摘要：随着社会和时代的迅速发展，随着科学技术的不断进步，信息化和大数据的时代已然来临，信息技术越来越广泛地被应用到社会生活和工作的各个领域，并引起了其行业的巨大变革。作为事业单位的基础性工作，文书档案的管理工作也应该要顺应时代发展的潮流，充分借助于信息化的技术手段，提高文书档案管理的工作效率，提升文书档案管理的工作质量。因此，对信息化背景下的事业单位文书档案管理工作进行分析和研究，具有十分重要的现实意义。
关键词：信息化背景；事业单位；文书档案管理；相关问题；策略措施
文书档案的管理作为政府部门和事业单位必不可少的基础性工作，是与事业单位相关人员息息相关的日常工作。本文对信息化背景下的事业单位文书档案管理工作进行分析和探索，并提出信息化背景下文书档案管理工作的策略和措施。
1.文书档案管理信息化的意义
随着社会的发展和科技的进步，信息化已经广泛渗透到各个行业和领域。信息技术凭借其资讯的便利性和资源的丰富性，在一些领域的实际的工作中，打破了以往的时空限制，给相关行业和工作带来了根本性的变革。同样，信息化也给文书档案的管理工作带来了诸多变化，对其发展有着极其重要的影响和意义。
1.1 节省了文书档案管理的时间和空间
与传统的文书档案管理相比，信息化技术只需要借助于一个小小网络终端就能实现文书档案的保存和管理，这大大节省了以往文书管理所需要的巨大空间，也比传统纸媒时代的文书档案管理所需要的时间成本要小的多。因此，从一定意义上讲，信息化使得事业单位的文书档案管理工作的时空成本大大下降，提升了事业单位的工作效益。
1.2 信息化保障了文书管理的完整性。
信息化技术凭借其强大的信息存储和信息处理能力，使其可以对文书档案进行统一管理。此外，凭借信息技术在信息存储和数据处理方面独特的记忆功能，可以保障所有档案的修改都能存有记录，而且还具有强大的复原功能，这极大的保障了文书档案管理的完整性[1]。
1.3 提高工作效率
凭借信息化技术强大的信息存储和处理能力，凭借其强大的运算能力以及其具有智能化和自动化的特点，使得信息化背景下的文书档案管理工作与传统文书档案依靠人工的管理方式相比，不仅减少了文书档案管理工作所需的人员数量，还极大地提高了其工作效率。
1.4 丰富了文书档案的相关资源，实现资源和信息的共享
受制于时空的限制，传统的文书档案管理在异地需要和使用时，其运送过程既漫长又不安全，也容易丢失，十分的不方便。而信息化背景下的文书档案管理工作只要将相关的档案录入、编辑和分类整理好，就可以根据需要随时随地进行查阅，打破了时间和空间的控制。此外，信息化背景下，通过建立文书档案的综合管理系统，还可以借助于大数据技术，对丰富的网络资源和相关的文书档案资料进行有效整合，极大的丰富了文书档案的相关资源。而且，依托于网络平台和网络终端，人们可以随时随地的根据需要进行文书档案的相关查阅，也能与资源提供方实现有效沟通和交流，实现资源和信息的有效共享，提高了文书档案的利用率[2]。
2.事业单位文书档案管理工作现状
2.1对信息化认识不足，信息化进程缓慢
在事业单位文书档案管理的实际工作中，存在文书档案的管理人员对于信息化认识不足的情况。造成这一问题的主要原因在于事业单位文书档案管理人员的思想观念保守陈旧，大多本着中庸思想的处事原则，缺乏对于新事物尝试的勇气，因此对于文书档案管理的信息化的作用缺乏深入的了解和研究，对于信息技术给文书档案管理带来的便利认识不充分。此外，在事业单位文书档案管理工作中，其管理人员安于相状、不思进取，其没有对自身工作进行深入分析和研究，故而对传统文书档案管理工作的不足之处缺乏深刻认识，这也是导致信息化在事业单位文书档案的管理工作中进程缓慢的重要因素。
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2.2 管理人员的信息化管理业务水平有待提高
在事业单位文书档案管理工作的实际过程中，其相关管理人员的信息化管理的业务水平还有待提高。鉴于事业单位的不少部门和单位缺乏对于文书档案信息化进程的重视，导致其缺乏有效的对于其相关人员的信息化培训，这使得其管理人员还适应不了日益发展的信息管理技术。虽然有些部门配备了文书档案管理的计算机等硬件设备，但是由于其管理人员自身业务水平相对较低，因而在事业单位文书管理的实际过程中，不少部门好单位依然是采取传统的人工管理的方式，使得信息化流于形式，成为摆设。此外，管理人员信息技术的素质能力不足，也导致其在文书档案的信息化管理中，对于相关的设备和系统应用不熟练，导致信息化工作的工作效率并未得到有效提升。
2.3 文书档案信息化建设的安全性和保密性有待提高
在事业单位文书档案信息化建设的实际过程中，由于工作人员的失误、疏忽忘记备份等原因可能会造成对于相关文书档案文档的误删、丢失等现象，再加之其信息录入和处理系统可能会存在系统漏洞，这会给一些电脑黑客或者一些不法分子以可乘之机，导致文书档案管理的信息系统被恶意攻击或者造成事业单位文书档案重要信息的泄露。因此，在实际的事业单位文书档案信息化进程的推进中，其信息化建设的保密性和安全系有待提高。
3、对事业单位档案文书管理工作进行信息化建设的策略措施
3.1 重视信息化建设，加强信息化培训，革新管理理念
在事业单位文书档案管理的工作实践中，相关部门和单位的领导要重视文书档案的信息化建设工作。在此基础上，加大对信息化建设的投入，保证文书档案信息化建设所需要的软硬件设施，为信息化打好基础。其次，要加强对事业单位文书档案管理人员的信息化培训，革新其陈旧的管理观念和意识，让其树立信息化管理理念，充分认识到信息化给文书档案工作带来的巨大便利，同时增强其文书档案信息化管理的能力素质和业务水平，切实将事业单位文书管理的信息化建设落实到实处。
3.2结合实际，制定相关制度，进行科学管理
在事业单位文书管理的实际过程中，要结合工作的实际情况，结合文书档案管理工作的特点，制定科学合理的管理制度，规范其工作流程，加强有效监督，进行科学管理。鉴于事业单位有些类似于政府职能部门的单位性质，其文书档案的管理工作与一般企业是有着很大的区别的。因此，在事业单位文书档案管理工作的实际过程中，制定科学合理的管理制度是十分必要的。通过规章制度的制定，可以规范管理流程，实现对事业单位文书档案管理的有效监督，以提高管理人员工作的规范性，避免管理混乱的现象。此外，通过制定合理有效的管理制度，在一定程度上也能减少事业单位文书档案管理工作的风险性。
3.3 借助信息技术和大数据，搭建和不断优化信息化建设平台
计算机信息技术和大数据技术的迅速发展，为事业单位文书档案信息化平台的建设提供了技术保障。借助信息技术强大编辑功能，研制和编发文书档案管理的相关软件，借助大数据，整合有效资源，对信息进行充实、汇编和有效整合。以此为基础建立针对文书档案的初步加工的文书档案加工系统，以实现文书档案资料的收集、整理归类、录入等工作。此外，借助计算机云技术建立文书档案存储系统，以进一步对初加工的文书档案进行数字化规范和统一，并借助信息处理技术进行编目、分类和存储[3]。
4.小结
在信息化的时代背景下，在事业单位的文书管理工作中，管理人员要结合实际工作需求，加强自身关于文书档案信息化管理的业务水平，加强文书档案信息化建设，以切实提高文书档案管理的工作效率。
参考文献：
[1]黄小茗.信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].现代经济信息，2017，（08）：77.
[2]严红利.信息化背景下事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2017，（07）：105.
[3]刘丹.浅谈信息化背景下事业单位文书档案管理工作[J].科技展望，2016，26（16）：226.
论文作者:李涛
论文发表刊物:《基层建设》2018年第4期
论文发表时间:2018/5/22
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