注意对待电子档案的两种倾向，本文主要内容关键词为：两种论文,倾向论文,档案论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
70年代末，美国学者兰开斯特在其《走向无纸情报系统》和《电子时代的图书馆和图书馆员》两部著作中描绘了无纸化社会的前景，预示在不久的将来，纸有可能被随手可得的电子文献所取代。兰氏的预示，随着计算机技术的发展、随着办公自动化、管理自动化、出版电子化、信息传输网络化进程的加快，逐步得到了印证，电子文件（档案）的产量在急剧增加。由于电子文件是通过代码形式记录于载体，如磁盘、磁带或穿孔卡带，它的内容只能通过机器来利用，并根据来源原则来进行整理。所以它对传统的档案管理理论及管理模式等方面造成了极大的冲击。例如，在档案管理理论方面：传统的纸质档案强调原件才具有法律的凭证作用，而电子档案由于技术原因，强调原件就毫无意义，那它的法律凭证作用靠什么来体现；传统的档案管理模式强调集中管理，而电子档案是集中保管好，还是设立虚拟档案馆由电子文件产生单位保管好。管理技术和方法方面：传统的档案完全可以不管文件的形成、承办过程中的具体情况，只要对具有长期保存价值的文件，在它完成文件阶段的使命后，对其收集、整理、归档、保存就行了，但电子文件的归档必须在文件的设计和形成阶段，档案人员就要进行指导，承办过程中档案人员要参与对其管理并进行监督，否则将无收集、整理、归档可言；以纸质为主体的传统档案的管理，一般有库房、装具就行，而电子档案的收集、整理、归档，必须在原有的技术和设备上进行。因此，电子文件的形成、使用过程中，涉及所需的技术和设备，档案部门必须具备，而且还要随着技术、设备的变化而更新，否则也无电子档案可言等等。管理标准方面：纸质档案的管理通过多年实践经验的总结，已经形成了一些管理标准，而这些标准条文，在电子文件归档及其归档后形成的电子档案的管理过程中，可能只有部分适用，而相当一部分不适用，所以电子档案的各项管理标准、法规制度的建立也是一个新的问题等等。
面对电子档案管理方面的这些新的问题，一些档案管理工作者所采取的态度是静观其发展，等待上级来解决。这是一种消极的倾向。消极态度不可取，其害有二：一是电子文件的生产处于失控状态，会给以后档案的管理工作造成一系列的麻烦。因为电子文件有别于纸质文件管理的显著特点就是必须在电子文件的设计阶段、形成阶段和使用阶段对其进行监控，否则电子文件的真实可靠性以及归档保存的技术、标准等一系列问题在档案阶段都难以确认和确定。二是档案的信息会因没有及时管理而丢失。这是因为电子文件存储的形式是由数字代码组成的而不是文字形式，并且是通过一套特定的程序来控制的，这样对数据的改动就非常容易，只要能接触到计算机的人都有条件对其删改；储存电子文件信息的载体为磁盘、磁带、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它物理或化学的损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违犯了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以面对电子档案的出现，档案工作者绝不可消极，等闲视之，必须迎头而上。
首先，学习新知识以适应档案事业的新情况。档案事业面临最大的新情况就是档案的电子化，电子化是以新知识、新技术为背景的，档案工作者必须学习新知识、新技术，诸如计算机技术、通信技术、新材料技术等，以便深刻认识电子档案、了解电子档案。其次是研究新问题，采取新对策。电子档案出现以后，需要研究的问题很多（如前例举）。档案工作者要以积极的态度极大的热情进行研究。据了解，1996年国家档案局已成立了电子归档研究领导小组，组织具有科研能力并熟悉电子文件的专家和档案管理人员，开展电子文件归档及电子档案管理方法的研究，1997年，以国家科委为首，国家档案局、技术监督局联合有关部门对CAD、CAM中形成的各种电子文件的归档及其归档后形成的电子档案的管理进行研究，并列入“九五”攻关项目。一些高等院校档案专业的专家也开展电子文件（档案）的研究，但就全国来说，对电子档案的研究还没有形成规模，还缺乏组织。特别是大量生产电子文件的系统和单位研究的力度很不够。目前，各个档案管理部门应积极行动起来，有目的，有重点地开展对电子档案的研究工作。通过研究，尽快建立健全我国电子档案管理方法、技术、标准，形成电子文件、电子文件归档、电子档案管理的理论和方法体系。第三，尽快培养管理电子档案的专门人才，配置电子档案管理的设备。电子档案所体现的是一种全新的技术，需新设备来支撑，只懂得传统的档案管理很难胜任对电子档案的管理，要对电子档案实施有效的管理除了档案管理的基础知识外，还必须掌握计算机及网络的软硬件知识及技术，信息处理的知识和技术，所以加快电子档案管理的专门人才的培养也是当务之急。电子文件从生成，传递到存储都是通过计算机及其相关配件实现的，所以设备配置将是电子档案管理的首要条件，否则电子档案的管理将无从谈起，所以在抓人才培养的同时，设备的配置也不能放松。
面对电子档案的另一种倾向就是不顾主客观条件盲目地上。据了解，目前有的单位为了赶现代化的步伐，迎电子档案的潮流或为了解决库房狭小的问题要求将库存纸质档案全部转存于光盘之上保存，并已开始实施。这种想法是好的，但笔者认为，就目前来说，把纸质档案转换成电子档案保存的条件还不成熟，因为对电子文件的特性，技术和设备的发展趋势以及载体的理化性能等方面研究还不够深入，电子档案的管理理论、管理技术、管理标准、管理方法还在研究、制定之中，成熟的东西还没有，并且这是一个世界性的问题，例如国际档案理事会的电子文件文件委员会在1996年曾拿出了一个《电子文件管理指南（征求意见稿）》、其中主要谈了一些法律、机构和技术趋向，对电子文件及其归档后电子档案管理的技术、方法、标准等问题涉及不多，可操作性不强。至于我国目前的情况如前所述，也正在研究之中，配套的，成熟的东西还没出台。另外电子档案的管理比纸质档案的管理要复杂的多。仅仅保存提交的或自己转换而成的光盘的做法，显然是把电子档案简单化的一种表现。须知，电子文件归档以后既要保存其可用性，即，所保存的电子档案要能够完整地通过电子计算机的软硬件平台，以人们可以理解的形式加以显示。又要保存电子档案的可存取性，即把信息以数码的形式通过电子计算机软、硬件平台按照一定的制式存储起来，利用的时候，其信息能够按照人们的要求顺利便捷地取出来。存取性对于纸质档案来说，不是什么大问题，可是对电子档案来说就麻烦得多。这是因为电子档案对设备系统有很强的依赖性。电子档案除了本身的信息外，还有其它一些信息，如，文本文件中包含的字体、排版格式等指令，“超文本”文件中包含的标识和连接文本、图形、声音和时间数据的信息等，这些信息都是通过特定的编码方式记录下来的，在信息技术的不断发展中，往往是新的编码方式代替旧的编码方式。这样，新的计算机系统就无法读出过去曾经有过的所有编码。再加上电子档案非直读性的特点，电子档案的信息就无法取出展现在人们面前。所以对开展电子档案的工作要慎之又慎，不顾主客观条件，盲目冒进的做法不可取。
目前电子档案的来源有两个方面，是实现办公自动化，管理自动化后所形成的，存储于计算机单机或者区域网上的电子文件。二是由馆藏纸质档案转换而来的电子档案。对于前者，应该作为研究和进行归档管理的重点，否则将会造成无法弥补的损失；对于后者，应该缓行，先搞试点，待取得经验，有了标准依据后再全面展开。