关键词：建筑工程；工程管理；档案管理；信息化
引言
档案管理是建筑工程管理中的一项重要内容,工程档案是对工程建筑各环节的如实记录,能够反映工程建设的质量。建设单位必须高度关注档案管理工作,如何提升档案管理质量是现阶段需要重点思考的问题。由于建筑工程档案数量较多、类型不一,管理难度极大,以往纸质档案管理模式效率不高,也容易出现重要档案资料丢失、破损的问题。对此要注重将信息技术应用到建筑工程档案管理中,在提升档案管理效率的同时减少人力与物力的投入,保证建筑工程档案的作用得到充分发挥。
1在建项目工程档案信息化的意义
由于工程项目在建设过程中会留下很多图表和文字资料,这些资料记录了工程项目在设计、规划、运行等多方面的信息。这些档案资料能够直接体现建筑工程项目的质量,也是对建筑工程项目进行评级的重要依据,对后续工程项目修缮、改造有着指导性意义。传统的工程项目档案管理主要是收集在建工程项目的纸质资料以及在建工程项目的照片,这些资料的收集和保管都是通过人工完成的,在项目建设过程中需要投入大量的人力和物力,并且整理以后的档案资料无法很好地被利用。对在建工程项目实现档案资料信息化管理,能够使得档案管理人员从大量的工作中解放出来,将工作精力放在对档案资料的整理和分析上,这有助于在建项目工程档案管理工作的效率得到提升。由于档案工程资料在收集过程中会涉及很多部门,因此需要进行长期收集,但一线施工人员往往有着很大的不稳定性,容易造成很多档案资料会被丢弃,这使得建筑项目在施工结束以后往往没有完善的资料,无法对档案进行集中分析和利用。如果将项目工程档案进行信息化管理,档案的内容和保存格式将会被统一,大量的电子资料可以被实时查阅,提高了档案查阅的效率,也能够使得档案管理部门的工作效率得到显著提升。
2在建项目工程档案信息化管理的现状
2.1归档工作难以实现
工程在开展档案信息电子化管理工作中，工作环境比较复杂，经常会出现电子档案收集效率低，难以实现档案归档的现象。工程档案管理人员在开展勘察、设计和验收工作时，工作内容非常复杂，在这种状况下不便于对员工的工作行为进行规范。久而久之，会使归档工作难以实现。
2.2管理方式比较落后，不能落实信息化管理
通过对建筑工程档案管理情况进行调查分析得知出现管理方式比较落后，不能落实信息化管理的问题。一方面，管理人员不具备较强的责任意识和管理能力，没有对档案管理进行科学的认知。这样就导致他们不愿意学习信息化管理的理论内容和操作方式，不能在档案管理中有效落实信息化建设。另一方面，档案管理人员未能充分认知到信息化建设的重要性，未能开展信息化管理的探索。工作人员没有对国家政策和相关文件内容进行深度的学习，不能在实际工作中充分落实信息化管理的目标。
2.3系统安全风险防范功能不足
由于建筑工程建设单位多为临时组建的机构,办公条件一般较为简陋,对系统的安全性认识不足,着力于档案收、管、用等常规功能的实现上,电子档案安全管理方面易被忽视。多表现在未安装确保档案安全的门禁系统、监控系统等设备,这一方面由于部分工程项目所处环境过于简陋,现实条件不允许;另一方面也暴露出安全意识淡薄,对工程电子档案安全性重视程度不够,一旦发生泄密或电子档案丢失、信息遭非法传播,不但难于采取补救措施,甚至无相关应急预案。同时在电子档案存储载体上,有些工程建设单位不做任何要求,参建单位随意使用U盘等拷贝、传输档案,甚至有些档案长期保存在U盘中。还有单位不了解系统建设中的角色授权原则,随意分配超级管理员,而无监督员的角色,导致系统信息被篡改或泄露时难以被及时发现。
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3在建项目工程档案信息化管理策略
3.1统一工程档案材料及编写形式
在开展工程勘察设计工作期间，要将档案管理工作与之结合，直到最后工程竣工阶段，要统一确定工程档案材料的规格，要求员工按照相应的规章制度进行工作。此外，工程施工单位还应明确电子文件储存路径及原则，在对每一个文件夹进行格式编写时，要从多元化的角度出发。例如，工程项目文件夹的名称编写应为“序号（年份）+工程项目名称”；具体案卷文件夹的格式编写应为“顺序号+案卷名称”；内目录文件夹格式编写应为“顺序号+目录名称”。
3.2提高信息化管理的重视程度，重视档案管理人员的专业培训
一方面，管理人员应该具备较强的责任意识和管理能力，对档案管理进行科学的认知。这样可以对信息化管理进行科学的认知，愿意学习信息化管理的理论内容和操作方式，进而在档案管理中有效落实信息化建设。另一方面，参建单位应该对档案管理人员进行专业培训，强化他们开展信息化管理的责任意识。档案管理人员充分认知信息化建设的重要性，积极进行信息化管理的探索，逐渐强化自身的管理能力。工作人员需要对国家政策和相关文件内容进行深度的学习，重视在实际工作中充分落实信息化管理的目标，提高建筑工程档案管理的质量。
3.3注重工程档案信息的安全性
首先,硬件方面应配备必要的安防设备,如摄像头等,以便监控档案数据的存储场所,发现问题及时报警或采取其他措施。其次,要制定应急方案,发生危害信息安全的事件后可以按照应急预案进行补救。再次,对信息系统要设置安全员、监察员等角色,以便有专人监督系统的运转,一旦发现异常操作及时采取措施。最后,制定项目档案管理系统安全方面的规章标准,对系统的使用人员、开发人员、档案数字化人员的职、权、责进行规范,做到开发有规矩,使用有程序。同时，单位应该增加在档案管理上的资金投入，根据实际情况购买相关的硬件设备和软件设施，给信息化管理提供更好的设备支持。
3.4加强对在建项目工程档案信息化的保护
在建项目工程档案管理主要是将项目在建设过程中的各类资料进行收集和分析,以期对后续起到参考和借鉴作用,所以档案资料的真实性非常重要。相比电子档案,纸质资料更易表现原始资料的特征。一旦纸质档案被篡改,会留下非常明显的痕迹。电子档案则难以从表面识别出该文件是否被篡改,这就需要档案管理人员确保在工作过程中不对相关资料进行修改,保证电子档案资料的原始性,并在收集过程中将文件设置为只读模式,避免其他人员在阅读过程中对档案资料进行修改。档案管理人员还要为电子档案的保存提供合适的物理环境,由于电子档案保管的介质一般是硬盘,其往往容易受到来自温度、湿度等影响,甚至出现完全无法识别的情况,所以需要对相关档案资料的保管引起足够的重视。此外,还需及时对电子档案存储介质进行检测,如果发现潜在的危害,则要第一时间进行处理,以确保电子档案得到妥善的保管。
结语
总之,建筑工程档案管理信息化建设意义重大,要充分发挥出现代信息技术的作用,保证档案收集、整理、存储、查询和利用等环节效率的提升。对此,要针对当前建筑工程档案管理中的问题,在信息化建设方面增加资金与人力的投入,不断完善各项档案管理制度,培养更多高素质的档案管理人才,促使建筑工程档案管理效率的不断提升。
参考文献
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[3]付菁燕.探究档案信息化在工程档案管理中的现状及实施措施[J].陕西档案,2019(02):24-25.
论文作者:姚慧凤
论文发表刊物:《建筑实践》2019年第23期
论文发表时间:2020/4/9
标签：档案论文; 档案管理论文; 工程论文; 信息化管理论文; 管理人员论文; 项目论文; 工作论文; 《建筑实践》2019年第23期论文;