摘要：全球经济一体化，世界经济发展新格局的大环境下，我国经济也进入飞速发展的时期，“互联网+”、“大数据”“人工智能”时代的到来，我国人民的生活已然与网络是密不可分的，信息化成为当今社会发展的必然趋势，新媒体的迅速发展也给报社档案管理带来了新的挑战。在新媒体和信息化时代的今天，报社档案管理部门也要与时俱进，要结合时代新的要求把将信息化技术应用于报社档案管理中，结合应该结合报社档案管理的实际需要，选择适合报社发展的高效的报社档案管理模式。本文就从报社档案管理制度、模式以及引进信息化管理的优势的几个角度对新时期报社档案管理工作进行阐述。
关键词：报社档案管理；新时期；信息化；互联网
在新媒体和信息化时代的今天，报社档案管理工作也得到了较快地发展。信息技术的发展不仅为报社开展档案管理工作提供了更多的管理思路，同时也带来了更多的挑战。报社的工作中会涉及到大量的档案材料，档案管理工作非常复杂，传统的档案管理模式不但造成工作效率低下，而且在查阅使用时极为不便，同时纸质载体不利于档案的保存，很难做好档案管理工作。将信息化技术应用于报社档案管理中，才能跟上时代发展的步伐，因此这已经成为必然趋势，所以要结合新时期和时代发展要求，及时而迅速的对报社档案管理工作进行调整是非常重要的。
1 要制定科学的管理制度和符合时代要求的工作流程
“互联网+”、“大数据”“人工智能”时代的到来，新媒体行业迅猛的发展，这样的情况对传统的报社的发展造成了一定的难题，很多报社都将工作的重心放在了应对其他媒体形式带来的冲击上，忽略了提高档案管理工作效率的意义，这样就造成了报社的科学化档案管理制度缺失的问题。针对这样的情况，报社档案管理部门应结合当前报社发展的方向以及具体的工作内容制定科学化的档案管理制度。首先，档案管理人员应该仔细核对电子版档案的内容与纸质版档案是否一致，将其没有相对应部分进行完善，使其能保持统一。其次，按照科学的分类方式对档案资料进行整理和分类，将相同的类别的档案资料进行整理，并按照合适的管理方法对其进行归纳，使档案资料的使用者节约查找资料的时间。最后，制定相关的档案保管细则，将纸质档案资料放在适合的环境之中，并定期检查档案是否存在被损坏或者因为环境原因出现其他的情况。在实施信息化档案管理工作时，工作人员应该规范信息化档案管理流程，保证不同岗位的工作人员有不同的权限任务，以此来保证报社档案能够及时上传到信息化软件之中。在规范信息化档案管理流程的过程中，每个工作人员都应有明确自己的职责，及时上传、编辑与统计档案信息，使得报社档案管理工作实现高效运转[1]。
2 对报社档案管理模式进行优化以及加强对报社档案管理人员的培训
在报社内部成立与档案管理部门工作存在交集的监督部门，负责定期检查档案保管与管理的情况，通过这样的方式提高档案管理的工作效率。报社的相关领导者应该根据报社的情况，在档案管理部门实行竞争机制，通过竞争与激励来激发管理人员的工作意识，使其产生一定的危机意识，通过这样的方式强化管理人员的责任，改变档案管理部门的工作模式，实现对工作模式的创新。报社还可以对档案管理部门的人员借鉴其他单位的管理模式，比如竞争上岗、签订工作合同等方式，这样的管理模式不仅能在很大的程度上激发档案管理人员的工作潜力，还能达到对人员的优化配置效果。
档案管理工作的内容不仅要保证档案资料的完整性，同时还要保证档案资料被科学分类以及有效整理。报社的日常工作离不开信息资料，因此，报社的领导者应该对提高档案管理部门人员的工作素质与技能给予足够的重视。当前，信息技术的发展为报社档案管理部门提供了更多的工作思路，不仅由原来单一的纸质档案发展到电子版本与纸质版本并存的模式，还在管理环节引入了信息化的功能。由于新时期为报社档案管理工作带来的发展契机，同时也对档案部门的管理人员的工作技能与素质提出了更高的要求，增加了工作的难度。首先，报社档案管理部门的人员应具备强烈的责任意识，能仔细认真对待自己的本职工作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆其次，报社应经常组织档案管理人员进行新技术的学习，或者聘请相关的学者到报社进行讲解等，从而提高档案管理人员的工作技能，使其工作知识体系更加完善。最后，报社还应激励档案管理部门的人员充分发挥创新精神，及时发现工作中存在的问题，并采用具有针对性的方法来解决。
3 新时期将信息化技术的融入报社档案管理的优势
3.1 报社档案管理的工作效率大幅度提高
如果单纯依靠手工操作，大量的时间被耗费，同时还需要投入大量的精力，影响工作效率，应用信息化技术可以有效改善这种状况。具有各种辅助功能的系统，能够较好地满足报社中不同人员的不同活动：对新闻的录入、上报、查询、修改、打印等，还可以对档案进行归类或统计，有效提高了工作的效率。
3.2 档案的保存和查询都变得更加便利
相比于纸质载体的档案保存方式，利用信息化技术优势更明显。纸质载体受环境、温度等条件的限制，保存的要求极高，一旦条件不符合，就会出现被虫咬、受潮腐烂等问题，档案都是宝贵的信息资源，那么造成的损失难以估计，而利用电子资源，及时备份，不仅保存时间更长，节省了大量空间，还不易损坏，满足了人们的要求，保存的稳定性大幅度提升[2]。
3.3 信息交流变得更加通畅
随着信息技术的发展，大大推动了信息的交流，更利于实现资源共享。应用信息化技术，利用网络提供的平台，报社内部之间各个部门实现了实时、在线的信息交流，最大程度地发挥了信息的作用，更方便、更快捷、更有效，为工作的顺利开展提供了有力的保障，避免了很多不必要的麻烦，还可以加强报社同行业之间的交流和学习，不再受时间、空间的限制，提高了档案的利用率，真正发挥出了档案的价值。
3.4 使档案管理的重要文件的更加安全
虽说网络是一个开放的平台，存在一定的安全风险，但在档案管理工作应用信息化技术，只要安全措施到位，也可以大大降低风险。比如防火墙的设置可以阻止外部的入侵，要想实现传输、查阅等功能，只有具备相应权限的人，才能做到，这就保证了机密资料不会被泄露，安全性大幅度提高。
3.5 强化信息化管理和加强网络安全维护
信息技术使信息的分类和筛选变得简单易行，档案信息的传输更加快捷，检索结果的准确性提高了，流程简便了，减少了很多不必要的麻烦。工作人员的劳动强度降低了，工作效率更高效了，为档案的使用奠定了基础，提高了管理效率，同时打破了时间空间的限制，有效地实现了资源共享，还把工作人员从繁重的工作中解脱出来，减轻了档案管理工作人员的工作压力，促使他们以更高的热情投入到工作中去。
但是网络也会带来不安全因素，主要有两方面，一是计算机自身的问题，还有就是人为因素。在信息传输的过程中，极易受到磁场的干扰，会使信息传输受到影响，另外网络的开放性特点，也不利于信息的安全，给黑客等入侵数字档案资料库窃取信息提供了方便。稳定安全的网络环境是系统顺利运行的基本保障，所以在信息化建设的进程中，必须要重视网络的安全性能，采取多种措施为网络安全保驾护航，以便于更好地开展工作。
4 结语
在新媒体和信息化时代的今天，报社在档案管理方面也要与时俱进，不断发展和完善档案管理工作，跟上社会发展的脚步，积极利用信息化技术更好地推动档案管理工作的顺利进行，确保推动报社健康、稳定地发展。
参考文献：
[1]孙冬云.新时期档案管理信息化的对策研究[J].信息技术，2011-12-25.
[2]吕文庆.信息化时代档案管理信息化建设[J].办公室业务，2014-10-05.
论文作者:陈蕊
论文发表刊物:《基层建设》2019年第1期
论文发表时间:2019/4/1
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