军工固定资产投资项目档案质量管理
刘 微
摘 要 鉴于国家对军工固定资产投资项目的重视程度不断加强，工信部、国防科工局等项目主管部委对项目档案的质量管理要求也越来越严格。通过分析XX风洞建设项目在档案咨询过程中发现的问题，并运用PDCA螺旋上升循环模式的质量管理工具以及“全员参与、全过程、全方位”的质量保证措施，对固定资产投资项目档案的质量管理体系进行了优化设计，希望以此来改善固定资产投资项目的档案质量并提高项目管理水平。
关键词 固定资产投资项目 档案 质量 管理
固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种方式,以扩大生产能力（或新增工程效益）为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。建设成果表现为两种形态：一种是物质形态的项目实体，另一种是知识形态的项目档案。项目档案因真实、完整地记录了项目建设的整个过程和具体细节，既是项目投产后运行、维护、管理、改扩建等工作的重要依据，又是企业维护自身利益的法律凭证。根据《国防科技工业固定资产投资项目验收办法》，项目档案验收已经成为项目竣工验收的必要条件[1]54。因此，有必要不断提高军工固定资产投资项目档案的质量管理水平。
根据公式(4)，对椒江口1995年、2000年、2005年、2010年及2015年共计27个时刻的悬浮泥沙浓度进行反演.在椒江及台州湾选取4个虚拟浮标点，分别表示椒江上游、椒江中游、椒江河口及台州湾近岸，求算虚拟浮标点处模型反演悬浮泥沙浓度，用以表征上述各处悬浮泥沙浓度，以便对悬浮泥沙浓度的空间变化进行分析.其中，各虚拟浮标处悬浮泥沙浓度为该点所在3×3栅格内模型模拟值的均值.
CEFTIN口服悬液用于治疗由肺炎链球菌或流感嗜血杆菌（仅不产β‐内酰胺酶的）敏感株引起的3个月至12岁儿童患者轻度至中度急性上颌窦炎。
首先，通过分析总结以往项目咨询及验收中存在的问题，并运用 PDCA 循环（P：计划，D:执行，C:检查，A:处理）质量管理工具以及“全员参与、全过程、全方位”的质量保证措施，形成“找出问题→分析原因→制定方案→执行方案→检查结果→总结经验→提出新问题”这样的螺旋式上升循环模式，对于现有问题加以分析总结，制定解决方案，避免再次发生；对于本次循环没能解决的问题，提交给下一个PDCA循环去解决，最终实现项目档案质量管理流程的完善与提升。
一、针对XX风洞建设项目档案质量问题的总结
1.完整性问题。该问题在设备类档案中体现尤为明显，每套设备从方案论证、设计、制造加工、安装调试、验收到运行维护所形成的所有资料有机结合在一起，才构成了该套设备档案的完整性。但在XX风洞建设项目档案中，就存在诸如缺少投标企业资质、外单位设计方案的评审文件、进口商品报关资料、测试记录、研制总结等情况，导致项目档案的内容或背景缺失，无法完全反映建设项目的全部细节。
（2）直流反接 直流反接断弧焊接时，焊接电弧偏吹较大，焊条端部熔化速度较快，熔池不能送到焊缝背面，熔池温度高，焊条热损失严重，焊条药皮脱落较多，易出现焊条沾粘现象，不能满足焊条电弧焊打底需求（见图2）。
（3）另取0.1 mol/L的氢氧化钠溶液2mL，滴加2滴1%的酚酞溶液，用水稀释至20mL，将0.1 mol/L的盐酸改为0.01 mol/L的稀盐酸重复上述实验操作，直至溶液的pH为2.00为止，用蒸馏水冲洗pH电极。
（2）实施阶段：定期推送归档计划、加强档案工作绩效考核，把“档案专项”表现纳入参建单位/供应商的评价体系中。
加快新农保人才队伍建设。目前，全镇新农保人才队伍还在起步阶段，人员的文化水平层次较低，对政策的掌握理解能力有限，各村没有专门的经办人员。应当扩充各层级的新农保经办人员队伍，制定合理的人员培养和选拔方案。完善各级经办人员的培训、考核、奖惩机制，定期进行再培训、使他们能够及时了解国家的相关政策，定期对他们的业务水平、服务水平等进行考核，充分调动广大经办工作人员的积极性、主动性。加强人员队伍的职业道德培训，提高服务意识，努力打造培养一批专业的合格的经办人员队伍。
二、针对项目质量问题的原因分析
在项目进入到实施阶段，档案管理人员要充分发挥主观能动性，根据建设项目工程表、项目工作例会及关键节点，制作归档计划及质量要求，并通过信息化手段定期推送给项目管理团队以及参建部门相关人员，提醒参建人员及时整理相关资料，按照规定节点完成归档任务，避免文件大量积压、日期签署混乱、集中归档后检查不到位的情况发生。
在他的电影中，无论是流浪汉自己遇到各种“倒霉”的事情，还是他“倒霉”的同时也把别人“拉下水”，甚至是一个衣冠不整的人装模作样表现出的种种窘态，都令观众们发笑。卓别林的成功之处正在于他深深了解大众的“笑点”在哪儿。别小看这个能力，这些都是心理学家们才会专门研究的课题，而卓别林依靠他细致入微的观察和从不停歇的思考做到了。与其说是灵感，不如说是用心！
2.设备类档案管理未能贯彻落实全程管控。首先，在项目前期控制中，虽已将文件归档范围纳入了合同管理，但没有明确注明对文件资料的质量要求与提交期限，导致供应商提供的资料存在有效性、系统性等问题；其次，参建部门技术人员档案意识薄弱，认为什么时候归档不要紧，手头积压大量文件，最后导致文件的形成日期逻辑错误、档案缺失等问题不能被及时发现。
2.准确性问题。准确性是指项目档案要真实、准确，文件的时间逻辑、文字描述合理，能够反映项目建设的实际情况。在该项目的档案检查中，发现了竣工图未按设计变更贯彻更改、文件签署时间逻辑顺序倒置等问题，是影响项目档案通过验收的重要因素。
3.建设单位档案管理考核缺乏力度，档案管理部门没有话语权。固定资产投资项目涉及参建单位、参建部门众多，档案收集困难。虽然档案管理部门为此制定了管理办法及规章制度，但档案部门没有话语权，对参建单位及参建部门缺少考核力度与制约手段，在制度的执行上只能不了了之[3]20。
三、固定资产投资项目档案质量保证措施
1.全员参与的、全过程的质量保证措施。
（1）计划阶段：将问题制度化。在项目立项后的一系列活动准备阶段，要把档案质量管理计划纳入项目管理体系。通过分析上一项目的问题整改情况，总结经验教训，将存在的问题规范化、制度化，不断优化单位固定资产项目档案管理流程与管理规范，不定期为参建单位或参建部门做宣贯，避免同类问题重复出现。
3.系统性问题。系统性以完整性为前提，通过对项目文件分类、组卷、编号，形成一套系统的项目档案。该问题主要集中于非标设备，虽然非标设备基本以货架产品为主，但非标本身的资料归档不系统，设计方案、调试总结报告等存在多套设备共用一份文件的情况，而在共用的资料中也没有详细描写该非标设备的系统组成以及验收调试结论，导致非标设备卷内档案缺少有机联系，系统性差。
4.有效性问题。项目档案因具有“锁定证据”作用，所以档案是否符合国家和行业标准、是否具有法律效力显得尤为重要。但仍存在审批表没有签署审批时间、产品合格证为复印件、材料质量证明文件未加盖销售单位红色印章、乙方设计方案未通过甲方会签等问题。
1.档案质量审核未能实现全员参与、层层把关的原则。通常基建工程项目周期长，涉及设计单位、施工单位、监理单位众多，产生的档案数量大，种类繁多。而各参建单位对档案重视程度不够，没有按规定设立专兼职资料员及时收集、整理、检查各阶段产生的文件资料，导致文件分散，质量不高；监理单位没有充分履行对施工单位文件资料的审核责任，签字确认流于形式；建设单位的工程管理部门往往“重建设，轻档案”，在文件产生后审核不到位，导致施工文件和监理文件直接流入建设单位档案管理部门，而档案管理人员往往对基建工程缺少专业性知识，最终导致基建类档案质量不高，经常出现完整性与准确性的问题[2]57。
同时，各部门要完善项目考核体系，进一步强调档案在项目管理过程中的重要程度，并严格执行绩效考核制度。针对不能按时归档，或归档文件质量不好、敷衍了事的情况，一定要在当月的绩效考核中给予适当惩罚，维护制度的严肃性。针对外参建单位或设备供应商，应在评价体系中增设“档案专项”，对于不能按时提供合格档案的参建单位/供应商应在“档案专项”评价中执行扣分制，为合同付款以及后期合作提供参考。
（3）归档阶段：全员参与档案质量把关，形成审查记录。由于项目档案涉及范围广，不仅涉及档案专业本身，还涉及土建、设备、电气等专业，仅靠档案部门审核是不够的，必须严格执行逐级审核。首先，施工单位整理施工文件后，要参照施工档案归档范围、归档质量要求并结合工程实际情况进行自查，对于发现的问题形成审查记录，整改后再移交给监理单位；监理单位有义务对施工单位移交文件的完整性、真实性、有效性进行复查，并对监理文件进行自查，审核过程仍需形成审查记录，确认整改合格后，再移交给建设单位工程管理部门；建设单位工程管理人员结合项目实际情况，再次审核资料是否齐全、竣工图是否与现场相符，确认合格后才能签字盖章；最后，由建设单位档案管理人员进行终审。此外，档案管理人员也要尽量读档，以便通过档案内在联系确认项目档案是否具备成套性和系统性。
为了保证各级审核质量，项目管理部门应该在施工合同、监理合同中明确规定，参建单位的档案自查要形成并移交审查记录、整改记录、文件交接清册等文件，确保审查制度能够贯彻落实。经过不同审查方从不同角度对归档文件进行全面审查，方能有效保证归档文件的完整性、准确性、有效性和系统性。
2.全方位的质量保证措施
（1）建立项目档案沟通网络。沟通管理是项目档案管理的一个重要手段，在项目成立阶段，要构建一个项目档案管理的沟通网络，也就是在档案形成的参建单位和参建部门配备兼职的档案资料员，建立一个由建设单位档案管理部门牵头，由建设单位参建部门、设计单位、施工单位、监理单位兼职档案资料员组成的项目档案沟通网。档案管理部门要借助沟通网络平台，利用各种信息化工具，及时宣贯固定资产投资项目档案管理规范、验收办法、归档范围以及档案质量要求等；在业务上要对各兼职资料员进行文件资料收集、整理等方面的监督和指导；对参建方职责落实情况进行检查和评价。最终，由档案管理部门组织对项目档案进行专项验收前的自查。
（2）建立档案培训机制，提高档案人员业务水平。基于项目档案管理复杂性、专业性、特殊性等特点，以及相关档案管理办法的不断完善，建设单位有必要建立项目档案培训制度，为档案管理团队提供政策及资金方面的支持，培养一支不断学习、与时俱进的高素质档案管理队伍，进而提高单位整体档案管理水平。而档案管理部门也应该定期对本单位技术人员或兼职档案资料员进行文件归档流程、质量要求等方面的培训，进而能够从根本上改变档案的形成质量，避免后期因返工而耗费大量的人力成本。
加强固定资产投资项目档案质量管理体系建设，优化档案质量管理流程，对保证固定资产投资项目档案的完整性、准确性、有效性、系统性起着至关重要的作用，同时也是保证项目档案能够有效利用的关键。希望通过本次PDCA循环能够解决项目档案现有问题，对于本次循环没能解决的问题以及未来发生的新问题，可以再通过下一次的PDCA循环来解决[4]。只有不断提高项目档案质量的管理水平，才能最终实现整个项目管理工作流程的完善与提升。
参考文献
[1]原月，熊瑶.军工固定资产投资项目档案管理问题及对策研究[J].国防科技工业，2018（10）.
[2]罗敏.论如何加强固定资产投资项目基建档案的管理[J].机电兵船档案，2018（2）.
[3]刘宏伟.H企业固定资产投资项目档案管理[D].南京：南京理工大学，2010.
[4]郑文静.某国防科技工业固定资产投资项目质量控制体系研究[J].企业导报，2014（1）.
Archives Quality Management of Fixed Assets Investment Projects of the Military Industry Research Institute
Liu Wei
Abstract In view of the increasing emphasis on the fixed assets investment projects of the military industry,the project management departments such as the Ministry of Industry and Information Technology and the National Defense Science and Technology Bureau have become stricter with the quality management requirements of project archives.By analyzing the problems found in the archives consultation process of the XX wind tunnel construction project,and using the PDCA spiral rising cycle quality management tools and the“full participation,whole process,all-round”quality guarantee measures for the fixed assets investment project archives,the quality management system has been optimized and designed to improve the archives quality of fixed assets investment projects and promote project management.
Keyword fixed assets investment project;archives;quality;management
中图分类号 G271
文献标识码 A
收稿日期 2019-04-19
★作者简介：刘微，中国航空工业空气动力研究院工程师，硕士研究生，研究方向为档案管理。
标签：固定资产投资项目论文; 档案论文; 质量论文; 管理论文; 中国航空工业空气动力研究院论文;