建立回溯书目数据库方案的分析和探讨，本文主要内容关键词为：书目论文,数据库论文,方案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
(CLASS NUMBER G356)
1 前言
随着现代化技术的日益加快，图书馆界的自动化管理已普遍引起重视，而且发展较快。但是令人不安的是由于受条块分割、分散管理的行政管理体制的影响，图书馆界的自动化建设，无论是自动化系统的设计、硬件配置，还是软件开发及回溯书目数据库的建设，基本上都是在自我封闭的环境中根据自身经济力量，采取各自为政、自我建设的方式，结果是长时期处于低水平的重复投资、重复开发，不仅浪费严重，使图书馆自动化进展缓慢，而且由于通用性差，严重阻滞了自动化系统的网络建设。就拿建回溯书目数据库来说，笔者常常听到馆长们这样的说法：“我馆用了多少个月的时间就完成了全部馆藏卡片目录的录入工作，图书馆基本上可以进行自动化管理了。”一般说来，几个月能完成馆藏书目回溯库建设的只是小型或中型图书馆，而对于藏书达十万、百万的大型、特大型图书馆来说，就不是几个月的事情了。而且各馆的卡片目录本来就参差不齐，各有各的特色，现在各自单独建库，这只能是使书目资源的可交换性和共享能力越来越差，与国家书目控制的距离越来越远。由于缺乏系统组织和统一规划，而造成馆藏书目回溯建设的高强度重复劳动和所建书目数据的共享性差，这对于经费严重短缺的图书馆来说，是惊人的浪费。建回溯书目数据库是一项大工程，不是短期行为，更不是一个能随心所欲，感觉不对马上推翻重来的工作，它牵涉到资金、人力和时间，所以要慎重行事。本文就这一点从建回溯书目数据库的全方位加以分析、探讨。
1.1 定义
所谓建立回溯书目数据库（Retrospective conversionbi bliographic database，简称回溯建库），就是将书目文献信息资源电子化，并用科学方法将它们合理组织成相互关联的数据集合，存放在计算机存储器中，便于有关软件存取，供读者利用。简单一句话，就是将图书馆非机读型文献目录转换成机读型目录，是使计算机可读的一个书目文献信息集合。
1.2 目的
回溯建库的目的在于为全面实现图书馆自动化管理，提高图书馆管理水平与质量，建立地区性及全国性联合目录，实现网络化书目检索及为文献资源共享提供最佳途径与方法。
1.3 内容
回溯建库除将非机读型文献目录转换成机读型文献目录外，还应包括图书馆自动化管理中必须具备的内容，如内贴条型码、增设馆藏代码、建立规范档等。
2 回溯建库的计划政策
回溯建库的过程是一个相当复杂的过程，涉及到方方面面。目前各馆没有一个完全统一的标准，一般凭各馆需求而定，因此计划的制定就显得特别重要。
2.1 图书馆现状分析
2.1.1 馆藏分析
馆藏分析是指回溯建库的文献范围。比如对一个大学图书馆来说，情况颇为复杂，有的大学不仅有总馆还有分馆及院、系、研究所、资料室。此外还有某些特殊文献的保藏部门，象档案馆、科研处的情报室等。所有这些馆藏，回溯建库时应分期分批全部考虑周全。
2.1.2 建库的顺序分析
面对图书馆的众多的文献，人们在建库时不可能同时全面展开。要按各馆对象的轻重缓急、文献类型、文献使用频率、出版时间及建库的条件等众多因素决定一个科学合理的先后次序。
2.1.3 建库条件分析
回溯建库是一项人力、物力耗费很大的工程。图书馆的馆藏量少则十几万，多则几十万几百万，工作量之大可以想象。各图书馆在建库以前对自身的建库条件要加以分析：一是人力条件，有多少人可以从事这一工作；二是设备条件，包括可用来建库的书目数据库资源，例如OCLC、Biblio-File书目光盘和中文书目数据软盘、光盘等。
2.2 计划制定
2.2.1 回溯建库的依据
回溯建库既要讲究质量又要追求效率，所以建库依据的选择十分重要。建库依据主要有两种：一是依照文献本身，二是依照卡片目录。依文献本身建库当然最可靠，可是效率太低，且同一种文献往往藏于几处，因此一般不被选作建库依据。依卡片目录建库比较简便，而且据笔者所了解的大多数回溯建库的图书馆也都采用了这种方法。卡片目录有好多种，一般应选择著录项目最完整、典藏记录最可靠的公务分类目录即大多数图书馆的排架目录或典藏目录来建库。
2.2.2 回溯建库的顺序及时序
图书馆的藏书往往历史久远，而文献的利用率也有一定的周期变化规律（布拉福德定律）。若要将一个图书馆的文献百分之百地回溯建库，除了人力、物力、财力不允许外，从利用角度看有无必要也是问题，特别是对大学及研究性图书馆而言。建库的顺序及时序可以从以下五个方面加以划分：
(1)按时间范围划分：多少年以前的图书暂不建库，可保留传统卡片目录以供使用。例如：北图的中文图书的回溯目录第一期是1988～1995年。
(2)按文献类型划分。如古籍书暂不建库，因有国家古籍目录可供使用。
(3)按文献利用率高低与重要划分。例如：当前在高校中计算机类、经济类的利用率最高，可以从计算机TP类先做起。
(4)按本馆服务对象的学科优先划分。如一个工科院校图书馆可先建理工书目数据库，医学图书馆可先建医学书目数据库等等。
(5)按建库条件最成熟的文献优先划分。比如西文书刊文献目前有Biblio-File、OCLC光盘可供利用。西文书刊建库条件好可以先建库。中文如今有北图1988年以后的中国国家书目光盘，则中文图书的建库可以从1988年以后做起。
2.3 回溯建库前的整顿
回溯建库前的整顿是一项十分重要而仔细的工作，它根据不同的建库方案分为两种类型：
一是对回溯建库的公务分类目录的审核。排架目录与藏书一样是长期的积累，在长时间内编目条例、著录标准的修改是不可避免的，各个时期卡片著录的内容、格式、标记符号都有很大的差异，因此，按现行的国家著录标准对这些卡片进行审核是非常必要的。这项工作不仅需要事先制定审核条例，并且应由编目专家或最有经验的编目人员来做。审核的内容主要包括分类号、主题词和著录项目，同时解决中西文类目不统一问题、同内容文献分入不同类目问题、新兴学科的入类争议问题等，以保证直接以排架目录建库的准确性。
二是除了上述的公务分类目录的审核外，进行藏书的清点与整理，包括书卡核对，解决有卡无书、有书无卡问题，缺期（缺刊）缺卷（多卷书）问题，过多复本和破旧文献剔除问题等。在书卡一致的情况下，书（刊）和卡各贴一条形码，则建库时以卡为依据输入书目记录并扫入条形码即输入了馆藏。
3 回溯建库的方案、流程及利弊
按回溯建库的依据及目的不同，建库的方案可以分为以下三种：
3.1 第一种：直接以书（刊）建库
即在2.2.1中所提到的依文献本身建库。
建库流程：
这样建库的好处是其书目记录的信息最可靠，不利之处是数据库的质量不是最可靠，因为它存在改卡不改书（刊）、少书（刊）、书（刊）标签脱落等问题。
3.2 第二种：直接以公务分类目录即排架目录建库
依上述的2.3的方法整顿目录并按整顿后的排架目录建库。
建库流程：
对于中文图书的回溯建库，由于大部分是采用书名（或书名拼音首字母）进行检索，这样的话依排架目录的分类顺序建库，检索的速度提不快，而拿公务（书名）字顺目录进行输入效率要高得多，因为只要输入书名前面相同部分，计算机就会把相关的书名都显示出来，给录入人员节省很多精力。
这样建库的好处是速度快、成效大，不利之处是由于改卡不改书（刊）、少书（刊）、书（刊）标签脱落等现象的存在，常常会产生有计算机记录而无书，记录上的索书号和书上的不一致，如果少卡片的话，还会产生有书无记录的现象。
3.3 第三种：书、卡校对，再以卡建库
即先入书库依上述的2.3的方法进行藏书清点与整理，再以校对后的排架卡为依据，进行回溯建库。
建库流程：
这样建库的好处是既清点了馆藏又保证了建库依据的质量，而且从书卡校对、检索书目、输入馆藏等顺势一步到位，不拖尾巴。不利之处是见效较慢即回溯建库的成效不能马上反映出来。
4 新书目录与回溯库的匹配
在建立回溯书目数据库的同时，进行新书编目是任何图书馆都不能回避的问题。假若不是利用现成的书目数据库（如编目中心发行的光盘、软盘、磁带等）来建回溯库，而是自行建库，当然是不会有问题的。如果是利用现成书目数据库来建回溯库，则新编书刊目录如何与回溯库完全一致就是一个非常值得注意的问题。由于我国目前还未实行联机编目(Online Catalog)，所以几乎当前所有的书目数据库对于新的书刊编目总有一个滞后问题，比如北京图书馆的《中国国家书目光盘》，要每半年更新一次。如果采用等待办法则影响读者的利用及书刊的时效性。否则只好自行编目，即原始编目，但这样一来不仅工作量很大，质量不能保证，而且自行编目部分与利用光盘等书目库进行编目部分的记录内容和格式就会产生不一致的现象。在目前一时不能实现联机编目的情况下，委托质量可靠的编目中心，提供书目数据是解决这一问题的最好方法。目前北京和上海均有信誉很好的这类编目中心，它们可以为广大的图书馆服务。具体的办法十分简单，只要抄录每种新书的ISBN号，通过Cernet或Chinanet传给这些中心，这些中心很快就能从它们的书目数据库中检出，再用同样的方式将书目记录传给各用户馆，大家就能很方便地编目了。例如设在北京的联机编目中心就是一个很好的书目服务机构，除了根据用户要求进行书目的回溯转换服务外，它的第一个服务功能就是新书数据采取就地编目的方法，解决长期存在的书目数据滞后、覆盖面不全的问题。
5 回溯建库中应注意的问题
5.1 人员的素质
工作人员的素质是保证回溯建库质量的首要因素，特别是原始编目部分，必须挑选工作责任心及业务能力强，具有认真仔细的工作态度的人员来进行。
5.2 人员的组织与培训
回溯建库工作开始前，必须对参加建库的人员进行业务培训。他们不仅要了解本馆的建库计划与实施方案，还需掌握文献著录标准、分类与主题标引方法、计算机操作技能（包括光盘利用）等。选择人员首先是选择分类编目骨干再加以电脑操作技术训练。
5.3 质量控制
回溯书目数据库的质量控制是回溯建库中贯彻始终的重要问题，而文献著录的标准化和规范化又是建好书目数据库的前提。
5.3.1 标准化
回溯建库首先应严格遵守中国机读目录通讯格式(CNMARC)，并十分注意遵守各类型文献的著录标准，主要有GB3792.1—83文献著录总则，GB3792.2—83普通图书著录规则，GB3792.3—85连续出版物著录规则，GB3792.4—85非书资料著录规则，GB3792.5—85档案著录规则，GB3792.6—86地图资料著录规则，GB3792.7—87古籍著录规则及西文文献著录条例等。在执行标准的实践中还会碰到各种各样的问题，就以以上的著录标准来说，各文献类型著录标准与总则也会有矛盾。碰到这种情况时，要仔细研究完善处理。
5.3.2 规范化
文献著录的规范化即编制规范档是回溯建库中的一项核心工作。规范档又称权威档(Authority file)，是文献著录质量控制的重要手段。它的主要功能是使图书馆目录达到完整性、一致性，款目标目（检索点）唯一性与聚集性及目录指引性。其最终目的是优化目录质量，提高用户书目检索的查全率与查准率。从广义而言编目工作所用的各项标准、规范、分类法、主题表都是规范档。从狭义讲，它包括三个内容：名称规范档、题名规范档、标题规范档。国外图书馆和我国台湾地区图书馆对此项工作非常重视，美国国会图书馆先后发行了名称规范档光盘(CD MARC Names Authority)和主题规范档光盘(CD MARC Subjects Authority)，台湾也制订了《中国机读编目权威记录全录格式初稿》。我们这项工作起步较晚，还没有引起足够重视来采取全国性的统一行动，只在少数馆开展，这正是我们的不足。
总之，馆藏回溯书目数据库的建设是图书馆自动化建设的核心之一，它牵动着图书馆自动化管理系统能否全面投入使用，是各个功能能否得以实现的前提和保障，它的质量好坏直接影响着图书馆的管理水平。建立回溯书目数据库不是短期效益，我们不能莽撞行事，而应有计划、有步骤系统进行，保证这项工程圆满完成。