做好新形势下办公室保密工作的几点思考
文/内蒙古自治区人力资源和社会保障厅办公室 吴清海
【摘要】 办公室是各单位和企业的综合工作场所，很多内部机密信息都会在办公室汇总、整理、保存并发送到其他相关部门，本文简单分析了办公室保密工作的作用以及目前办公室保密工作存在的问题，并提出了新形势下办公室保密工作的策略。
【关键词】 办公室保密工作；实施策略；新形势
随着我国科学技术水平的不断发展，计算机以及网络等科技产品广泛应用于办公室，推动了办公室现代化、无纸化办公理念的建设，使办公室工作效率、质量都得到了巨大提升，但是也增加了办公室重要信息的泄密风险。因此，做好办公室的保密工作是每个单位和企业都应重视的工作内容之一。
一、新形势下办公室保密工作的作用
办公室在各单位和企业中发挥着重要作用，不仅是信息的汇总、整理、处理、反馈场所，更是负责职能部门、生产部门等各部门之间的沟通联系工作，而且办公室与上层领导、中层管理人员以及下层职工的联系也最为密切，是各单位和企业正常、稳定运作的枢纽。做好办公室保密工作，可以避免因机密信息的泄漏而影响到单位或企业的决策和发展，特别是对于一些企业而言，做好自身商业机密的保护工作，不仅可以保持企业在行业中的竞争力，也是企业生产和发展的基础。
二、办公室保密工作存在的问题
（一）保密内容涉及范围较广。办公室工作人员因其工作的特殊性，使得这些人员不仅可以参与到各类内部交流和研讨会议中，还要负责各类内部机密信息和资料的收集、整理以及相应的资料派发工作，使得办公室需要保密的内容往往有着涉及范围较广、内容较为复杂等特点，不仅有着科技信息、会议信息、通信数据等内容，甚至还包括一些国家重要信息，也使得办公室的保密重要性以及保密责任都要大于其他部门。
（二）涉密人员的保密意识较为淡薄。目前，一些单位和企业对办公室保密培养工作不够重视，导致部分办公室工作人员的保密意识较为薄弱。特别是一些次要办公室的工作人员，更加谈不上拥有保密意识，他们普遍觉得只要执行上级部门领导的命令以及做好基层服务工作，并禁止将办公室资料私自带出即可，而保密工作是上级部门以及领导的责任，与他们关系不大，从而在平时经常会疏忽大意、玩忽职守。比如与他人聊天时并不避讳谈起办公室内的一些信息，以及使用办公室内部办公电脑看电影、玩游戏等，这些行为都增加了办公室信息泄露的风险。
（三）办公室保密制度还不完善。制定完善的办公室保密制度并确保制度的有效落实，是做好办公室保密工作的基础。但是，目前还有部分单位和企业并没有建立完善的办公室保密制度，不仅增加了办公室资料泄露的风险，也不利于办公室保密工作的开展。同时，还有一些单位和企业虽然制定了相对完善的办公室保密制度，却对保密制度的落实情况没有进行调查和监督，而这些单位和企业的办公室工作人员整日忙于工作，也没有对保密制度进行研究和学习，导致办公室保密制度流于形式，没有发挥其应有的保密工作指导和规范作用。
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（二）制定完善的保密规章制度，夯实保密工作基础。根据办公室的实际情况和运行需求，规划并制定完善的保密规章制度，是确保办公室保密工作质量的重要手段之一。办公室保密规章制度不仅包括对涉密文件以及信息化涉密设备的管理，还应设立保密工作检查和监督制度以及相应的奖惩制度等内容。其中的涉密文件管理制度不仅规定了相应的操作规范和标准，还对涉密文件的标准进行了清晰、准确的规定，不仅有助于办公室工作人员明确保密范围，也有助于办公室保密工作的开展，而涉密文件的界定可以根据国家相关法律法规并结合办公室实际情况进行规划。信息化涉密设备管理，主要是指办公室内部计算机、传真机、手机等信息化办公设备的保密管理，包括相应设备的采购、调试、使用以及销毁等各个环节的监督和管理制度，而且还应分派专门的管理人员对这些设备进行定期检查、核对、销毁和记录，避免信息化涉密办公设备泄密事件的发生。而办公室保密工作监督和检查制度，则是以办公室保密条例为标准，通过定期检查以及不定期突击检查相结合的方式，对办公室保密工作开展情况进行了解，并对出现的一些问题进行及时整改，不仅有助于提升办公室工作人员的保密意识，也可以将办公室各项保密制度落实到位，而且科学的保密工作监督和检查制度，也有助于发现办公室保密工作中存在的不足，从而对办公室保密规章制度进行改进和完善。保密工作奖惩制度，主要是根据办公室保密工作落实情况进行考评，比如对于保密条例落实到位的员工应给予相应的表彰和奖励，而保密工作存在不足的员工应根据其违反的条例以及性质的轻重给予不同程度的处罚，从而提高办公室工作人员对保密工作的重视程度和执行情况，同时，对于办公室重要岗位的工作人员，还应将保密工作考评情况加入到工作考核当中。
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三、新形势下办公室保密工作的对策
（一）重视保密团队建设，提高保密人员的素质和能力。相关工作人员作为办公室日常运行的主要参与者和执行者，其保密意识对办公室保密工作质量有着直接影响。所以，加强保密团队建设并提高相关工作人员的保密素质与能力，是做好办公室保密工作的基础和根本。首先，各单位和企业应制定长期、科学的办公室保密知识宣传和培训工作计划。由于办公室各岗位工作者的人员流动情况较为普遍，所以，不仅要做好平时的办公室保密宣传工作，还应有完善的保密培训制度，从而提高办公室工作人员对保密知识的理解和记忆，并加强工作人员的保密意识以及岗位责任感。其次，要加强办公室重要岗位工作人员的保密意识审查工作，在人员进入岗位并开展工作之前，不仅要对其进行保密知识和保密技能的考核，还要对其以往的政治表现、工作情况以及纪律情况进行了解和评价，从而确保办公室重要岗位的工作人员有着严谨的工作作风、较高的政治素养以及较强的业务能力。最后，还应建立专门的办公室保密工作管理团队，对办公室日常保密工作进行指导和监督，从而确保办公室保密工作和相关制度的落实和开展。
（四）办公室保密技术不健全。随着办公室现代化办公环境的普及，办公室保密设置除了传统的安保以及相应保密设施建设外，还应重视网络保密技术的实施。但是，目前还有很多单位和企业对办公室保密工作没有给予足够的重视，也没有设立专门的办公室保密经费，不仅影响了办公室相应保密设施的建设，还缺乏专业的网络环境和自动化设备管理团队，无形中降低了办公室内部计算机、传真机等设备的安全等级，从而增加了办公室网络泄密的风险。
（三）加强办公室保密设施建设，改善保密工作条件。要提升办公室保密工作的质量和效率，不仅要重视办公室工作人员保密素养和保密能力的培养教育工作，还应该加强相应的保密设施建设，从而改善办公室保密工作条件。首先，对于涉密文件应根据其重要性建立专门的归档保存和查阅地点，并根据办公室实际情况安装无死角的监控设备、报警设备以及信号屏蔽设备。其次，自动化办公设备不仅应派遣专门的采购、维护、维修人员，还应对各类自动化办公设备设置足够安全的用户口令，以及安装相应的操作记录监控程序，并确保自动化办公设备在不正常登入时可以及时报警并锁机，从而加强对自动化涉密设备的掌控和管理。除此之外，还应建立独立、专业的网络管理团队，对网络的安全以及使用情况进行监督，避免不法分子通过网络对办公室机密信息进行外泄和窃取。
四、结语
办公室保密工作是各单位和企业都应重视的工作内容之一，对企事业单位的正常运行和发展都有着重要影响。随着社会和科技的不断发展，办公室保密工作所面临的问题和挑战也在不断增加。所以在今后的办公室保密工作中，不仅要加强相关工作人员保密意识的培养以及保密设施的建设，还应重视办公室保密工作的监督和检查，并应利用日新月异的科学知识对保密技术进行不断改进和完善，从而确保办公室保密工作的有效性、实效性。
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