数字资源集团采购合作管理内容研究，本文主要内容关键词为：数字论文,采购论文,集团论文,内容论文,资源论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
中图分类号：G253
文献标识码：A
文章编号：1007-7634(2014)04-131-05
引进数字资源是各国图书馆的一项重要工作，其中又以集团采购为主要引进方式。多种形式引进数字资源活动给图书馆和用户带来了便利，但由于数字资源存在和利用的特殊性，引进活动贯穿采购、服务、保存整个活动中，供应商和图书馆集团以及采购集团中成员馆之间需要密切的合作，因此在引进数字资源的集团采购中各方如何进行合作也已成为迫切需要解决的现实问题。本文正是以数字资源引进过程中图书馆，图书馆集团和供应商之间的合作为前提，通过对数字资源引进项目案例的调查，对数字资源集团采购活动进行调查，并对所调查案例进行分析，归纳出目前在引进数字资源中所存在的各方合作管理的具体内容及其合作管理的方式，并对这些合作管理方式进行归类，从实证的角度对合作管理进行分析。
1 合作管理内容的界定
合作是管理研究的核心内容，合作管理内容及方式的发现和确定是合作管理内容及方式研究的基础。本研究对于数字资源集团采购的合作管理的内容可以通过对数字资源的单馆单独采购和集团采购数字资源采购的流程环节进行比较而进行界定。根据数字资源生命周期和一些具体案例，数字资源采购的一般流程主要包括选择、试用、购买、实施使用、提供服务，及评估，保存等几个阶段。
李爱国在《学术数字资源引进与管理》一书中提到，单馆采购的工作流程概括如下：首先图书馆根据用户的现实和潜在需求，以及本馆的数字馆藏目标制定当前数字资源采购方案，然后由图书馆采编部、信息部来完成，采编部负责收集数据库商/出版商的发行信息，筛选出最有价值的数字资源，汇总给信息部，再由信息部对所有收集的数据源进行汇总，并进行初步审查，决定是否试用数据库。通过试用数据库，收集各种反馈信息，进行资源的评估。评估通过后，由本馆领导牵头挑选谈判人员与数据库商进行谈判，并签署合同。然后由数据库商向图书馆提供相应的服务，图书馆对服务进行相应的管理和评估，并解决相应的保存问题，最后决定是否续订该数字资源[1]。
目前各个数字资源集团采购的流程一般都无太大差别。Peterson认为，数据库资源的集团采购可以按下列步骤进行：①制定计划；②分析用户需求；③分析资源对图书馆的潜在利益；④利用网络获取产品信息和加入图书馆联盟；⑤比较数据库产品；⑥比较出版商；⑦数据库试用；⑧购买谈判；⑨资源的宣传和利用；⑩数据库使用评价[2]。以CALIS为例，根据CALIS引进资源工作规范，CALIS的集团采购流程可以论述如下：首先由CALIS全国中心向全国相关高校数字资源试用通知，组织试用学校，再由试用学校向本校用户宣传，试用期一般为1-3个月，并进行前评估。其间由CALIS全国中心组织试用学校代表与数字资源提供商就价格、服务、存档等问题进行谈判，达成意向协议。各试用学校图书馆可根据经费，前评估结果决定是否参加集团引进该数字资源。经过谈判结果CALIS组织签约后，数据库商提供服务，包括培训等。在数字资源使用过程中，各馆和采购集团对数字资源使用情况进行评估，并对数字资源的保存等问题进行处理，然后根据综合性的评估，决定是否对数字资源进行续订[1]。如图1所示。
通过上文中对数字资源的单独采购和集团采购的阐述，可以发现从资源的选择，谈判到最后的资源管理与服务，集团采购与单独采购相比较在除了在各个环节中存在着图书馆和供应商以及用户的合作，还存在着广泛的图书馆之间的合作，因此可以将合作管理的范围界定在数字资源引进的工作流程的各个环节，所以可以从工作流程的角度来对合作管理的内容进行分析。笔者在下文中根据所调查的图书馆采购集团的网站以及相关文献从采购集团工作流程的角度对数字资源集团采购中的合作管理内容进行调查和分析。
图1 数字资源集团采购流程图
2 合作管理内容的调查分析
根据上文中对合作管理内容的界定，需要通过对数字资源集团采购过程中的合作管理内容进行案例调查和文献调查，进而确定目前集团采购流程中主要的合作管理内容。
2.1 案例调查分析
笔者主要通过国际图书馆联盟联合会ICOLC网站提供的线索对目前实施数字资源集团采购的图书馆联盟网站进行了调查[3]。其中在所调查的150个图书馆联盟中有140个联盟开展了数字资源的集团采购，超过了90％。笔者对其中的15个能够有效访问的采购集团网站进行了调查，所选取的这15个案例包括了国际性的，国家性的，地区性的等较多类型的采购集团，并且这些案例在国内外学术文献中都被重点介绍过，在业界较有影响力，此外所调查案例在数字资源集团采购运作中都有较成熟的管理体制和并且都能较好的同供应商，用户等利益相关者开展较广泛的合作。如表1所示。
笔者通过调查对这些联盟在集团采购过程中主要的合作管理内容进行归纳，其中在采购流程各环节中比重较大的合作管理内容主要包括：资源选择，资源评估，谈判，培训，合作目录，资源保存。
其中资源选择，资源评估，谈判等方面的合作在所调查的案例合作管理内容的比重占到了100％，这也体现了这些内容在数字资源集团采购合作中的关键性，而在数字资源引进后所进行的培训，合作目录，资源保存等并不是所有图书馆采购集团所进行合作的重点，其中合作培训占到了所调查案例的90％左右，合作目录占到了60％左右，而资源保存则只有40％的案例进行了合作。
另外还可以发现以上合作管理内容的开展受到一些相关因素的影响。首先在较发达国家或地区的集团采购，所开展的合作更加广泛。这些国家经济实力较为发达，开展数字资源的集团采购的活动经验更为丰富。例如CIC，WRLC，Ohio，CAUL等美国，澳大利亚的集团。其次是集团采购规模影响着开展合作的内容的展开，其中在所调查的国家级的图书馆采购集团中除去EPIC外，CALIS和CIC等均实践了所调查的合作管理内容，而地区性的采购集团，如CLIC和WRLC等规模较大的采购集团对所调查的全部合作管理内容进行了实践外，其余的都有若干合作管理内容没有得到实践。
2.2 文献调查分析
对国内相关文献的调查也能发现目前图书馆采购集团在进行集团采购时一般都涉及上述内容。如储文静，徐文贤在《数字资源采购流程研究》中就数字资源的单独采购和集团采购的流程及内容做了比较系统的阐述和比较两种采购方式的特点，并且对集团采购中的数字资源的收集、试用、评估、谈判、订购等合作管理内容做了阐述和讨论[4]。李武的《浅议CALIS引进数据库的建设模式》中也通过结合CALIS这一国内较有代表性的案例介绍了采购集团在引进数据库前后的合作建设的内容，其中包括资源的选择，谈判，和相关配套服务，其中相关配套服务中包括培训，合作目录，资源保存等。其建设内容也同案例调查的内容基本一致[5]。
另外通过文献调查还可以发现除了上述案例调查中所涉及的合作管理内容外，采购模式的合作也是图书馆数字资源集团采购的重要的合作管理内容之一。如肖珑等人的《我国图书馆电子资源集团采购模式研究》[6]，以及黄胜国等人的《图书馆数字资源集团采购模式研究》[7]都对数字资源集团采购的模式进行了分析和阐述，都强调了采购模式的研究在集团采购的合作管理内容中的重要性。因此本文也将采购模式作为案例调查中所涉及到的合作管理内容中的一个补充。
从上述文献中可以看出，目前国内对数字资源集团采购合作管理内容的研究比较完整的涵盖了数字资源集团采购中的各个合作的内容，主要包括数字资源的收集，试用，评估，谈判，以及相关服务等，其中服务也包括培训，资源保存等与所调查的案例中的合作管理内容基本一致。
3 合作管理内容的划分
通过对实例和文献调查可以发现目前在图书馆数字资源集团采购中所存在的合作管理内容主要包括资源选择的合作，资源评估的合作；谈判的合作，采购模式的合作；资源使用的合作，培训的合作，长期保存的合作。这些合作管理内容分布于集团采购流程的各个环节。
另外，数字资源集团采购的各个环节都是具有时间顺序性的，且根据不同环节具有各自特定的目的，因此可以对其各个环节的内容进行一定的划分。目前已有一些学者对此进行了研究，如黄秀金认为“电子资源采购全过程可分为三个阶段：采购准备阶段、采购进行阶段、使用跟踪评价阶段”。本文根据所调查的合作管理内容结合相关的研究文献，认为可以将数字资源集团采购的合作管理内容按不同的时间顺序阶段，划分为引进前合作管理、引进中合作管理和引进后合作管理，然后对各个阶段中的具体的合作管理内容结合具体案例进行分析和研究。此外，根据调查发现，资源评估在集团采购的不同阶段都有所体现，可以将其分为前评估和后评估，如图2所示。
图2 数字资源评估流程
因此对所调查的合作管理内容的具体划分如下：引进前合作管理阶段包括：资源选择的合作，资源前评估的合作；引进中合作管理阶段包括：谈判的合作，采购模式的合作；引进后合作管理阶段包括：目录建设合作，使用管理合作，培训的合作，资源评估的合作，长期保存的合作。
3.1 引进前合作管理的内容
与单馆采购数字资源的流程相比，数字资源集团采购的前期需要进行组团的准备工作。根据集团采购的工作流程和集团采购相关网站调查可以发现引进前的合作管理的内容包括资源选择的合作管理、前评估的合作管理，其合作管理更多的是存在于采购集团的内部，影响合作管理内容和方式的因素主要有采购集团组织机构以及采购集团的规模等因素。此外，需要重点提到的是这一阶段，除了图书馆之间的合作外，图书馆和供应商之间的合作也对能否保证图书馆集团在选择和引进数字资源的顺利进行至关重要。
在数字资源选择合作管理中，不仅存在着图书馆集团内部的合作，也存在着供应商和图书馆之间的合作。在数字资源的集团采购中，对数字资源的选择同单馆采购相比不同之处，在于对数字资源的选择具有较为明显的馆际间的合作的性质，由于对资源的需求不同，需要进行一定合作协调。此外，供应商和图书馆在资源选择方面的合作管理，则为图书馆对数字资源采购提供了更多的选择，也为供应商更好的推广了产品。
集团采购对资源的前评估一般与单馆对资源的前评估不同，集团采购对数字资源的前评估需要深入了解所有成员馆对该资源的评价，是一种对数字资源的合作评价，这是规避集团采购失误风险的必备环节。在对资源的前评估工作过程中，集团内各成员馆需要积极地进行合作，可以通过数字资源试用反馈信息和各馆对数字资源的自评信息的及时回馈，这些都体现了集团采购中数字资源的前评估的合作，如此才能广泛的接受成员馆对采购资源的意见，完善各成员馆间的合作。供应商和图书馆集团间也需要通力合作才能确保前评估顺利进行。
3.2 引进中合作管理的内容
引进中合作管理的内容是引进前合作管理阶段内容的继续，资源的选择和前评估的合作为资源引进中的合作管理，尤其是合作谈判的开展，提供了丰富的资源的以及供应商的信息，并在一定程度上根据成员馆的需求规定了引进中阶段各项任务的目标和方向。根据调查，引进中合作管理的内容主要包括：谈判合作管理，合作引进。
在对数字资源进行集团采购时，谈判往往是采购集团中合作管理内容之一，根据对ICOLC网站的调查发现，在150多个联盟中大约有140个联盟通过实施数字资源内容许可来获取数字资源，占到了所有联盟的90％以上，这就需要经过图书馆集团和供应商之间的谈判来实现，因此谈判是数字资源集团采购合作管理中必不可少的合作管理内容。采购集团往往代表成员馆与供应商进行谈判，可以通过集团的名义和力量来争取采购数字资源价格的优惠，使得成员馆可以更好降低采购数字资源的成本。单馆采购数字资源时的谈判一般由该馆领导牵头挑选谈判人员与数据库商进行谈判，并签署合同，而与之不同的是集团采购则一般采用合作谈判的方式，即谈判的方式和内容一般代表了所有组团成员的利益和需求，所以集团采购谈判时更加强调了成员间的合作。
数字资源集团采购的合作引进是集团内根据引进资源的资金实力，资源的类型，以及集团的组织结构所确定的集团在购买数字资源的各种合作引进的方式或者是策略。而每种合作模式的选择，也主要由成员馆根据自身的情况进行选择，如经费，用户对资源的使用情况等。
3.3 引进后合作管理的内容
引进后合作管理的内容包括：目录建设合作管理，资源使用合作管理，培训合作管理，资源评估合作管理，长期保存合作管理。
为了方便用户对所引进数字资源的查询与使用，需要对引进的存在一定异构的数字资源进行整合处理，形成目录，从而为用户的跨库检索，统一检索提供方便。这不仅需要图书馆集团内各成员馆之间的合作，同时也需要供应商在资源和技术上所提供的合作根据所调查的内容可以发现图书馆之间以及供应商在资源目录方面存在着合作，且其合作管理内容和方式较为丰富。
在资源使用的合作管理中，一方面，供应商会对数字资源的使用严格限制，以保护其自身的知识产权和经济利益，另一方面，供应商必须提供必要的帮助，以支持图书馆集团的合理使用，实现资源的充分利用。而图书馆集团则应该在充分尊重知识产权的基础上，并通过与供应商的积极协商努力争取合理使用的范围。双方相互均衡的实现合作，更好地为广大用户提供优质的服务。
集团采购的最终目的是集团内用户能最大限度利用采购的数字资源，因而加强集团内各成员馆用户的培训及管理显得尤为重要。集团内用户的培训及管理不仅包括对数字资源使用方法和技巧的培养，同时还要针对各种方式合理使用数字资源进行教育、宣传，并对发现侵权现象要及时教育、处罚相关用户，以避免类似情况再度发生[7]。目前根据笔者对ICOLC网站的调查，可以发现在140个开展数字资源集团采购的联盟中，大约有80个联盟开展了合作培训，占到了大约57％[8]。
引进后资源的后评估，是对数字资源评估体系中相对于资源采购前的前评估而进行的有关资源使用情况的评估。对集团采购数字资源的前评估，包括对数字资源内容的数量、质量，检索系统的功能、数字资源存档、数据库商的服务等，而对数字资源的后评估，是从用户使用的角度，对数字资源系统的内容、功能进行重新评估，对数字资源的用户访问情况、利用效果情况进行调查分析，从而重新审视数字资源的质量、图书馆资源建设投入的经费，并以此来作为修正采购集团和成员馆资源建设的科学决策依据，调整图后续购买、开发数字资源的策略，向供应商提供改进服务的意见。
数字资源保存合作管理可以根据对ICOLC网站的调查，可以发现在140个开展数字资源集团采购的联盟中，大约有44个联盟开展了对集团采购获取的数字资源的长期保存的活动[9]。为提高长期保存的效率，图书馆采购集团内以及图书馆和供应商之间往往建立合作保存机制，通过各种合作管理方式对数字资源进行长期保存，以达到节约投资、均衡负担、减少风险的目的。这种安排实际上也有利于减轻资源提供方的长期保存操作与管理负担。
4 结语
本文的研究内容主要根据所调查的文献和具体案例对目前集团采购模式下引进数字资源合作管理的内容进行了一定的实证研究。笔者根据所调查的内容对目前引进数字资源合作的现状和内容进行了总结，其主要合作管理内容为：资源选择，资源评估，谈判，共享使用，培训，合作目录，资源保存。并对所发现的合作管理内容进行了阶段性的划分，分为引进前、引进中、引进后三个阶段，然后结合相应的调查对各个阶段合作管理内容进行了一定的阐述和分析。但仍有许多不足，需要在下一步研究中不断完善，如需要通过全面调查分析，进一步比较国内与国外在数字资源引进合作管理方面的差距，提出完善策略；同时，需要通过实践和理论相结合，进一步丰富图书馆，图书馆集团、供应商之间在引进数字资源时合作管理的内容及其合作管理方式，从而促进各方的合作更加顺利和完善，并进一步的平衡各方的利益。