关键词：智能+；大数据；建设工程；工程档案管理
一、系统控制论依然是工程档案管理的基石
工程档案针对建筑施工企业来讲，是对工程实施全过程的记录，从项目立项到工程设计、项目实施、验收交付、维护等进行完整记录，形式有纸质文件、电子文件、影像等。一套好的工程档案不仅是特定工程的灵魂，更是工程价值的文本体现，做好工程档案管理为建筑行业可持续发展提供重要支撑。工程档案具有以下特点：
1、独立与系统性。工程档案将单个项目全过程管理所形成的的大量重要数据记录在案，使工程追溯有据可查，工程项目的时空性决定了工程档案的系统性。
2、广泛与动态性。工程档案涉及工程建设项目的方方面面，实施过程不仅受企业内部影响，也与建设工程外部不同参与方关系密切，难免受各种因素干扰，导致工程档案原始资料范围广而呈动态性，工程数据庞大。
3、专业与真实性。一个项目的建成包含多个专业的配合与协调，将基础工程、主体工程、装饰装修工程、防水工程、保温工程、电气工程、智能化工程、绿化工程等十几个不同专业联系起来形成一个有机整体，并要求工程档案如实反映工程管理的各个环节，决定了工程档案的专业性与真实性。
4、滞后与完整性。工程档案是对既定事实的记录，导致工程档案必然存在滞后，但其系统性特点又要求其必须完善完整。
工程档案自成系统、动态管理的特点，使得近代以来，伴随着系统论、控制论在国内引入、发展、完善并逐渐推广至社会管理的方方面面，将之运用于工程档案管理方面的探讨一直存在。
系统论的基本思想是把研究和处理的对象看作一个整体系统来对待。其主要任务就是以系统为对象，从整体出发来研究系统整体和组成系统整体各要素的相互关系，从本质上说明其结构、功能、行为和动态，以把握系统整体，达到最优的目标。而控制论研究机器、生命社会中控制和通讯的一般规律，是研究动态系统在变的环境条件下如何保持平衡状态或稳定状态的科学。在工程档案管理领域，系统对象指的就是“档案”，运用系统控制理论强调从全局出发，综合考察工程档案管理工作，遵循整体性原则，建立管理系统的最佳结构。这种结构可分为垂直分系统和水平分系统。水平分系统是根据档案事业管理活动的不同内容及其不同的职能来划分的，包括：1）档案事业行政管理子系统；2）档案信息储备开发子系统；3）档案科学技术研究与外事交流子系统；4）档案专业人才教育子系统；5）档案宣传出版子系统。垂直分系统是为了协调各职能系统的关系，达到统一管理、协调配合的目的，包括以下三个层面：
（1）战略计划层
主要由国家档案局、住房与城乡建设部、国家发展与改革委员会及其它中央级部门构成，它是在从社会发展全局的角度制定工程档案发展的战略与规划。
（2）管理控制层
主要由地方住房与城乡建设委员会、城建档案馆、企业档案管理部门等构成，起到承上启下的作用。一方面接收上级管理部门的指示，另一方面根据本地区或专业系统的特殊情况制订切实可行的计划、措施与工作方案，并通过业务要求，影响、 指导、控制基层档案管理工作。
（3）实施阶层
主要由各企业、各事业单位档案管理部门构成，它位于工程档案管理系统的最低层。其职能就是按照上级的规定、指示、目标和要求,对档案进行收集、加工、处理、 输出和反馈控制，为社会提供优质服务，创造最佳社会效益和经济效益。
在“智能+”时代背景下，科技发展迅猛，面对工程管理形成的海量数据和资料，利用发达的软硬件系统，极大的提高了工程档案管理的效率，同时也进一步拓展了工程档案管理的广度和深度。譬如，各地城建档案馆委托开发的建设工程档案编制与著录系统，为全方位管理建设项目开发的BIM协同管理平台，为加强劳动力管理开发的劳务管理平台，为加强工程质量管理开发的各地区质量监督检验（检测）自动生成管理系统，为方便地方政府加强对建设工程监管而开发的智慧工地云平台等等不一而足，其目的是为了更好的服务于整个工程项目管理系统，但是这种各自为政、自成“系统”的方式方法在现阶段也造成工程档案管理资料碎片化，并逐渐形成信息孤岛，不同地区、不同专业之间的工程档案也存在割裂，造成信息鸿沟。前面提到，正是工程项目的时空性决定了工程档案的系统性，而以系统控制理论为基础的档案管理是与工程档案的特点十分契合的，脱离系统控制论进行工程档案管理，是难以形成有机的工程档案实体的，更妄论档案价值增值。因此，笔者坚定的认为在科技赋能工程档案管理的当下，我们依然要重视系统控制论在工程档案管理的作用，坚定不移的以系统控制的思想方法进行工程档案管理。
二、科学技术是提升工程档案管理工作水平的重要手段
科技技术是第一生产力，我们应该欣喜的看到，是现代计算机技术的发展，使得工程档案从收集、整理、存储等基本实现信息化，让基层工程档案管理人员从繁重的手工作业中解脱出来，电子档案使得项目对象在历史长河中真正做到“有据可查”，让工程档案最大限度的发挥出其使用价值。具体表现在：
1）高效性。高效的工程档案办公平台很大程度上简化了档案管理工作的流程，确保信息流顺畅高效的在不同管理对象间流动，使档案管理工作变得简便且易于控制。
2）真实性。现代化的科技手段确保了信息的真实性，例如在质量控制方面，质量监督检验（检测）自动生成管理系统，数据在网上传输，一经发布，所有权限部门均可查看、备案，难以更改。又比如现在混凝土试块内置芯片技术，可以做到对试块全过程进行追踪，其代表的结构实体的质量是真实可靠的。
3）实用性。在大数据时代，电子信息的传播范围更广，传播速度更快，为充当档案资源提供了有利条件。过去档案管理更加强调在施工过程中形成工程档案的过程，现在不仅能反向服务于本项目的全寿命周期，而且电子存储检索技术可以让工程档案更快捷的服务于其它项目甚至行业，即发挥工程档案自身价值的能力大大提高了。
针对科学技术利与弊的讨论已然很多，我们追求科技对生产力的带动作用确实为工程档案管理带来巨大的变革，简化了档案管理流程、保证档案的完整性真实性、提高了工程档案的实用价值等等，这是我们看到的好的一方面。另一方面，科学技术作为一种管理手段，自身受制于人类主观判断的局限以及技术本身的不成熟性。由其是现代新型科学技术层出不穷，比如VR虚拟仿真技术、3D打印技术、BIM技术、物联网技术、公共云技术、各种监控监测技术等，在“智能+”时代背景下均属于前沿应用技术，盲目应用耗费了大量人力财力，也为工程档案管理带来极大困扰。比如VR虚拟仿真技术工程实践过程中很多是用来提高投标竞争力或者建设观摩工地来用，极大的弱化了其在安全教育、工程实体学习中的运用。又比如现在的扬尘噪音监测技术作为“智慧工地”必须搭建的项目，过程中更多的是显示屏的一个数值，管理过程不去记录，不去指导现场，导致其象征意义是大于其实际应用意义的。这种做法使得数据输入、出入、存储、运用、提升不能有效的形成闭合，更是有悖于工程档案管理系统性、完整性及真实性的要求。
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前面提到科技手段针对档案管理工作来讲只是一种手段，其利弊权衡取决于人的认知，因噎废食是肯定不可取的，作为新时代的工程管理者，应该全面考虑、比较利弊，做出最优选择，让科学技术能真正为工程档案管理服务。
三、工程档案管理工作仍应做到以人为本
现代管理理论是近代所有管理理论的综合，是一个知识体系，它的基本目标就是要在急剧变化的现代社会面前，建立起一个充满创造活力的自适应系统。要使这一系统能够得到持续高效地输出，不仅要求要有现代化的管理思想和管理组织，而且还要求有现代化的管理方法和手段来构成现代管理科学。
工程档案管理是近代大管理理论的一个细小分支，作为工程档案管理，追求以下几方面工作的实现：
(1)强调系统化。就是运用系统思想和系统分析方法来指导工程档案管理的实践活动，解决和处理管理的实际问题。系统化，就要求人们要认识到一个组织就是一个系统，同时也是另一个更大系统中的子系统。工程建设一般实施周期长、影响因数多，因此，更需要从整体角度来认识问题，以防止片面性和受局部的影响。
(2)重视人的因素。管理的本质是对人的管理，而人又是生活在客观环境中，虽然他们也在一个组织或部门中工作，但是他们在其思想、行为等诸方面，可能与组织不一致。重视人的因素，就是要注意人的社会性，对人的需要予以研究和探索，在一定的环境条件下，尽最大可能满足人们的需要，以人为本，以保证组织中全体成员齐心协力地为完成组织目标而自觉作出贡献。
(3)广泛地运用先进的管理理论与方法。随着社会的发展，科学技术水平的迅速提高，先进的科学技术和方法在管理中的应用越来越重要。比如“木桶理论”、“二八理论”，认识这些理论的作用可以大大提高工程档案管理的效率，所以，各级主管人员必须利用现代的科学技术与方法，促进管理水平的提高。
(4) 加强信息管理工作。社会飞速发展，尤其在当下“智能+”的时代背景下，随着人力资源利用效率越来越高，信息流动的速度越来越快，面对海量的数据，更应强调通信设备和控制系统在管理中的作用，所以对信息的采集、分析、反馈等的要求越来越高，即强调及时和准确。主管人员必须利用现代技术，建立信息系统，以便有效、及时、准确地传递信息和使用信息，促进管理的现代化。
(5)把“效率”和“效果”结合起来。作为一个组织机构，工程档案管理工作不仅仅是追求效率，更重要的是要从整个组织的角度来考虑管理的整体效果以及对社会的贡献。因此，要把效率和效果有机地结合起来，从而使管理的目的体现在效率和效果之中，加强档案管理人员的绩效考评。
(6)重视理论联系实际。重视管理学在理论上的研究和发展，进行管理实践，并善于把实践归纳总结，找出规律性的东西，所有这些是每个档案管理人员应尽的责任。工程档案管理人员人员要乐于接受新思想、新技术，并用于自己的管理实践中，把诸如质量管理、目标管理、价值分析、项目管理等新成果运用于实践，并在实践中创造出新的方法，形成新的理论，促进管理学的发展。
(7)强调事前控制。工程档案管理工作是一个系统性工作，具有一定的规律性，制定完善的策划方案，对后期档案管理交付大有裨益。
作为基层工程档案管理人员，在当下不仅受到项目建设各参与方的影响，而且伴随施工企业尤其是大型企业自身标准化、信息化推进的影响，工作范围扩大、工作强度加大、工作素质要求也越来越高，导致工程档案人员的流动性很大，人员素质参差不齐。施工企业很多都面临项目成熟档案管理人员稀缺，人员素质的提升跟不上企业发展速度的窘境。
工程档案管理工作是一项非常繁杂、耗时的工作，前面对工程档案管理工作的要求都依赖人的执行，好的管理必定是对人员的合理安排，即以人为本的管理。具体到实施过程中，很多企业对工程档案管理人员的待遇及容忍度均偏低，在现在智能+大数据时代，一名工程档案人员绝不仅仅是“做资料”那么简单。笔者有过利用现在的工程档案管理系统将所有在资料在一个系统中集成，然后分散于项目管理各个部门完成资料采集、整理、报验、签字盖章流程甚至后期组卷、著录等工作，由此来降低对工程档案管理人员水平的依赖，然而，当前社会进步尚不能达到这种应用。因此，还需要我们回归到工程档案人员管理上来，做到以人为本，培养并留住工程档案管理人才，让工程档案管理工作走向一个良性发展的快车道。
四、智能+背景下工程档案管理的建议
施工企业工程档案管理主要涵盖工程实施与施工阶段，是一项系统性、常态化、专业性工作。作为项目管理基础性内容，需要建立在系统控制理论基础之上，以人为本的高效管理，借助现代科学技术手段，高效的管理方可持续推动工程档案向前发展。结合当下“智能+”时代背景，解决工程档案管理实际问题，提出以下建议：
1.工程档案行业亟待国家顶层系统设计出台。智能+时代是一个数据大爆炸的时代，数据来源更广、更深，为避免各地区、各行业及大型企业，盲目追求“高大上”，导致资源浪费，避免形成数据碎片化、信息鸿沟，国家部委应在顶层进行系统性规划论证，方可保证工程档案管理系统性要求。
2.作为建筑行业的企业及政府部门应该多做调研，多听取学术界、基层从业者的意见，严禁一刀切，盲目推广应用新技术，发挥科学技术手段实际价值。
3、时代在进步，科技在发展，工程管理人员应不断学习，提高自身科学素养，提升个人认知水平，在新形势下，充分认识科学技术带来的利与弊，让科学技术真正为工程档案管理服务。
4、加强与科技企业联动配合，积极推动建设性科技应用的落地，进一步提升工程档案管理工作的效率，推动工程档案进一步向自动化、智能化方向发展。
5、将工程档案当做一个彼此相互联系相互作用的整体，加强前期策划的管理，过程中应努力保证整个系统的稳定，尤其是人员的稳定，避免形成数据断层。过程中跟踪检查，做到有计划有组织的逐步完善工程档案，防止系统错误积累到最终组卷移交过程才进行解决。
6、企业层面在优化工作流程组织中应以生产为主线，简化繁琐的“虚工作”。加强基层档案管理人员的培养，以人为本，正真做到重视其劳动价值，给予他们更大的宽容度，要确保培养的好人，也能留得住人。
结束语
在智能+时代背景下，新技术不断涌现，数据在爆发式增长的同时其价值也越来越被社会认可，数据利用的效率在加快，深度和广度也在被不断拓展。工程档案是这些有价值的数据保留下来的唯一凭证，作为一种数据资源，其价值越来越被重视。作为工程建设基层中的一员，我们更应该主动提升自身知识水平，锻炼自己的工作能力，为企业发展、社会公共事业的发展奉献力量。
参考文献
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作者简介：杨光旭，（1989。01—），男，汉族，湖北省十堰市人，本科，工程师，从事工程管理工作。
论文作者:杨光旭 李昕
论文发表刊物:《工程管理前沿》2019年19期
论文发表时间:2019/11/13
标签：工程论文; 档案论文; 档案管理论文; 系统论文; 数据论文; 管理工作论文; 管理人员论文; 《工程管理前沿》2019年19期论文;