摘要：企业信息化是一项集成技术，关键点在于信息的集成和共享，为实现关键的、准确的数据及时地传输到相应的决策层，为企业的运作决策提供依据，为了适应瞬息万变的市场变化。办公自动化是企业信息化的重要部分，实现对企业日常的办公事务的科学管理，在提高管理水平的同时达到办公无纸化。
关键词：信息化；办公自动化；应用
企业信息化管理是大数据时代企业发展的必然趋势，办公自动化是实现信息化管理的基础。企业办公中的合同管理、报销管理、资金管理、人力资源管理、电子公文等，如果应用相应的自动化办公软件来进行管理，就能够实现高速、高效和高质量。随着企业中办公项目的增多，业务量增大，采用人工的方式来进行各个办公流程和相关部门的协作有很多实际困难，例如办公人员时间有限，因公外出不在办公室等等。如果应用自动化办公，就能够对企业各个部门的工作流程、工作处理进度等进行明示，这样就可以合理安排自己的办公时间，从而提高工作效率。
1、企业信息化概述
1.1问题的提出
在信息技术日新月异的今天，企业的传统管理方式己经落后于时代的发展。一大批具有远见卓识的企业家已经认识到了信息化对企业发展的重要性、紧迫性，同时也体会到了信息化给企业带来的直接和间接效益。因此，转变观念、转换经济体制、转变传统的思维方法、认识理解知识经济，积极思考企业在何处能创造价值、怎样获取价值、怎样在激烈的市场竞争中寻找本企业的价值定位等新型理念，正在逐步被现代企业家们接受，并在实践中得到了具体的体现。这就是充分利用先进的微电子技术、计算机通信技术、网络技术和软件技术与传统的企业技术进步、技术改造相结合，使生产管理、设各更新、资源配置、产品产盘和市场供销等一系列企业运营计划随时调整至最佳状态。
1.2企业信息化的内涵
（1）以知识经济为内涵，通过广泛应用信息技术，加快企业产品更新换代，增加产品的知识含盘，提高市场竞争能力。
（2）继续推广计算机辅助设计和辅助制造技术，提高生产过程的自动化程度，建立管理信息系统和决策支持系统，促进企业生产技术和管理现代化，提高企业的整体素质。
（3）充分利用信息化手段，依托电子商务、互联网络，提高管理水平和市场快速反应能力，调整产品结构，降低产品成本，提高生产效率。
（4）加大开发和利用信息资源的力度，利用先进的网络、通信和计算机手段，提高企业在全球范围内快速传播和获取、交流信息的能力。
（5）高度重视高新技术产业的发展动向。特别是以数字化为核心的新的一场技术变革正在引向深入，包括数据、文字、图像、声音和影视都将实现数字化，带来了信息的交流、存储、检索、传播、利用、再处理和管理的计算机化、网络化，使得经济和社会发展对信息技术、信息资源和信息产业的依赖程度越来越大。已经发生的和即将发生的这种物质型经济向信息型经济转变的深刻变化，将是人类有史以来从未有过的最广泛、最深刻的转变，远远超过“工业革命”所产生的影响。
2、办公自动化系统在企业信息化建设中的应用
2.1合同系统
合同是企业之间合作的重要文件，也是企业保护自身合法权益的重要证明。所以，企业在所有的合作中都要签订合同，并且要经过领导的层层审批，保证合同的内容精确无误。鉴于此，合同的签订数量就非常大。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆办公自动化中合同系统的缺点是阅读权限问题。虽然合同系统可以提升合同签订的速度，对合同相关内容的审定也不会受到空间和时间的限制，但是合同系统文件的阅读权限是个需要改进的地方。石油天然气企业的业务量大，所需要签订的合同数量非常多，不同数额的合同需要不同级别的领导审核签阅。所以合同管理系统的阅读权限不能一刀切，需要向着授权方向改变。当合同拟定之后，由发起人对需要签阅合同的领导以及人员授权，从而实现合同系统管理的自动化，也能确保企业合同信息的安全。
2.2电子公文OA
电子公文OA虽然在收发文件和会议管理以及协同合作中发挥了优势，但是还有许多缺点需要改进。第一，电子公文系统中，在收文和发文过程中，文件保密没有在实践中较好应用。OA是办公的一部分，但并不是在OA系统中所有的文件都只能在中石油内网中流转，受项目工作环境的限制，并不是所有的人员都能够使用中石油内网，这样就导致有一些需要全员阅读的文件无法通过OA系统进行传阅。如果OA发文件后没有及时阅读，还需要发件员电话告知各个收件人，就失去了办公自动化的意义。所以，电子公文OA系统要设置内外网权限，并且与收件人常用的通信设备关联。这样就可以在公文发布之后通知到各个收件人。另外，收件人的阅读情况要有所反馈，要对没有打开文件阅读的情况进行标注。这样就可以让发件人及时了解到大家对公文内容的阅读情况，并根据需要通知个别工作人员及时阅读。第二，对会议通知发布和协同合作通知，要设置信息反馈对话框。这样可以及时在OA上沟通和反馈信息，从而有利于会议组织和协同工作部门及时调整安排。
2.3人力资源管理系统
人力资源管理系统自动化是企业信息化管理的重要组成部分。在以人为本的发展理念下，企业人才资源管理是企业发展的关键。实现自动化人力资源系统管理之后，可以对企业各个部门的人才资源进行统计，对人才的工作精力、潜在职业能力以及自我职业生涯规划有全面的了解。虽然人资管理系统表现出了诸多优点，但是还有很多缺点需要改进。第一，各个部门对人才工作情况的评价要通过自动化办公软件反馈到人力资源管理部门，从而有利于人力资源部门和各个部门领导对人才背景的了解。第二，企业所有员工都要能参与到人力资源管理系统当中。企业工作人员自身的资质或者职业技能得到提升后，可以登录个人账号来修改个人信息。这样省去了人力资源统计的麻烦，也能够促进员工的自我提升。因此，人力资源资源管理系统实现自动化，可以从众多人才中快速筛选出与目标岗位相匹配的工作人员，进而促进企业的发展。
2.4集中报销平台
国有企业的财务管理非常严格，所有的进出账都需要严格按照既定的流程来办理。这样的财务管理系统有利于企业账目明确，避免徇私舞弊。当利用集中报销处理提交审批报销单据之后，大幅度提高了办公效率。但在实际工作中，报销平台还存在一些缺点有待改进。第一，企业内各个相关部门都要申请财务报销平台账号并划归所管预算。所有需要报销的人员先在平台上进行填报，选用适合的预算项目，填报好后提交所属领导审核，并按照财务部门的相关要求来黏贴报销单据。第二，集中报销平台的使用方式要进行调整，划分内外网权限，使在项目上不方便通过内网登录集中报销平台处理报销单据的人员也可以处理审核报销业务。这样就节省了财务报销人员的时间，也减轻了一定的工作量，并且提高了工作效率。
3、结论
为企业建立一个功能完善的自动化信息系统并非是一件简单的事情，办公自动化信息系统是一个系统工程，从建设初期就应走标准化建设思路，从政策上和业务上保证与国家大政方针相符，从信息化建设思路上符合电子政务等相关规划。
参考文献
[1]王众托.企业信息化与管理变革[M].中国人民大学出版社，2018.
[2]柯宏力.Intranet 信息网络技术与企业信息化[M].北京邮电大学出自动版社，2019.
论文作者:耿大永
论文发表刊物:《城镇建设》2019年第13期
论文发表时间:2019/8/30
标签：企业论文; 合同论文; 企业信息化论文; 办公自动化论文; 系统论文; 公文论文; 部门论文; 《城镇建设》2019年第13期论文;