张丽
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摘要：随着我国社会保险制度改革不断深化，各项险种新措施不断出台，社会保险的影响不断扩大，社保档案管理者要不断更新观念、提高技能，做好社保档案的收集、整理、鉴定、保管等工作，充分发挥社保档案对现代化经济发展的重要作用。本文首先分析了社保档案现代化管理的内涵，其次就目前社保档案管理中出现的问题进行了分析，最后提出了相关解决措施。
关键词：社保档案；现代化；管理
1 社保档案管理的概念
社会保险档案从信息的收集、归档、整理，到档案的保管、检索是一个非常复杂的过程。尤其是随着社会保险档案管理工作量的不断增加，管理手段和技术也在不断提高，为社保档案管理工作增加难度的同时，也提供了新的管理技术。社会保险工作的性质是向参保人提供服务，需要使用大量的文件档案报告和记录有关信息。在档案用过之后，大量的文件积累及适当处理这些档案是所有保管大量档案的机构都会遇到的问题。因此，社会保险档案需要更高的管理技术。随着电子计算机的发展和通讯技术的进步，社会保险档案管理技术迅速得到发展。现代电子数据处理系统不仅对于档案保管和存储设备非常有用，还可及时收集、处理并存储大量日常信息。
2 社保档案管理的特点
社会保险档案是以社会保险事业为服务对象，形成于社会保险经办过程中的，对其管理具有以下几个特点。
第一，社会保险档案工作量大，需要利用电子计算机进行管理。社会保险经办机构在实施制度时要做许多工作，如单位参保登记、参保人信息登记、保险费收缴、收回未支付的保险金、保管在确定社会保险权利时所需要的文件、处理要求领取保险金的申请、支付养老金。
第二，社会保险档案具有较强的服务性。它不仅要为参保人提供缴费记录的情况，而且要为政策制定者提供各种数据，还要为养老金计发标准提供依据。由于养老金的发放标准，一般与个人和单位缴纳社会保险费的数额密切相关，因此，缴费记录的真实性、可靠性十分重要。
第三，社会保险档案需要多次存档，并在社会保险经办过程中不断得到补充。社会保险档案与别的专门档案不同，其数据库需要源源不断输入新信息。如受保人的工作单位、缴费情况（包括缴费基数、比例）是不断变动的，有时缴费可能中断，这就要求对受保人的社会保险档案经常输入新数据，经常存档。
3 社保档案管理的原则
3.1 集中统一管理原则
集中统一管理原则作为档案学的一项重要理论，不仅是国家档案管理事业的一项基本组织原则，也是档案工作实践的一项重要准则。
3.2 尊重档案形成规律的原则
档案管理和档案整理的核心原则就是要尊重档案的形成规律，这一原则也是档案管理区别其他管理的特有原则。
3.3 档案管理效益原则
档案管理效益原则主要是指通过对档案实施有效的开发和管理，所能获得的经济和社会效益。这一原则是以对人力、物力等资源的合理利用为基础，以创造效益为根本的，是档案管理实现经济、高效管理的有效保障。
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4 当前社保档案管理存在的问题
4.1 发展速度不慢，但发展不平衡
社保档案信息化管理启动早已使用20多年，并在做二次、三次开发，晚的则尚处于开发阶段，对于西部经济落后地区甚至计算机闲置多年而未能使用。从技术角度讲，水平也参差不齐，有的地区开发出来的管理系统的功能较完备，起点较高，准备配备小型机，实行全省网络化管理，而有的地方则无总体规划，缺乏系统性考虑，起点较低。
4.2 信息管理系统不完善
各地开发计算机管理系统时大都是为了满足自身的工作需要，系统方案的构思都不曾考虑全国性的大局，甚至不曾考虑全省的大局，因而在整体结构、硬件和软件的选型、应用软件的规范，数据格式和网络功能及通讯等诸多方面都各行其是，尤其是数据库问题更为突出，这将给今后整体工作带来很大困难，有可能要导致很大的财力浪费。
4.3 对社会保险档案管理和数据库重视不够
相当一部分地区仅仅开发应用了一些基础性业务处理软件，对社会保险档案管理认识不足，更缺乏考虑完整的数据处理系统。由于目前大多数社会保险经办机构的管理方法夹杂着许多行政性手段，且大多数地区管理的对象仍以企业为主，而不是直接面向受保人和受益人，科学的组织管理和研究，如对社会保险未来发展的规划、组织和精算研究，尚未被人们普遍重视，所以数据的处理上还存在不少漏洞。
5 提高社保档案现代化管理的举措
5.1 加强社保档案集中统一管理
制度是行为的准则，因此社保档案应按相关法律法规，结合本地区特点，制定出社会保险档案分类大纲和各门类档案保管期限。真正实现统一制度、统一管理。从当前社会保险工作实际情况看，档案分类较多，且载体多样，因此应对每一类档案都要制定出相应的管理制度。包括：各门类文件材料归档制度、档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、档案设备维护使用、重大活动档案登记制度等，切实把各种门类、不同载体形式的档案纳入集中统一管理的轨道。
5.2 搞好编研，开发利用，实现档案利用向深层次发展
管理档案的目的就是为了利用，只有先管好档案，才能利用好档案。根据社会保障事业发展的需要，应编研出具有一定质量的社会保险档案资料，供工作人员在现实业务中使用，为广大社保对象服务。编研应把握三点：一是为现实服务，满足社会急需，满足当前工作需要；二是为领导决策服务；三是为促进经济发展和社会进步服务，随着保险事业的深入发展，档案为之服务的领域越来越多，要求越来越高，方式越来越活，这就需要档案工作人员必须主动做好工作，除了直接提供好档案服务外，还要千方百计多提供一些间接的档案服务，以充分发挥和利用档案信息的潜在价值。
5.3 提高计算机信息技术的应用
“社会保险档案管理和计算机数据库”是整个社会保险管理系统的重要组成部分，是系统的核心和主干，是系统实施中首先要开发和实现的部分，它的建设是我国社会保险档案管理系统的一项大型基础工程。目前，我国社会保险档案管理的重要目标之一，是统一系统基础资料的数据标准、信息分类编码标准。当前，社会保险档案管理的重点是对计算机信息技术的引入，拓展区域社保档案管理系统的联网程度，通过规范基础数据，实现数据资源共享，提高数据的利用率，避免数据重复或冗繁所增加的维护成本。同时，在规范信息系统建设的基础上，尽力开发多样化业务管理流程，扩大管理系统的应用范围和工作效率。
作为社会保险档案管理系统的核心，数据库系统设计的优劣、运行效率的高低，关键取决于数据库的设计。由于该系统是一个多任务、多用户同时处理的网络系统，因此，我国社会保险数据库设计主要应从两方面考虑：一是要求系统可靠、适用，便于未来的发展及扩充；二是要求能为系统提供数据共享，避免数据的重复录入，保证数据的一致性和完整性。
结 语
社保档案现代化管理是一个长期不断积累经验和纠正错误的过程，随着时代的发展，社保档案工作人员要密切关注新形势下的热点动态，不断提高专业技能，与时俱进，只有这样才能充分开发社保档案资源的应用潜能，才能全面发挥社保档案的历史价值和现实作用，更好地为社会经济建设和社会各项事业发展服务，实现管理、服务双赢。
参考文献：
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[2]马仁杰，吴琼.关于档案利用工作中信息伦理问题的思考[J].档案学通讯，2011（4）.
[3]张慧霞，张建华.坚持用科学发展观指导档案现代化管理工作[J].经营管理者，2013（28）.
论文作者:张丽
论文发表刊物:《防护工程》2018年第34期
论文发表时间:2019/3/1
标签：档案论文; 社会保险论文; 社保论文; 档案管理论文; 原则论文; 工作论文; 数据论文; 《防护工程》2018年第34期论文;