摘要：随着计算机技术的广泛使用,信息技术逐渐成为主流形式,在档案管理过程中也慢慢表现出信息技术的巨大作用,和以往档案管理不同的是,信息环境下档案管理是借助计算机技术与数字化技术的数字化档案方法,在档案管理中使用电子数字技术,可是对着使用规模的扩展,在信息环境下档案管理过程中的问题就逐渐显现出来,由此,文章在介绍信息社会档案管理任务问题的同时,提出了有效的处理对策。
关键词：信息时代，档案管理，问题，对策
一、前言
国民经济的不断发展促进了信息技术的建设,目前,中国已成功迈入互联网时代,数字管理和数据技术的使用已变成国家经济水平和高新科技水平提高的主要表现。档案数字化管理任务是一个复杂且综合性的工作,对信息化档案管理的合理使用,可以提高档案管理任务的效率和质量。
二、信息社会档案管理任务所遇到的重要问题
2.1对于信息时代下档案管理工作面临的问题分析
现阶段,各行各业的发展过程中,都不可避免的会涉及到档案管理工作,档案管理工作可以将企业运营中的各类有效问题实现高效的管理,便于后期的调用和查询等等,这样也会给企业其他环节的工作提供切实的保障,并间接地提高其他环节的工作效率。而在实际的档案管理工作中,仍旧会遇到诸多的问题,这些阻碍性的问题将会极大地给整体性档案管理工作带来较多的负面影响,要想更好地解决这些问题,首先就要明确这些问题的来源,并对这些阻碍性的问题予以归类和总结,为后期解决措施的提出奠定良好的基础。以下为该研究对信息时代下档案管理工作中极易出现的问题分析。
2.2管理系统缺乏通用性
以往档案管理任务达到档案管理工作的数字化,多样化的档案管理系统取得了全面的推行和应用。但就档案管理任务来说,尽管新兴的档案管理系统促进了档案资料的数字化和信息化,可是依旧存在很多的不足,减少了档案管理任务的效率和质量。比如,在具体应用的时候,档案管理系统缺乏通用性,每个企业机构利用计算机规格和型号存在差异,系统之家无法兼容,不能实现档案信息的共享,给数字化档案管理任务的正常开展造成了不良影响。
2.3安全性和保密性尚待提升
在信息化的大环境下,以往的档案管理任务正慢慢由人工管理逐渐变成电子化的数据档案管理模式,电子档案存在很明显的可调整性,其针对整个档案的完善性与安全性将会造成很大的安全问题。少数不法者就会利用网络数字技术对原始档案资料进行调整、盗取和破坏等,这会直接造成档案资源面临严重的泄露和破坏问题。同时,电子档案信息其组成模式比较复杂,资料的保存方式也是多元化的,一般在出现了计算机软件瘫痪、黑客攻击以及病毒入侵等现象后,就会导致电子档案出现损坏、丢失,出现无法换回的损失。
2.4档案管理人员综合素质比较低
现代档案管理工作相对传统的档案管理工作而言,对管理工作人员而言,要求的专业技能和综合素质还是比较高的。但在实际工作中,一部分工作人员对计算机使用不熟练,当计算机硬件出现小故障时,不能够自己解决;有的工作人员对计算机使用熟练,可是综合素质又不高,对档案管理工作的效率产生了影响。
三、信息社会档案管理任务问题的处理措施
3.1从思想认识上给予高度重视
提高对档案信息化建设的重视程度,是开展档案信息化建设的前提条件,只有深入了解档案信息化建设对企业经营和行业发展起到的重要作用,才能落实到行动上,主动采取措施,促进企业档案的信息化建设。提高重视程度应该主要从高级管理人员和档案管理人员两个层次入手,高级管理人员是企业战略的制定者,只有高层制定完善的档案信息化建设方案,下级部门才能按照方案组织实施。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案管理部门也应该对档案信息化建设给予高度重视,积极配合上级部门的决策,制定合理的实施方案,为企业建设档案管理制度提供便利条件。
3.2建设统一规范的标准
建设统一规范的标准,首先要保证具有完善的法律法规体系,同时行业内部应该制定统一的管理标准,在档案信息化建设过程中提供制度规范,为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准,企业在档案信息化建设过程中,严格按照行业标准组织建设,实现行业档案信息化建设的规范化和标准化。另外对于档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范,如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等,都应该进行引导和规范,只有这样才能使得信息系统的各个部分之间相互协作相互合作,加强不同工作模块之间的联系,促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导,那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行,如果企业各个部门之间各行其事,没有统一的规范,那就很难实现档案管理的效率。
3.3加大数字化建设力度,促进系统兼容
强化数字化建设是处理信息社会档案管理任务不可或缺的环节,达到档案数字化管理的目的在于共享档案信息,全面挖掘档案资料在企业内部的作用。由此,为了达到档案信息的共享,相关部门一定要引入科学的数字技术,对方案管理形式进行改进,实现智能化处理,进而提高档案资源的检索速度。比如,在实施档案信息分类保存的过程中,档案管理机构能够采取信息管理软件、CAD或CAM软件、资料管理软件和ERP软件等对管理系统展开变成,利用计算机和多媒体技术来对文字类资源及图像类资源进行智能辨别,并保存至对应的档案数据库内,达到系统之间的兼容。接着再借助网络系统传递档案信息,促进信息数据的远程、无障碍共享,如此不但可以保存大量的档案信息,还能够防止产生以往档案信息管理的老旧与损坏等情况。
3.4提高档案管理安全系统性和保密性
只有不断的完善和提高档案管理安全系统性和保密性,才能够保证档案信息资源不被泄露,不会外传,从而不会影响社会的稳定发展。一般档案管理安全系统分为两个方面,一方面是档案信息的存储安全,其主要内容是由专业的技术人员在设计档案信息管理软件时要防止入侵的安全系数,严格按照规定录入档案信息。另一方面是档案信息的使用安全,其主要内容是在使用档案管理系统软件时,要对接触档案资源的工作人员进行严格的考察,并且在登录软件系统时要用密码和或者录入指纹、真实姓名。
3.5提高档案管理人员的专业技能和综合素质
落实好信息环境下档案管理任务并非是个简单的事情,对专业人才的要求也非常高,所以,档案管理部门需要强化其管理水平与综合素养的培育力度,组建一支专业技能较高、整体水平高的专业人才团队,为信息化档案管理任务的顺利进行打下基础。对于现代化信息时代的档案管理工作而言,工作人员更是要提高专业技能和综合素质来满足于当前信息时代档案管理工作。首先要做到,熟练使用计算机,对计算机系统的每个功能操作都要娴熟,其次,在计算机管理软件出现一些硬件或软件故障时,能够及时解决,最后,工作人员在工作中对待工作的态度要耐心,诚恳。同时,相关部门要组织工作人员定期学习新知识、新技能。只有不断的完善和提高专业技能和综合素质,才能保障档案管理工作的安全性和长远性。
四、结束语
此文理论结合实际，从信息社会档案管理任务所遇到的重要问题和信息社会档案管理任务问题的处理措施两个方面进行了详细的分析论述，以供参考
参考文献：
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论文作者:林蓉
论文发表刊物:《基层建设》2018年第14期
论文发表时间:2018/7/23
标签：档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 信息化建设论文; 管理工作论文; 信息时代论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第14期论文;