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摘要：一般情况下，企业、机关单位的工作量非常多，具体安排一些组织内外部的多项事宜，对于企业、机关单位，办公室文秘处在中心位置。所以，文秘人员的工作效率与质量可以直接影响到整个组织的工作进展，决定了企业、机关单位有效经营以及健康发展。因此，相关管理者必须高度重视办公室文秘工作质量，采取有效措施提升文秘专业素养与工作水平。鉴于此，本文对提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略进行分析，以供参考。
关键词：办公室；文秘工作；质量；水平
引言
办公室是企业管理者、行政工作者重要的办公环境。文秘人员工作质量及水平的提升对企业整体发展而言具有重要的促进作用。因此，企业的管理者必须对此保持高度的重视，构建良好的奖惩制度，激发职工的创新思维，强化专业知识及技能的培训，提升办公室文秘工作水平。
1提升办公室文秘人员工作水平的重要性
办公室是企业管理及行政人员办公的重要场地，由于每天需要承接多样化的行政管理工作，所以工作量一般都很大，既要及时向各层工作者下达领导的任务及命令，而且还要将各部门的具体工作状况向上级汇报，需要充分做好每个细节。同时，办公室文秘人员还应当科学地分配好各项工作事宜，有效地协调企业内部相关工作人员的关系，此外，还应当处理好企业外部交易、经济方面的业务。因此，办公室文秘人员自身的工作水平在企业运行中发挥不可或缺的作用，相关管理者必须对此给予高度重视。
2办公室文秘工作的主要原则
办公秘书职务要提高秘书职务质量，确保各项工作顺利进行，必须遵守以下工作原则:第一，以执行上级命令为第一指南，与上级上司顺利沟通，及时向上级领导传达信息，协调上级下级关系，并提供提高企业经济管理水平所需的条件。第二，不断加强和提高自己的专业知识和专业知识，根据上级的需求和办公室工作情况完成计划，合理协调，确保各项工作的有序进展，进而有效地提高办公效率和办公质量。第三，要遵循职业道德，在真实故事中保持冷静理性的态度，无论面临多么复杂或繁重的工作，都要保持积极和向上的态度，忠实地完成每项工作，根据企业经营体系严格地进行每项工作，从而有效地提高办公秘书职位的质量。
3办公室文秘人员具备的职业素养
3.1严格遵守企业规定的各项规章制度
这也是每一位办公室工作者需要遵守的最基本的职业道德。虽然文秘人员的工作十分繁重，但是也不准迟到/早退。文秘人员要尽可能提前几分钟来单位报到，合理规划当日工作进程，有序地开展各项工作。并要学会有效地利用零碎时间，处理手里文件资料。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆否则，若每天正点走进办公室，领导已布置好了相关任务，会让自己工作忙乱，甚至发生工作失误现象，严重影响了企业整体办公效率。
3.2提升办事效能
工作效能是检测办公室工作人员一项重要指标，如果一名文秘人员每天做了很多工作，却没能取得良好的效果，就意味着办事效能为“零”。所谓的效能强调的是工作质量。例如：当办公室文秘接到了帮企业管理者起草发言稿的任务，若自身有着很高的文字功底，即可迅速交稿；相反，若缺乏工作经验，极易使发言稿与演讲要求相违背。所以，工作中必须重视写作质量，不可盲目落笔，需要预先做好充分地准备。
3.3职业素养
有资格的办公室、秘书人员，要有很强的职业素养，一方面要严格遵守企业的规章制度，不迟到，不早退。在开展各种秘书工作之前，您可以好好规划、控制和掌握各种事项，防止工作中出现混乱造成的工作错误，合理利用琐碎的时间，从而提高办公室的生产率和工作质量。另一方面，办公室秘书要具有很高的及时性，尤其是为突发工作及时处理，以避免重复或遗漏的问题。
4提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略
4.1奖惩制度的合理完善
在办公室工作的过程中，如果管理制度明显受到惩罚，尤其能在一定程度上提高秘书工作者的工作欲望。合理完成奖惩制度，将完全激发员工的竞争意识，提高秘书们的自我需求和追求力。赏罚制度很强，警告性强，秘书们在工作的时候能改善自己，对以后的工作也能起到良好的促进作用。在中央机关办公室，奖惩制度的具体制定可以根据从业者的业务效率和实效性进行，在奖惩制度的完善过程中，管理层必须具有一定的科学性和合理性，制度完成后，经过一个月的试用期，可以多次进行评价。
4.2构建良好的奖惩制度
对于企业的办公室工作，为了切实地提升整体工作质量与水平，管理者必须做到“赏罚分明”，有必要在企业内部构建良好的奖惩制度，这也是一项重要的激励手段。有利于更好地激发所有办公人员的工作热情。企业通过健全的奖励制度能够有效地树立职工的竞争观念，激发文秘工作人员对自己提出更高的追求，从而自发地提升工作效率。同时，惩罚制度也带有一定的警告性。有利于文秘人员不断地自我提高与改进工作技能。此外，企业在制定奖惩制度的时候，还要具体根据内部各个工作人员的办公效能、效率等情况，展开综合性评估。
4.3专业技能的提升
秘书工作的困难也取决于单位工作类型，有些地方对秘书专业技能要求很高。因此，各企业和机关必须增加对秘书教育工作的一些投资。例如，许多企业可以雇用社会著名专家来执行教育和教育工作，将优秀员工派到其他部门进行交流和学习，将更好的工作流程和模式带到日常工作中，从而提高办公室秘书工作本身的专业技能。随着科学技术的不断发展，知识理念的更新速度越来越快，作为合格的秘书室，必须实时更新自己的专业技能和思想，为有效地执行秘书工作打下基础。
4.4有效规划文秘人员数量
由于企业每天的文秘工作量很大，且种类复杂。如果文秘人员数量很少，难以有效地完成任务。若文秘过多，也会存在工作相互推委的问题，从而影响了整体的办公效率。既浪费了不必要的人力资源，又没有达到人尽其才的目的。所以，企业管理者必须对办公室工作情况予以综合性评估，合理规划文秘人员的数量，有利于提升办公室工作质量及水平。
4.5加大培训力度
要提高办公室秘书职位的质量，必须不断提高秘书职位的综合能力素养，增加资金投入，做好秘书职位的能力培训工作，适合秘书职位的情况，包括新职员教育、现职员的特殊教育、短期教育、长期教育等内容，提高教育计划的可行性，防止培训内容与秘书失业隔绝。与此同时，要加强秘书室长的理论学习，引进先进的经验和工作理念，指导通过理论知识的学习开展秘书工作。
结束语
办公室是管理工作的主要地点。工作量大，秘书必须及时向上级报告实际工作情况，而秘书工作水平与企业内部管理有着非常重要的关系，效率低下的办公秘书工作会直接降低企业内部管理水平。企业应加强对办公秘书职位的重视，根据当前办公秘书的专业能力水平开发合理有效的培养体系，阐明办公秘书职位的主要原则，全面提高办公秘书职位的综合素质，确保各项工作顺利进行，提高企业综合经营水平，促进企业可持续健康发展。在这种环境背景下，探索办公室秘书工作质量和水平的优化战略具有非常实用的意义。
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论文作者:张娜
论文发表刊物:《城镇建设》2019年2卷12期
论文发表时间:2019/9/10
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