摘要：随着信息技术的不断发展，我国信息化水平不断提高，所产生的海量数据给传统的档案管理工作带来了极大的挑战。因此，档案管理的信息化建设已经成为档案管理发展的主要趋势。档案管理信息化不但能够有效提升工作效率和工作质量，还能够有效降低档案管理成本，实现信息资源的长期存储与共享，对于档案管理的未来发展具有重要的意义。
关键词：档案管理；信息时代；问题；对策
一、信息化档案管理工作的优势和必要性
传统的档案信息都是以纸质作为载体，因此档案管理员在进行档案管理时，都是人工机械的进行整理和存储，该种档案管理方式需要花费大量的时间和精力，因其档案的资料数量较大，整理起来需要投入大量的人力和财力，并且效率及其低下。传统的纸质版档案其存储也受到环境的制约，这是因为纸质版的文件如果存储方式不当更容易受到火灾、发霉及虫害的影响。为了确保这些问题的发生，管理人员不得不对这些档案进行严格保管，这期间避免不了要投入相应的财力、物力和人力，避免纸质版的档案受到破损导致信息缺失，另外，翻阅纸质版的信息难度较大，备份起来困难，这就阻碍了信息的有效保存[1]。近些年来，随着计算机技术在人们生活中的普及，传统的档案管理方式因不能适应社会的要求已经被淘汰，对档案的管理已经向电子化信息的模式转变，信心花的档案管理方式克服了传统方式中对档案的存放问题和档案安全性问题。是档案更加容易备份和查找。
二、信息时代档案管理工作现存问题
1、管理理念跟不上时代发展，缺乏服务意识
行动的创新改变是以思想认识上的转变为前提的，在我国当前的档案管理工作信息化建设进程中面临的首要问题就是难以转变的陈旧思想观念，受传统思想观念影响，档案管理工作缺少创新的管理理念作为支撑，在新型管理方式的接受和普及应用上存在一定阻碍，也就无法借助现代化信息技术提升档案管理工作效率和质量，使其难以发挥出真正的效用。同时，服务意识的缺乏也是阻碍档案管理工作信息化建设向前迈进的另一大问题。
2、仍以实体档案为主，档案编辑、检索难
虽然我国在档案管理工作上已经有了信息化建设的意识，并采取了一些相应的行动，但在实际工作中，依旧存在一些仍然以实体档案为主的单位或部门，实体档案的管理会花费掉工作人员大量的时间和精力在档案的编辑、归档和分类整理当中，在档案的检索方面也存在一定困难，致使档案信息资源的利用率无法得以提升。
3、档案管理保密性相对较差
现有档案管理大部分都是运用信息化管理手段开展日常管理工作的，这样会大大降低档案管理工作人员的实际工作量，效果显著。然而，在实际工作过程中，网络黑客攻击现象却层出不穷，有的时候甚至会遭受到病毒植入，进而造成档案资料丢失，甚至还会造成档案管理系统瘫痪，所带来的损失是不可估量的。所以说，信息化时代的档案管理是非常容易遭受网络环境影响的，从而使档案管理所具有的保密性减弱。
4、缺乏统一规范的信息化标准
鉴于档案信息资源的自身属性和实际效用，真实、标准、规范是管理好档案的前提和基础，但在当前的档案管理工作中，一方面，由于档案信息系统和网络建设在形式和层次上都有所不同，导致档案信息的管理工作在开发、服务、规范和共享等方面存在一定不足，无法真正意义上的实现档案信息资源的共享。一方面，受多种因素影响，没有相对统一的档案编制标准，使得档案编制细则缺少一定的相容性，大部分的系统软件都不具备较高的可移植性，且到现在为止，只在个别档案馆或某个专业系统上实现了档案信息管理自动化标准的统一，没有全国统一的档案自动化标准。
5、管理软件不通用
随着计算机技术和信息技术的日渐成熟以及档案管理工作信息化建设的不断推进，逐渐有针对档案信息管理的管理软件被设计开发出来，并应用在档案管理的实际工作当中[3]。这些管理软件的应用已经满足了档案管理工作的基本需求，但从长远的发展来看，这些管理软件仍然不能够满足未来档案管理的信息化发展需要，还不足以满足实现其与办公自动化系统和电子政务系统的一体化发展。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆此外，不同的组织或部门使用的计算机在型号、规格、配置等方面存在一定的差异性，所以其开发和使用的档案管理软件也不同，相互间不能很好的协调，也无法通用，给档案信息资源的共享造成了一定程度上的限制和阻碍。
三、信息时代档案管理措施
1、搭建档案信息化管理保障体系
档案安全作为信息化管理主要内容之一，全面掌握信息时代下网络发展的各类风险因素，确保档案信息化管理保障体系的实用性。加强对网络计算机建设的覆盖面管理，对计算机使用安全程度进行强化。管理人员培训环节需要重视对安全保障这项内容的延伸，定期对计算机平台展开检查，同时备份档案信息和数据，避免由于计算机故障而造成的档案信息永久性丢失。此外，档案管理的日常工作中需要实施监督和管理档案储存与运行情况，协调档案管理体系和网络平台两者间关系。加强对网络平台的监督，针对重要档案和机密性文件，要求对网络访问进行限制，最大程度上降低网络病毒入侵。档案管理机构要求对所有档案信息进行实时关注，针对泄密事件或异常情况及时上报并采取针对性措施，将档案损失进行降低。
2、引进信息技术型人才，加强人员培训
档案管理部门要完善岗位责任制度，建立行业准入制度。通过与高校合作，进入高校引进相应的信息型人才推进信息服务体系的建设。同时要制定相应的人才引进战略，通过公开招聘、合理竞争等方式吸引社会优质信息人才投入到档案管理队伍当中，促进档案管理队伍践行人力资源更新，相关档案管理人员要根据自身的理论认识，学习有关档案管理的理论和实践技能，结合管理体系建设发展要求逐渐提升综合素质，以此来推进档案信息化管理体系的优化和进步。
3、注重软件的兼容性
强化信息化建设属于档案管理的重要内容。从专业化角度出发，档案管理信息化的最终目的在于档案资源共享，进而发挥档案资源的价值。所以，为实现资源共享，档案管理相关工作人员必须要促进信息技术的大力引进，加强管理模式创新，进而实现档案的自动化处理，从根本上提升档案检索效率[3]。比如，档案资料存储工作中，相关部门可借助信息管理系统、资源管理系统与ERP系统等实施软件编程，然后借助计算机技术对文字档案或者是图像档案实施自动化识别，然后存储到档案信息库，做到软件兼容。接下来，运用网络化平台加强档案资料的有效传输，进一步实现资源远距离甚至是无障碍共享，这样就会增加档案资源储量，防止档案资料管理损毁或者是老化问题的出现。
4、改进和调整信息化管理制度
管理机构需要不断调整和改进信息化管理制度，实现对档案内容和信息利用规范性与管理安全性，最大程度上发挥档案信息作业和效益。一是，针对网络技术和计算机操作需要严格按照国家相关制度要求。二是，针对常规类档案的管理需要采用行业内标准要求。三是，重视对档案信息化管理体系的搭建，并且不断提高管理体系的标准化程度。
5、建立健全档案信息安全保障体系
在信息时代下，档案管理的基本内容就是利用信息化手段、计算机网络技术，来实现档案文件以及数据的查阅和管理，保障档案信息的安全性和可靠性。为了在应用计算机网络的过程中，有效避免网络攻击问题，就要建立健全档案信息安全保障体系，此体系主要包括档案信息的存储安全以及档案信息的应用安全两个部分。另外，在信息技术快速发展的同时，使得信息的竞争愈发激烈，并在某种程度上对信息安全敲响了警钟。为此，可采取身份认证、密钥管理等安全手段来加强信息系统的安全性。
四、结语
综上所述，在信息化时代，档案管理也要逐渐从传统的单纯人工管理转变为依靠信息化管理。传统的档案大多是纸质档案，在未来的档案管理发展中要加强档案数字化和数字化档案的利用工作，建立电子档案库，对一些特殊的档案资料进行保存。针对当前档案信息化管理现状，档案管理者必须要加强档案数字化意识，同时不放松对档案信息安全性监控，促进档案管理的转型发展。
参考文献：
[1]李爱英.信息时代下档案管理工作面临的问题及对策[J].城建档案，2017，06：67-68.
[2]徐辉.浅议信息时代档案管理工作面临的问题及对策[J].黑龙江科技信息，2017，08（23）：124.
论文作者:霍妍君
论文发表刊物:《基层建设》2019年第8期
论文发表时间:2019/6/13
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 管理工作论文; 信息化管理论文; 信息技术论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第8期论文;