摘要：机关单位中的档案作为国家档案来源的重要形式，作为机关单位工作参考及凭证的重要内容，档案工作能够真实记录机关单位的活动及信息，储存了大量有用的信息资源及宝贵经验。加强机关单位的档案工作，有利于规范单位管理，提高工作效率及效益。在当前的实际管理工作中，还存在众多的问题，本文笔者就简单分析目前机关档案管理工作中存在的问题，并在此基础上提出改进措施。
关键词：机关工作；档案管理；问题；对策
引言：档案管理工作作为国家科学文化事业的一个重要且不可缺少的组成部分，除了集政策性，机密性于一体外，专业性较强也是该项工作的重要却又容易被忽视的特点。机关的各级部门及管理人员应对档案管理工作的重要性有充分的认识，及时有效地加强对档案的管理力度，对档案管理工作中遇到的问题，及时研究解决；同时各级部门在档案管理工作上应给予各方面的支持。在当前全面建设小康社会，快速推进社会主义现代化建设的这一新的历史时期，档案管理工作不应原地踏步，固步自封，而是要快速适应当前的新环境新需求，档案管理工作人员需要意识到创新意识及忧患意识是时代变换所带来的新的要求，不断增强自己的服务意识，完善档案管理工作体制，不断创新档案管理方法，才能更好地服务于中国特色社会主义事业。
1当前机关档案管理工作存在的问题
1.1对档案的重视程度不够
在当前社会下，多数人对档案管理工作的理解是还是比较片面的，存在一定的误区，认为档案工作就只是抄写，保管文件的简单工作，并没有什么技术，技巧可言，只是一个辅助性的工作，只需要保证档案没有缺失，在人员档案外迁以及查询档案时能够有所保证就足够了。正是这种对档案管理工作有所轻视的思想体现出了一些人对档案管理工作在认识上的不足，这样的思想是无法适应当前的档案管理工作的管理需求的。
1.2档案的收集无序，随意性强
档案的收集工作是档案管理工作一切的开始，能不能把好档案资料的收集关直接关系到整个档案管理工作的全过程，在实际工作中，由于档案的收集缺乏规范性和系统性，一个单位或部门只有一个或是两个档案管理员，而大多的基础性资料分散在各个部门或是多个工作人员手中，由于没有硬性的规章制度或是积极的意识，致使很多资料的档案价值得不到充分的认识，从而导致很多有价值的资料不能够及时完整地被收集，或是不能够系统地被归档，而收集到的只是一些简单的，正规的文件，表格等，而日常工作的第一手资料往往被放弃，这样导致收集到的资料太单一，缺乏基础性和时效性，而在过后的档案使用中往往找不到来源和依据，使的已存档案显的空洞和无据。
1.3档案整理太简单，规范性差
档案的整理是继档案资料的收集后一个非常重要的环节，档案整理好坏直接关系到档案资料的完整性和系统性，档案的整理应该是一个对资料收集工作的总结和归纳的过程，所以在档案资料的整理过程中就必须有一定的专业性和规范性，而在实际工作中，往往把档案的整理当成了一个简单的装订和打包过程，认为只要把收集来的资料按一定的程序装订成册打包就可以了。
1.4档案的鉴定科学性差
档案资料的鉴定是档案管理工作最重要的一环，是对收集整理来的档案资料去粗取精，去伪存真的过程，直接关系到存档资料的质量和档案本身的价值，档案的鉴定要根据实际工作的性质，把真正原始的，定性的，真实的，规范的资料保留下来，把不确定的，仿制的，不规范的去除掉，而在实际工作中，往往是只收集整理不去鉴别，不管三七二十一，统统装订保存，使档案资料杂乱无章，保存的档案资料鱼龙混杂，失去了档案资料的精准性，使本应很珍贵的档案资料在以后的使用中无法利用。甚至出现了真伪不分，对以后的工作造成了很坏的影响。
1.5档案的著录工作缺乏规范性
档案的著录工作是一个专业性很强的工作，直接关系到档案资料是不是能够有序规范地进行编录和归档，能否准确无误地将要归档的资料规范准确地编入相应的卷宗，并真实准确在录入标题和内容提要，关系到以后档案资料能否被及时准确地利用，而在实际工作中由于部分档案人员素质低，业务能力不强，或是对所收档案资料的内涵不了解，往往出现各种不规范的现象。一是档号不规范，没有目录号且一卷多册的现象很多。二是大部分案卷没有卷内目录，部分未被案卷标题涵盖的内容无法检索而难以利用。三是案卷标题不够规范，有标题但是没能准确反映主题或标题基本要素缺失，甚至没有标题等较为普遍。四是许多案卷未标页码，如果使用中掉页很难发现。五是组卷混乱现象比较严重，如有按时间组的，也有按职能部门管辖权限组的，还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一，有的一、二页纸一文一卷，有的五、六百页纸一类一卷。
1.6档案保管问题严重
档案的保管是整个档案管理基础工作的最后一个环节，是不是能够对档案资料进行妥善的保管，关系到档案资料收管过程的全部工作的成败，而在实际工作中，由于各基层单位不重视档案工作，多数单位档案室存放空间不足，设施、设备不齐全，库房、办公、阅览功能不区分。部分档案室建设不符合标准化及规范化的要求，设备陈旧老化，保管条件简陋，防护力度不够强，导致档案资料受潮受损，鼠啃虫咬现象严重，甚至于有的单位把档案资料当成废品处理，使珍贵的档案资料受到损害和缺失，给工作造成不可估量的损失，对档案的后期使用产生了不良的影响。
1.7档案管理技术需提高
虽然目前都在提倡信息化、无纸化办公，但许多单位档案室依然沿用传统手工检索、查询方法，存在查找不全面、查询效率低下问题，还容易出现档案破损、档案丢失等情况。有的档案室虽然配备了计算机，但是缺乏相应的配套设施，没有连网、不能扫描，有的没有应用软件，使先进的设施成了摆设，发挥不了作用。有的档案室与档案形成部门设备、技术不兼容，接收档案困难。
1.8管理人员素质需提升
一是档案管理人员专业技术不高，对档案相关法律法规不了解，不明白归档范围，保管期限等相关规定，或者没能严格完成对档案的保护，修复等基本工作；二是档案管理人员不重视提高自身素养，导致面对新的设备，新的技术无从下手，不能顺利完成上级分配任务；三是档案管理人员中专职人员较少，存在着大量的兼职人员，导致了档案工作效率低下；四是档案部门对管理人员缺乏有效的培训与激励机制等，导致管理发展滞后于技术发展。
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2顺应现代化发展的机关档案管理思路
2.1从上到下要对档案管理有足够重视
要引起重视，由上而下建立对各级领导的专项考核体系，把对档案工作的考核同业务政绩考核平列，使各级领导真正从主观上重视档案管理工作，进而建立一整套的规章制度并把这些规章制度真正贯彻到每个职能部门和相关工作人员中，积极进行宣传、普及档案方面的各项知识，从内而外将档案管理重视起来，使之在业务工作的同时有意识地注重档案资料的收集与整理，从而使之成为一种工作的习惯。
2.2要严格奖惩制度
严格奖惩制度，对不能按要求提供和收集档案资料或是导致重要档案资料丢失损坏的要给予重处。在日常工作中对档案工作积极支持配合的部门和人员或是对档案工作有突出贡献的人员给予重奖，从而提高档案工作的地位，提高人们对档案工作重要性的认识，使档案管理基础工作得到有效的加强。
2.3健全档案管理制度
加强对档案工作的领导，不断扩大《档案法》等相关法律法规的宣传范围，建立符合单位特点和档案管理实际的科学的管理制度。建立的管理制度应切合实际需要，能够在最大程度上发挥制度的指导和规范作用。同时制度的约束性不应是单方面的，它应对员工和领导具有同样的约束力。无规矩不成方圆，确立一定的制度，并保证制度能决，严肃的执行，更好地体现制度的权威性。另外，要根据国家出台的相关法律法规，建立健全档案信息管理系统的安全保密防护体系，不断提升安全等级。档案收集记录的内容应全面、客观并且能够及时更新。
2.4树立与时俱进的信息化管理理念
随着信息技术的迅速发展和普遍使用，信息化管理在档案管理工作中必不可少。但是，并不是“计算机用得越多，信息化程度越高”。电子档案的归档时间、归档方式、保管方式、查询利用方式及分类、编目等管理方式与传统档案管理不同。信息化档案管理是以虚拟、开放、灵活的手段，采用计算机、网络等信息技术，采取社会化、自动化、标准化、网络化的管理模式，实现高效、快捷、准确、开放的档案信息服务。
2.5加大投入，强化硬件设施
任何工作的强化与提高都需要有相应的投入，档案管理工作更是如此，我国的档案管理工作用《档案法》的形式加以实施，对档案管理工作的设施设备有规范的要求，尽管各单位和部门经费紧张，但是为了真正改观档案管理的基础工作，就必须加大经费的投入，要尽一切的可能使档案管理工作的硬件设施得以完善，要给档案管理相关人员配备各种办公设备，如计算机、扫描仪、打印机、密集架、防磁柜、录像机等，在配置档案设备时，既要考虑设备先进性，又要平衡实用性与经济性。在软件选用上，要考虑当前需要并预留未来提升空间，分层次，逐步推进档案管理现代化。要加大软件技术研发，开发完善的专用软件，并广泛接受用户反馈，提高处理性能。
2.6应用电子档案
要利用电子档案易于管理的优点，将各种档案有序编号，以便查找和利用。利用电子档案数据库容量大的特点，在一个档案库中将信息全部输入，并将其中部分信息，分块排列，使其更加有条理。利用网络的联通性，可以将本地档案与其他地区的档案，进行沟通、交流，缩短查找信息的距离。综合利用信息化管理技术，可以更加有序协调档案管理工作。
2.7建设信息数据库
机关单位若想真正做好档案管理的创新工作，还需要在信息时代背景下建立完善的信息数据库，这也是档案管理信息化的重要途径之一。在建设信息数据库的时候，相关人员需要合理选择信息技术及软件等，结合机关单位的实际情况，在建设信息数据库的时候，将所有纸质档案的相关信息转变为电子信息输入系统内部。相关人员在数据库内需要针对档案信息的不同类别建立相应的文件夹等，做好档案信息的分类处理，还要对保密信息等进行加密处理，做好数据库权限的下发，内部数据只能由获得权限的相关人员查阅。与此同时，在数据库建设中，相关人员还需要设计相应的服务窗口等，确保相关人员可以快速对档案的基本信息等进行查阅，确保档案信息查阅的高效性，以免浪费太多时间。
2.8做好声像档案整理
声像档案的整理，应遵循有利于保持声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。可按载体类别、年度、问题分类，保持分类方案的稳定。照片档案以册为保管单位，录音、录像、光盘等以盘（盒）为单位保管。声像档案按照全宗、保管期限、年度、问题相结合方式分类、排列、编制档号。按保管期限，声像档案分为永久、长期、短期，保管期限的划定参照纸质档案的保管期限确定。应编制档案目录，照片以册为单位编制目录，每一册内应有卷内目录；录音、录像、光盘等声像档案，以盘（盒）为单位编制目录。档案入库前要对声像档案进行检查、验收。对受到污染的照片要进行必要的技术处理。
2.9重视机关档案管理人员的培养方式
档案管理人员必须要具有较高的政治思想素质和良好的职业道德，要具有熟练的工作技能和较强的服务意识，要具有强烈的进取精神和善于应用现代化手段的管理能力。对于档案管理人员，单位一方面加大对其的专业培训，多为他们提供交流，考察，学习培训的机会，提高自身的专业技术水平，以更能胜任本职工作；另一方面，注重对专业档案人才的引进，尤其是一些学习档案专业的大学毕业生。这些人不仅能够为机关档案事业注入新的活力，带来更新、更专业的管理方法，也能带动机关单位整体向前发展。
结束语：
档案工作并不是一项独立的工程，它与国家的各项事业都有着紧密的联系，彼此相互影响，相互促进，社会秩序的维护与稳定发展离不开档案管理工作的支持。所以在日常工作中要重视档案管理，善于发现，及时总结当前在档案管理中存在的问题并积极研究对策解决问题，为档案管理工作水平及效率的提高打下坚实基础。
参考文献：
[1] 祝青. 浅谈机关档案管理当前存在的主要问题与对策[J]. 山东档案，2015（3）.
[2] 潘影. 机关档案管理工作中存在的问题及对策探究[J]. 黑龙江档案，2016（3）.
[3] 冯华. 新形势下机关档案管理工作存在的问题和建议[J]. 现代妇女旬刊，2013（10）：166-166.
论文作者:司成
论文发表刊物:《电力设备》2017年第19期
论文发表时间:2017/11/27
标签：档案论文; 工作论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 档案资料论文; 单位论文; 机关论文; 《电力设备》2017年第19期论文;