广东省河源市河源中学 517000
摘 要：随着我国互联网的迅速发展，网络逐步改变人们的生活、学习方式。中小学档案管理工作也随着时代的进步而有了巨大转变，档案管理工作已经由传统纸质逐渐过渡到信息化。档案管理信息化不但能减轻档案管理人员的工作负担，还能提高服务品质。
关键词：信息环境 档案管理 中小学
近年来，从手机、电脑等电子科技产品的更新换代速度就能看出科技的进步之快，从各种社会新闻以及明星八卦就能感受到信息在现在发达的网络世界中占据着重要的位置，也能看出信息的传播性、效率性、共享性对于新闻爱好者有着非同寻常的吸引力。将信息化与中小学档案相结合，不但可以使档案的利用率增加，还能优化档案管理方式，减少了档案管理员的工作负担，在一定程度上也推进了中小学档案管理事业的进程，中小学档案管理的革新也是大势所趋。
一、中小学信息化档案管理的优势
随着信息化进程的加快，中小学档案管理信息化建设已经是刻不容缓，中小学档案管理信息化的优势有以下方面：
中小学信息化档案管理是根据计算机来储存文档、声像等资料，有查阅文件速度快、信息储存量大、保存时间长、保存效果好等纸质档案难以企及的优势，档案管理信息化真正做到了文档一体化，文字档案和电子档案共存的结果，能够让查阅者快速地查询、阅读、使用。
随着中小学档案管理信息化的建立和逐步完善，为各个学校培养了一批高素质的档案管理员。即使各学校档案专职管理人员紧缺，档案管理员知识结构混乱不合理、思想僵化等问题，但也有很多经过系统学习或者自学的管理人员，他们在档案管理工作中能力突出、表现优秀，为档案管理信息化做出了很大贡献。
中小学档案管理信息化还可以让学校建立属于自己的档案网站，不但可以方便各界人士对自己学校的了解，学校自己也可以在网站上公布非保密性文件，实现各学校资源共享。例如，“东北师范大学附属中学”网站，该网站有走进附中、科学教研、名师团队、德育之窗、学子风采、党工建设、招生资讯、校园咨询、通知公告等栏目，家长通过校园资讯栏目能够及时了解学校动态，和老师沟通得也会更加顺畅。通过这些栏目内容可以全面地了解该学校的历史文化、师生风采、教育理念、招生简章、教师队伍等你想了解的内容。通过档案管理信息化的完善，学校通过网站信息收集外界对本校的意见，学校及时做出改善工作，以更优质的服务态度、端正的教学理念、以生为本的育人原则，为学生营造出良好的学习环境。
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二、实现档案管理信息化的途径
1.档案标准化、规范化。
我国目前很多学校档案信息系统不完善，档案标准不明确、档案规范停滞、档案应用软件杂乱无章，这些都是影响档案管理系统自动化的严重问题。针对这些问题首先要做的就是思想上的进步，不要把思想局限于计算机系统上，要让视野覆盖到整个档案信息管理上。档案管理信息化的首要任务就是档案标准要规范、健全和真正落实，不能开空头支票。要想加快档案管理信息化的建设，就必须落实档案标准化、规范化，二者是相互依存、缺一不可的关系。
2.数据库的建设。
目前各个学校还是处于纸质档案向信息化档案管理的过渡阶段，完善信息化档案管理的关键在于数据库建设，数据库就是依赖于先进的信息技术对资料进行合理的管理和使用。例如学校将学生的姓名、籍贯、父母、家庭、年龄、年级、考试成绩录入到表中，这张表就是一个数据库，有了这个数据源，教职人员或者档案管理人员随时能够查阅学生相关信息，学校的档案管理自动化建设也会更加快捷。
3.提升办公自动化建设进程。
计算机应用、网络管理是现下网络时代档案管理的标配，利用计算机进行档案管理有以下优点：
（1）信息化档案管理有利于文件的完整性和保持文件原貌，以及档案管理方便、检索快速、准确性高。将文件录入计算机保存后中，插入信息十分简洁方便，还可以随时修改档案以及补上缺漏，使档案管理工作更加快捷，服务水平也有所提升。
（2）信息化档案管理保密性更强，计算机档案管理系统可以将档案改为单份文件提供使用，使用者就不能检索其他无关文件。文件保密性加强，进而使档案更加安全。
（3）学校的档案管理者素质高，一名合格的档案管理人员应该具备的综合素质有：正确的政治思想、专业的业务能力、较高的智商、积极的工作态度。档案管理人员还应该博闻多识，有良好的知识基础和科学素养。还要学习先进的信息化档案管理工作经验以及发展前景，增长自己的见识，开阔眼界，做好专业知识技能储备，提高信息化档案管理工作水平。
在信息化发展日益完善的今天，不管是对纸质档案管理人员还是对信息化档案管理人员都有了更高的要求。纸质档案转变为信息化档案管理是顺应时代发展潮流的，在提供利用服务的同时发挥出最大价值，使信息化档案管理发挥出应有的社会价值、经济价值。中小学信息化档案管理建设是一项持久的系统工程，需要学校和档案管理人员各方面的共同配合才能实现。
论文作者:龚敏芬
论文发表刊物:《教育学》2019年6月总第179期
论文发表时间:2019/6/24
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