论权变管理理论在图书馆管理中的应用（下），本文主要内容关键词为：图书馆论文,理论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
（五）勇于变革并善于变革的思想。在图书馆管理改革中，有胆有勇是不够的，还应该有智有谋。管理既是一门科学，还是一门艺术。既要遵循管理的客观规律性，又要创造性地灵活变革。权变不等于全变，也不等于随心所欲地乱变，权变管理就是管理工作中科学性和艺术性的良好结合和具体实践。而且，应该认识到权宜之计、变通之法实在是不失为一时之良策，上策。
（六）扬弃的思想。图书馆运用权变管理理论，对于传统的、现代的、国内的、国外的、企业的、事业的不同种类管理经验和理论，应该采取扬弃的态度，取其精华，扬长避短，古为今用，洋为中用、他为我用。
（七）实事求是，因地制宜的思想。如果离开了实事求是、因地制宜而去解放图书馆管理思想，那就会成为空想、妄想。因此，图书馆管理无论什么时候都不能离开因地制宜这条平凡的、然而却是极为重要的管理原则。图书馆运用权变管理理论，应突出地强调因时、因地、因人、因事制宜，要求具体问题具体分析，一切从实际出发，不同情况应采取不同的管理方法。
3.2 图书馆人事管理方面的应用
现代管理的核心是人的管理。人是管理活动中的第一因素，决定性因素。人既是管理的主体——管理者，又是管理的客体——被管理者，离开了人就谈不上管理。图书馆管理同样应以人事管理为核心。超Y理论是权变管理理论中有关人事管理的理论。我们认为图书馆人事管理，在运用超Y管理时，应该把握以下四个要点：
（一）充分重视馆员需求理论的研究与应用。因为需求是动机的源由，行为的导向，是激励管理的起点和基础，也是直接关系到能否充分调动馆员工作积极性的问题。每一位馆员都无一例外地是怀着一定的需求加入图书馆工作组织的，这是客观存在的，不可回避、忽视和否认的。根据奥德费的“ERG理论”和马斯洛的“人类需要层次理论”，我们认为，如果按照人的最基本的物质和精神两方面需求程度的不同，可以把馆员的需求划分为以下两类：
第一类是生存型需求。它是在一定阶段内，主要为了满足生理生存需要，如衣、食、住、行等而产生的最基本的物质需求类型。
第二类是成就型需求，包括社交需求和个人发展需求等。它是在生存已不再成为主要问题，或者说不占居主导地位时，而产生的更高一层次的需求。它表现为较强烈地追求受人尊重，注重个人社会地位，历史价值，以及与他人建立相互友爱的交往关系，要求自我发展与完善等。
在以上两类需求中，第一类属于一般的物质需求型；第二类属于一般的精神需求型。需要强调的是，对于任何一位馆员都不能视其为单纯的物质需求型，或单纯的精神需求型，每一位馆员都应该是物质需求和精神需求的统一体，只是因人因时等情况的不同所表现出的需求程度深浅不一，各有所侧重而已。同时也存在着以上两种需求类型的并重型，即对于物质和精神两方面需求的程度大致相当。
如果根据馆员成熟度的不同，我们还可以把馆员需求划分为两类。这里的成熟度主要是指对于担负责任的意愿与能力、事业心、成就感、工作经验、知识与能力等。
第一类是受治型需求。表现为乐于听命指挥，受人控制、监督、喜欢更正规化、条例更加明确、规章制度明细的工作等。这类人可视为不成熟人类型。
第二类是施治型需求。表现为喜欢担当责任，有参与决策的强烈愿望，富于创造性，乐于进取，不断进行自我完善、自我发展、自我实现，有自我管理和管理他人的意愿与能力等。这类人可视为成熟人类型，他们在精神方面的追求较多。
另外，也存在着一种受治和施治需求兼备的，居于由受治型向施治型过渡的中间类型。其实，并不存在完全的、绝对的受治型或施治型。受治型者也存在自治问题，需要担负一定的责任，并对他人，包括其上级施加影响；施治型者也存在受治问题，会受到来自上级、同级、下级的牵制。因此，受治型和施治型是相对而言的，有所侧重的。
以上从总体上对馆员的需求作了一个大致的概括。然而，具体地说每位馆员的需求又是具有多样性和变化性的。多样性表现在馆员具体需求的内空多种多样，需求的程度也强弱不一等；变化性表现在馆员的需求是可变的，当较低层次的需求如生存需求得到较充分满足后，就会日益渴望较高层次的需求，如成就需求等。而且有些需求不是与生俱来的，成就需求就是通过后天学习才形成、发展、变化的。可见，馆员需求的变化态势是层次上升的。但是需求并不一定是严格地由低到高依次发展的，而是可以越级的，如馆员在社交需求还未得到充分满足的情况下就能够产生个人发展需求等。另外，占居主导地位的需求也是变化的，同样，居于非主导地位的需求也是在变化着的。馆员需求的多样性、变化性表明了人事管理工作的复杂性。这就要求管理者全面掌握被领导者当时的真实需求，以采用适当的方法，实施有效管理。这里应该着重把握一点，就是每位馆员其实最需要的是实现自己对欲望较大程度的满足感和对工作的胜任感。管理者有责任引导、促进馆员需求的发展，使馆员个人目标与图书馆组织目标兼顾、协调和统一起来。
（二）不同的馆员对管理方式的要求是不同的。管理方式应该灵活运用，因人而宜，切忌僵化、呆板。例如对于前文提到的受治型需求者，应该采用以受他们欢迎的X理论为指导的管理方式，即采用严格的硬性管理方式为主，依据规章，流程进行较严格的监督、控制，明确规定工作的数量与质量要求等。由于受治型需求者常常宁愿被人领导，回避承担较大的责任，因此，在管理中不可随便下放权力、以免贻误工作。而对于施治型需求者，则宜于采用受他们欢迎的Y理论为指导的管理方式，即以较宽松的软性管理方式为主，让他们参与决策，进行协商，给他们放权、压担子、发挥他们的管理才能，使组织目标与其个人目标得以实现。由于图书馆是围绕知识、信息开展工作的，骨干馆员和领导者都应属于较高层次的知识型、管理型人才，也可以说我国图书馆工作人员的主体或绝大部分是受过专门知识培训与良好文化薰陶的，属于知识分子阶层。因此，采用以Y理论为指导的管理，应该是居主导地位的管理方式。同时还应视工作性质等具体情况，结合以X理论为指导进行管理，两者有主有次，相辅相成。
（三）图书馆管理应该同图书馆工作性质和馆员素质相适应，否则就会影响管理工作的有效性。图书馆工作从总体上说可划分为两类：一类是基础服务性工作；另一类是学术研究性工作。一般来说，基础服务性工作中的专业技术性强的工作和学术研究性工作需要有相应素质的馆员来承担。学术研究性工作的任务难以预定正式、严格的工作流程，宜于采用以“Y理论”为指导的宽松式管理，让研究人员围绕选题较自由自主地，依靠自我调节、控制完成研究任务。这部分人一般应属于较成熟人类型。但宽松式管理并不等于放任不管，任其自然，而应注意计划监督与控制。另外，还可视从事专业性、技术性工作者素质的具体情况，考虑采用宽松式和严格式兼容的管理方式。对于从事书刊装订、复印等机械操作性较强的工作人员，宜于采用以X理论为参考的严格式管理。但应该指出的是，本文所提到的严格式管理是建立在完全尊重工作人员人格、情感等因素基础上的，是区别于那种落后的皮鞭式的资本主义管理方式的。
（四）图书馆人事管理还应不断对馆员进行激励。当一个工作目标达到后，应继续激发他们为达到新的更高的目标而努力，去实现其新的需求满足感，从而有助于图书馆事业的发展。
此外，我国图书馆人事管理中应用超Y理论时，还应结合考虑我国图书馆人事管理体制、利益分配制度、人员总体素质等方面的具体情况，有破有立，实施有效管理。
3.3 图书馆组织结构方面的应用
组织是管理的重要功能之一，它主要是指对人员和物资进行有效的组合，以实现特定的目标。组织结构是组织内部各个部门分工协作、各司其职的组合模式。图书馆组织结构是图书馆管理的一种工具，是馆员开展有效工作的原动力。我们认为，权变管理理论在图书馆组织结构方面的应用，主要有以下三点：
（一）权变组织观的最终目的在于提出最适宜于具体情况的组织结构设计和组织管理行动。它强调组织内部分间的特征和相互关系模式，认为不同类型的组织，都有适当的关系模式，并针对这些多种多样的关系模式，得出以下结论：第一，在出现以下情况时，以采用稳定机械式组织为宜：环境相对稳定和确定；目标明确而持久；技术相对统一而稳定；按常规活动而生产率是主要目标；决策可以程序化等；第二，在出现以下情况时，则以采用适应有机式组织为宜：环境相对不稳定和不确定；目标多样化并不断变化；技术复杂和易变；有许多非常规活动，其间创造性和革新性很重要；使用探索式决策程序，系统等级层次较少，具有较大的灵活性等。那么，由此不难看出，图书馆组织宜于采用稳定机械式组织结构。但这不是绝对的。
图书馆组织总的来说，是一个动态的，不断发展的有机体。静态的、稳定的图书馆组织结构固然是必要的，但适应环境变化和图书馆内部改革要求而进行的组织变革同样也是必要的，符合客观发展规律的。正像权变组织论学者劳伦斯和洛希研究发现的一样：最成功的企业是哪些组织结构的“分化”和“整体化”，适应于市场、经济技术等外部环境因素的企业。图书馆组织结构既要有稳定性，又应该有随内外部变化的适应性，两者缺一不可。与企业组织一样，这两种性质能都很高的图书馆，不仅能够较为长久地，富有活力地生存下去，而且具有较大的发展前途。
（二）总的来说，没有一成不变的、普遍适用的、最好的图书馆组织结构，关键是视不同国情、馆情、时间等具体实际情况设计、选择适宜的组织结构。权变组织论学者赦里格尔和斯洛坎姆在考虑到外部环境和工艺技术两方面因素后，把企业分成了以下四类组织结构模式：第一类，外部环境变化快，内部工艺技术差别大的企业，如美国通用汽车公司等，以采用产品事业部制为宜；第二类，外部环境变化较快，内部产品品种较多，但工艺技术上差别不大的企业，如休斯飞机公司等，宜于采用矩阵组织结构；第三类，外部环境较稳定，产品品种较简单，工艺技术较稳定的企业？如大陆包装品公司等，宜于采用直线——职能式组织结构；第四类，外部环境十分稳定，产品非常单一的企业，如麦克唐纳联锁餐厅公司等，宜于采用高度集权式的组织结构。如果我们以上述双因素来考察图书馆，就会得到以下的初步结论：图书馆的外部环境，主要是读者（用户）、文献出版发行部门、图书馆主管部门，以及对图书馆产生较大影响的一般社会环境。它们对于图书馆来说，较之某些企业部门，相对是较稳定的。图书馆服务技术、手段总的说也是比较单一的，技术要求比较稳定。由此可见，图书馆宜于采用高度集权式和直线——职能式的组织结构。当然，具体问题还应该具体分析。图书馆组织结构还与图书馆的规模密切相关。一般来说，规模较小的图书馆宜于采用直线式组织结构；规模较大的、层次较多的图书馆宜于采用职能式组织结构；规模相当大的图书馆或图书馆网络，在管理上就需要划分为几个直线式结构的组织，再在组织内采用职能式结构。这样，就会形成直线——职能式组织结构。另外，图书馆组织结构还有一些带有应变性、灵活性的设计。当临时或延续较长一个时期，需要集中时间、人力、财力物力等来完成某一相当重要的、过去不曾搞过的、尚不熟悉的，特定项目的复杂任务时，就需要采用项目式结构。在此基础上，如果还需要直线式组织的执行功能与参谋机构的策划功能时，就宜于采用合并了。项目式结构和职能式结构两者特点的矩阵式组织结构。在特定时间、特定任务要求下，围绕经营利润这一中心，适应快速变化的环境，要求尽量减少定型的上下级关系，减少等级制和硬性的规章制度的束缚时，就会采用更具弹性的自由式组织结构。总之，应该视不同具体实际情况，灵活采用适宜的组织结构形式。
（三）图书馆组织变革应重视试验，并且不可低估建立或重建一个组织的复杂性。在组织变革中应该大胆尝试，敢于承担责任与风险，注意防止盲目激进、急功近利、要注重不断地学习、总结和改进。由于组织变革会涉及到馆员，包括管理者本人的切身利害，因此，尤其应该争取外部与内部、上级与下级较大程度的支持，做到勇谋结合，并注意审时度势，把握时机。
3.4 图书馆领导方式方面的应用
“领导”曾经是“管理”的代名词，即管理就是如何领导。领导方式是领导者基于对权力的认识，而产生的运用权力的行为方式。权变管理理论学派的学者关于领导方式有较多的研究成果，它对于图书馆领导方式都有不同程度的理论意义和现实应用意义。
图书馆领导理论中强调领导艺术的较多，但其本质上是属于行为理论范畴。领导行为是可以范式化或非范式化的。非模式化、非规范化、富于创造性的图书馆领导艺术是重要的，值得认真研究的领导行为，但这并不是领导行为的全部，因为还存在着不容忽视的可以模式化、规范化的领导行为，这主要表现在领导方式理论方面。例如，“领导方式连续统一体理论”，列举有七种代表性的领导模式；“领导——参与模式”指出有五种典型的领导模式；“目标——途径领导理论”指出有四种领导方式，等等。
坦南鲍姆和施米特提出的“领导方式连续统一理论”，在图书馆领导方式理论与实践中有着重要的意义。该理论为我们提供了一个比较系统的，相互联系的领导方式观，如图4所示。
图4自左至右，形成了一个由多种不同领导方式构成的一个连续统一体。其间列举了七种有代表性的领导模式。我们认为可以把它们简明地概括为五种，如图4所示、从左至右依次是：典型的专制式（或称指示式命令式）；说服式：参与式；授权式和典型的民主式。
上述五种领导方式，在图书馆管理实践运用中，不能抽象地认为哪一种好或者差，每一种领导方式都有可能是最好的，关键在于领导者结合具体情况进行选择运用。那么，需要考虑的具体情况至少包括以下三个最重要的方面：
第一，领导者（馆长等）方面的因素。包括领导者的价值观念体系，对自身、对下属的认识程度，对不确定情况的安全感，在领导方式上的喜好、取向，宏观思维、战略眼光等。
第二，被领导者（馆员）方面的因素。包括馆员责任感、独立性、受教育程度、工作经验、个性、价值观、对组织目标的认识程度、参与决策的经历、对自身和上司的认识程度等。
第三，形势方面的因素。包括图书馆组织的类型、团体的效率、问题本身的性质及复杂程度、时间的紧迫性等。
在图书馆领导行为中，前述的五种不同类型的领导方式，都不同程度地存在着。一些领导同志可能已经无意识地运用着其中的一种、几种或者近似的领导方式；一些领导同志仍然停留在单单依靠经验进行领导的层次上，缺乏理论的学习和基于实践的理论上升；也有些领导已经或者正在学习运用科学的有效的领导方式理论进行管理。那么，一个成功的图书馆领导者，应该是一个在综合考察了上述三个最主要的具体情况的基础上，善于采用选取最恰当的领导方式的人。
卡曼提出的“领导生命周期理论”，对于图书馆也具有重要的理论与实用意义。该理论在吸收了“领导方式的双因素模式”和“不成熟——成熟理论”的某些要点的基础上，建立了一种由工作行为、关系行为、下属成熟度三因素决定的权变领导理论，认为单只依据“对工作的重视程度”（工作行为的高低）和“对人际关系的重视程度”（关系行为的高低），还不足以决定领导效率的高低，一切都与下属成熟度有关。强调下属在任何情况下都是重要的，不只是因为他们可以接受或拒绝领导者，而更重要的是因为他们实际上决定了领导所拥有的个人权力的大小。所谓下属的成熟度，是指下属的成就感、负责任的意愿与能力、与个人或群体所接受的工作相关的受教育程度、知识与经验等。因此，领导方式应由三因素决定，并随着下属成熟程度的由低到高，形成一个生命周期，如图5曲线所示。
图5中的“工作行为”表示领导者用单向沟通方式来指示下属干什么、在什么时间、什么地方、用什么方法完成所交给的任务；“关系行为”表示领导者用双向沟通的方式来指导下属完成工作任务，并关心下属的福利等。由上图可以看出，如果下属从不成熟逐渐趋于成熟，领导者的行为就必然循着由D→C→A→B的曲线方向来变化，相应地就应该采取命令式→说服式→参与式→授权式等不同的领导方式。命令式表现为领导者以单向沟通方式向下属规定任务：干什么、怎么干；说服式表现为领导者与下属通过双向沟通方式相互交流信息，相互支持，使下属加强自我控制来完成工作任务；参与式表现为领导者通过与下属双向沟通，相互交流，吸引下属参与决策，进一步发挥下属的主动性、积极性，而不必在工作上对下属作太多的规定和约束；授权式表现为领导者给下属以权力，让下属自主行事，不必多加干预，只起监督作用等。这种领导生命周期理论告诉我们，没有一种领导方式是普遍有效的，任何型式的领导方式都有可能是最佳的，关键在于视对象、情势等而定。
在图书馆管理中，正常情况下，低级的专业技术人员、一般职工等的成熟程度较之高级专业技术人员为低。那么，对于低级专业技术人员、一般职工就应选用命令式（高工作，低关系），或者说服式（高工作，高关系）的领导方式；对于高级专业技术人员就应该选用参与式（高关系、低工作），或者授权式（低工作，低关系）的领导方式，这样才能取得较高的领导效率。
在图书馆管理中应用领导生命周期理论，应该重点抓住下属成熟度这一重要的权变因素。需要指出的是，下属的成熟程度与其年龄、职称、职位等并不完全成正比例，也就是说年龄大或者小、职称、职位的高或者低都并不一定意味着其成熟度就相应地高或者低，有时恰恰是相反的。因此，这一点在实际运用中尤其应该特别重视，最好是在知人善任，理顺人事关系，工作关系等的基础上再加以利用，否则就很有可能陷入领导的误区。
在图书馆实际管理工作中运用权变管理理论，是需要领导者本人具有更深刻的理解力，更加成熟和富有经验的。这就对领导者提出了更高的要求。相信随着时代的进步，图书馆领导工作会越来越富有成效。（完）
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