摘要：在科学技术日新月异的今天，人事档案信息化已经成为档案管理工作的必要趋势之一。档案实现信息化不仅有助于提升日常查档效率，还能降低档案管理的安全风险。但就现状而言，真正实现信息化还存在着诸多问题，如单位对待档案信息化重视程度不够、管理人员并不具备较高的计算机专业技能、档案信息化设备也不够完善等等。构建档案管理信息化建设需要提高对信息化的重视程度、注重档案管理专业技术人才培养、提高档案管理信息化安全意识、建立健全人事档案信息数据库等种种对策。
关键词：人事档案管理；信息化建设；问题及路径
中图分类号：G270.7文献标识码：A
人事档案信息化建设是当下人事档案管理的现代化手段和必然趋势，提升档案信息化水平是目前不可忽视的重要任务。在日常档案管理过程中，建立档案信息库、实现电子化查档势在必行。
1 人事档案信息化建设重要意义
1.1提升日常查档效率
传统档案查阅需要档案管理人员翻阅并记录相关内容，往往一个小问题就需要耗费较长时间翻阅。如果可以实现档案电子化、信息化，就可以快速查找、翻阅前后文件，快速处理问题，简化相关程序，及时得出有价值信息。可以说，数字化、电子化使人事档案信息具有便捷性和现代性，更进一步地提高了日常查档效率，充分发挥了信息技术在档案管理中的重要价值。
1.2降低档案管理安全风险
传统档案管理方式是将纸质材料分门别类装订成册，存放于固定地点。但纸质材料集中往往易引发火灾，经常查阅材料、往来于档案室内外，稍有不慎，安全隐患不容小觑。另外纸质材料如未及时归档，也会造成一定信息泄露等失密现象发生。档案信息化减少了查阅纸质档案的次数，有效减小安全隐患，同时又可以在计算机中设置文件密码，降低失泄密风险。
2人事档案信息化工作存在问题
2.1单位对档案信息化工作不够重视
虽然档案信息化工作势在必行，但部分单位往往认为利用传统纸质档案即可完成日常查档等基础性工作，档案管理人员也无需专职；档案电子化、数字化工作劳心费力，效果意义却不是很大；有些单位虽对推行了档案信息化，却忽视了数据库及信息平台的建设，现代科技手段未能全部发挥其价值，又因重视程度不够，无法继续推行下去。同时相关制度也不够完善，收集整理资料未形成有效工作链条，由此，日常工作得不到制度保障，没有环境优势，更缺乏现代化的管理手段和运行模式，无形中降低了档案工作的效率，影响了单位工作的高效运转。
2.2 专业管理人员缺失
作为档案信息化工作人员，应该拥有过硬的专业技能、丰富的理论知识和实践经验，这不仅要求从业人员拥有较高的档案管理技能，更需要一定的计算机专业技术。但现如今，很多档案管理人员仅仅可以进行计算机的基础操作，对于信息内容的检索、查阅、录入乃至数据库的建设，还是一知半解，无法快速准确完成相关工作。具有专业技能的管理人员缺失也造成了档案信息化无法顺利进行一大难关，如何填补专业技术人员空白，也是接下来应该思索的问题之一。
2.3档案信息化设备不够完善
档案信息化，不仅有助于查阅个人相关资料，更为人事工作提供了诸多信息支撑。建设信息化数据库，有利于将个人经历立体化，在日常考评中实现动态客观的考量。而建设信息对接平台，则为兄弟单位之间档案收发传递、信息共享。工作最大限度地提供便利。档案的存取、导入、输出都得以在方寸之间实现，数据信息的整合分类更是能迅速完成。但由于相关系统设备不够完善，始终停留在翻找查档的阶段，无法随时调取、提供相关信息，导致工作难以高效运作。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆
3构建档案管理信息化建设的有效路径
3.1提高档案管理信息化重视程度
人事档案管理工作虽已进入信息化时代，但依旧未能高效广泛为各个单位服务。相对于电子档案，传统档案无论在存放还是使用过程中，都具有易泄密和易受损的特性，如果档案管理人员缺乏安全意识，档案信息则极易发生泄漏。因此，档案电子化、信息化在存储和保密两个方面，都有助于提升档案信息安全。由此可见，只有重视档案管理的重要性，提升档案信息化意识，才能真正保障其本体及信息安全。将人事档案信息资源保管和利用有机结合，是档案工作者的重要责任。
3.2注重档案管理专业技术人才培养
随着人事档案管理的信息化水平的提升，档案管理人员的技术水平也需要与时俱进。传统档案管理所需的基础技能已经无法应对现代化的管理模式，只有掌握当下先进的技术手段、提高管理标准、了解前沿工作动态，才能够将档案信息化工作理论联系实践，真正做到实处。因此，积极培养人事档案管理人员的业务水平，将档案工作专业技能进一步提升的同时，还需要加强计算机技术能力的应用，增加目前在岗的工作人员提供学习培训的机会，使其掌握操作平台、检索信息、建设数据库等技能，更好地利用新技能为档案工作服务。同时也要寻求信息化技术人才，积极培养档案工作中坚力量，重视具有发展潜力和专业技能的相关人员，利用日常实践和培训学习提升其对档案信息化工作的认识，丰富其档案信息化工作经验，尽可能确立专职档案员，使得档案工作具有持续性及稳定性，提升管理效率和管理水平。
3.3提高档案管理信息化安全意识
人事档案信息由于具有保密性质，因此在信息化过程中应提高安全意识，不仅要在扫描、录入时确保档案信息的完整和准确，更要做好文档的备份工作，以免电子文件遗失，造成更多严重后果。同时，档案管理人员也要积极应用现代化防护手段，如数据加密技术、防火墙技术、检测攻击以及恢复数据等技术，使人事档案信息得到安全有效的监管和保障，及时对电子档案使用的软件进行升级，加强档案信息安全管理，杜绝各类危害档案安全事故发生。
3.4重视档案信息化基础工作
档案信息化工作能够合理开展的基本条件则是重视基础性工作。首先，需确立行之有效的规章制度，档案文件借阅、转接工作有迹可循，电子数据处理、归档工作有章可循；其次，严格规范电子文档的存储、分类要求，最大限度实现文档的标准化与程序化；第三，建立健全档案信息数据库，对人事档案信息进行多角度、多渠道分析整合。只有如此，才能够全方位、立体化地提供人才基础信息，制定符合个人成长路径和满足单位需求的人才制度，建立人力资源培养和储备机制，以健全的机制和多元渠道培养，引进单位急需紧缺的专业人才。
结语
档案管理工作作为单位人事工作的组成部分，作为单位人才建设的重要力量和信息保障一直具有不可忽视的重要作用。档案记录人生经历、反映单位历史，一本档案便是一个时代的缩影和见证。信息化技术的蓬勃发展，正是为档案管理工作提供了桥梁，将人事档案立体化、多元化、高效化。事业单位档案管理信息化建设不仅是单位人事工作、人才队伍建设的必然趋势，同时也对优化事业单位人才结构、制定针对性人才发展战略起到促进作用。档案信息管理方式方法的改革创新，是档案工作的变革与发展、规范、科学的档案管理制度，实现档案信息化、电子化，有助于档案长期保存，提升了档案信息的安全性，为人事工作提供更加方便快捷的服务，为开展人才培养和建设工作提供客观详实的资料，为档案工作者互通有无提供交流平台，为单位进一步发展和壮大发挥重要作用。
参考文献：
[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012（15）：142-143.
[2]姚春华.人事档案数字化管理探讨[J].兰台世界，2016（S1）：118-119.
[3]张雨薇，李锋.人事档案管理信息化建设的必要性与建设策略分析[J].科协论坛（下半月），2013（11）：148-149.
[4]张丽娜，夏庆利.高校人力资源管理的现实困境与对策——基于大数据思维下高校人事档案信息化建设的探讨[J].学术论坛，2016，39（4）：157-161.
论文作者:孙明璐
论文发表刊物:《基层建设》2018年第29期
论文发表时间:2018/11/28
标签：档案论文; 档案管理论文; 工作论文; 管理人员论文; 信息论文; 人事档案论文; 单位论文; 《基层建设》2018年第29期论文;