摘要：随着科技技术的不断发展，数字化技术及远程通信技术的不断发展及有机整合，现代化下的档案管理观念要不断转变，紧随科技发展的大趋势，进行创新性的改变，档案管理模式也应适应社会发展的需求。传统的档案管理只是通过人工操作进行档案管理检索，费事又费力，不能适应时代的发展。因此，快速容量较大的档案影像在这个背景下诞生了，它适应了时代的需求，而一些综合类档案的形成和整治也需要慢慢地趋向正规化。如果想让我们的档案得到快速查询的目的，长期存放的目的，那么我们就得赶快进行档案信息化管理，因为它可以给我们的工作带来便利。
关键词：档案管理；信息化；理念；档案管理信息化；创新
档案其实和人的身份证一样，是我们每个人必不可少的东西，它记录着我们的成长。档案可以很客观的记录事情的真实，充分表现出信息的真实性。随着网络时代迅速崛起，档案信息随用随取，无论何时何地，只要有网络就可以把档案信息获取。所以建立健全档案管理信息化服务，轻松搞定信息档案捷的上网检索、查询，也是档案管理信息化必不可少的组成部分。作为和档案每天接触的工作人员，我们更应该看清楚新形势下的变化，将我们的老观念转变，学会创新，不断充实自己，使自己更好地服务于社会。
一、档案信息化管理带来的益处
1.1提高了工作效率
目前关于档案管理的工作，好多地方还是运用人工整理，但是人工整理档案它存在很多弊端，例如：浪费时间、烦锁，易出现一些错误等。随着计算机地不断发展，档案管理通过计算机软件系统就可以将我们的档案进行分类、整理、储存等，利用计算机处理我们的档案它不像人工操作那么繁琐，它具有简单、方便、快捷等特点，为我们节约劳动力和时间。我们在进行文件建立和办业务时也可以使用计算机，它可以将我们的办公效率大大地提高。
1.2资源得到广泛利用
资源得到广泛利用，也就是说人人都可以运用这个资源，即资源的共享。以前我们的档案都是由人工来整理，这样做达不到资源共享的目的，因为每个人的档案中都含有很多资料，有些资料一直放在档案袋中得不到很好的利用，造成了空间浪费、资源浪费，进而导致了金钱的浪费，有的更有长期存放的档案信息因氧化等原因，造成损坏而不能翻阅。自从有了计算机技术对档案管理进行信息化管理后，可以轻松的把文件进行逐级的存放，易查询，还不宜损坏。档案管理将进入系统管理时代，极大地提高档案管理系统的完善性，与此同时利用网络我们可以将资源进行充分利用，达到资源共享的目的。
1.3档案的保存期变得长久
我们大家都知道纸质的档案时间长了容易发霉，坏掉，如果一不小心还有丢失的可能，但是如果我们的档案信息化管理了，那可就不同了，它不仅将档案的寿命延长，而且还可以将档案保存好，不丢失。纸质纸张寿命取决于纸张的抗耐性，而纸的抗耐性和做纸的材料的纤维素有很大的关系，有时纤维素在一定的外在环境下容易导致损坏，例如：在高温条件下容易变糊，甚至燃烧；当遇到酸或者碱的时候会被烧坏等等情况，因此档案在保管过程中我们一定要注意，因为有时候我们一不小心就可能使我们的档案信息被损毁，如果想长时间保存，还是比较困难。而电子文件则不相同，它随着创新档案管理的信息化不断发展，保存、查询设备日趋成熟，不易受其它环境的影响，因此我们可以用一些电子设备将其储存起来，例如：U盘、移动硬盘等等设备，这些设备具有储存和读取均方便快速的特点，它传递信息非常方便，也能长时间的保存，受外界环境的影响很小，稳定性比较强，而且不容易被破坏。
1.4保证档案在传递过程中的安全
我们平时在办公的过程中，有的工作人员素质低会把文件自己藏起来或者有的员工在办公时不小心将文件丢失，这种情况常有发生；还有的人和档案不再一个市，如果遇到需要档案的情况，工作人员只能用邮寄的方式将档案寄给当事人，这样传递的距离远，时间长，档案的安全性很难得到保障。有时候当事人需要档案中的信息，在档案信息借用过程中不慎将其丢失，造成文件不能正常归档，这给当事人和工作人员带来很大的不便和麻烦。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆计算机的到来，档案管理信息化的建立可以将这种情况消除，我们可以利用计算机进行网上操作，这样即安全，又便利、节约时间，而且能让当事人及时的得到所需的文件。
二、档案管理信息化的推动
2.1安全措施得到改善
档案信息化建设也是由工作人员来完成的工作，因此我们工作人员是档案信息化安全性管理的第一个保障。工作人员对电子文件管理中可以随意进行更改，而且还可以随意的进行传递，从中谋取个人利益。为此，提高档案人员的警惕性可以从本质上防止某些不坏好意的人对信息系统造成威胁，所以我们可以用防火墙或者备份数据等方式，对档案进行安全保护。
2.2将管理的规章制度进行完善
无规矩不成方圆，因此档案管理也要有一定的规章制度，而且有的规章制度不够完善，我们必须建立健全的规章制度。我们要想建立档案规章制度，必须满足以下条件：①规章制度要简明扼要，符合公司需求。我们建立规章制度就是为了管理公司，所以可使用性是必须要有的，我们以简单应用为主，可以使制度能够正常的执行，并得到很好的应用。②我们的规章制度建立要合理，要有科学性。我们要根据公司的情况进行规章制度的建立，使它符合公司的需求。③我们建立的规章制度要有双向的约束性，规章制度用来规范员工的行为，也来规范领导的行为，员工是我们公司的主要组成者，他们是规章制度主要的约束者，也是规章制度主要的行动者，而领导的举措，直接影响着制度的顺利进行。④我们要遵守制度，保持制度的严肃性。在公司档案的管理部门负责制定档案的规章制度，因此在制度面前我们都要规范自己的行为，遵守规章制度，要将制度的权威性表现出来。
2.3建立高效的惩罚机制
在信息化形势下创造一个积极的工作环境，档案管理部门可以设置有效的奖惩机制，根据工作人员的责任，合理分配工作，确保每个员工都能在指责范围内把工作做的更好，以此来激发工作人员的工作热情和使命感。明确目标，严格执行，并紧密结合奖惩机制提高工作效率和质量。
2.4 技术水平要提高
档案信息化管理建设的基础是信息化的技术，如果信息化技术不够过硬，那么档案信息化管理就不能很好的进行，不能得到充分的利用。第一，我们尽量将损害的源头找到，从源头避免损害的发生。我们要选择优良的设备，质量一定要有保障。第二，我们在设计我们的软件的时候，尽量让我们的软件具有通用的特性，这样就能使其与办公的系统有效的贯通起来。第三，在计算机运行时我们既要确保我们软件的正常运行，也要保障我们硬件的安全。我们在设计软件系统的时候，最好选用集成的系统，因为这样可以使档案的存储量增大，使存储的档案丰富。开发的系统使其能多方面、多层次地对档案进行收集，使档案的资料齐全。
三、结语
如果我们想要运用档案信息化管理，使它实现档案电子信息的存储，档案资料的完整性，搜索资料能及时出现，当需要档案资料时能够及时的发送至当事人的手中，保证档案的安全等等，这些如果想要实现的话，我们必须将档案信息化管理制度建立好，计算机的硬件设备必须配置好，都选择优良的设备，并且得要有过硬的计算机技术做支持，有了过硬的技术我们才能促进档案管理的顺利进行，才能保证档案的安全，不被黑客偷盗。档案信息化管理是一项巨大的工程，是一项长期而细致的工作，需要工作人员树立正确的创新意识和服务意识，在科技发达的时代可以更好的服务于社会。在档案管理信息化的实践中，档案管理人员不仅要立足于本职工作，还要时刻保持着一颗积极上进的心态，努力学习，提高自己的知识水平，公司也要经常组织关于档案信息化管理的培训活动，让员工通过培训，更加了解档案信息化管理的知识，并且知道它的重要性，让他们将学到的知识很好的运用到工作中，既方便了自己，也让工作能够顺利进行，并且给公司带来效益。
参考文献：
[1]孙瑞峰．浅析档案信息数字化管理[J]．黑龙江史志，2010（11）．
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[3]獭伟龙．高校档案信息化建设探讨[J]．韶关学院学报，2011（3）．
论文作者:朱玉燕
论文发表刊物:《基层建设》2019年第6期
论文发表时间:2019/4/18
标签：档案论文; 档案管理论文; 规章制度论文; 信息化管理论文; 工作论文; 工作人员论文; 信息论文; 《基层建设》2019年第6期论文;