美国图书馆编目对外承包的历史与经验，本文主要内容关键词为：编目论文,美国论文,图书馆论文,经验论文,历史论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号] G259.712[文献标识码] A
当前，我国图书馆界业务工作对外承包已非罕见。图书馆从自身业务发展的角度出发，将一部分业务外包给有能力承担这方面工作的专业公司，既有利于节省图书馆的成本，也有利于优化图书馆的人员结构，提高图书馆的工作效率。然而，图书馆的业务工作毕竟具有较强的专业性，若不加以有效的管理，容易造成适得其反的后果。因而，回顾图书馆业务对外承包的历史，借鉴国外图书馆业务外包的经验，是十分有益的。本文利用所掌握的资料，对美国图书馆编目对外承包的历史进行了粗略的叙述，介绍了其对外承包的操作程序、管理方法及其影响，希望对国内图书馆界有所启发。不妥之处，还望有关同仁不吝指教。
1 编目外包的产生与发展
就图书馆而言，业务对外承包并不是什么新鲜事物。早在1793年，欧洲就已经诞生了第一家期刊代理商，为图书馆分担期刊业务。[1] 19世纪以前，欧洲的图书馆馆员可以将随书所附的书目记录剪下，贴在目录卡片上，而不必自行制作书目记录。后来，这种方法传到美国国会图书馆，并得到进一步的发展。美国国会图书馆在普特南（Herbert Putnam）出任馆长后，开创了新的业务，并于1901年开始出售印刷目录卡片。[2] H.W.Wilson公司也于1938年开始销售印刷目录卡片。[3] 1959年，美国图书加工服务兴起，书商们开始与图书馆签订协议，从事图书馆的技术服务。1967年，又出现了书目供应中心及代理商提供编目与图书加工的服务，从而掀起了图书馆界编目对外承包的热潮。[4]
上世纪70年代，随着图书馆编目工作从以前的手工编目向计算机编目发展，图书馆需要将原来的编目卡片转换成机读目录格式（MARC）。这是一个浩大的工程。从时间、人员与经费的角度考虑，对外承包无疑是一种较为理想的方式。在当时，这样的作业方式被称作“out-of-house”。[5] 而对外承包的业务也十分广泛，大体说来，其承包项目包括：特殊资料的编目、文献传递、在线检索（online searching）、活页资料管理、订购管理、装订服务、目次服务、数据库设计、数据录入及图书馆管理等。[6]
从80年代起，美国图书馆编目对外承包有了较快的发展，提供图书馆编目服务的机构也有所增加，既有书目中心、书商，也有专门从事图书编目的公司。其服务的方式，既有提供抄录编目，也有提供原始编目，或提供目次摘要服务。所编的图书，既有新购的图书，也有回溯性的书目。其中，不涉及图书的买卖，专门提供编目的公司，大约产生于1986年。它们制订不同的服务价格，根据图书馆所委托的不同的编目服务项目进行收费。在当时，这些公司所提供编目服务的主要对象是法律图书馆。[7]
到90年代，由于美国图书馆界经费普遍缩减，在人员得不到相应补充的前提下，图书馆为了保证编目工作的正常进行，降低编目成本，提高编目效率，不得不大量尝试对外承包。在当时，对外承包成了图书馆界的专业用语。[8] 1992年和1993年，对外承包经常在美国图书馆专业会议及图书馆论坛上出现，而对外承包的范围与速度也有了前所未有的发展。几乎各类图书馆都对对外承包有兴趣，在图书馆学文献上也可以看到大量讨论对外承包方面的文章。它无疑是当时美国图书馆界热门话题之一。[9]
这方面的例子可以举出不少，如：1990年，斯坦福大学J.Hugh Jackson图书馆与Blackwel North America公司签订了图书编目和加工协议，这是第一个学术图书馆与公司签订图书编目对外承包协议。1993年，莱特州立大学图书馆（Wright State University Library）与Online Computer Library Center （OCLC）签订合作编目协议，这是美国第一个将全部编目对外承包的学术图书馆。同年，密西根州立大学图书馆（Michigan State University Libraries）与Yankee Book Peddleer（YBP）参加OCLC的编目服务，以向YBP阅读订购的方式购买OCLC的编目数据，进行编目外包。1995年，斯坦福大学图书馆也与YBP合作，实行编目外包。[10] 1996年，美国图书馆馆藏发展协会（Association for Library Collection）在开展图书馆业务工作评估时，同时对对外承包进行技术管理。
总之，从美国图书馆编目业务外包的历史看，主要分为两个时期：一是在图书馆进行手工编目时期，以编卡片目录为主，以1901年美国国会图书馆开始提供印刷目录卡片为标志，1959年图书加工也纳入编目外包的范围；二是从上世纪60年代起，以机读目录的出现为标志，尤其是OCLC成立后图书编目工作实现自动化，图书馆编目对外承包有了迅猛的发展。到了90年代，无论是图书分类、编目，还是图书加工，如夹磁条、贴条码和书标等，几乎都可对外承包，由所委托的专业公司提供上述服务。
大体说来，美国图书馆实行编目对外承包，主要有以下原因：
一是降低成本。从实践结果看，在实行编目对外承包后，美国大多数图书馆的编目成本都有了不同程度的下降。如莱特州立大学图书馆在编目对外承包后，每本图书编目的费用由原来的17.7美元，减为5.6美元，[11] 每年能省10万到25万美元的编目经费。[12]
二是节省人力。图书馆本身编目人员的不足，是美国图书馆编目对外承包的一个重要原因。如佛渥斯公共图书馆（Forth Worth Public Library）在1992～1993年间，自编目对外承包后，其编目人员从6人减为2人，图书加工人员也从9人减为5人。[13] 所节省的人力，可以安排到其他工作岗位。
三是工作量的迅速增长。人员缩减使人均工作量相应增加，而读者人数的增加也是不可忽视的因素。如休斯敦公共图书馆（Houston Public Library）读者人数从1983年的30万人次，到1995年增加为 90万人次，在馆员及经费没有相应增加的情况下，为了适应读者服务的需求，对编目进行了对外承包。[14]
四是处理和防止积压。为了及时将到馆的图书进行编目加工，防止积压，对外承包无疑是一种合适的方式。如莱特州立大学图书馆编目对外承包，就是为了清除积压。[15] 芝加哥大学图书馆自从编目对外承包后，当年编目量较前年增加了50％，比5年前增加了151％，不但清除了积压，还有效地防止了积压的产生。[16]
2 编目外包的技术管理
图书馆的编目工作具有较强的专业性，在对外承包过程中，若不加以严格的管理，制订相应的规范和标准，容易造成编目不规范、质量差等弊端，影响读者的使用，给图书馆正常业务的开展带来不便。美国图书馆界在实行编目对外承包过程中，对编目外包的管理给予了充分的重视，并积累了一定的经验。
如1993年美国图书馆商业技术服务委员会就提出了一份编目对外承包的技术检查表，供有关图书馆参考。1995年，Kascus和Hale又对此作了修改。[17] 该表内容非常详尽，具有一定的参考价值，兹将其重点摘录如下[18]：
（1）资料处理过程
需要注意的有：原始编目或抄录编目的方式；编目信息的来源；进书时间；问题书邮寄的收费；复本核查；书目核查及费用计算。
（2）编目标准
需要注意的有：机读目录格式的规定；书目层次、国家标准、编目规则及最小层次款目的规定；书目错误率及其对问题的处理方式。
（3）编目及加工形式，包括以下各类文献：普通图书、小册子、政府出版物、大型印刷品、微缩资料、学术论文、活页文献、合订本、丛书、补编、索引，以及期刊、视听资料、电子文献、档案、手稿、地图等。
（4）语言。注意承包方对不同语言图书的编目加工能力，如非罗马语言文献资料罗马化的能力及所采用的音译表。
（5）书目来源的说明
需要注意的有：所使用的书目数据库或书目提供中心；获得抄录编目的方法（ISBN、ISSN、LC号或其他方式）；书目检索的步骤；书目检索的标准及检索资料之修改；检索率、重复检索的次数；抄录编目以外，是否提供原始编目服务。
（6）编目记录
需要注意的有：提供编目款目的说明（包括机读目录格式的完整说明）；是否提供预编目升级服务；在不提供预编目升级时，图书馆是否拒绝接受的问题；符合图书馆自身特点的附注说明；丛书编目说明；图书馆自行增设的款目、修改等说明；抄录编目时需修改款目的规定；其他服务项目（如目次、摘要、作者情况等）。
（7）有关分类的规定
需要注意的有：主题分析的方法；对图书分类法的理解与使用能力；有关丛书编目方面的规定；是否使用所指定的图书分类法等。
（8）馆藏记录的规定
注意告知对方馆藏记录（索书号、日期、馆藏地、复本号、册次号等）的方式，以及加复本号的方式。
（9）图书加工
需要注意的有：书名页之作者及书名等不可因加工而被遮掩；索书号、复本号及馆藏地标记于书内的位置及标记方式；磁条、条形码、书标、馆藏章等是否符合要求；平装书是否加护封；尚未编目的图书，是否提供加工服务；地图及其他非图书文献的加工。
（10）其他服务
如图书排架服务、是否提供相关统计服务等。
（11）图书馆内部要做的工作
编目对外承包后，对其管理不可或缺。需要注意的有：馆内的责任界定；指定统筹编目工作的责任人、联系承包方的责任人、提供编目资料的责任人；提供编目资料所需要的时间；图书馆将编目资料提供给承包方的方式；承包方将编目资料交还图书馆的方式等。
此外，Hirshon和Winters也提出了编目对外承包技术管理的方案[19]，主要内容有：（1）编目标准，包括机读目录格式及编目规则；（2）语言类型说明；（3）抄录原则，包括检索时选择项及判定是否可供抄录之说明、音乐资料书目记录增加505款目、馆藏资料之949款目、错误数据的更正等；（4）数据传送，如需特殊处理，则需说明细则；（5）图书加工，如书本内是否要贴到期单、条形码、磁条及其数量等；（6）协议的期限、价格及付费方式等；（7）其他服务约定。
关于编目质量管理，他们特别提出了以下几点：（1）定义主要错误（如编目数据的类型、日期、020、022、028、1××、2××、4××、8××、6××、7××项等），错误率为1％；（2）次要错误（如编目数据之5××、录音资料之505及300、949等项），错误率为10％；（3）错误率的计算，随机抽查，错误率为1％；（4）承包方在得知错误报告后，应依规定无条件改正错误数据；（5）在图书馆与承包方均同意的情况下，可以对原编目规则进行适当的增补、修改。
由此可见，美国图书馆对编目对外承包的技术管理是相当重视的，有一套严格的执行程序。他们从业务发展需要出发，选择合适的专业公司，签订正式的合作协议，制订相应的编目规则，并有专人负责具体实施，对其工作随时进行检查，及时纠正编目中发生的错误。正因为如此，编目对外承包才能被很多图书馆采纳，并取得了良好的效果，成为美国图书馆健康发展的积极力量。
3 编目外包的影响与教训
在美国图书馆发展史上，编目对外承包无疑产生过重大的影响。编目外包对图书馆的影响，既有基础业务方面的，也有行政管理方面的；既有积极的影响，也有负面影响。
3.1 编目外包与图书馆基础业务
毫无疑问，受编目外包影响最直接的，首先是编目部门。在将编目部分或全部外包后，编目部门就面临人员的裁减与安置、编目规则的重新修订、编目程序的更改、对外包编目数据的检查等问题。对采访部门而言，由于发票的关系，不论订购记录由图书馆还是承包方提供，都要连接暂时的或简单的书目记录，等外包书目数据进馆后再完全取代。有时编目记录与订购记录同时存在，需要图书馆作合并处理。对参考服务部门而言，书目数据质量直接影响其读者服务。良好的编目数据是优质服务的基础。无论是图书馆自行编目还是对外承包，书目的正确状态（订购、收到、编目中、在架）非常重要。在实行编目外包后，尤其要注意书目数据的修改时间。[20]
3.2 编目外包与图书馆的行政管理
在将编目对外承包后，图书馆在行政管理上，首先会面临原有编目人员的安置问题。有时候，编目外包会导致原编目人员的抵触情绪。如艾伯塔大学图书馆（Alberta University Library）的编目人员，就对编目外包表现出拒绝接受、生气与沮丧的反应。编目部门充满了焦虑、失望、压力与不安。即使仍留在编目部门的，也因同事的减少、工作流程的改变而负担加重。[21] 多数情况下，图书馆会将原来的编目人员安排到读者服务岗位。然而他们往往一时不适应读者服务工作。有些编目人员宁愿选择辞职，而不愿做参考服务工作。[22]
3.3 编目外包与图书馆的财务管理
图书馆实行编目外包，很大程度上是出于财务考虑。在多数情况下，图书馆在无法增加人力、经费缩减的情况下，编目外包是一种理想的选择，这样做可以节省图书馆运营成本。如上文所提到的莱特州立大学图书馆，在编目对外承包后，就大大节省了图书馆的编目成本，使其有能力将节省的经费用于图书馆其他业务建设上。[23] 美国编目部门的费用，大约有85％为人事费；节省的成本，可以转移到别的岗位，也可以投入到图书馆的其他业务建设上。[24]
3.4 失败的教训
有必要指出，并不是所有的美国图书馆编目对外承包都是成功的，其中也不乏失败的教训。之所以特别提出，是为了对编目外包的管理引起足够的重视。如塔福大学（University of Tuffs）于上世纪80年代，对需要回溯的书目数据承包给两家公司，由他们代为编目加工，由于管理不善，导致编目质量出现严重问题。在其编目数据交馆后，需要馆员对其进行持续不断的修改，后续的编目工作相当繁重，成为该馆的额外负担。[25] 北达科塔大学（University of North Dakota）图书馆在编目对外承包后，也因为编目要求不够明确、联系人更换频繁、与承包方沟通不够等，造成数据丢失，从而使编目外包非但没有减轻图书馆的工作压力，反而增添了许多麻烦。[26]
由此可见，图书馆编目对外承包是否可行，关键在于图书馆应根据自身的需要，并进行严格的管理。美国图书馆编目对外承包，经过一个多世纪的发展历程，当然有其产生与发展的必然性。在当今信息时代，面对扑面而来的海量数据和信息需求，图书馆的业务工作更加繁重，实行编目对外承包仍不失为一种合理的、可供选择的方案。而加强管理则是其可靠的质量保证。