立卷改革应注意把握的几个环节，本文主要内容关键词为：几个论文,应注意论文,环节论文,立卷论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、档案目录的编制应简化
以北京市西城区为例，改革前区属立档单位对档案实体的分类基本上全部采用门类－期限－年度－组织机构的方法。对不同门类、不同保管期限的档案各给一个目录号、各编一本目录，一本目录编满了再给一个目录号、再编一本目录。如果作为档案主体的文书档案不再沿用目录号编号，其它档案的目录号也就失去了存在的依据。如果硬要继续沿用，会造成两种档号体系并存，将给今后的管理、利用带来不便或麻烦。
在推行文书档案“不立卷”方法时，应对全部档案的档号体系进行整体转换，即都采用全宗号－期限－年度－件号的体系进行编号。具体方法是，文书档案按永久、长期、短期编制三本目录，采用全宗号－期限－年度－件号编号（档案目录可跨年度混编，以起止年度区别）。如果今后保管期限采用具体的标识法分为永久、50年、30年、15年、5年，区、县一级的档案馆需要根据进馆范围来重新设计流水号的起编级次，起步设想为永久、50年与30年、15年与5年编制三本目录。专门档案按不同的保管期限编制目录，也靠用文书档案的编号体系。如会计档案需永久保存的年度决算报表可以并入文书档案统一编号，其它的如会计凭证、会计账簿、会计报表各编一本目录，用全宗号－年度－件号的方法编号。照片、声相、实物档案各编一本目录，用全宗号－卷号或全宗号－件号编号。总之应保持全部馆、室藏档案编号体系的一致性，避免多种体系同时并存，这将有利于档案目录的管理。
新的档号体系的转换，取消了目录号，不仅在档案进馆时方便计算机重新整理编目，而且降低了目录号中包含的保管期限、档案门类等隐藏信息的含量，使档案编目与管理工作简化、一目了然，便于利用者迅速掌握检索方法，不需依赖档案专业人员的辅助，就能初步检索到所需的信息，有利于档案对公众的开放。
在业务研讨中关于编目方法有一种意见认为，文书档案不立卷也可不分保管期限编号，这样混编实际上取消了归档时对档案保管期限的初步鉴定和分类工作。而以件为单位整理后的档案实体数量将会成倍增加，如采用此方法将给今后到期档案的鉴定销毁和档案进馆工作带来纸质实体整理工作量太大的问题。
二、归档工作应采用计算机编目并深化著录层次
1、由原来手工编制目录转变为计算机编目
实行“不立卷”后，以单份文件为保管单位，保管对象一下增加了十几倍或者更多，档案提供利用不可能再沿用手工检索方式，计算机检索将成为主要检索手段，档案目录的计算机录入工作更为艰巨。这一工作仅靠档案室完成将大大增加档案员的工作量。对于较大的立档单位来说，只有将计算机录入工作分散到立档单位的各内设机构，才是比较可行或唯一可行的方案。因此，在各立档单位内设机构普遍实行归档文件目录的计算机录入，档案室在接收归档文件的同时接收电子目录，将其合并为本单位的档案目录数据库，进而向档案馆移交电子目录形成档案馆的机读档案目录中心，是推行“不立卷”改革的关键环节。
2、文件间的有机联系无法从文件表面信息反映出来时要通过深层次著录解决
以往的卷内文件目录只有责任者、题名、日期等7项著录项，在检索数量庞大的单份文件时，检索途径显然是不够的。尤其是文件之间的有机联系无法从文件表面信息反映出来时，就要增加计算机著录的项目。如可以增加归档的科室、人名、机构和事由（问题）的索引等。人名机构事由（问题）索引类似从前的专题目录，可以把有关的人名、机构和事由（问题）输入计算机，通过多角度、多途径对文件信息进行整合和检索。
众所周知，组卷的优点之一就是保持了文件的有机联系。当利用者需要了解某一活动的全过程或需要以具有密切联系的档案来佐证某一单份文件时，如果从文件的题名上反映不出文件之间的联系，计算机就无能为力了。如一次会议形成的档案一般有会议通知、议程、会议记录、参会人员名单、重要发言稿、会议纪要等，其中发言稿的名称就有可能反映不出与此次会议的联系，如果单纯输入其名称不加以必要的特别著录，就会在检索此次会议的全部档案时出现漏检。所以建议在对一组相同事由文件归档时，在著录时要加以统一的标注来加深著录的层次，通过计算机检索形成虚拟案卷，如有必要还可使单份文件在实体顺序上排列在一起。
三、同一个进馆范围内的目录数据共享
1、统一著录格式和管理软件是档案进馆的需要
要想解决和处理好档案室向档案馆移交进馆时向档案馆移交电子目录的问题，在推行新方法时还要考虑到应在同一个进馆范围内使用统一的计算机软件。区、县级档案馆无论是从人力、物力，还是财力方面考虑，都需要将基层形成的档案数据统一。目前，在一个档案进馆范围内各立档单位使用的档案管理软件不统一，各种软件的编程语言不同，档案著录项目不一致，给电子目录的数据共享带来不少困难。在这种状况下，即使各立档单位都实现了计算机管理档案，其数据也很难为档案馆所用，形不成统一的档案目录中心。因此，推行“不立卷”改革，应统一档案管理软件，统一著录格式，为档案馆建立机读档案目录中心奠定基础。
例如北京市西城区在进行整理方法改革试点工作时，研制了配套的计算机管理软件。配套软件具有对归档文件进行著录、接收和复制目录、编件号、检索、打印目录、统计等功能，由区档案局免费下发，并要求统一使用。软件的统一能够做到在档案的形成阶段就统一了著录的项目、格式和结构，使将来电子目录进入档案馆实现数据共享，解决了因软件不同造成数据无法转换和不能读取的问题。
2、在推行立卷改革的同时，建立相应的机读档案目录中心
采用新的方法将会形成大量的电子目录，如何更好地利用和保存这些基层档案室形成的信息资源的问题会随之而来。归档工作完成后，各单位应将当年归档文件的电子目录复制移交给档案馆，由档案馆进行数据合并，形成全区归档文件目录数据库，建立机读档案目录中心。当数据积累到一定数量，由档案馆进行光盘刻录，把数据转移到相对安全的存储载体上去。待其它条件具备后，再将这个数据库连接到政府计算机办公网络，实现全区档案目录的数据共享，这样全区档案管理和利用服务就能上一个新台阶。
四、以“件”为整理单位的灵活处理
1、如何使专门档案与文书档案可以共用一套档号体系和管理软件
专门档案的整理规范受上级专业主管部门的监督与指导，其特殊的属性决定有的专门档案不能直接采用以件为单位进行整理，还需采用以往“组卷”方法比较适用。但要满足两种档案使用同一档号管理体系，应采用专门档案的一卷视为“一件”的方法，录入数据库进行管理。
以北京市西城区统计局为例，统计局的专门档案主要有两大类，一类是由国家统一制发的各类统计报表，一类是行政执法案卷。这两种业务档案都有统一的整理要求，如案卷内文件的排列顺序、案卷采用什么特征形成、案卷题名的拟写都相对统一固定。在立卷改革中，采用了一卷视为“一件”的方法，把案卷题名及其他著录项逐卷录入数据库，通过著录区分“门类”满足检索的要求。统计局这两种业务档案反映出各职能局业务档案的基本特点，其新、旧方法的顺利衔接，为今后处理同类问题提供了宝贵的实践经验。
2、特殊情况下需要把固定格式的多份文件装订在一起视为一“件”
通过调查发现在实际归档工作中，有一部分如退休人员审批表、先进个人登记表、工资审批表等是有统一的名称、固定的格式、相近的内容并且文件页数很少的一些表格式的文件。大多数采用新方法的单位在对此类文件归档时采用同类装订在一起视同为一件的方法。这些文件都具有相同的文件名称、责任者等特征，为了能够减少重复性的工作并同时满足检索准确性的要求，需要在“人名、机构索引”著录项中录入文件所针对的人名、机构。如退休人员审批表，可以根据时间顺序订在一起视同为一件，在“人名、机构索引”项录入每一个退休人员的名字。这样不仅解除了单页文件容易磨损、丢失的弊端，而且能够满足检索的要求，还减少了重复录入的工作量。同时为了文件装订的美观、牢固、耐磨，可以附加封皮，归档章盖于右上角。
但是上述方法不适用于会议记录、纪要等文件的管理。虽然这些文件也具有相同的格式甚至是相同的文件名称，但是这些文件每一件都反映不同内容，检索时需要根据具体内容准确地检索到其中一份文件。所以在整理时不能多份文件视为一件，并且在录入时要求“文件名称”项能够概括反映出文件的具体内容。考虑到有些单位反映此类文件有实体固定排列在一起的需要，可以采用多件文件装订在一起，但分别输入计算机管理，封面加盖起止件号章的方法。