。
2.2缺少科学化的管理制度
文书档案中记录的内容正在增加,其记录量也在不断扩大。传统文书档案管理的传统形式正在改善,但仍存在许多问题。首先,传统的文书档案记录必须由工作人员手工编写,工作人员不仅消耗大量的人力和物力,而且还大大增加了工作量,而手写输入的方法无法及时更新文件中的记录。其次,以前的文书档案管理工作没有按照规章制度进行,档案记录不规范,档案材料不能很好地为其他工作提供支持。
2.3文书档案管理手段落后
目前在文书档案管理过程中,管理人员管理手段过于落后,缺乏科学性的管理方式,直接导致管理效率低下,难以有效提升管理水平。另外,一些文书档案管理人员缺乏专业知识,难以系统化地对各方面文件进行管理,导致内部系统较为混乱,影响文书档案管理水平。
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3文书工作与文书档案管理的提升策略
3.1做好文书与档案工作的规范化衔接工作
要提升文书档案管理质量,首先要规范化做好文书与档案两方面工作的衔接工作。相关工作人员需要对文书档案管理有一个正确、全面的认识,在理解该工作的重要性基础上正确、规范做好立卷以及归档等工作,保持文书与档案的一体化发展。同时,要准确并及时处理文件,对所有收集到的资料与文件都要及时登记与补充。立卷工作是文书和档案工作的关键衔接点,需要尤其重视并规范做好文书立卷工作。
3.2优化文书档案管理制度
根据档案管理发展的现状和单位的实际情况,对文书档案管理的相关制度进行有效的优化和修订势在必行。文书档案管理仅仅以时间为尺度进行保管存放,许多文书档案都按照分类存放十年到三十年,甚至永久性保存,长年累月,积压了大量的文书档案资料,且这些文书档案资料的存放和排序都不是很科学,太过于笼统,在使用的时候,查找非常不方便。为了改变这种状况,先以时间为尺度大概分出,然后在此基础上,进行更加精细化的分类,将文书档案进行类别、科目、内容等方面的细分,细化文书档案的管理,优化制度,以便管理更具有针对性,提高文书档案的实用价值。另外,对文书档案管理者的职责认定以及文书档案调阅、借阅、查看等制度都要根据时代的发展进行重新的界定,以保持文书档案管理制度的连续性、准确性、时效性。
3.3加强档案管理信息化建设,创新档案综合利用方式
供电企业应当积极创新档案管理模式,加快档案管理的信息化建设,运用大数据技术,提升档案信息化管理的整体质量。同时,进一步加大档案管理方面的资金投入力度,健全开展档案管理基础工作设施,配备具备先进管理系统的信息化管理设备,全面推动档案管理的信息化建设。应当进一步创新档案综合利用方式,根据业务条线的分类,培训各战线的专兼职档案管理工作人员,主动分析档案中有价值的信息,为工作提供指导。例如,通过分析电力项目建设工程档案,分析项目建设的经济效益以及项目资金的使用情况,为后续的项目建设提供更多的参考。
3.4加大对文书档案管理人员的培训力度
要结合文书档案管理要求,积极选拔高素质专业管理人才,并对现有工作人员做好培训工作,鼓励其通过自主学习或者参与继续教育努力提高自身专业知识水平。供电企业要针对文书档案管理相关工作人员,科学、系统地制定对应培训计划和制度,促使管理人员可以建立终身学习观念,逐渐更新知识系统,在提升自身专业素养的基础上,促使文书档案管理水平不断提升。
3.5设定电子文书档案管理分级权限。
随着办公自动化的不断发展,管理人员注意到电子文书档案的重要性,进一步优化电子文书档案的管理,确保电子文书档案的来源安全。在文件形成过程中,利用电子签名规范整个文书档案的有效性,统一文书在提交过程中需要对每一步都进行管理权限的验证,确保安全,也能够避免多次提交影响到后续的电子文书档案的管理效率。为了进一步满足自动化办公的需求,对于电子文书档案,需要设定不同的权限,做好用户的认证,根据不同的岗位来设定相应的权限等级,避免相关数据被篡改或者删除,只有特定的档案管理人员才能够对电子文书档案进行调整,其他人员可以根据岗位权限级别来查阅不同的电子文书档案内容。为了避免一些外部侵入和误操作造成损失。电子文书档案的信息需要定期进行备份,方式可以采取记录在一些存储设备和数据库中并异地保存,确保存放位置的安全。
结语
综上所述,文书工作与文书档案管理工作之间有着紧密的联系,是企业高质量发展的必然选择。所以,企业领导者需要给予一体化工作高度的重视与关注,做好对相关人员的教育、引导、培训工作,培养一批具备一体化意识、具有较强业务能力的工作人员,为推动企业在新时期的可持续发展做好智力保障工作。
参考文献
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[3]肖继红.供电企业档案管理工作探究[J].中国电力教育,2014,(15):212-213.
论文作者:任淑红, 梅雪红,,
论文发表刊物:《当代电力文化》2019年第08期
论文发表时间:2019/9/2
标签：文书论文; 档案论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 公文论文; 管理人员论文; 《当代电力文化》2019年第08期论文;