关于城市建设档案信息计算机管理的几点思考_档案管理系统论文

关于城市建设档案信息计算机管理的几点思考_档案管理系统论文

对计算机管理城建档案信息的几点思考,本文主要内容关键词为:城建论文,几点思考论文,档案论文,计算机论文,信息论文,此文献不代表本站观点,内容供学术参考,文章仅供参考阅读下载。

随着我国城建档案事业的迅速发展和不断深入,城建档案馆的馆藏量和信息量日益丰富。城建档案作为城市建设和发展的重要信息资源在城市规划、建设、管理中占有越来越重要的地位。社会各部门的需求对用传统的手工管理城建档案信息的方式提出了挑战。近些年来,全国众多城建档案馆为满足社会各部门全方位的服务,相继运用计算机对城建档案进行管理,取得了重大的实效。但我们认为计算机管理城建档案存在着“四多四少”的现象值得大家注意:一是应用计算机实行检索、接收、统计和馆内办公自动化管理多;而对城建档案信息管理少。二是计算机管理城建档案从立项——可行性调研——开发——实验——鉴定多;而将成果转化付诸于实践应用的少。三是重视计算机硬件购置、软件开发投资多;而数据信息的采集和标准化处理工作少。四是城建档案专业人才相对多,而既懂城建档案专业,又懂计算机专业和信息管理技术的复合型人才相对少。本文就计算机管理城建档案信息的问题提出意见,供大家商讨。

一、档案信息是计算机管理系统的主体和核心

1.计算机管理城建档案信息是社会的客观需求。城市建设是个庞大的系统工程,这个系统工程的完成依赖各有关专业、应用各项技术的共同成果。这些专业和技术既包括自然科学又包括社会科学,它们在整个城市建设中各自发挥着不同作用,彼此之间相互联系又相互协调。城建档案是城市建设的历史记录,它涉及到城市建设近30个专业形成的文件材料,这就决定了它所服务对象是多方面、多层次和多专业的,而社会各部门对城建档案信息的需求也各不相同。因此不同层次的用户需求的信息靠查询一卷或多卷城建档案不能解决问题,靠运用计算机检索也不能适应需要,只有对城建档案信息进行标准化处理,运用计算机这一管理手段对城建档案信息实施管理,才能满足全方位、多层次、多专业的需求。

2.计算机管理城建档案信息是城建档案馆走上信息高速公路的前提条件。城建档案馆走上信息高速公路是城建档案事业发展的必然趋势,而且在信息高速公路提供信息资源、开拓信息市场等方面有着举足轻重的作用。因此,必须按照一定的专题,通过对城建档案信息的节选、分析、研究、综合成二次文献信息,只有这样,才能通过信息高速公路,在城市规划、建设、管理中发挥越来越重要的作用。

3.计算机软硬件的发展为计算机管理城建档案创造了物质基础。近两年中,随着WINDOWS窗口软件的日益普及和象INFORMIS等高性能数据库管理系统的完善,使得城建档案管理软件的开发更加方便灵活,人机界面更加友好美观,随着多媒体计算机的推广应用,城建档案多媒体计算机管理系统成为趋势。因此,利用高性能、多功能的计算机软硬件,高质量、高速度地处理各种载体、各种门类的城建档案信息满足社会各层次的需求将成为现实。

二、计算机管理档案的关键是数据信息的前处理

城建档案管理规范化和城建档案信息采集处理标准化,是使计算机管理城建档案信息应用于实践的关键。近几年来,全国不少城建档案馆在现代化管理上做了大量的工作,购置了相当数量的计算机及其辅助设备,自行研制或联合开发了适应各地管理城建档案特点的软件。但真正发挥全部设备和软件功能并应用到管理实践中的还不多。有的虽然在当时发挥了重要作用,取得了很好的实效,但随着社会需求的变化,计算机设备的更新,软件系统的升级,已不能满足需要,分析其原因是多方面的,但城建档案管理工作不规范,城建档案信息采集和处理标准化不到位是重要原因一。因此提高认识,更新观念,加大对城建档案管理规范化、城建档案信息采集处理标准化及在人、财、物方面投入,并抓出实效,是当前亟待解决的问题。

1.坚持一切从实际出发、实事求是的原则,遵循科学的系统工程开发步骤,合理组织开发队伍,首先进行可行性方案的调研、制定和论证,开发人员要根据城建档案馆的实际,查清服务对象对城建档案信息的不同需求和服务方式,查清现有馆藏的数量、质量、结构,分析现有财力和人员素质条件,根据城建档案馆的发展方向,确立开发目标,并制定实施方案及进行效益分析和可行性论证,经上级部门组织专家论证后实施。

2.要克服重硬件设备的购置、软件开发,轻信息采集和数据标准化处理的弊病。北京大学康仲远教授在谈到计算机管理系统的必备条件时说过一句话:“现代化管理再先进,计算机吃进去的是垃圾,也决拉不出面包来。”这一幽默的比喻说明了这样一个道理:计算机管理城建档案信息系统的方案,技术设计无论怎样科学、实用,计算机硬件的档次再高,运行速度再快,软件功能再齐全、完整,若没有充足的信息源和经过标准化处理的高质量信息,要真正在实践中发挥计算机管理系统的优势也只能是巧妇难为无米之炊,使系统不能尽快应用运行或设备功能不能充分发挥,甚至闭置不用,造成不必要的浪费。因此,在计算机管理城建档案信息系统的开发中,硬软件和信息采集、数据标准化处理的投入比例应为3:7,即硬件购置、软件开发占三成,信息采集、数据标准化处理工作占七成。

城建档案信息前处理工作应包括以下内容:①根据市场发展的需要和城市规划、建设、管理、修志等不同部门、不同专业的需求确定城建档案信息采集范围和载体形式。②制定各类城建档案质量标准、整编细则及验收标准。③制定切实可行的措施,将城建档案信息保质保量接收进馆。④完善各类城建档案著录细则、用词规范及验收标准。⑤完成对信息的标准化处理及输入工作。

三、优化人才是实现计算机管理档案的重要保证

在实现计算机管理城建档案信息的三要素中,人是决定性的因素,也是管理活动的主体。计算机硬件设备的使用、软件的开发、功能技术的掌握、信息采集、加工录入和维护等都要依靠既懂城建档案专业知识又懂计算机相关知识的人才。因此,优化人才知识结构,培养复合型人才是实现计算机管理城建档案信息的重要保证。还应树立现代化观念、信息观念、市场观念,不仅掌握城建档案和城市建设各专业知识,而且要掌握现代化科学技术,现代化管理科学知识,并具备实践能力的复合型人才。笔者认为应从以下几方面做好人才工作:

1.优化人才结构,合理引进人才。计算机管理城建档案信息,要求配备懂得计算机管理专业城建档案管理专业,并掌握城市建设各专业知识的专业人员,并要保证人才质量。

2.采取各种形式,开展以知识更新和一专多能为主要内容的在职教育,不断提高工作人员的自身素质。

3.积极培养并大胆使用中青年专业技术人员,让其参加课题研究,压担子,使之在实践中学习提高,尽快成为跨世纪的带头人。

综上所述,计算机管理城建档案信息,应当遵循认识——实践——再认识——再实践的客观规律,坚持实事求是的方针,从本地区、本单位的实际出发,坚持把城建档案信息作为计算机管理的核心,加大对数据信息前处理的投入,合理选用人才,培养人才,使计算机这一现代化管理手段尽快应用到城建档案信息的管理实践,以满足社会各方面的需求,使之更好地为城市建设和经济发展服务。

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