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在全国电子政务建设和政务公开政策的推动之下，一种新的电子文件管理模式——基于政务网的电子文件中心悄然兴起。2004年12月28日，江苏省常州市电子文件中心正式运行，首开国内电子文件中心之先河；其后20天，苏州“张家港市电子文件中心”开通，成为国内首家县级电子文件中心。（注：《常州、张家港电子文件中心开通运行》，http://www.da.jd.cn/info.asp? id=12422）目前，更多的电子文件中心正在构建之中。《江苏省档案信息化建设规划纲要(2005-2010年)》就明确提出“2008-2010年，全省100％的国家综合档案馆全面建成与电子政务相配套的电子文件中心”的目标。这一新生事物在迅速“燎原”的同时留下了许多值得探讨的课题，开展电子文件中心研究已成当务之急。
一、电子文件中心研究的基础
美国是最早建立并研究电子文件中心的国家。1988年，美国国家档案和文件署建立了电子文件中心，收集当时的现行电子文件，并且对国家档案馆、联邦机构提供的电子档案进行管理。（注：刘家真：《美国国家档案馆的电子文件中心》，《档案管理》，1997年第4期）韩国政府也于2004年6月份制订了《电子文件利用促进法》，要求不同部门根据具体情况设立“电子文件保管所”，以提高电子文件的安全性和可信度。
我国对电子文件管理的研究已有十多年，期间国家档案局颁布了相应的电子文件管理标准。但以电子文件中心的模式来管理电子文件则始于2004年底，目前还处于实践探索阶段，尚未上升到理论高度进行研究。电子文件中心的建立将以理论和实际相结合的方式来探讨电子文件的管理模式。从资料和实际调查中发现，尽管已有个别电子文件中心投入试运行，但国内检出的有关电子文件中心研究的论文仅有一篇，可以说，对电子文件中心的理论研究尚未起步。随着电子政务的不断深入，电子文件中心的管理模式将迅速铺展，对电子文件中心的理论研究理应成为电子政务和档案学研究的前沿热点。
二、开展电子文件中心研究的现实意义
电子文件中心研究具有非凡的现实意义，主要有以下几个方面：
1、推动我国电子政务的健康发展
在电子政务这个大环境下，如何收集整理政府及其职能部门在电子政务平台上形成的电子文件，建立一个相对稳定、覆盖面广的文件资料收集网络和运行机制，确保各单位形成的电子文件“随时形成、随时收集、随时发布”，将有保存价值的电子文件完整、安全、永久地保存下来，并提供利用，显得尤为重要。而电子文件中心就是一个可以实现这些功能的系统，它是电子政务系统的坚实后盾。
2、探索我国电子政务信息管理的统一平台
为了提高电子政务的质量和效率，应尽量整合各种政务信息，以更好地为政府部门和公众服务。对电子文件中心的研究，旨在探索我国电子政务信息管理的统一平台。
3、实现电子文件管理模式与国际接轨
在发达国家，电子文件中心已不是一个新生事物，其之所以存在并沿用至今，是有其合理性的。对电子文件中心的研究，便于吸取国外的经验，实现电子文件管理模式与国际接轨。
4、确立有效的电子文件管理机制
在以往对电子文件管理的研究中，对于归档前的电子文件，应归属电子文件形成部门、各政府机构的信息中心、档案部门这三者中的何者加以管理，没有定论。对电子文件中心的研究，可确立电子文件的管理机制，以此回答是否需要设置专门的电子文件管理机构，是集中还是分散保管电子文件，应当由谁来鉴定和发布电子文件等悬而未决的问题。
三、开展电子文件中心研究的理论价值
电子文件中心研究具有重要的学术价值，其理论意义如下：
1、完善我国的电子文件管理理论
电子文件中心研究是对电子文件管理更深入的探讨，在此基础上得到的理性认识，将充实完善我国的电子文件管理理论。
2、对电子文件中心的建立和推广具有理论指导意义
电子文件中心研究将归纳出电子文件中心建设行之有效的原则与方法，从而为更多的政府部门建立和使用电子文件中心提供理论依据。
3、丰富数字档案馆理论
归档后的电子文件是数字档案馆的重要信息资源，从资源整合的视角来看，电子文件中心将是数字档案馆重要的外围机构。我国目前对数字档案馆的研究正处于不断深入阶段，电子文件中心的研究，将进一步丰富数字档案馆理论。
四、电子文件中心研究的基本内容
电子文件中心研究将拓展应用研究的领域，其近期的主要研究任务如下：
1、界定电子文件中心的概念与功能
电子文件中心研究应首先探讨电子文件中心的含义及其定位。从我国电子政务发展的现状和电子文件管理的实际需要出发，界定电子文件中心的基本功能，明确电子文件中心的狭义和广义概念。
2、研究电子文件中心的管理机制
我国对电子文件管理机构的建制一直处于争论之中，争议的焦点为：是否需要设立专门的电子文件管理机构？如果不需设立专门机构，电子文件应由一个部门进行管理，还是由多个部门进行联合管理？如果由多个部门联合管理，则应由哪个部门对电子文件管理负责？电子文件中心的研究将涉及上述争议，并提出电子文件中心的管理机制。
3、研究电子文件中心建立的原则
虽然建立电子文件中心具有迫切性和必要性，但其投入较大，功能繁复，为保障其健康发展，必须研究并确立电子文件中心建立的基本原则。
4、研究电子文件中心的详细功能
收集和发布电子文件是电子文件中心的基本功能，为实现对电子文件的有效管理，电子文件中心应具有文件初审、用户管理等一系列十分具体的功能。对电子文件中心详尽的功能分析，是电子文件中心研究的一项重要任务。
5、研究电子文件中心的构成
电子文件中心是一个信息系统，由一定的硬件和软件构成。针对不同电子政务环境下电子文件管理的个别特征，研究电子文件中心的基本硬件配置和软件构成，是电子文件中心研究的基本内容。
6、研究电子文件中心接收的电子文件格式
由于电子文件形成的系统环境和信息形态不同，电子文件中心将接受多种文件格式。因此，研究电子文件中心可接受文件的格式类型，提出文件格式标准及文件格式转换途径和方法是电子文件中心研究的又一项重要任务。
7、研究电子文件中心对电子文件的管理
对电子文件进行管理、鉴定与开放的方式方法是电子文件中心研究的基本课题。
8、研究电子文件中心的安全保障体系
电子文件中心研究必然涉及安全保障问题，从用户管理、权限设置、多级存储体系、数据迁移等方面对电子文件中心的安全进行深入研究，探讨其安全保障体系是电子文件中心研究的题中应有之意。
9、研究电子文件中心与电子政务系统的集成
电子文件中心应该是一个相对独立的系统，但又是电子政务系统的一个重要组成部分，需要与电子政务的其他系统进行集成。集成并非简单的硬件联结和软件共享，而应是真正意义上的无缝集成。与电子政务系统的集成是电子文件中心研究的一项有深度的课题。
五、电子文件中心研究的核心课题
1、确立电子文件中心的管理机制
电子文件是否应由独立的管理机构管理，这是在电子文件中心研究过程中必须重点关注的问题。找到适合我国国情，又有利于有效管理电子文件的管理机制是电子文件中心研究的难点之一。
2、提出电子文件中心的参考模型
系统参考模型是指从技术和管理的角度对系统进行描述的一种模型，是整个信息系统开发的基础。电子文件中心参考模型的优劣直接关系到电子文件中心开发与管理的成效。目前一些专家或权威机构对电子政务系统、办公自动化系统、ERP系统等已经提出了相应的参考模型。电子文件中心参考模型的提出，具有创新性和复杂性，是电子文件中心研究的难点之一。
3、用XML技术实现电子文件中心与电子政务系统的数据交换
电子文件中心是电子政务的信息管理平台，所以必须能够与电子政务的其他信息系统实现数据交换。2002年1月，国家标准化管理委员会和国务院信息化工作办公室批准成立了电子政务标准总体组，其主要起草的标准为基于XML的数据交换标准。所以，在电子文件中心接收和发布数据时，也需使用XML技术。鉴于目前XML技术在电子政务中的应用处于研究和探索阶段，如何使用XML技术实现电子文件中心与电子政务系统的数据交换，也是电子政务研究的难点之一。
4、多媒体电子文件中心的构建
多媒体电子文件所具有的文件容量大、数据非结构化、文件格式多、具有时间和空间维、含义难用文字表达等特点，给多媒体电子文件中心的建立带来了挑战。电子文件中心研究需要探讨多媒体数据库的建立、基于内容的多媒体信息检索方案、流媒体技术在传输多媒体电子文件中的应用等难点问题。
5、用数据仓库和数据挖掘技术实现电子文件中心的辅助决策功能
电子政务中产生的电子文件是政府信息的核心源泉，这些信息又是政府的决策依据。所以，高级阶段的电子文件中心应该具有决策支持功能。而决策支持功能是建立在决策模型、数据分析、数据挖掘等技术基础之上的。电子文件中心如何利用数据仓库技术、数据挖掘技术等实现对政府的辅助决策是需要深入研究的课题。