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摘要：文书档案是企业内部重要的无形资产，对企业健康快速发展起着至关重要的作用。随着信息技术的不断进步，档案种类变得愈来愈多，管理过程也日渐繁复。因此，如何利用日渐成熟的信息技术来实现企业对不同历史时期运营、管理相关环节的信息与数据进行有效地存储、维护、检索与利用，已经成为企业实现现代化管理、节约管理成本、提高管理效率的关键。
关键词：企业文书档案；信息化建设；若干思考建议
随着信息化、大数据时代的到来，改变传统的企业文书档案工作机制，利用信息化建设手段，不断提高企业文书档案信息资源的开发、利用和共享，成为完善和创新发展企业文书档案工作的重要内容和目标，针对目前企业文书档案信息化建设工作现状和面临的问题，进行了分析思考并提出了加强和改善的若干措施建议。
1文书档案管理信息化概述
信息化文书档案管理创新工作的实质是应用现代化互联网技术，对文书档案的相关信息数据进行收集、分类和整理。因为文书档案所涉及的领域较为广泛，需要对相关组织内容进行记录和分析，所记录的内容分别与经营管理和统筹规划有关，记录方式也分为文字记录方式、影像记录方式、图片记录方式，等等。如果在工作进行阶段只采取人工管理方式，不仅会浪费大量的时间，也无法保障管理工作的质量，进而会出现一系列的问题。在信息化的基本前提下，利用互联网技术开展文书档案管理工作不仅能提高工作效率，而且能减少人才以及物力投资，从而能将资金的调整和利用有效地结合起来。在信息化的背景下，互联网技术能为文书档案管理创新提供更便捷的工作方式和更舒适的工作环境，并为用户提供更好的服务。
2当下文书档案管理工作的问题
首先，对文书档案的管理工作重视不足。由于档案管理工作不会产生直接的经济效益，因此在很多企业内部自上而下就没有形成对档案管理工作的重视，档案管理工作缺少必要的配合，管理也就很难做到系统性、真实性、准确性和科学化。其次，档案管理制度不健全。档案管理是企业管理的重要组成部分，但很多企业在档案管理的工作中缺乏健全而科学的制度支撑，档案管理水平难以适应企业的发展需求。再其次，档案管理人员的专业素养欠缺。企业往往对档案管理人员缺乏必要的培训，档案管理人员在管理知识、管理思维和业务素养上都无法应对日益繁复的档案管理工作，更无法对庞大的数据信息进行有效地综合、归类和必要的解析，传统的管理方式和管理工具也使得档案管理效能不高。最后，档案管理的信息化程度不高，且缺乏合理的规划和统一的标准。虽然目前文书档案管理工作所涉及的电子档案事项逐步增多，但管理理念和方式仍然沿用传统的文本管理模式，再加上在档案信息化建设方面的投入不多，无论是在人才、技术还是在管理模式上都无法达到对数据的集中化、规范化、标准化、流程化、信息化管理。
3加强文书档案信息化建设的建议和措施
3.1统筹全局，建立系统的档案服务利用体系
要以信息时代文书档案所面临的新形势及新要求为指引，将全面深入发展文书档案管理事业作为根本目标，统筹全局、全面协调，不断丰富文书档案管理工作的内涵，创新管理方式及提供利用服务的手段，与此同时，处理好档案的公开与安全、档案的整理与利用等关系，扎实建立公开、公正、安全、有效的系统性的档案服务利用体系，通过建立管理制度、健全管理体系使得文书档案管理工作能够得以持续改进，更加条理化、系统化和科学化。
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3.2人才先行，加强文书档案管理队伍建设
要将培养符合时代要求的档案人才作为信息时代推进文书档案管理发展的根本保证，一方面加强档案管理人员的基础业务技能，借助内部培训和对外交流等多重形式，不断增强队伍的综合能力和管理效率；另一方面，要以信息时代的要求为指引，有针对性地加强档案人员信息技术的开发培养，全面提升企业档案工作者理解、获取、利用信息的能力，建立合理、优化的人才管理体系。通过档案管理队伍建设，有效促文书档案管理工作的有序发展。
3.3加强对于信息化建设工作的领导，打好文书档案信息化建设的基础
企业文书档案承载着企业生产经营管理过程中的重要工作内容和信息，企业文书档案信息化建设刻不容缓，此项工作的开展离不开企业领导的支持，企业文书档案管理部门要结合自身工作特点和信息化建设的重要性，勤于向领导汇报沟通，阐明此项工作对企业未来发展的长远意义，使企业领导给以足够重视和关注，加强对文书档案信息化建设工作的支持力度，加强企业其他部门对此项工作的协调配合，保证经费的充足配给，制定企业文书档案信息化建设工作的发展计划和建设目标蓝图，对于此项工作科学规划设计，协调调配资源，分布稳妥进行，使企业文书档案信息化建设工作顺利有效开展。将不同介质来源、不同类型的原始文书档案，经过数字化处理，使之成为一体化电子文档，从而形成有序结构的电子档案数据库，这是文书档案信息化建设的重要前提和基础。因此原始文书档案的数字加工处理和电子文档的及时准确传输及保存至关重要，这是确保企业文书档案信息化建设质量水平的重要基础，从事数字化工作的文书档案人员的工作水平和责任心直接影响到信息化工作的根基，在对企业过去留存的纸质档案进行数字化处理时，要对其进行适当整理，梳理规范目录内容；对由于年代久远及保存不当造成破损严重的文书档案材料，要抓紧进行修复，修复完成后再进行扫描处理。纸质档案扫描完成后要进行编号立卷，与原版纸质档案要同步对应，经核对无误后需企业主管领导签批通过，因此需要企业本身对此项工作给以足够的重视，夯实文书档案信息化建设的基础。
3.4加强文书档案信息化建设的技术开发和装备保障能力
计算机文书档案信息管理及应用系统的建成、维护和发展，需要稳定的软件开发队伍，需要可靠的设备保障。要充分调研并明确需求，界定软件技术开发人员的职责业务，保证系统的实用性和拓展性。在企业文书档案信息化建设的科学规划下，加大资金投入，引进维持管理系统安全有效运营的软硬件设备，包括计算机、交换机、路由器、服务器、扫描仪、刻录机、打印机、复印机、存储器、防火墙以及各类应用软件，定期维护，及时升级。为加强文书档案数据库的安全保密，在设置防火墙及相关必备组件的同时，要建立档案数据备份、恢复机制及措施手段，健全文书档案数据信息安全保障体系。
4结语
信息化、大数据时代的到来，使企业文书档案的信息化建设加速发展，文书档案管理模式从过去单一传统的封闭局面走向开放应用，从以往纸质档案的保管和利用走向数字化的管理和利用，基于企业文书档案数据信息的采集、开发、管理、服务和共享已成为现实需要和发展趋势。充分利用信息化建设手段，对企业文书档案信息资源进行优化配置和管理利用，创新性地丰富和完善企业文书档案工作机制，提高文书档案信息资源的开发效率和服务水平，必将为企业发展提供更有力的支撑和保障。
参考文献:
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［4］郭萍．加强党校档案信息数字化建设的思考［J］．办公室业务，2016（17）：49
论文作者:石军杰
论文发表刊物:《电力设备》2018年第32期
论文发表时间:2019/5/20
标签：档案论文; 文书论文; 信息化建设论文; 企业论文; 工作论文; 档案管理论文; 管理工作论文; 《电力设备》2018年第32期论文;