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档案工作者面对收集来的大量文件、材料，必须经过鉴定环节才能归档保管。因为其中有的无查考价值，有的在短期内有查考价值，有的在较长时期内有查考价值，有的具有永久查考价值。如果把所有收集来的文件、材料不加区分地保存下来，会导致库存量大质杂，浪费人力、物力、财力。如何对文件、材料进行筛选，淘汰其无价值的部分，确保其有价值的部分，这就有一个价值判断问题。另外，就档案提供利用来看，档案工作的出发点和归宿点都是为了满足利用者的需要。那么，档案利用者的需要是什么？提供什么样的档案才能满足利用者的需要？这里同样有一个价值判断问题。本文对档案价值的论述正是试图回答上述一些问题。
一、价值与档案价值的含义。
要想真正认识档案价值，首先必须对价值本身有一个正确的理解。马克思生前谈价值问题很多，但主要是围绕着经济问题谈的，并没有单独、直接地给价值下一个定义。例如，在《评阿·瓦格纳的“政治经济学教科书”》中，马克思指出，“价值”这个普遍的概念是从人们对待满足他们需要的外界物的关系中产生的。又说，“价值”这个词最初无非是表示物对于人的使用价值，是人们所利用的并表现了对人的需要的关系的物的属性。在这里，马克思也不是直接给价值下定义，而是从历史唯物主义观点出发讨论价值产生的根源问题。然而，马克思的这些论述，却为我们认识价值是什么提供了一个正确的思路。我们应该怎样认识、理解价值呢？
第一，应从人（主体）的需要来认识价值。在马克思看来，所谓价值是对象（客体）对于人（主体）的实际功用，是对象对于主体需要的满足。需要可以说是人的存在和发展的必然表现，离开了人的需要、需要的满足，就谈不上对象的价值了。
第二，应从对象（客体）的存在和素质（或称属性）与人（主体）的需要的相互关系中去认识价值。这就是说，价值并不是什么纯主观的东西，它还具有客观性，客观对象的素质是价值的基础和前提。马克思说过，珍珠或金刚石所以有价值，是因为它们是珍珠或金刚石，也就是由于它们的属性。但是，我们又不能把价值的客观性理解为是对象素质本身。实际上，只有当这些素质满足了人（主体）的需要时，我们才说这一对象具有价值。价值只能在物与人的相互关系、相互作用中才能产生。所以，我们说，价值的本质含义可以理解为：它是在主客体相互联系、相互作用中，客体的素质对主体需要的满足，是主体需要与客体素质的统一。
循着上述对价值认识、理解的思路，我们就不难理解档案价值的含义了。档案价值就是档案利用者的需要同足以构成档案的那些特殊素质的统一；或者说，就是档案的某些特殊素质对利用者需要的满足。如果说，档案的某些特殊素质能满足利用者的需要，这一档案则表现为正价值，或者说，这一档案具有价值，满足档案利用者需要的程度越高，档案价值越大。如果说，档案的某些特殊素质不能满足利用者的需要，这一档案则表现为负价值，或者这一档案没有价值。因此，我们既不能把档案价值看成只是档案自身的某些素质，又不能把它说成只是利用者的需要。同样，它应是档案本身所包含的某些特殊素质同利用者需要、需要满足的统一。
二、档案价值的构成要素。
根据上述对档案价值的理解，我们知道，一份档案，其价值的大小是由构成这份档案的文件、材料所包含的能满足利用者需要的那些素质决定的。那么，档案价值的构成要素有哪些呢？
我们在考察档案价值的构成要素时，将其分为不变要素和可变要素两部分。不变要素包括原始性和真实性。可变要素包括重要性、接近性和显著性。下面分别加以论述。
原始性。指档案内容的原始的历史记录性质。档案不同于一般的历史遗物，它是以具体内容反映其形成机关或人物的社会活动的历史记录物。档案也不同于一般的文献资料，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写和另外收集的材料，它具有很强的原始性。所以档案注重原本、原稿和孤本，很多档案往往只有一份，这也是档案更为宝贵的原因之一。因此，可以说，档案具有原始性才具有价值。档案原始性发挥的社会作用主要是两方面，一是凭证作用，二是情报作用。由于档案是从当时当事直接使用的文件、材料转化而来的，它客观地记录了以往的历史情况，因而具有无可置辩的证据作用。比如，两个单位之间发生占地面积的地界纠纷，其中一个单位能出示解放初期人民政府划定的土地分界图，就是地界归属的真凭实据，对方单位无论怎样纠缠，都是站不住脚的。同时，由于档案记录了历史活动的事实和经过，也记录了人们在各种活动中的思想发展。因此，档案对于人们查考既往情况，掌握历史资料，研究有关事物的发展规律，批判地继承历史遗产，就具有广泛的情报作用。比如，长江流经的某一地区要筑一条防汛大坝，要求推算几十年甚至几百年的江水上涨的水位，需要参照大量的原始情报资料，由于有关档案部门提供了连续几十年的江水上涨情况的原始记录作参考，这就使研究工作获得了精确的预测成果。
真实性。指档案内容原始记录的真实可靠性质。由于档案是历史的凭证和原始的情报资料，所以人们把档案称作真实的历史记录。档案只有保持它历史记录的特性，才能充分发挥它的作用。但是，对档案的真实性应辩证地理解。一方面，总的来说，因为档案是由在历史上执行特有的任务时，作为表达工具所使用的文件转化来的，所以档案在反映历史活动的客观过程方面是真实的。另一方面，具体来说，就每份特定的文件或某部分案卷而言，档案所记述的内容有的是真实的，也有的是不真实的或不完全真实的。这是由于人们在某一时期的认识总有一定的局限性，加上政治斗争的复杂性等各种原因，以致有些文件的内容所描述的某些事件和现象，不符合或不完全符合客观实际，这在社会生活和历史长河中是难以绝对避免的。这种情况在民国时期及其以前的档案中时有发生。在新中国成立以后的档案中也有所表现，特别是“文化大革命”时期，档案内容失真的情况更非个别现象。然而，这些档案也还是反映了档案形成者当时的认识水平、本来的意图。因此，这些档案仍不失其为形成者活动的真实的历史记录。后人不能为了迎合现今的某种潮流，或按照自己的观点和需要去篡改档案。如果认为档案内容有错，或因为不适合自己的“口味”而随意涂改，必然会使档案失真，也就会使档案失去其价值。在“文化大革命”期间，林彪、江青反革命集团肆意篡改档案，采取了涂抹、勾划、添加、剪裁等各种卑劣手法，企图捏造事实和颠倒历史，这不仅公然践踏历史唯物主义，也是一种严重的犯罪行为。在改革开放的今天，伪造、篡改档案的事也还时有发生，如为评职称而伪造学历，为分房子而篡改工龄等等，因此，档案工作者和一切有关人员，必须维护档案的历史真实面貌，同破坏档案的各种行为进行斗争。唯其如此，才能保证档案具有利用价值。
重要性。指档案内容对社会、对利用者造成较大影响的性质。如果某份文件或材料在社会生活中产生过较大影响，引起人们的普遍关注，那么这份文件或材料形成档案后就具有重要性素质，它仍然会对利用者造成较大的影响。大到整个国家，小到一个地区或单位，有关政治、经济以及其它方面的政策性文件和重大决策文件，在其发文的范围内重要性都非常突出。就国家范围而言，如我们的党的工作重点的转移、农村推行联产承包责任制、开展以城市为中心的全面经济体制改革、决定建立社会主义市场经济体制等等，它们对社会造成较大影响，与人们的日常生活密切相关，这些有关大政方针的文件，经过档案工作人员整理以后，自然具有很高的档案价值。就地区范围而言，经济建设中的一些重点项目，如葛洲坝截流工程、大亚湾核电站工程、三峡工程，等等，虽不属国家全面性的经济决策，但就工程所在地区而言，却是举足轻重。所以，有关它们的文件和决策情况，在该地区的档案中，其重要性也非常突出，因而具有较高的档案价值。另外，有关地区、单位间的地域分界，水利设施，气象雨量，地震、台风、冰雹、旱灾、涝灾等灾害的记录和文件，其重要性在该地区或单位也是明显的。重要性价值要素要求档案工作人员在分析鉴定文件、材料的重要性时，应分不同层次区别对待，不仅要注意选择国家范围的重要文件，还应注意选择地区性的重要文件以及本单位重要文件，根据不同情况归档保管。
接近性。指档案内容与不同社论类型的利用者相接近的性质。档案价值的大小，在某种意义上取决于档案内容与利用者接近的程度，接近程度高则档案价值大，接近程度低则档案价值小。越是利益上、心理上和地理上与利用者相接近的档案，档案价值越大。利益上的接近是指档案内容与档案利用者有着利害关系，人们最需要利用的档案，是与之利害相关度高的档案。如果某份文件与大多数人利害相关，它的档案价值就一定大。比如关于工资晋级的文件，关于职称评定的文件，关于住房分配的文件，与大多数人都利害相关，因此，这类文件转化为档案后其档案价值当然很大。心理上的接近主要指职业心理的接近，不同职业的人对档案的需求是不一样的，党政机关部门利用档案时需要政策性的文件居多，工农业生产部门利用档案却偏重于技术或经济管理方面的情报信息，而科研部门为进行科学研究利用档案时，需要更多的是与科研课题有关的史料，等等。地理上的接近是指利用者对与自己周围地理环境有关的档案利用比较多。因为地理上接近，好事先得其利，坏事先受其害。这说明地理上的接近性其实质是与人们的利害关系密切相关。明白了接近性的道理，我们就不难理解为什么机关档案室的档案在相当长时期内，主要利用者是档案形成的本机关。本机关了解既往情况，进行决策，处理现实工作以及进行预测，都离不开本单位的档案信息，这其中就包含着利益上、心理上和地理上的接近性。即使档案室的档案转交上一级档案馆保管，向社会开放以后，利用者也还有一个接近性问题。就规模比较大的档案馆而言，档案中记载着十分丰富的内容，上至天文，下至地理，中及人事，包括社会生活中各个时期的各方面内容，比如社会变革、历史事件、政治、军事、经济、文教、科技、交通运输、天文气象、地质水文、物产资源、自然灾害、风俗民情、人事情况等，这就为各种社会类型的人利用档案提供了充分的可能。接近性价值要素要求档案工作者在收集、整理、鉴定文件、材料时，应有区别地识别和选择那些与人们的社会利益、心理特点和地理环境相接近的文件、材料，以满足不同社会类型的利用者对档案的不同需要。
显著性。指档案内容在人们的“固有观念”中形成的显赫“名声”或印象的性质。越是著名、越是显要，越是突出的人物、地点和事件形成的档案越能吸引利用者，档案价值也越大。国家元首、政府要人、知名人士、单位的主要领导以及先进人物等，他们的言行收集起来往往成为有价值的档案。一国之都、历史名城、古迹胜地以及本单位的历史见证物，收集它们的资料也是有价值的档案。大到国家，小到地区和单位发生的显要事件，比如，解放战争时期的著名“三大战役”，1976年的天安门事件和唐山大地震，1987年的大兴安岭发生的特大森林火灾，这些事件当时在社会上影响就很大，曾引起人们的普遍关注，收集和整理它们的情况，当然会成为很有价值的档案。显著性的价值因素要求档案工作者在收集、整理、鉴定档案时，应考虑到利用者“固有观念”中崇尚名气的因素，注意收集和选择那些在人们的“固有观念”中早有名气或印象的人物、地点、事件整理归档，以满足档案利用者的某种需要。
以上五个要素是档案价值的主要构成要素，当然，一份文件、材料并非五个要素齐备才具有档案价值，一般情况下，一份文件、材料必须具备原始性、真实性两个不变要素，因为这两个要素是档案价值的基石，另外再加上重要性、接近性、显著性三个可变要素中的任何一个要素，便具有了档案价值。而如果同时所具有的可变要素越多，档案价值自然越大。当一份文件、材料同时具有上述五个要素时，肯定会有很大的档案价值。这应是档案工作者应该留意选择的对象。
三、档案价值的实现。
如果我们把档案最终要产生社会效益看成是档案价值实现的结果，那么，这一结果之所以能成为现实，必然要经历档案价值生成、利用的过程，这一过程从来不是静止不动的，而是要受到多种因素的制约而变化着的。因此，有效地把握着这一过程，档案价值就可能完全实现，从而产生最佳的社会效益，否则，档案价值就有可能耗散。一般说来，档案价值的实现大约可以分为两个阶段：
第一阶段是从文件、材料到档案。这是档案价值的生成阶段。在这个阶段中，价值主体——档案工作者根据自己的档案工作经验和档案理论修养，根据对利用者需要的预测和估计，对具有某些特殊素质的文件、材料开展收集、整理、鉴定、保管等工作，把机关日常工作中形成的文件、材料，变成为具有一定价值的档案。收集是档案的接收和征集的总称，是实现档案集中管理、价值生成的前提。整理是将零散文件分门别类地组成档案有机体的工作过程，为档案价值生成创造有序条件。鉴定是鉴别档案的价值大小，确定档案保管期限，决定档案保存与销毁的一个工作环节，这是档案价值生成的关键所在。保管是保护档案安全，延长档案寿命的一个工作环节，其任务是保护档案的完整安全，保证档案存贮井然有序，提高档案传送效率，为档案价值生成提供保护条件。可见，档案的收集、整理、鉴定、保管的过程，也就是档案价值的生成过程。在这个过程中，影响档案价值生成的因素主要是档案工作者的自身修养。这种修养既包括政治思想修养，也包括档案业务、作风和档案理论修养。在档案价值的生成阶段，档案工作者的自身修养如何，直接决定了对文件、材料的收集、整理、判断和取舍。为了最大限度地实现档案价值的生成，档案工作者必须加强自身的修养，这是各级档案部门都必须加强的一项工作。
第二个阶段是从档案到被利用、到产生社会效益，这是档案价值的实现阶段。档案工作者的劳动目的是为了满足社会的需要，也只有在档案工作者的劳动成果与社会需要相结合的时候，这种劳动才能得到社会的承认。马克思说过，只是在消费中产品才成为现实的产品，例如，一件衣服由于穿的行为才现实地成为衣服，一间房屋无人居住，事实上就不成其为现实的房屋；因此，产品不同于单纯的自然现象，它在消费中才证实自己是产品，才成为产品。物质产品只有通过消费，才能证实自己是产品，档案作为一种特殊的产品，也只有被利用才能实现其价值。档案价值实现的程序同利用的状态有直接关系。一般说来，表现为三种情况：一是不予利用，这种情况导致档案价值完全耗散。二是部分利用，档案价值只是部分实现。三是完全利用，档案价值全部实现，从而直接转为社会效益。影响档案被利用的因素主要是利用者的利用心态及其自身的文化素质、经历、职业、生活环境等等。一般说来，利用者的利用心态正常，档案价值的实现就可能比较充分；利用心态不正常，档案价值就可能耗散。例如，利用者带着一种对抗情绪利用时，对档案内容的理解就可能出现偏差；带着一种“逆反心理”去利用，就可能对档案内容作出错误的评价。利用者的文化层次较高，对档案的理解不存在什么困难，档案内容同他的经历、职业、生活环境越贴近，就越能引起他的利用兴趣，档案价值实现的可能性也就越大。所以，要顺利实现档案价值，必须提高全民族的文化素质。作为档案工作者来说，在形式上应尽量把档案整理得便于查找，便于理解、便于接受，以便顺利实现其价值。