摘要：企业办公室是企业重要的管理部门，办公室文秘人员负责各种文件的收发登记、传阅、催办、分发工作以及文书档案的打印整理、分类、归档工作，协调不同部门的整体工作流程。文秘人员的办事效率会直接影响办公室的工作进度，在经济和信息化快速发展的新时代，办公室文秘人员的工作范围和工作强度进一步加大，这就要求新时代的企业文秘人员要进一步提高工作质量和水平，助推办公室工作高效有序开展。本文简要介绍了该问题，为后期促进办公室更好的拓展业务奠定了基础。
关键词：企业办公室；文秘工作；质量；策略
一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性和原则
1、提高办公室文秘工作质量和工作水平的重要性
办公室是国有企业管理、开展行政工作的重要部门，其承担各种行政管理工作，文秘人员在日常工作中基本处于超负荷工作状态，除了要不断向上级领导汇报各种工作的进展情况之外，还要及时、准确地传达上级领导下达的命令和任务，另外，办公室不仅要协调好企业内部各种工作以及工作人员之间的关系，还要兼顾做好外部的沟通交流等工作事项。因此，担任文秘工作人员的工作质量和工作水平直接关系到企业内部管理效率。
2、提升办公室文秘工作质量和工作水平的原则
文秘工作在国有企业中尤为重要，文秘工作人员应该严格遵循所在单位的工作标准，一般原则包括：（1）严格执行上级下达的命令，使上下级之间保持顺畅的沟通渠道，协调好上下级之间的关系，推动企业有序运营。（2）从事文秘工作人员应想尽办法对自身的专业技能和职业素质进行提升，按照实际状况合理有效的安排办公室工作，从而提升工作质量和效率。（3）严格遵循职业道德素养，面对复杂、繁重的办公室工作，要时刻保持认真、耐心的工作态度，按照单位的规章制度开展各项工作。
二、企业办公室文秘工作中存在的问题
1、办公室文秘人员能力不足
企业办公室文秘人员能力不足是影响办公室文秘工作效率的一个重要因素。就目前来看，由于办公室日常工作比较繁重、繁忙，长期处于超负荷工作压力下，容易造成文秘人员抱着完成任务的心态去工作，没有掌握到工作的重点，文秘人员能力得不到提升，从而难以发挥文秘人员在办公室文秘工作中应有的作用。
2、办公室文秘人员数量不足
企业办公室文秘工作繁重，经常需要加班加点，从而使得许多人不愿意投入到办公室文秘工作中去，造成办公室文秘人员数量难以满足企业文秘工作的需要。当前企业办公室文秘工作人员有很大一部分属于兼职，大量的工作以及非科班出身、经验不足等使得文秘人员在实际工作中很容易出现错误，大大降低了办公室文秘工作效率低、质量差。
三、提高企业办公室文秘工作水平的途径
1、强化办公室文秘人员的教育与管理
在企业办公室文秘工作中，办公室文秘人员作为文秘工作的执行者，要想提高文秘工作水平，就必须强化文秘工作人员的教育与管理。首先，要加强文秘人员专业能力的培训，提高他们的办公能力，尤其是写作能力，同时要不断提高文秘人员的服务意识；要强化职业教育，提高文秘人员的职业素质；要全面落实责任制，将相关工作责任落实到文秘人员的身上，从而更好地规范其行为，提高其责任心，从而为企业办公室文秘工作培养一支专业、能力强的人才队伍。
2、加强监督
监督是提高工作效率和水平的一种有效手段，对企业办公室文秘工作而言，由于办公室文秘工作比较繁重且注重细节，而通过监督，可以确保办公室文秘工作有条不紊的进行。作为企业，应当强化办公室文秘工作的监督，要完善相关监督体制。针对办公室文秘工作，企业应当安排多人互相监管，对文秘工作细节进行重点检查，确保文秘工作质量。
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3、要突出重点
企业办公室文秘工作是一项比较繁琐的工作，而办公室文秘工作的重点就是做好文件整理工作，并将相关信息准确传递给上下级。为此，在企业办公室文秘工作中，文秘人员应当发挥自己应有的作用，要善于全面抓重点工作，及时地将领导层的指令传达给下级，或将下级的信息传达给企业领导，从而更好地推动企业的顺利运行。
4、壮大文秘队伍
企业办公室文秘工作比较繁重，单纯的依靠一个人是很难全面做好办公室文秘工作，不利于企业的稳定发展，要想提高文秘工作水平，就应适当提高文秘人员的待遇，实施多方面的激励，依需增加企业文秘工作人员数量，从而为企业办公室文秘工作人提供保障。
四、如何提升文秘人员的素质和能力
1、增强文秘人员的责任心
文秘人员要树立积极向上的工作态度和为他人服务的思想，必须具有帮助公司高层管理者的职业本能，坚决不能结党营私，对工作积极向上，时刻牢记自己的工作使命。文秘人员是企业管理者工作的得力助手，是单位各科室信息的传达者，在企业单位的成长过程中就像左膀离不开右臂一样，发挥着不可缺少的作用，工作中要协助高层管理者做好工作方案，要和所有同事协调好工作关系。树立服务意识，认真对待领导所交办的工作，利用空闲时间巩固自己的专业知识，提高自己的工作技能，配合领导和同事创造良好的工作局面和和谐的工作环境，在这种和谐的氛围中不断开阔自己的眼界。通过多元化知识的累积，不断提升自己的心理素质和涵养，从而保证各项工作的高效运转。
2、制定完整的奖罚制度
制定完整的文秘人员奖罚机制，可以有效地提高文秘人员的工作效率，一套完整科学的奖罚机制在现代企业管理中尤为重要。对工作中表现突出的文秘人员要进行适当的物质奖励，这既可以充分发挥文秘人员的工作热情，同时也满足了公司规范化管理的需求，从而为企业创造更高的价值。而传统的公司对文秘工作没有明确的要求，让文秘人员在工作中找不到自己工作核心价值体现，同时也缺少了工作的积极性。
3、照顾文秘人员的情绪
企业的运作模式应该人性化，一方面要让文秘人员积极用心工作，一方面要及时洞察文秘人员的心情，及时发现文秘人员因为一些事情而产生的不良情绪，及时进行心理疏导和安慰。企业应该进行人性化管理，但同时又要有严格合理的规章制度来约束文秘人员，这样既可以让文秘人员有家的感觉，又可以提高文秘人员工作的积极性，保证工作效率。同时还可以帮助企业避免文秘人员的流失。
4、提升文秘人员的综合素质
加强办公室文秘人员素质建设，通过外出培训、实践、网络学习等及时掌握和吃透上级精神，及时了解企业生产经营状况；引导办公室文秘人员在业务素质上下工夫，认真学习写作及公文相关知识，提高办公室文秘人员综合素质；通过学习，不断提高勤于想事、善于谋事、乐于干事、诚于共事的能力，努力建设有闯劲、有干劲、有韧劲和张口能说、提笔能写、遇事能办的综合素质过硬的办公室队伍。要加强办公室文秘人员的担当精神，培养无怨无悔的奉献精神，做勤奋敬业、乐于奉献的表率。办公室工作任务重、节奏快、要求高，经常需要加班加点，这要求办公室文秘人员要有老老实实、勤勤恳恳、扎扎实实的奉献精神，始终做到“不抱怨不埋怨、扑下身子埋头干”。要强化主动服务意识，持续提升办公室文秘人员对公司高管和其他部门的支持能力和服务水平。
结束语
在当今经济迅速发展背景下，信息技术同样也在处于高速发展状态，企业要想不断提升自身竞争力，就需要加大对办公室文秘人员的培养力度，通过提升以办公室文秘作为核心工作人员的办文办会办事技能和方法，从而提企业的品质和对外形象。
参考文献
[1]彭杏.办公室秘书如何更好地发挥参谋助手作用[J].办公室业务，2018（12）：89+92.
[2]梁爽.浅论信息化背景下国有企业文秘工作特点[J].企业研究，2013（06）：131-132.
论文作者:陆莹
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
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