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贸易程序简化是从50年代末兴起的一种新型国际贸易信息管理方法。它对优化贸易实践中的建议、标准，取消繁琐的纸面工作，促进信息管理和传输工具的发展，降低商业成本，开拓国际市场，提高市场占有率均有深远的意义。同时，贸易程序简化又是我国推广“金卡”工程，实行EDI（电子数据交换）的一项核心内容。
一、简介
国际上开展贸易程序简化工作已有30多年的历史。在本世纪50年代末，联合国欧经会的贸易发展委员会(UN/ECE/CDT)召开了第一次贸易程序简化会议。从那以后，大量的贸易程序简化建议和标准陆续由欧经会贸易发展委员会的国际贸易程序简化工作组提出。该工作组就是后来负责制定UN/EDIFACT标准的著名的第4工作组。第4工作组所提出的一部分建议已经成为了ISO（国际标准化组织）标准，这些建议在国际贸易领域中引起了一场贸易伙伴间业务实践的变革，其中EDI（电子数据交换）的发展对纸面文件的生成和处理产生了根本的影响。
贸易程序简化是贸易发展的决定性因素和经济企业发展的根基。它以优化商业实践的各种建议和标准、信息管理和传送工具的发展、以及再工程化技术处理的使用为基础。贸易程序简化可以理解为过去30年间在全球范围内逐渐被大中型企业所普遍接受的有力的信息管理概念，并且在国际性业务、公共事业和私人企业中各个方面得到了广泛应。贸易程序简化同时还具有开创新的国际贸易市场、扩大现有市场以及提高市场效率的潜在作用。
二、历史
国际贸易的运作产生了大量贸易、运输和支付的信息交换，在这条链上，存在着出口商、进口商、海关、银行、代理商、保险和其他实体。他们都在生成、传送、接收、处理、校验、修正和补充与贸易货物有关的许多信息元素。譬如为完成一票货的托运，要涉及到两个或更多国家的近50个实体，每次货运平均生成50个种类360份文件。那些直接参与国际贸易操作的人们都知道，要完成所有这些纸张工作、表格和程序非常烦琐和费时。
在北欧从50年代修改出口文件起，就开始了减少和简化纸张文件的工作，很快就被公认为是一个国际上的努力方向。从那以后通过在全球范围的积极促进，这项工作得到了很好的进展。从行政和商业两方面考虑，大家公认：发展贸易必须将减少单征、简化程序以及统一标准化文件和信息同时考虑在进程框架内，在国际贸易中只有当这些工作在国际范围内推广实施，并且所有有关政府部门和国际组织都同意在发展可行的解决方案时精诚合作，贸易程序简化活动才可能取得效果。因此，欧经会开始致力于在欧洲地区为该工作提供一个“适宜的工作平台”，并在后来逐渐成为全球范围的领导者。
从1959年北欧国家开始这项工作后，1960年欧经会决定成立一个专家组来探索出口文件简化和标准化的途径。该专家组的第一次会议是1961年召开的，到1963年一项作为设计标准的设计协议已经形成并用于对一系列外贸单证进行修正。现在，在世界范围使用的大多数国际贸易文件已经由称为“联合国单证设计样式”(UNLK)的标准所统一。
1971年，欧经会有关工作进行了重组，国际贸易程序简化工作组（ECE/TRADE/WP.4，也称第4工作组）正式成立。第4工作组成立后，大家认识到文件工作只是提高贸易效率的一小部分，实质问题是行政和商业程序，而这些程序又以各方所需要的信息和信息传递的方式为基础。由此，该工作组将其主要工作集中于以下两个方面：
①分析国际贸易中各参与方使用所需信息（如法律、行政、商业和操作等方面）进行贸易的“形式”和程序；
②发展能替代传统纸面文件的、先进的贸易信息传递方法（计算机处理和电信传递）
第4工作组成立了两个专家组（GE.1和GE.2）分别进行上述两方面的工作。专家组成员包括ECE成员国政府的代表、贸易促进团体的代表、主要国际组织的代表和非ECE成员国的代表。在专家组工作的基础上，第4工作组颁布了一系列贸易程序简化的建议，包括简化贸易程序和纸面文件、建立标准代码、解决终止使用纸面文件所引起的法律问题等。在起草这些建议时第4工作组一直与主管部门（如海关等）紧密合作，所以建议通常能够很快地付诸实施。由于其中一部分已经成为ISO标准，应用范围得到了进一步扩展。而开发国际DEI标准——联合国行政、商业和运输的电子数据交换”(UN/EDIFACT)是该工作组在自动数据处理和电信传递领域中的一项主要成就。
三、定义
贸易程序简化和贸易过程及运输紧密相关，可以描述如下：
①寻求改进贸易程序，帮助政府和贸易参与方提高效率和效果，缩短时间、降低成本。这包括消除国家和国际上降低贸易运输效率，引起迟缓和不合理成本的要求，减少对世界贸易中日益增加的参与各方的“人为”障碍。
②通过探索，及与有关各方和管理部门的合作，降低纸面单证的的成本。以降低成本、统一国际贸易中的信息文件格式和进行有关简化工作，促进各国在国际贸易中的参与活动。
③对国际一级的行政、商业和运输的信息流（无论是电子的还是纸面的）传递格式进行标准化，为日益增长的国际贸易提供信息的基础结构。
④在不阻碍国家工业发展和外贸增长的前提下，确保货物管理和服务机构的信息流通，帮助国家运用更快、更完善的运输和通信手段并获得效果。
总之贸易程序简化可以定义为：
“在收集、提供、传递和处理纸面或电子数据时，通过简化、合理化及可能时取消有关贸易程序，改善各组织在其领域内交换产品和提供服务的能力。”
四、印面文件、DEI和贸易程序简化
贸易程序简化是对信息流进行处理，包括行政、供货和服务、支付等各实体间进行的数据交换，如果没有这些信息流，任何“业务”都无法正常进行。
在使用EDI之前，传送数据票靠纸面文件来承载。现在，信息经常使用电子方法来传递并且还存放在电子介质上。原则上讲，不管是生成信息流还是确保通信伙伴进行有关传输，使用纸面文件和DEI没有什么区别。信息流在进行贸易传送的有效期内形成，它可以从一个简单寻价开始到债款通知／发票或付款通知而结束。其中会包括以前已用过的信息，同时还有一些附加信息，随着时间的推移，信息会积累起来。这种积累可能是一系列的文件（或存在于一份文件中），也可能是电子记录的形式或其印出，不管是纸面文件还是在自动化系统中的电子记录都反映了在一特定时间的信息积累，这种积累可以看成是信息流的一个交汇点。
在EDI系统中，纸面文件或印出只是为了人能阅读信息，与纸面信息相反，在EDI中纸面文件不用于信息传递，大多数信息处理功能都是或能够由计算机完成。不管怎样，两个系统（纸面文件和EDI）包含几乎同样的信息并为了同样的目的：生成可传送的信息流。因此，不管是什么形式（纸面还是电子）贸易程序简化应从研究信息流开始。
五、文件修正——使用联合国设计样式(UNLK)
文件修正是一项主要的贸易程序简化工作，各国的贸易文件可按联合国设计样式(UNLK)设计，这样全世界的贸易文件可以统一为经修正的标准格式，各国再根据UNLK的协议规则集合发展各自的文件子集，有关贸易文件工作就会在国际范围内简化，这会给贸易者带来可观的效益。进行文件修正的目的是使用同样规格的纸张印制尽可能多的单证，并在每个表格上的同样的位置上尽可能用同样的信息字码。例如，“货运人”名称和地址位于左上角，“送交人”在右上角，签署内容在右下方等等，这使得单证更容易处理和完成，对在多种语言环境下处理格式化信息会有所帮助。例如不管字段名是用什么语言写的，货运人名称和地址总是位于左上方的方框内。
由于不同的表格中同样的数据处于同样的位置，这使得不同的表格可以摞起来，同样的信息可一次打成（然后将表格分开，每个表格都具有了这些信息），另外，也可以先做一个“主文件”，然后再利用复制或照排技术制作一系列的有关文件。（这样做可使用“轮廓”来产生表格的外框或盖住不需要的部分），同样也可使用计算机处理软件进行处理。不管是用手工处理还是用计算机处理，国际贸易链上的每个人都会因文件处理更容易获得效益，并且这些效益会越来越显著。
文件修正是基于国际上的共识和联合国标准的，一个经修正的系统因为只准备一份文件，进行一次操作，不再对多种单证的同样信息进行校验，从而使出错率大幅度降低。使用修正的文件还可以加快单证的准备速度、降低成本，而单证制作速度的加快又使交易人能更快地收得付款。文件修正还有一个优点就是可以更快地完成对新职员的培训。
UNLK的发展历史
国际贸易在一种不规范的状态下已经发展了几个世纪，而与贸易流通相关联的贸易文件也一直在沿着一条曲折的道路发展。到了本世纪70年代初，每票货物出口都需要大量的文件并使用大量不同的格式，所有这些文件都包括有共同数据（在贸易文件中80%的信息是重复的），但是这些共同数据被安排在不同单证的不同位置。例如，订货号可以出现在左边或右边，地址可以写在标识线上或方框里等等。
此后，这种情况开始变化，一些国家在瑞典和英国的带领下，开始实施第4工作组在60年代中期开发的进行文件修正的建议。在80年代中期，在一些国家开始更广泛地使用修正的文件。另外，手工／复印系统开始真正让位于计算机文件系统。不同国家的文件修正系统统一于联合国的有关建议。现在包括英国和全部斯堪的那维亚半岛都在进行有关工作。另外，欧共体的行政文件也在UNLK的基础上进行了开发。最近一段时间，文件修正工作已经在印度、马来西亚、菲律宾、泰国、新加坡、斯里兰卡和中国相继开始实施。
尽管文件修正系统现在已经得到广泛应用，例如对银行、运输（铁路运输除外）、有关危险品文件和许多公司的商业文件都已建立文件修正系统，但是格式标准化工作还需要进一步进行。例如，联合国修正的发票格式在一些情况下是可接受的（如加拿大的CARICOM），但在另一些情况下还需要有特殊的格式：IATA格式只修正了一半；托运／特快包裹单还几乎没有进行修正。
很明显，贸易文件将长期在国际贸易中起重要作用，而贸易商将从文件修正中获得很大利益。文件修正工作会带来上述巨大的效益，这方面工作将继续由国家的贸易程序简化组织和欧经会第4工作组牵头推动。
六、联合国贸易数据元手册(UNTDED)
作为有关联合国设计样式的工作成果，第4工作组发现标准化“数据元”（如税率、数量、名称等）和发展标准化代码很重要。使用标准数据元，信息可以从一种单证拷贝到另一种单证上，并保证具有同样的含义和放置空间。另外，若以代码在单证中表示数据元，这种代码就可以以一种不变的状态在全世界范围内进行翻译（因为每一方都用同样的代码，当他们要了解代码意义时，就可以相应翻译成他们自己的语言）。
现在第4工作组已经开发了一系列有关国际贸易代码的建议，还开发了联合国贸易数据元手册（UNTDED，中文版已由外经贸部计算中心编译出版）。该手册包括了数据元标准，数据元代码目录和相关建议，这套标准已经成为ISO标准(ISO 7372)，并由ECE和ISO中心秘书处联合维护。
由于标准化数据对计算机系统来说比手工单证系统更重要，所以UNTDED实际上已成为大多数UN/EDIFACT工作的基础。UN/EDIFACT数据元是UNTDED数据元的一套子集。随着UNTDED的发展，第4工作组决定将其分为三卷：(1)数据元、(2)代码和(3)建议，其中1993年版的第一卷中就包含了1000多个数据元的定义。对于各国政府和各公司来说，UNTDED是一套贸易程序简化工作的决定性参考资料。
七、ECE/TRADE/WP.4的贸易程序简化建议
包括UNLK，第4工作组现在已经颁布了23个建议，其中5个已经成为ISO标准。所有这些建议都在第4工作组的现行工作基础上不断地进行着维护和更新。下面对两个主要建议进行介绍，从而了解第4工作组建议的开发模式：
①建议4：国家贸易程序简化组织
在国家一级、贸易程序由许多不同的机构生成和使用，其中包括：海关、统计部门，有关部委、银行、保险公司、运输公司、制造商等。经验表明，当这些机构共同工作并且有一个组织在国家一级协调他们的工作时，贸易程序简化会产生巨大的进展。建议4勾划出了这样的国家贸易程序简化机构的组织形式和总体活动领域。
该建议于1974年通过，通过长时间努力，现在对应于第4工作组已经有37个国家贸易程序简化组织。例如：英国的SIMPRO、波兰的POLPRO、法国SIMPROFRANCE和泰国的TAIPRO，由于中东欧的变化，这样的组织还在不断增加。现在不仅在发达国家，而在发展中国家对贸易程序简化工作的认识也在日益加深。
②建议16：UN/LOCODE——口岸和其他地点代码
作为建议16，经过了8年的前期工作，UN/LOCODE于1980年被第4工作组所采用。在该建议的研究期间，第4工作组与国家船运协会(ICS)，国际港口联合会(IAPH)和国际空运联合会(IATA)以及其他联合国地区经济委员会进行了长期的紧密合作。制定此套代码的目的是：“用于在国际贸易中设定地点，以满足用字母代表港口、机场、内陆运输站点、海关办事处和其它一些政府所要求的地点的需要。”近期，由于各国内陆海关地点的出现和中东欧一些新国家的产生，代码的数量和对现有代码的维护有了大幅度的增长。
UN/LOCODE由两部分组成，第一部分是ISO双字符国家码，第二部分是三字符国家内部地点码。第二部分的三字符码是以IATA和MMLLoyds注册码为基础的。现在所有代码都已经由各有关政府校验并由各部门予以接受。
最新版的UN/LOCODE清单包括1万多个地点代码、这些代码已被各国政府、国际组织、跨国公司等广泛使用于在全球范围内确认地点的工作之中。
八、结论
近期，世界上各商业团体已陆续引入了一系列改进运作的策略，如即时(JIT)制造、快速响应(QR)售货，计算机辅助探测及后勤支持(CALS)。当这些策略应用于不同产业部门的不同业务时，其原因都是相同的——所有的公共和私人业务团体都渴望变得更加高效。
提高效率在商业策略中总是占优先位置，但是在当前激烈的国际竞争中，它已经成变非常紧迫的一个方面。对于许多公司，甚至业务系统，它已经成为了一种生存要求，不提高效率的公司或系统会发现将没有贸易或业务可做。为了提高效率，各组织内部必须调整他们的运作过程，包括取消对业务系统不能增值的有关手续。一个程序不能增值，就应该予以取消。例如，国际上许多公司认为发票（不管是手工的还是电子的）不会对处理工作增值，一张发票包含的信息实际上与发货通知中的信息基本相同，只要将发货通知增加一点附加数据，发票就可以取消。在这个例子中实际上的效益是简化了商业处理。发货通知启动了支付过程（代替发票）和结算，这是基于“收货付款”的概念。这个办法的另一个好处是再也不需要进行发票与采购订单的核对工作——这是一个非常费时间却又只会增加成本，对商业运作没有任何价值的处理过程。
在当今的外贸体系中，过高的成本必须降低，由此公司会获利并使外贸平衡得以维持和改进。现在，国际上已找到了降低有关成本的有效办法，那就是取消过多的纸面工作及相关的多余程序。实践证明，贸易程序简化和贸易程序简化技术是改善各国外贸系统组织运作的一个重要工具。
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