摘要：办公室对行政管理工作的落实起到至关重要的作用。办公室工作应按科学发展观相关要求，创新思维，努力探索，促进行政管理工作的有效实施。基于此，本文就从行政管理工作中办公室的沟通协调作用展开分析。
关键词：行政管理工作；办公室；沟通协调作用
1、办公室管理工作的职能
办公室是一个单位的“窗口”，在行政管理中占据着至关重要的作用。办公室人员应对办公室的地位加以重视，使其更好适应时代发展趋势，促进办公室管理水平的提升。办公室作为联系行政管理工作的重要桥梁，确保事业单位每个环节的有效衔接，树立全方位服务理念，创建良好的“窗口”形象，确保办公室各项工作的一一落实。办公室管理工作具有多项职能，包括：综合职能、协调职能、参谋职能、服务职能以及督查职能，笔者将对其一一阐述。
1.1综合职能
综合职能作为办公室管理的主要职能，是实现内外沟通、协调各方的重要枢纽，同时也是单位管理系统的心脏。一般来说，单位许多决策由办公室来负责，行政管理工作实施情况应及时向办公室反馈。
1.2协调职能
除综合职能外，协调职能也是其中之一，该职能贯穿于单位各项管理工作当中，办公室应协调好单位各部门间的关系，确保各项工作的顺利开展。办公室起着承上启下、联系内外的作用，可使单位各部门工作步调一致，确保单位工作目标的有效统一，为自身发展创造更优质的环境。
1.3参谋职能
办公室作为领导的助手与参谋，平常与单位领导接触较多，能第一时间获取上级精神，了解单位领导工作思路，同时还参与到单位决策过程中，从而赋予了其参谋的职能。基于此，办公室人员应依据领导意图，把握上级决策，广泛收集信息，听取基层意见，实施改革创新，更好地辅助领导决策。
1.4服务职能
众所周知，办公室在单位行政管理中占据着至关重要的作用，职责是为人民群众提供高效服务，在办公室管理中，应围绕中心工作，树立服务意识，对人民群众的诉求加以了解，尽自己的能力来解决各项问题。
1.5督查职能
所谓督查，实际上是指对单位或单位领导推行的决策落实情况加以了解，督查职能的落实是促进单位各项工作实施的主要动力，如相关决策无法有效执行，便会对整体工作效率造成影响。办公室管理在事业单位发展中起着举足轻重的作用，但是随着事业单位的快速发展，越来越多的新工作方法和新思想不断出现，办公室管理的弊端也随之暴露出来。主要表现为办公室管理体制不完善，尤其在事业单位综合性监督管理方面还需不断完善；处理重大事件的能力不足，缺少对重大事件的处理措施和方法；档案管理工作不到位，部分办公室工作人员对档案重视程度不够，意识较为淡薄；相关办公室人员业务素质较低，导致工作效率降低。
2、沟通协调工作的技巧
单位的内外之间、上下之间、部门之间往往会出现许多矛盾、冲突，不仅需要相关政策、规章制度和措施来调节，同时还需要良好的沟通协调能力，高超的沟通协调艺术来协调。
2.1要学会尊重他人
尊重他人是我们中华民族的传统美德。办公室从事的工作要经常与人打交道，尊重是相互的，尊重别人也就等于尊重自己。因此想要别人按我们的计划做事，就要设身处地为他人着想，俯下身子与对方沟通，肯定对方、让对方有重要感。
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2.2要学会感情投资
就是说要在工作之余多投入一份感情，增进相互关心和了解。首先要诚信。诚信是人与人之间沟通的基础，对人对事要做到言必信，行必果。其次经常性。常说“常用的钥匙最有光泽”，人也一样，只有经常联络，才会有感情，朋友之情才不至疏远，遇事才会心甘情愿地帮你。相识是缘分，缘分更值得珍惜，同事间更是如此，更要坦诚相待，常联络培养感情。
2.3要学会微笑
微笑是对生活的一种态度，跟贫富，地位，处境没有必然的联系。微笑是一种修养，是亲切，是鼓励，是朋友间最好的语言。一个微笑，胜过千言万语，无论是初次谋面还是相识已久，微笑瞬间拉近距离，让彼此倍感温暖，给自己同时也给别人一种信心，因此无论什么时候都要学会微笑、真诚地对待每个人，用微笑的眼神去打动他人，增强同事之间友谊。
2.4要学会沟通
语言是沟通的桥梁，良语一句，可以令人如沐春风，只言恶语，让人寒如严冬。首先说话要得体，注意说话的语气、语调，不可盛气凌人，也不可低声下气，否则好事也可能会闹得不欢而散。其次要表明立场。交谈时要详尽表明自己的立场，以防他人曲解了你的本意。倾听时，不单要听清楚对方说什么，还要能体会其真正的弦外之音，言外之意，以便做出及时准确的判断。第三，要掌握技巧。当彼此暂时不能达成一致时，要学会利用沟通技巧，如起身离座，缓和气氛，调节一下情绪或找彼此熟识的朋友，再行协商。第四，要学会赞美。赞美是社交生活中一个重要的部份，人人都喜欢听赞美的话，适度、真诚、巧妙、适当的赞美，既可以创造正面的能量，又可以营造良好的人际关系，反之就变成阿谀奉承、“拍马屁”。
2.5要学会抓住时机
在办公室的沟通协调工作中，如能有效运用时机，就以较少的劳动获得较大的成果。如对“机”熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。沟通协调工作就是要把握好时机，做到言当其时，不失良机。
3、行政管理工作中办公室沟通协作对策研究
3.1对管理制度加强健全
在单位行政管理工作中，为促进办公室的沟通协作，首先应对管理制度加以健全，使各项工作有据可循，实现管理工作的规范化。在原本规则制度的基础上，对工作程序加以规范，以防凭经验办事现象的发生。单位领导应从办文、办公、办事等方面来制定严格的执行程序，对操作方法加以明确。此外应对工作关系进行梳理，确保各项工作分工的明确性，为促进行政管理工作的有效实施，还应将激励机制应用其中，激发员工工作热情，提高考核指标体系的科学合理性，将定性与定量方式结合在一起，强化考核的比重。
3.2进一步发挥各项职能
办公室作为贯彻领导决策、反馈员工意见的主要机构，应提高自身服务意识，以发展为大局，增强工作的主动性与计划性，通过办文、办会、办事等环节把握好程序关。最后，办公室应树立勇于创造、勇于进取的精神，依据新形势要求来发现问题、提出问题最后解决问题。作为领导的“参谋”，办公室应将工作重点放到主动参谋上，对当前形势认真研究，对管理业务认真钻研，对重要的民意、各种突发事件准确反馈，办公室应善于发现新信息，把握事物发展规律，为领导提供更加科学更加合理的参考服务。
结束语：
总而言之，笔者对办公室管理现状及职能展开了研究，就目前来看，办公室在行政管理工作中还存在诸多问题，这些问题若得不到解决便会对其管理工作造成影响，基于这种情况，单位领导应对管理制度加以健全，加强员工考核力度，促进办公室自身职能的有效发挥。
参考文献：
[1]刘丽敏.探析行政管理工作中办公室的沟通协调作用[J].科技风，2015.
[2]王红艳.浅谈如何做好办公室行政管理工作[J].中小事业单位管理与科技，2013.
[3]刘翠贤.浅谈如何在新形势下做好办公室行政管理工作[J].办公室业务，2012.
论文作者:徐小燕
论文发表刊物:《基层建设》2018年第13期
论文发表时间:2018/7/11
标签：办公室论文; 职能论文; 管理工作论文; 单位论文; 行政论文; 工作论文; 作用论文; 《基层建设》2018年第13期论文;