论档案的职能性特征——中外档案管理若干理论比较与分析，本文主要内容关键词为：档案管理论文,职能论文,中外论文,特征论文,理论论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、客观存在的档案职能性特征
档案直接产生于人类的社会实践活动，其基本特征与社会实践活动的特点紧密相关。
在一个有序的社会里，实践活动主要是由各级各类组织机构按照职能分工来进行的，组织机构的分设与职能分工构成了一个相互交叉联系的网络，保证实践活动有条不紊地进行。与此相对应的是，直接产生于社会实践活动的档案便具有了同时存在的双重从属性：一方面，档案实体是由一定的组织机构所形成或收受的，表现出对某个特定的组织机构的从属性，具有明确的来源性特征；另一方面，档案内容是对职能活动的记载和执行职能的体现，表现出对某种特定职能的从属性，具有明显的职能性特征。
来源性特征和职能性特征是档案的两大基本特征。比较而言，人们对档案的来源性特征认识较早，并且意识到具有同一来源的档案是一个不可分割的有机体，经典的来源原则和全宗理论正是本着对档案来源性特征的遵循，成为档案实体管理的理论基石，相形之下，人们对档案的职能性特征的关注则稍显迟缓。事实上，职能性特征作为档案的内容特征，是客观存在的，在那些注重档案内容的管理理论中具有原始的依据作用，这种作用是来源性特征所无法替代的。在对中外档案管理若干理论的比较分析之后，我们将能清晰地看到这一点。
二、职能性特征与档案价值鉴定
档案鉴定是通过分析档案内容的价值决定档案存毁界限的过程，因而，把握档案内容的职能性特征成为势所必然。
回溯欧美档案史，在鉴定产生的初期，人们只是机械地将破损的档案剔除出来，根本谈不上对档案内容的分析评判，决定档案存留取舍的标准，仅仅是档案的完整程度。
本世纪二、三十年代，波兰档案学家卡林斯基提出了职能鉴定论，认为档案文件意义的大小取决于文件产生机关的职能是否重要，必须根据该机关在政府机关体系中的等级地位来确定文件价值。可以认为，卡林斯基的职能鉴定论，正是从档案的职能性特征出发，才迈向了真理的门槛。
美国档案学家谢论伯格在阐述档案鉴定理论时，也同样注意到了档案的职能性特征。与卡林斯基所不同的是，谢论伯格注重的是对一个机关内职能性质的划分。
与欧美诸国相比，我国的档案鉴定历史要早得多。据史料记载，早在唐宋时期就有了定期“拣除”、“捡简”即鉴定的规定。遗憾的是，直到近代，也没能形成系统的鉴定理论。民国年间，一些政府机关规定过文书档案保管期限，往往流于一纸空文。大规模的档案鉴定始于建国以后。1964年9月，全国各级档案馆对建国后形成的档案， 本着“又精又全”的原则进行鉴定。“所谓精，就是应永久保存的档案一定要精炼，不能庞杂。所谓全，就是永久保存的档案要能够反映立档单位主要职能活动的基本面貌。”〔1〕1983年4月，国家档案局颁布了《关于文书档案保管期限的规定》，在“确立档案保管期限的原则”一条中首先指出：“凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中需要长远利用的档案，应列为永久保管。”〔2〕由此可见， 我国的档案鉴定同样体现了档案的职能性特征。
通过对中外档案鉴定理论的比较，不难看出，遵循档案的职能性特征，依据机关职能的大小和机关内部职能性质之不同，来分析评判档案价值，是中外档案界的共识。
三、职能性特征与全宗（机关）内档案分类
档案的职能性特征，不仅揭示了档案内容的价值等级，还能揭示档案内容的内在联系与区别。为档案分类提供客观的标准。
美国档案学家谢论伯格在研究公共文件分类时，提出了“职能分类法”的概念，他将职能定义为“机关为了完成为之成立的广泛任务而承担的一切责任”〔3〕。在分析职能与档案的关系， 亦即档案的职能性特征时指出，公共文件应根据职能分类，它们是履行职能的结果。谢氏主张，在拟定公共文件的分类方案时，第一级的类别，可以根据一个机关的主要职能来确定，第二级的类别，可以按照活动来划分，最小的类别应该由个别的案卷单元或集合体构成。“在正常情况下，职能类别应该是一个机关文件分类中最大的一级。”〔4〕
谢伦伯格论述的公共文件的分类限于一个机关之内，与我国的全宗内档案分类或机关档案分类具有可比性。
早在民国年间，我国的机关档案室流行一种职掌分类法，即以机关的职掌范围为标准来划分档案文件的类别。职掌是职能的具体化，职掌分类法与职能分类法的出发点是相同的，两者均源于对档案职能性特征的把握。
我国各种版本的档案管理学著作在论述立档单位（全宗）的构成条件时，都强调“三权”，即独立行文权、人事权、财务权，其实“三权”只是表象。“三权论”的实质是强调立档单位职能的相对独立性和完整性。一般说来，凡是能够构成立档单位的机关，其职能都应包括两个部分：一是自我服务职能，如组织、人事、会计、文秘、总务等，这是维持每个机关正常运转所必需的辅助性的共性职能，亦即谢论伯格所谓技术性职能。二是社会服务职能，指该机关在国家机关、社会组织从事社会实践活动的职能分工中所承担的主要业务职能，是该机关赖以存在的特性职能，即谢论伯格所称的本质性职能。两种性质的职能相辅相成，两者的有机结合，构成一个机关的整体职能。与立档单位职能结构相对应，一个全宗的所有档案总是呈现为自然的三大部类，即反映整体职能的综合性、全面性文件，反映共性职能的机关内部事务文件，反映特性职能的业务性文件。不管档案的内容如何具体、多样，都能在职能标准下找到其类别的归属。
四、职能性特征与档案信息分类
在迄今为止的中外档案管理理论中，将档案的职能性特征发挥得淋漓尽致的当数《中国档案分类法》所依据的“职能原则”，档案的职能性特征是职能原则的立论基础。
《中国档案分类法》是以建立统一的档案分类检索方法，实现我国档案分类检索体系的规范化为己任的，它的分类对象是档案的信息内容，而不是档案实体，因此，它必须从分析档案内容的基本特征入手。在此基础上，区分档案内容的共同点与不同点。《中国档案分类法》的编制者认为：“国家机关和社会组织从事的各项社会实践活动，都是按照一定的职能进行的，不同的职能活动，形成了不同内容的档案”〔6 〕。正是基于这一认识，才找到了《中国档案分类法》的分类基础，确立了“以国家机关、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，并紧密结合档案记述和反映的事物属性关系”〔7 〕进行档案信息分类的“职能原则”。
在职能原则之前，自十九世纪中叶以来，来源原则一直是档案实体管理的普遍原则。它遵循的是档案的来源性特性，全宗是依据来源原则对档案实体的一种分类结果，它保持了来源于同一组织机构档案的相对集中，亦即类集，维护了档案实体的历史联系，但是，它却不可避免的造成了体现同一职能、具有相同内容的档案的相对分散，给超越全宗的大范围的档案信息检索形成障碍，克服这一障碍若继续求助于档案的来源性特征是无济于事的。于是，中国的档案学者从档案的职能性特征入手，创造性地提出职能原则，并付诸《中国档案分类法》的实践，致使大范围的族性检索不再受全宗的制约。
职能原则与来源原则的共同点在于，两者均把握了档案的基本特征，符合档案的基本属性。不同的是，职能原则是从档案的内容特征入手的，是档案信息分类的原则，而来源原则是从档案的实体特征入手的，是档案实体管理的原则。从功能上看，职能原则的优点正是来源原则的缺点，反之亦然，两者呈互补关系，职能原则的诞生并不意味着来源原则的终结。
五、简要的结论
通过对中外档案管理若干理论的比较分析，对档案的职能性特征可以得出如下简要的结论：1.档案的职能性特征是客观存在的，它与来源性特征一样，都是档案本质属性特征的表现形式。2.中外档案管理若干理论（如鉴定、分类）都体现了对档案职能性特征的遵循，也是对档案的职能性特征的揭示，说明由职能性特征所引发的档案管理原则有广泛的应用领域。3.职能性特征是档案的内容特征，现代档案管理越发注重档案的内容，遵循档案的内容特征，符合现代档案管理理论的发展潮流。
注释：
〔1〕《当代中国的档案事业》P249，中国社会科学出版社1987 年版。
〔2〕《机关档案工作指南》P29，档案出版社1985年版。
〔3〕〔4〕谢伦伯格《现代档案——原则与技术》P60、P66档案出版社1983年版。
〔5〕陈兆祦等主编《档案管理学基础》P126， 中国人民大学出版社1986年版。
〔6 〕赵铭忠《谈〈中国档案分类法〉的分类基础》《档案分类文集》P57，档案出版社1990年版。
〔7〕《中国档案分类法》P2，档案出版社1987年版。