关键词：采购业务；管理信息系统；设计；实现
引言：
新型采购业是在传统的采购业中引入信息管理系统，通过对采购业务进行远程跟踪、远程操作以及数据分析等技术，达到控制成本，提高采购效率。但作为中小型企业来讲，完善的采购信息系统，会造成前期投入过大，对很多企业造成资金积压的现象。信息时代的到来是行业腾飞的有力保障，做好采购业务信息化是现代采购业发展的唯一出路。因此，以下对采购信息系统进行系统的分析，不断调整方案，进一步实现企业采购信息化。
一、采购信息系统设计理念
（一）多方面合作，共同实现
采购是根据企业的需求，跟供应企业达成协作的方式，签订合同，实现双赢。因此，在采购信息系统设计时，要考虑市场变化以及需求企业的发展状况。通过信息系统，对不同企业的需求信息进行收集，实现企业之间紧密协作，实现多方面合作[1]。根据企业需求信息，实现采购信息及时反馈，一站式集中采购，降低运输费用和其他成本。
（二）以供应链的扩展作为导向
采购管理信息系统，是以计算机信息技术作为支撑，在采购中实现办公自动化，达到高效、零误差采购的标准。因此，在进行采购信息系统设计初期，不能只顾眼前利益，要放大市场，做好企业供应链延伸发展的考虑。在供应链不断发展的基础上，将采购的信息化系统进行扩大，提高企业供应空间，实现采购和供应链对等的目的，以此来提高采购业务规模。
（三）以采购高效性为准
作为采购企业，采购手续的审批，往往是制约采购效率的因素。其次，采购信息和需求信息对等，也是影响采购业发展的因素。另外，采购资金、库存量、生产力都会影响采购正常发展。因此，在采购信息管理系统设计时，要考虑到信息系统带来的便捷性和高效性，运用信息化技术处理审批，及时收集需求信息，实现信息对等，提高采购效率。
二、采购信息系统功能设计
（一）系统权限管理
采购管理系统是通过信息技术，实现企业之间的信息对等。在采购运行中，会涉及到资金、信息、物流等方面的工作，而这些方面的信息整合，是实现采购管理系统功能全面的保证[2]。采购软件要涉及到采购管理员、采购员、物流公司、以及审批者，在管理软件的开发中，要给予这三者权限。另外，采购系统在管理员登录后，需要进行信息验证，确定登陆者的信息正确性。然后，在系统登录之后，要确保采购信息保密。相关采购人员登录之后，在系统只能看到自己的采购信息。对应的管理员在登录系统之后，只能看到采购者的采购信息，如果要看到采购者的详细信息，需要系统授权。最后，对信息设置保护。管理员无对采购信息进行修改的权限，避免采购信息出现误差。因此，在初次系统登录时，需要先熟悉系统权限。
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（二）建立采购统一建模语言类图
采购统一建模语言类图简称为：采购UML类图，是通过在采购系统中，设置问价、采购申请、下单、付款以及顾客资料的维护功能。采购UML类图，是采购系统中一个采购过程。采购员在登录采购系统之后，通过这个过程，根据自身的需求，对供应企业发起采购申请，如果供应企业可以提供采购，则可以进行问价。根据价格和产品质量，确定是否下单。其次，付款需要方式需要根据客户的采购量进行区分，如果采购量大，付款可以设置为银行转账，确保资金安全。如果是小规模的采购，付款可以设置为微信、支付宝或者其他便捷的付款方式，提高成交率。另外，采购UML类图，对问价、下单、付款三个方面，实现信息共享，达到信息共同使用的效果。
三、采购信息系统实现流程
（一）实现采购信息系统测试
采购信息系统设计好之后，需要进行测试。在测试阶段，根据系统的异常反馈，进行维护，确保系统的准确性。其次，在测试中中，每一个环节都不能忽视。然后，根据不同的功能，将应用程序和对应的模块，进行打包，组装。确保组件功能正常。另外，通过在J2EE程序中，对系统进行预先测试，实现系统的运营正常，为系统后期正常上线运行打好基础[3]。
（二）实现采购信息系统发布
在系统进行测试之后，将导出的文件传输到服务器，进行系统发布。在系统发布之后，要及时启动WAS。在系统界面正常打开之后，通过管理员账号、密码，选择企业名称进行登录。登录之后，根据提示和系统指引，完成采购系统组件的安装。在系统安装完成之后，重新启动软件，重新登录系统，根据系统提示，完成登录测试，测试正常，则表明采购信息系统发布成功。
（三）实现采购信息资料设置
系统运行之前，需要预先设置好企业内部资料库，资料库涉及各个生产部门、供应部门、运输部门、财务部门等，在进入系统之后，及时导入资料库。即可通过资料库实现对企业内部的了解。如果未进行资料采集，在运行之后，需要管理员对资料进行信息录入，当然这种方法会影响工作效率[4]。其次，在信息录入之后，审核部门需要及时对信息进行审核，确保录取的信息与企业的信息相符。
（四）实现对人员的培训和试运行
采购系统上线以后，要发挥信息系统的作用，就需要通过提高员工的操作能力来实现。采购系统设计方，需要通过图文、视频或者上门培训的形式，对企业人员进行系统的流程和操作方法以及需要注意的地方进行全面的培训。在人员熟练掌握操作方法之后，即可对操作系统进行上线，在试运行阶段，技术人员要保持对操作系统的维护和指导工作。
四、结束语
采购信息化系统的设计和实现是提高采购业效率的有力保障。在进行采购信息系统设计时，要做好对市场信息的收集，发挥供应链扩展的优势，体现出采购信息化系统的特性。同时，做好对采购信息系统的实现管理，才能最大限度的发挥出采购业信息化系统的优势。
参考文献：
[1]臧金林.采购业务管理信息系统的设计和实现[J].科技与创新,2017(6):110-110.
[2]陈燕强.某公司电子采购与招标管理系统的设计与实现[D].2017(2):13-13.
[3]陆星.基于APPCAN的盐业公司业务管理系统设计与实现[J].2017(8):10-10.
[4]王强.省级电信公司多级采购集中化业务处理系统的设计与实现[D].2017(6):20-20.
论文作者:蒲春梅
论文发表刊物:《科学与技术》2019年第20期
论文发表时间:2020/4/28
标签：采购论文; 系统论文; 信息系统论文; 信息论文; 企业论文; 采购信息论文; 业务论文; 《科学与技术》2019年第20期论文;