摘要：档案是国家和企业信息资源的重要组成部分，建立档案信息管理体系有利于对档案进行统一管理和整体开发。采用计算机是档案管理信息发展的必然要求，计算机可以对档案目录进行编制，还可以对已编制的档案目录进行复制，在档案管理的特殊信息检索上面对计算机的使用也非常广泛。将档案检索和档案编制的功能结合起来能提高档案工作者对档案利用的效率。
关键词：文书档案管理；对策；探讨
1 文书档案管理的特征
文书档案是对历史的一种记录，是相关时间段内机关、企业和事业单位、社会团体及其他社会组织在领导与行政管理活动的综合，主要包括了党委、组织、纪委、纪检、工会、办公室等部门的活动，又被称之为管理性档案。文书档案管理的手段主要是以纸质为载体来记录，并按照相关要求分类后存放在档案室中。文书档案是对单位工作各方面的真实记录，它主要涉及党群管理、行政管理、财务管理、人事管理、业务管理等方面，内容丰富。形成了文书档案资料的丰富性。文书档案管理工作是单位重要的基础性和服务性工作，是一个单位工作业绩与管理水平的历史记载与再现，也是单位领导作出重大决策的重要依据。只有实现文书档案的科学化管理和规范化管理，才能发挥出文书档案的作用，体现出文书档案所具有的价值。
2文书档案计算机管理的优点
2.1提高了文件传递的速度和安全性
在日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统，传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便。而应用计算机网络技术，可直接通过网络进行传递，大大提高了文件传递的安全性和及时性。
2.2文件和文字信息得到充分共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征（目录）管理到内、外部特征（目录和内容）合并管理。随着计算机网络技术的进一步发展，档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立互联，从而极大地提高了档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源作出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，可以了解其他档案工作部门概况、工作的重点和档案管理信息动态。
2.3计算机一体化文书档案管理提高的便利条件
实行计算机一体化文书档案管理机制体系，可以使管理人员不必进入文档库区，直接在计算机上操作，同时查阅文件不需要直接触碰原始的档案载体，这样就有效地避免了文书档案的损伤，延长了原始文书档案寿命，甚至使各国网络平台打破了限制，从而查阅更多的文书档案。
3文书档案计算机管理存在的问题
文书档案进行计算机管理后，内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。内容易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。随着网络化的发展，文书档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题会日益突出。网络的不安全性已成为限制其发展的最大障碍。一般规律是当网络用户数量按算术级数增加时，网络的效益和网络的危险性均以几何级数增加。文书档案管理存在的网络及信息安全问题，已成为制约文书档案计算机管理发展的主要问题。
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4提高文书档案管理水平的对策
4.1做好档案输入计算机前期的基础工作
档案资源建设关系到维护档案的完整与安全。关系到档案工作提供利用的水平。从源头上抓好档案工作的资源建设，除做好红头文件的收集管理外，应把反映和印证中职学校主要职能活动的文件材料列入归档范围，重点做好学校会议纪要、会议文件、调查报告。分析汇总材料的归档，针对事件的请示文件，批复文件，件件都要归档。
4.2信息化系统内、外网隔离
在内部信息化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护信息化网络安全最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择地放行一些地址进入信息化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
4.3提高文书档案工作的标准化程度
计算机在文书档案管理应用中涉及的每个问题，如数据著录、设备兼容、应用软件推广、信息联网等都需要一系列的标准才能解决。所以，应进一步加紧制定有关的国家标准或行业标准。电子文件生成的数量已很惊人，而其与纸质文件的区别又很大，目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。针对这个问题必须在如下几方面做出艰苦的努力：一是进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。二是提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。
4.4提高文书档案计算机管理的网络信息安全性
在内部计算机网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据；管理进、出网络的访问行为；封堵某些禁止的业务；记录通过防火墙的信息内容和活动；对网络攻击的检测和告警。
4.5强化档案管理工作者培训，全面提高档案管理工作者的综合素质
单位领导要加强对档案管理工作者的培训，深入学习档案专业知识，不断更新档案工作理念，掌握运用计算机管理档案的能力，努力提高自身的业务水平，提高档案管理工作者的综合素质，只有不断对档案管理工作进行培训，才能提高其综合素质，适应现代档案管理的要求。加强学习与档案工作相关的法律法规，从而不断提高自己的政治理论及政策水平。新时期干部档案管理工作者要具备优良的专业技术素质。促使管档人员不断改进工作方法，提高自身业务能力素质，进而更高效高质量的完成档案管理工作。
5结论
计算机技术在档案管理中起着较为重要的作用，是档案管理现代化的重要手段。计算机技术的应用促进了档案管理的规范化、系统化、智能化、数字化和现代化，顺应了社会发展的潮流。计算机的操作离不开管理人员和技术人员的先进技术和水平，要想真正实现档案管理的现代化，就需要提高管理人员的综合素质，让其在工作的过程中促进档案管理的技术改革。
参考文献：
罗碧波.浅谈文书档案计算机管理的利弊[J].信息系统工程，2015（11）：119-119.
[2]曾静钰.浅谈医院文书档案信息化管理的利与弊[J].中国经贸，2015（19）：85-85.
论文作者:张玉芬,江良志,张景珊
论文发表刊物:《基层建设》2017年第21期
论文发表时间:2017/11/2
标签：档案论文; 文书论文; 档案管理论文; 文件论文; 计算机论文; 网络论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第21期论文;