摘要:在企业发展与运行的进程中，人事档案作为人力资源管理体系的重要成分，完整的将企业职员工作经历、职场表现、工作绩效等内容记录下来，在协助企业选拔人才方面发挥了参考价值。而人力资源管理重视的是对员工潜质的开发，人事档案管理为人力资源管理工作的高效运转提供了强劲的保障，在提升企业核心竞争力方面发挥巨大的实效性。由此可见两者之间具有紧密的联系，因此积极对人事档案管理在企业人力资源管理中发挥的重要性进行深入探究与全面解析就显得尤为重要了，基于此论点，本文开展详细的论述。
关键词:人力资源管理；人事档案管理；作用
一、人事档案管理
1.人事档案管理概述。人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。
2.人事档案管理的目的和内容。人事档案管理的目的：第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。人事档案管理的基本内容包括材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。
二、人事档案管理在企业人力资源管理中的重要作用
1.为人力资源的开发提供可靠性、真实性的数据信息。企业在编制员工职业之时通常会以人事档案中的信息作为参考依据。当然在人力资源择选、开发培养以及利用的环节中，也是因为借鉴人事档案内的基本信息才得以有效运行的，同时企业人力资源管理部门借助档案资料还可以直接的了解到某一人才专项特长、工龄长短等内容，这样企业在用人与委任职务之前就可是实现对人才情况切实了解的目标，秉持“任人唯贤”的原则，合理的安排工作岗位与职务，使员工的潜能得到有效的开发与应用。
2.优化了人力资源配置结构。企业人力资源管理部门可以借用人事档案管理获得与职工有关信息，以此途径实现高效管理人才的目标。那么在企业对人事资源进行调度之时，在人事档案资料的辅助下，就可以根据职工专业技术、业务绩效以及职业素质之间的差异性，顺利的将最合适的人员安插在最合适的工作岗位上，去执行工作任务。此时人事档案促进了人才潜能的有效发挥，协助他们实现人生价值，为企业事业的可持续发展注入动力。
3.有助于人力资源需求的合理性与科学性。对人力资源需求产生干扰的因素通常起源于企业内部环境，人事档案管理的辅助能够协助企业人力资源管理部门对本企业人力资源实况有一个整体的了解，并能够参照企业长、短期发展目标，合理的对其需求量进行估算与预测，从而确保企业发展的连贯性与平稳性。此外，在人力资源管理规划编制的进程中，人事档案资料可以让企业高层管理者与决策者对人力资源的走势有一个明确的认识，这就为发展战略目标科学性的制定奠定基础，同时也大大降低了企业优秀职工“跳槽”现象出现的几率。也就是说人事档案能够促进人力资源管理科学化与规范化发展的进程，这是其重要性体现的形式之一。
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三、人事档案管理工作的规范化管理措施
1.提高档案管理人员的管理能力。提高档案管理人员的管理能力是规范人事档案管理工作的重要举措。首先，建立专业的档案管理部门，应聘并选拔一批专业的档案管理人才，档案管理人才要具备专业的技能以及必要的理论知识，因此，需要以专业能力与理论基础为选拔标准，选出高素质的档案管理人员，严格把关控制，提高档案管理队伍的整体水平。其次，定期培训，提高档案管理人员的专业技能与管理能力，提升档案管理人员的自身专业修养，使档案管理人员能较好地适应电力企业对档案管理要求。最后，制定考核制度，对管理人员的专业能力与理论基础进行考核，督促档案管理人员不断学习，使档案管理人员不断充实自己，提高自身能力，认真工作，丰富知识，提高工作效率。
2.加强人事档案的时效性、完整性和真实性。人事档案是单位在长期的人事管理活动中形成的、能够反映人才个人情况、工作表现、德能勤绩等诸多方面的内容。人事档案资料要具备完整性，不然就无法从档案信息中来了解人才的能力、特点和工作表现等事项。然而，在一些机关事业单位中，人事档案资料过于简单，有时只有员工的一些基本资料，例如姓名性别、籍贯住址、学历层次、工作经历、家庭成员等资料，缺乏最主要的对工作业绩和工作表现的描述，这样的人事档案价值大打折扣，对人力资源管理的作用式微，也无法成为选拔和任用人才的重要依旧。因此，需要人事档案部门加大对档案资料的补充，建立完善的档案资料搜集、登记和整理制度，将散落在各部门的、有价值的额档案资料及时收集起来，保证档案资料的完整性。同时要加大对档案资料的审核力度，如果人事档案资料不真实，将无疑是废纸一堆，不仅起不到优化人力资源的作用，反而会降低人才配置效率。而且越是年代久远的档案资料，失真的可能性就越大，因此人事档案工作者要提高档案资料收集的效率，及时更新个人材料，增加近期人员培训和绩效表现的材料。还要加大对档案内容的清查，去除一些虚假的、过时的材料，以方便一个人的全部实际情况能够及时、准确地被人力资源管理部门了解和认识。
3.创新服务方式，构建信息化平台。虽然很多单位都使用了组织人事信息管理系统，人事档案实现了信息化管理，但由于人事档案信息管理系统是不允许接入公共网络的，只是在组织人事部门内部进行数据共享，其他人员和部门无法登录也禁止访问，使人事档案信息管理系统成为信息孤岛，提供人事档案信息利用的方式基本上还是“你查我找，你需要我提供”单一的服务方式。为推进人事档案工作向“资源建设型”、“服务网络型”、“开发利用型”转变，必须加快人事档案信息网络化步伐，以实现网络化为切入点，建立档案信息数据库和管理系统，建立由编研成果目录、专题目录、档案目录等组成的索引目录数据库，实现信息的海量存储、长期积累和有效更新，并保持档案的动态性。同时创新服务方式，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，让每个部门定期将档案信息进行上传，由系统的管理员对各个学校分散的档案资源系统进行优化组合，利用网络平台使利用者能够足不出户方便快捷地查找到所需要的人事档案信息，实现人事档案信息资源有效共享，为人力资源管理提供真正所需的全面服务。
四、结束语
人事档案是我国人才主要信息的来源，是组织单位知人善用、选拔人才的重要手段。人事档案的基本特性决定了其在组织的人力资源管理中的作用是不可替代的。在提倡服务型社会建设的今天，我们要充分发挥人事档案管理的积极作用，把档案工作延伸到发展的最前沿，积极拓展服务职能，为人力资源开发提供强有力的保障，促进人力资源健康、和谐的发展。
参考文献：
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[3]新常态下的企业人事档案管理工作[J].张海英.办公自动化.2015(05)
论文作者:任桂华
论文发表刊物:《电力设备》2017年第17期
论文发表时间:2017/10/18
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