摘要：现代档案整理包括实体档案整理和虚拟档案整理，其共性为文件与档案历史联系，这种历史联系是档案生产与文件处理时文件间的内部联系，即是档案文件间联系特征，这是档案的本质属性。鉴于此，本文对档案整理理念及技术进行了分析探讨，仅供参考。
关键词：档案整理；理念；技术
一、现代档案整理理念的认识
做好档案整理工作，首先要理解以及全面认识档案整理工作的具体内容与性质，可以准确地确定档案里包括哪些资料，在整理过程中，哪些资料是需要整理归档的，哪些资料是缺少的。因此，档案整理人员的数量与质量就显得尤为的重要了。若在某些专业的档案整理人员，其数量与质量无法保证的话，或者是其档案整理人员的专业素质无法保证的话，则将很难确保其档案整理工作可以高质量以及高效的完成。
其次还要规范档案整理工作，完善其档案整理制度，基于传统的档案整理方法，选择合适的档案整理方法，努力形成一个较为规范、标准、科学的档案整理操作手册。端正档案整理工作态度，提高档案整理意识，将档案整理工作依章程进行，杜绝出现随意性的情况发生。再有效地结合计算机技术、信息技术以及数字技术，合理搭配人员，接收一些新技术，努力使档案整理更加的规范、科学、合理。
通常情况下，传统的纸质档案整理工作主要是通过某些固化的文件排序，去维护其档案文件之间的相互关系的，利用文件等一些实体性的排列方式，将各档案文件之间的某种历史联系进行反映。而现如今，随着在档案整理工作中应用与发展计算机信息技术，对全新的电子档案整理工作，相关的档案整理人员认识有了较为新的突破，其已不能仅仅是通过物理方法的排序将电子档案文件进行排序，从而进一步地反映出电子档案文件之间的某些历史联系，所谓的物化档案整理方法，现如今已无法派上用场。由于，在计算机中，电子档案文件的存储是依据其计算机本身的逻辑算法所决定的，无论相关工作人员后期对电子档案文件采用何种检索方法重新排序，都不会改变其电子档案文件的原始存储位置。所以便衍生了一些例如利用一些符号，虚拟排序某些电子档案文件的整理技术，将电子档案文件之间的某些相互关系，通过逻辑去记录。
二、档案整理的原则
在档案整理过程中，应遵循一定的原则，即全宗原则、来源原则、事由原则是档案整理的三个原则。“事由原则”主要是根据内容来进行整理。其特点是根据具有关联性的事物来创建档案之间的逻辑关系，所以也被叫做“相关原则”。全宗原则主要是利用档案室来对档案进行有效的整理。全宗管理不只是档案部门根据档案来源所进行档案整理工作，同时它也是国家所制定的一项管理原则，所以叫做全宗原则。而“全宗”代表的是具有一定档案规模的概念，在档案学中有时也被叫做全宗原则。档案管按档案的构成进行整理，就叫做来源原则。其中，法国人创建了概念，而德国人则对这一概念进行了延伸，而荷兰人则充分的予以了论证。来源原则属于国外概念，由法国人在1841年首次提出。因为档案界的全宗，以及相关的理论和原则互相通用的问题，所以在严永官的书籍中，也对相关的档案概念提出了类似的问题。对于这样的问题，相关专家在《全宗理论创新论》中讨论过，他们认为全宗、以及相关的理论和原则应该属于不一样的概念，同时把全宗原则定义为：“全宗原则是档案实体收集、整理所一定要遵循的原则”。核心内容则为，对能够具有全宗构成条件单位的全部档案一定要维护其完整性，相同的全宗档案不能出现分散的情况。在《中国大百科权属档案分学册》中，对事由原则的阐述并不十分准确。德国的有关学者对事由原则进行了诠释，整理后则定义为：档案管理把档案来源和同一活动的档案进行整理，构成独立档案整理保管单元所遵照的标准。
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三、档案整理技术研究
1、非元数据档案整理技术
在档案整理技术领域中，非元数据档案整理技术与元数据档案整理技术具有一定的相对性，其范围就是除元数据整理技术外的整理技术，构架在传统档案整理技术的基础上得以发展，包括以件为单位的档案整理技术、双套制档案整理技术、不同载体的混合档案整理技术等内容，推进档案整理技术的发展。从档案本质的角度上考虑，档案实体整理与档案历史联系整理处于相互独立状态，要求档案整理技术具备一定的特殊性，从纸质档案整理实现电子档案整理，也是从单子档案整理实现纸质档案整理的过程，这是非元数据档案整理技术特性。在实际应用的过程中，非元数据档案整理技术可以实现档案实体整理与档案历史联系整理的有效分离，以实现档案历史联系的多元化，进而促进档案整理技术的可持续稳定发展。
2、元数据档案整理技术
元数据档案整理技术是一种较为科学、先进的档案数据整理技术，在档案整理发展的过程中，其提出的时机是在电子档案出现后，其理论基础与前提是生命周期理论，其是西方档案界针对档案整理技术所作出的一个重大地进步与突破，其实践的基础与前提是文档是一体化。
最初文件生命周期理论是依赖于刚刚出现的文件中心理论发展而来的。在当时文件中心理论可以将文件管理与档案管理看成一个互相统一的文件系统，是一种较为新型的文件保管机构；其还可以将相互间衔接与连续的工作程序，通过某种相同的工作制度与工作方法进行控制。
利用计算机技术，元数据档案整理可以成功地将电子文件转化为电子档案，在现代的网络环境下，在西方档案界已经成为进行电子文件整理的一个关键技术。由于元数据档案整理技术的核心是档案元数据集，具备某些特殊的实践背景与实践条件，就现阶段我国的科技发展水平与档案管理事业的发展状况来看，在短时间内无法对我国的档案数据进行统一、完整的管理，并不是我国档案管理的一项主要技术。
3、元数据档案整理与非元数据档案整理的比较
元数据档案整理与非元数据档案整理有着非常大的不同，具体体现在不同的技术环境、不同的技术流程以及不同的技术操作方法。但是于此同时，这两种技术也有许多的相似之处，其原因在于元数据档案整理与非元数据档案整理都有着相同的内在结构，只是就不同的表现形式而发展出来的不同的档案整理技术。在西方的档案整理中常会采用元数据档案整理的技术，而中国则与之相反，在档案整理的过程中，常采用的技术是非元数据档案整理的技术。究其原因，是因为档案整理需要适应不同的档案管理的内容。
在中国的档案管理中，常常会出现两种不同的档案管理的方法和理念，最开始的档案管理是以文件的生命周期为中心的档案管理法，从民国时期就已经开始采用，并一直有沿用。但是在新中国解放后，才引进了苏联的另一套档案管理的方式。新的档案管理体系，开始实施与文书实践分离的模式。而要把原理和理念的过渡到实践的层面上，就需要足够的技术支持。
从档案整理的发展前景来看，元数据档案整理技术明显高于非元数据档案整理技术。因为档案整理的未来就是自动化和电子化。而元数据档案整理在计算机技术的应用上更有优势。但在中国的档案整理技术的发展上，对元数据整理技术的应用仍有一些障碍需要克服。要么改变档案管理的体制，改变一直以来“文档一体化”的档案模式，要么就只能在一定程度上的降低元数据档案整理技术的高自动化需求。才能创造出一种既可适用于文书的檔案整理、也可适用于电子的档案整理的技术。
结束语
随着科技的高速发展，人们已经进入“云时代”。对于数据和档案的重视程度也越来越高。也就对档案形成的过程中，需要使用的档案整理技术的要求越来越高。档案整理自身也面临着转型，但是在我国的档案整理的国情来看，我国对元数据档案整理技术的发展还略有迟缓。需要更进一步的改革和发展，才能促使档案事业的发展。
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论文作者:张贺苗
论文发表刊物:《防护工程》2017年第35期
论文发表时间:2018/4/17
标签：档案论文; 技术论文; 数据论文; 原则论文; 档案管理论文; 文件论文; 电子论文; 《防护工程》2017年第35期论文;