文档一体、馆室结合的调查与思考，本文主要内容关键词为：文档论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
改革开放以来，山东省以档案馆、室工作规范化、标准化建设为重点，积极推进文档一体、馆室结合，理顺文档、馆室关系，促进协调发展，积极探索加强档案事业整体建设的路子。最近，我们对青岛、潍坊等地文档馆室一体化建设进行了调查。调查表明，这项工作取得了明显成效，在新的形势下文档馆室一体化建设大有作为。
一、文档一体、馆室结合的主要做法
长期以来，文书处理部门、档案室、档案馆作为档案形成和管理的三个部门，缺乏必要的协调，档案整理重复劳动现象较为普遍，造成人力、物力的浪费，很大程度上制约了档案工作整体水平的提高。首先，文书工作阶段，也就是形成档案的阶段“先天不足”，形成的文件材料质量不高。其次，文书工作与档案室工作既交叉，又脱节，特别是在文书立卷这一关键环节上缺乏有力的协调和控制，文件材料收集不齐全，整理不规范，有的文件长期积压、不整理，造成档案室工作薄弱。再次，档案室、馆的档案整理工作缺乏统一的规范标准要求，档号的编制、案卷的分类排列、检索工具的编制不衔接，档案室基础工作不能为档案馆充分利用，档案馆需要重新做大量的整理工作，使得档案工作在低水平上不断重复。这些不协调成为档案工作发展中不可忽视的重要问题。实践中，我们认识到，推动档案工作整体发展，必须在文档一体、馆室结合上下功夫。
（一）加强协调，对档案“源头”实施控制。
要抓好档案工作，不能就档案抓档案，必须从文书处理工作抓起。要在不影响文书工作正常运转的前提下，有意识地兼顾档案工作的要求。档案部门必须加强与文书工作主管部门的协调，主动参与，在档案的形成上变完全被动为相对主动。如潍坊市的潍城区、奎文区、诸城市等档案部门，坚持每年配合党委、政府两个办公室开展两次文书处理工作检查活动，对文件的拟制、收发、登记、传阅、办理中存在的问题，特别是文件材料齐全完整问题进行通报。诸城市对文书工作实行了百分制考核。针对机关文档人员变动大，各级档案部门还普遍重视文档人员的培训工作，提高业务素质。通过实施超前控制，基本保证了档案材料形成的质量。
（二）实行集中立卷制度，深化立卷改革。
文书立卷是文书工作和档案工作的临界点，是推行文档一体化的关键环节。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》确立了文书处理部门立卷的制度。此后有关办法、条例等也都规定，应当立卷归档的文件材料由文书部门或业务部门收集齐全，并整理立卷，由机关档案部门进行指导。但是，由于各地各单位具体情况各异，实践中应结合实际探索不同的实现形式。如在市地、县市区，机关较小，内部机构不多，产生和办理的文件数量少，大多由一人同时承担文书处理与档案管理任务。这种情况下，已不存在机关档案部门对文书或业务部门立卷归档工作的监督指导。同时机关文档人员流动性比较大。根据这一实际，档案行政管理部门必须加大对文书立卷工作的监督、指导力度。为此，山东绝大部分市地和县市区都采取了集中立卷的方法。如潍坊市从1979年起在全市推广五莲县集中立卷的经验，并加以制度化。每年第一季度末，市县机关文档人员分期分批到档案局进行集中立卷。从文件的收集、分类、组卷、编目、装订到案卷排列，都由档案局直接指导把关。近年来有的档案局还提供集中铅印卷皮、统一打印全引目录、供应文档用品等服务。实践证明，这一做法省时、省事、省力，案卷质量高，保证了文档工作的衔接。在省直机关和部分市地机关，我们实行分散立卷，档案行政管理部门与机关档案部门相互结合，统一指导、监督和验收。
实行立卷方法的改革是推进文档一体化的又一措施。传统的“六个特征”的立卷方法，既要考虑“六个特征”的灵活运用，又要顾及文件有不同价值，还要考虑案卷的厚薄。加之不同机关（企业）文件情况千差万别，不同种类文件的不同特点，很难为这种立卷方法总结出一套最佳的标准化程序。分类组卷、拟写案卷标题成为文档工作者非常棘手的问题，不仅耗费了大量时间和精力，而且案卷质量标准难以把握，也给档案著录和进行计算机管理带来困难，成为文档一体化的制约瓶颈。1990年省档案局在省直机关开展了“一事一卷”立小卷的改革试点，使立卷方法变得比较容易掌握、更加科学。目前全省普遍推广这一立卷方法，将文档一体化向前推进了一步。
（三）抓规范标准建设，推进馆室结合。
建立协调一致的规范标准体系，是推进馆室结合的基础。山东省档案局根据1983年以来国家档案局制订、颁布的机关档案工作和档案馆工作的条例、通则和一系列规范标准，结合本省实际制订了《地县档案馆基础工作规范方案》，使档案馆、室工作通过实施统一的规范标准逐步衔接。在具体工作上，重点抓了五个结合点：(1)统一案卷质量标准。按照档案进馆要求，档案局、馆联合对机关进行案卷质量验收或年检，抓文件材料的齐全完整和案卷符合规范要求。(2)统一档号编制标准，使馆、室档号连为一体。如潍坊市1993年开始，用两年时间在全市范围内开展整顿档号工作，实现了档案馆、室档号齐全，互相衔接。(3)统一分类方案。馆室所存档案分类编目体系完全相同，彼此衔接。(4)统一检索工具编制要求。打破馆室检索工具编制各自为政的局面，确定馆室必须协同编制的检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录等，统一要求，统一标准，并同档案一起进馆。临朐县档案馆十多种检索工具，90%以上是由基层档案室编印的。(5)统一编研部分资料。档案馆指导档案室汇编资料或联合编制资料。如潍城区要求档案室所编资料必须在三种以上，这些资料随档案一起进馆。
（四）抓馆室目标管理，促馆室整体水平上档次。
馆、室结合不仅仅是点上的结合，主要目标在于促进馆、室协调发展，整体提高。1990年山东省档案局将档案馆、室业务建设工作细化分解，结合山东的实际，制订了《山东省机关档案工作先进等级标准》、《山东省市地县档案馆先进等级标准》，开展了档案馆、机关档案工作上先进等级活动和科技事业单位档案工作目标管理活动。经过几年的努力，全省60%的机关档案工作达到省级以上先进标准。260多个省、市级系统被评为档案工作先进系统，有的系统从省到县的机关档案工作全部达到省级先进标准。省档案馆和济南市档案馆达到国家一级档案馆标准，其他列入目标管理的市地县档案馆除一个县外全部达到省级以上先进标准。档案馆、室工作基本形成了良性互动、共同提高、全面发展的机制。
二、从理论与实践的结合上，全面把握文档一体、馆室结合的基本内涵
（一）从社会发展大势把握文档一体、馆室结合。高度的社会分工是社会发展的总趋势，以文件为主要管理对象的文档工作专业化分工无疑是必然的。
在我国，50年代文书部门立卷制度的确立，导致了文书工作与档案工作在职责上的明确区分。60年代各级档案馆逐步建立，导致了部门档案室和社会化的档案馆的分工。从此，我国形成了文书部门、档案室、档案馆为主要框架的文件、档案管理体系。然而，社会分工越细反过来就越要求分工者加强协调，惟其如此现代社会才能协调发展。文档一体、馆室结合是文档工作发展到一定历史阶段的产物，是在充分尊重文档工作社会分工及其发展规律的基础上，反过来要求加强整体协作的一个重要课题。
（二）从系统论原理把握文档一体、馆室结合。
系统论原理认为世界上一切事物、现象和过程都是有机的整体，都是自成系统而又互成系统；组成系统的要素或子系统各有特定的功能和目标，他们之间既相互联系、相互作用，又分工合作，以达成整体的目标。从系统论的角度看，文档工作是社会发展大系统中的小系统。在这个系统中，文档、馆室工作又各成子系统或系统要素。必须把文档、馆室工作纳入一个系统内统筹考虑，这样才有利于文档整体优势的发挥，有利于档案馆、室工作的协调发展。这里要强调的是，仅仅把系统论看作文档一体、馆室结合的理论依据是不够的，应当从系统论原理来体会、把握文档一体、馆室结合的基本涵义。其一，文档一体、馆室结合是文档系统内子系统之间内在的协调关系，是必然存在的，是档案工作发展的内在要求。其二，文档一体、馆室结合带有系统结合的模糊性，要从宏观上去认识和体察，要从整体上去把握。
（三）从文件运动规律把握文档一体、馆室结合。
文件运动不是单纯的客体运动，它是一种融入人的思想、意图、目的和要求的社会活动。文件运动实际上是一种管理行为。依据文件生命周期理论，文件运动具有整体性与阶段性相结合的特点。文件运动的整体性是指文件从形成到永久保存或销毁，是一个完整的生命过程。在相当长的时期里，我们对文件运动的整体性认识不足，在管理行为上表现为整体意识差，导致阶段间的脱节和不平衡发展。我们比较注重永久保存阶段文件的管理，亦即档案馆内档案的管理工作；相对忽视文件暂时保管阶段、现行使用阶段的管理，亦即档案室内档案的管理工作；忽视把档案管理与文件的形成和管理相衔接。文档一体、馆室结合是把握文件运动的整体性规律，推动档案工作整体发展的必然选择。文件运动的阶段性是指文件在其完整的生命过程中因其价值、作用的差异导致人们管理行为产生明显的变化，即在文件的不同运动阶段，其价值形态、服务对象、保管地点、管理方式各不相同。但各个阶段之间不是割裂的、孤立的，而是前后相承、互相影响、不可间断的。注重文件不同运动阶段之间的联系，搞好衔接，是文档一体、馆室结合的题中之意。
（四）从有关法律、政策把握文档一体、馆室结合。
我国档案工作法律法规的不断完善，为我们认识文档一体、馆室结合提供了法律参照。关于文档关系。《档案法》、《档案法实施办法》规定“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交”；机关、团体、企事业单位和其他组织内的档案机构“对本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导”，确立了文档工作之间的法律联系。关于馆室关系。档案室、档案馆是档案管理不同阶段上平等的档案管理实体，共同构成档案工作的基础与主体框架，《档案法》确立了“机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案”的法律关系。《山东省档案条例》还规定“单位档案机构应定期向综合档案馆报送档案目录”，强化了馆室在档案信息利用方面的关系。文档一体、馆室结合工作应当围绕档案法律法规所确立的基本结合点来展开。
三、针对存在问题，实施重点突破，把文档、馆室结合推上一个新层次
（一）从微观到宏观的突破。
从山东的情况来看，文档一体、馆室结合工作长期以来比较注重具体业务环节的结合，微观的方面抓的比较多，效果也比较显著。但也显示出较大的局限性，着眼点不高，在工作方法上表现为档案行政管理部门包办过多。如文书立卷，从文件的分类组卷、拟写案卷标题、印刷卷皮等往往是档案业务指导人员亲自干或档案部门包办。这样做的结果，从小范围来说，工作质量比较有保证，但从面上看，削弱了对其他工作环节的指导，对提高整体工作水平不利。有的基层档案部门还反映有些规范标准太具体、太琐细，不适合基层复杂多变的情况，实际上难以实施。为此，要强化宏观方面的工作，一是要从注重点的结合向注重面上的结合转变，注重从整体上把握文档、馆室工作，把文档一体、馆室结合上升为档案业务指导工作的基本指导思想。二是依据法律法规和文档工作的政策、规范标准，监督检查与指导相结合，加大监督检查力度。三是着眼文档、馆室整体发展，注重宏观发展政策、措施的研究，规范标准建设也要放在适当的宏观层次上。
（二）打破逆向推动模式，在加强协调上突破。
我省推行文档一体、馆室结合，一开始就呈现出以档案馆为中心的逆向推动模式，表现为以档案馆的标准去要求档案室，以档案室的标准去要求文书工作。这种思维模式和工作措施已不适应文档一体、馆室结合进一步发展的需要。从理论上看，它违反文件运动基本规律，以“末”治“本”。从实践看，出现了诸多新的不协调。其一，由于办公自动化技术的应用，电子文件的产生，文书工作发生很大变化，传统的档案室、馆工作如何适应这种变化？其二，档案室过去主要保存文书档案，种类单一，与档案馆档案种类基本一致，档号的编制等环节容易统一。现在档案室大部分实行了各类档案的综合管理，档案门类增加，过去四层档号已不适应，必须增加类号，与档案馆内档案的编号体系产生不协调，基建、设备等类档案又不进馆，使得档号衔接产生困难。其三，档案室的档案门类变化在先，如各类专门档案的形成，而综合档案馆接收档案的范围、种类没有作相应的调整，加之各类档案馆的设置及相互关系不确定，导致档案流向和进馆范围不明确，使馆室在档案移交上产生不协调。其四，由于有的系统制订的档案业务标准与档案部门制订的标准不一致，条块矛盾导致不协调。解决这些矛盾，要求我们把加强文档、馆室协调放在突出的位置上，一是从“本源”抓起，注意研究文书工作、档案室工作发生的新变化，研究档案馆工作的相应变革，后一个环节要首先适应前一个环节，反过来影响前一个环节，把立足点从以档案馆为主转移到文档、馆室各阶段兼顾，达到相互协调、整体发展的目的。二是要总结十几年来规范标准建设的经验教训，结合新情况，注重文档、馆室业务标准总体上协调、配套和档案管理方法的变革。如档案保管期限应由三分法改为进馆、不进馆或永久、定期两分法，把档案室中进馆、不进馆档案确定下来，有利于固定档案号，减少馆室衔接上的不确定因素等。目前，山东省档案局正在制订和修改《山东省地方档案馆工作规范》、《山东省机关档案工作规范》、《山东省企业档案工作规范》，拟报省技术监督局发布实施。三是主动加强与文书工作主管部门如党委、政府办公室的协调力度。进一步加强与公、检、法、邮电、金融、教育等行业主管部门在专业档案业务标准上的协调，强化条块的结合。四是加强综合档案馆、部门档案馆、企事业单位档案馆等各类档案馆的协调，合理规范档案流向，规范档案室和各类档案馆的关系。
（三）在运用现代化手段上突破。
以计算机技术为主的现代办公自动化对文档工作提出了挑战，同时也为文档、馆室工作更紧密的结合提供了新的机遇和条件。利用现代化的手段推进文档、馆室结合已成为各级档案部门的共识。办公自动化对文档工作的影响首先发生在文书工作中，它产生和处理的是完全不同于纸质文件的新型信息载体——电子文件，电子文件的形成从起草、修改、审核、签发到寄送几乎完全在电脑上操作。文书处理人员、业务人员和档案管理人员可共享一个办公信息管理系统，电子文件一旦形成，可马上储存，随时归档，登记、立卷、著录工作三位一体，文、档工作一体化趋势更加明显。随着办公自动化的发展，档案室、档案馆档案的管理手段、保管方法、利用方式都将发生深刻的变化，彼此衔接更加紧密。电子文件与传统载体文件在自动化管理方面的衔接也是一个重要环节。这是档案工作面临的新课题。目前，山东在推行文档自动化管理方面做了大量工作，但在文档、馆室结合上仍有较大差距。主要是文档、馆室间计算机管理系统开发应用，没有统筹规划、相互协调、衔接和利用。这就要求我们加强软件开发应用的宏观指导。一是要注重强化标准化工作，保持数据结构的一致性。二是要注重功能结构的连贯性。文书处理系统应注意揭示文件的内部特征和外部特征信息，为档案室档案管理系统打好基础；档案管理系统应考虑充分利用公文处理阶段已形成的原始数据。档案室、档案馆档案管理系统功能衔接亦如此。机关档案管理系统和与之相衔接的文书处理系统的开发应用，应当接受档案行政管理部门的监督指导。其次，要加强与党委、政府办公自动化系统的协调。在充分考虑文档、馆室工作不同阶段上，计算机管理信息系统开发规模、方法、广度、深度、功能等不同要求的前提下，从信息共享、功能衔接、性能齐全、方便高效上使文档、馆室信息管理系统成为一个整体。
（四）以档案信息开发利用一体化为重点，在结合的领域上突破。
文书处理部门、档案室和档案馆在文件运动的不同阶段上，管理的方式、任务不同，但其储存信息、传输信息、为社会提供信息服务的总体目标是一致的。文档、馆室的有机结合对于这一目标的实现有着十分重要的意义。过去文档一体、馆室结合工作主要是在档案整理方面，随着基础工作的不断加强，80年代末逐步注重了资料编研、建立档案目录中心等方面的协调与合作，取得了积极的效果。当前新的历史条件下，一方面随着市场经济的发展，社会档案信息需求的质与量进一步提高，要求档案信息服务上一个新的层次；另一方面现代化技术的运用为强化档案信息服务提供了手段上的支持。文档、馆室加强档案信息开发利用领域的一体化合作，是必须的，也是可能的。工作的重点有两个方面：一是加快以综合档案馆为中心的馆室结合的各级档案目录中心建设，并向机读目录中心发展。这方面潍坊市已经进行了有益的探索。《山东省档案条例》也对此作了专门规定，要求综合档案馆建立档案信息网络，为单位和个人提供服务，要求各类档案馆和各单位档案机构定期报送档案目录，为各级档案目录中心的建立提供了法律保障。二是注重档案信息网络化建设。目前各级政府十分重视社会信息化工作，逐步建立起了政府公文信息系统，应加强公文信息系统与档案室、馆信息系统的网络连接，扩大文档信息服务的社会覆盖功能，使文档馆室成为一个意义上的整体。有作为才能有地位。只有推进档案信息开发利用领域的一体化，促使档案工作与社会各方面的联系与服务更加广泛、更加紧密，更好发挥整体优势，档案工作整体发展才能有根本性的突破。