信息组织的三重境界：序化、优化、美化，本文主要内容关键词为：境界论文,组织论文,信息论文,序化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
众所周知，信息是构成世界的三大要素之一。信息可以通过一定的加工机制得到增值（如转换成为情报、知识、智慧），成为人们决策的依据和行动的指南。及时、快速地获取所需的信息与知识是知识经济时代个人、组织竞争取胜的关键。但传统信息生产的分散性和网络信息的海量、庞杂、无序与用户信息需求的专指性、高效化、集成化之间的矛盾日益突出。信息组织可以解决社会信息资源的有效控制与管理、有效开发与利用问题。
在信息化社会的今天，信息组织是一种普遍的活动，它是信息资源管理活动的核心环节，是信息利用的前提，更是图书馆学情报学研究和实际应用的核心主题。目前信息组织已经成为极具活力的学科领域，吸引了软件生产、数据库设计与研制、人工智能、超媒体、数据仓库、可视化研究、办公自动化、计算机科学、知识工程学、现代语言学、认知心理学等众多学科的关注[1]，有学者认为这使信息组织有了社会化的特点[2]。
关于信息组织的内涵，不同专家的具体表述虽然有所不同，但是内容实质基本一致。即信息组织是一个信息增值过程，在这个过程中，杂乱无章的原始信息变成一个有序的、精良的、适应用户检索需求的检索系统[3]12。自20世纪末以来，数字化技术与网络技术使得信息生产与来源、信息形态与类型、对信息进行加工与控制的过程和方法都发生了改变，出现了“信息构建”、“语义网”、“信息可视化”等新概念、新技术，但是信息组织的基本要素和原理以及对信息所要达到三重境界（序化、优化和美化）一直未变。
1 信息组织的要素和原理
(1)信息组织的直接依据是序。序是事物的一种结构形式，当事物或系统的结构要素在时空排列上呈现某种规律时，则称其是有序状态。信息的无序在本文中是指信息个体（信息片段）之间处于自然分散的状态，缺乏科学的框架体系，对信息没有深层次加工，无法充分满足用户需求，亟须整合的信息集合体。
(2)信息组织的根本依据是属性，有什么样的属性，就有什么样的序[4]。任何事物都有它独有的属性，这些属性规定了该事物与其他事物的区别和联系，同时，任何事物又都有自己的构成要素，这些要素的排列和结构状态就是序。属性之间的关系就是联系。信息组织的基本内容就是将零散的、无序的信息按照信息的某种属性排成一个可查检序列，这一工作可称为信息的序化或信息整序。在当今的信息环境下，信息组织的对象——信息的表现形式、依托载体、内容类型及效用等呈现多样化，信息的序化方法也从简单到复杂、从注重形式到强调内容、从粗放向精细，不断改进，不断融合。
(3)属性—序、规范—操作是信息组织的两对基本要素，是信息组织进行的依据。事物有什么样的属性，就决定了只能有什么样的序。要达到这个序，就应遵循一定的规则，这就是信息组织的规范，操作是按照这个规范进行的信息组织活动。规范具体可体现为各种分类法、词表等工具及各种框架体系。属性—序、规范—操作是信息组织的两对基本要素，是信息组织进行的依据，信息组织学科体系就是建立在这些要素之上。属性反映了信息的本质特征，序是属性的某种表现方式，而规范则反映了序的参照标准，操作就是实现序的过程。这两对要素是环环相扣的。在信息组织活动中，我们清晰地看到，这三个要素在信息组织工作中占有极其重要的地位。
从本质上讲，信息组织是基于事物属性的一种序化方法。事物具有多少种属性，就可能形成了多少种序化方法，正所谓“人以群分，物以类聚”，这个群和类就是事物的属性。但信息组织与事物组织既有区别又有联系。信息组织是对事物运动状态和方式，即对事物属性的组织，信息组织的最终目的是为事物组织服务的；事物组织是对具体的物质和事物的组织，是在信息组织的前提下进行的，包含着信息组织过程，所以它们是不同层面的组织活动。信息组织是内核，事物组织则是结果。信息组织的过程就是按照事物属性之间的同一性、包容性、交叉性和排斥性等关系对信息实施序化的过程，这些关系是万事万物的普遍联系的不同体现，所以信息组织最本质的依据是事物的属性和联系，属性是事物个体所具有的，强调的是个性，而联系强调的是事物之间的共性。
综上所述可以得出，信息组织活动之所以得以进行，在于：①信息是可以加工处理的，或者说是具有可塑性；②信息所反映的事物是协调有序的，如地质的变迁、宇宙的演化、生物的进化、物质的化合与分解、社会的发展等都具有显著的规律性和有序性，所以信息本质上是有序的，这就为信息组织提供了客观的可能性；③任何事物都有它独有的属性，这些属性是信息组织得以进行的根本依据。
2 信息组织的序化
信息序化靠的是符号系统[5]。信息符号作为代表和表达概念的标识、信息组织的工具，它的产生和运用对信息组织的发展起到了关键作用。按照钟义信提出的全信息理论，“，认识论信息包括语法信息、语义信息和语用信息三个层次，它们符合符号学理论，是信息组织序化的三类基本方法。我们可以分别称之为形式序化法、内容序化法、相关性序化法。
2.1 形式序化法
形式序化法通过语法信息的组织实现序化，是信息组织序化应用最广泛、最基本的方法。它是一种对信息外显的形式特征或属性进行抽取并予以排序形成有序信息集合的过程。它从信息中抽取特定类型的字、词、代码（物名、人名、地名、时间等符号的逻辑序列）甚至载体形态（空间维度、色彩）来集中揭示信息。具体的方法有音序法、地序法、时序法、代码法等。这种序化方法简单易用，其信息排列的依据主要是阿拉伯数字序列或拉丁字母序列等符号序列或信息载体的时空状态。
形式序化法的特点是操作简便、直接，尤其适用于名称性信息集合的序化，如机构名录、人名录、货物清单、图书目录、专利数据库等简短性信息条目的集合。这种序化法只能显示表达信息概念的语词符号在形式上或信息载体在时空方面的简单联系，对于不同信息个体在内容上的联系并不能深入揭示。因此，虽然这种方法广泛应用于社会各领域，在图书馆学情报学领域强调基于内容的知识服务、情报服务的今天，鉴于这种信息组织方法过于粗放化而只能是辅助方法。
2.2 内容序化法
用户对信息的获取与利用更关注信息内容。可以说，任何有深度的信息存取系统都要求按信息的主题内容及其相互关系进行序化。内容序化法是根据信息中的知识概念、知识主题、知识范畴及其相互间的联系对信息整理的序化法。这种方法在序化海量信息时比较复杂、抽象，需要借助于一定的工具。如各种分类表、主题词表（标题词表、叙词表）及搜索引擎、RSS、Ajax、Tag等自动抽取、聚集和标注的技术等，将信息按学科主题、事物性质、相同关键词等进行聚集，借助于形式序化法等实现序化。序化的结果呈现可能是线性单维显示，也可能是主题树形式的多层次展现，也可能是超文本链接方式揭示。随着语义网、本体、可视化、神经网络等技术发展，信息组织在内容序化方面已走向知识组织，其序化后呈现的形式是多维度、立体化、开放性的特征，与传统的文献分类组织与主题揭示相比，已深入到知识单元、网络信息元，实现了序化信息的精细化。
内容序化法要实现深入到知识单元的序化，必须借助智能技术。由于人类社会的信息量的不断增加，科学技术的日新月异，知识在不断老化也在不断得到创新、增加，为了实现信息内容的序化，就需要不断制定与更新、修订各种分类表、叙词表，以适应网络化的信息环境，探索更加完善的分类主题一体化方法，研制各种具有信息抽取、知识发现、语义分析的技术。如为了更有效地从主题内容方面标注与揭示信息资源以实现序化，《汉语主题词表》就面临着需要再次更新。
2.3 相关性序化法
相关性序化法实质上是指根据用户的专指性需要，按照信息对用户需求的相对实用价值大小排列信息的序化方法。这种方法有简单和复杂之分。如高校图书馆对新购进的图书根据不同用户群体分别揭示，对公务员招考用书单独摆放，这对于报考公务员的学生用户群体就是一种相关性序化。
应该说，在海量信息面前，这种序化方法的运用离不开信息技术。用户利用信息时，一般情况下，不仅对信息的形式特征有所限定，如时间、空间、载体、语种等，而且对信息的学科属性、主题词、关键词，甚至全文的表述等都有检索要求，这种高度专业化、个性化、集成化的信息知识需求的满足必须借助于先进的数字网络技术才能实现。可以说这种序化法是个性化信息服务的前提和体现。
这种方法的实现不仅整合前两种方法中的数据挖掘、知识发现等技术，而且需要关注用户的特定需求。目前几乎所有的学术搜索及普通搜索引擎的高级检索都能实现这种功能。当然由于借助的工具与使用的技术不同、面对的信息集合不同，同样的用户需求在不同的检索系统会有不同的序化结果。由于相关性序化法需要更多的智能推理与判断，其完善程度受到人工智能技术发展与应用的制约。
3 信息组织的优化
信息组织活动的开端就伴随着信息的优化，信息序化后的结果更是优化的体现，也是进一步优化信息的基础。信息组织的优化本质上是加工整理信息时对信息的优先选择。
3.1 信息组织的优化依据
信息是无限的，而用户的需求是相对有限的。信息组织的序化前提就是有一个选定的、无序的信息集合，通过序化使之变为系统化、可查检的信息系统。按照一定标准和规格范围收集、选定信息时就伴随着信息发现、信息评价、信息析取等活动，这本身就是一种优选或说对信息的优化。
信息组织的优化主要源于信息的可加工、可压缩、可传递、可转换、可共享与可增值等特性。信息的这些特性决定了对信息的反复的、深层次的加工能使得信息增值，使庞杂海量信息经优选可以为用户所用，这一点是信息服务业存在的根本，图书情报机构的中介作用主要体现于此。用户需要的是能解决其问题的信息或知识，服务机构与人员要做的就是从海量信息中优选出满足用户需求的那些信息知识，整合打包提供给用户，这就是信息组织的优化。
3.2 信息组织的优化方法
信息组织的优化路径是对信息的深度加工和重新整合。方法主要有信息的优选、信息的浓缩、信息的重新表述等。
信息的优选活动存在于社会的许多领域，如报刊书店各种评选与推荐活动，各种公共部门对科研成果的评奖活动等。具体的如图书馆的推荐书目、选购的数据库，通过RSS技术实现的读者推荐的最好的书，大众标注出的最受关注话题以及网站主页设定的相关主页链接等。信息的浓缩传统上主要是指将信息压缩加工成文摘、索引、综述等二三次文献。正所谓“浓缩的都是精华”。此外，图书馆等信息机构对特定资源集合的数字化加工、学科或专题信息门户资源的集成，为满足用户的特定需求的资源整合、定题推送，都可以看做是为满足用户需要进行的信息浓缩。信息的重新表述主要是指为实现更广泛的信息共享和增强信息的可用性对信息进行表现形式的改编或使用语种的转换。总之，对知识、信息的选择性筛选、压缩、浓缩、分析、综合、集成、整合、挖掘，使原有的知识、信息的价值提升，实现“物有超值”[7]，都是信息组织的优化。
进行信息优化要求对信息内容与形式的全面把握，意味着对信息的鉴定与评价，即对信息价值的判定。因而，信息质量的评价是信息优化的前提条件。信息序化可以是优化的基础，也可以是优化的体现，如相关性序化法在一定程度上就是信息组织的优化。信息组织的优化与序化既有层次上的区分，又有内容上的交叉。
4 信息组织的美化
信息组织的美化与信息组织的序化、优化都是为满足用户的需求。有关心理学研究表明，人们获取的信息约85%来自视觉感官。而通过视觉捕获信息的能力不仅取决于用户自身的感知能力，也取决于外界信息刺激的强度。因此，信息产品的界面设计，包括传统书籍、报刊的页面设计，尤其网页的设计都应尽可能遵循科学与艺术相结合的原则。
4.1 信息组织美化理论的发展
信息组织的美化并不是新概念。在传统信息环境下，印刷型书籍、报刊等一直注重编辑美学。在上个世纪中后期，信息产业不断涌出的同时，分别在法国和德国也随即兴起和发展出了一种边缘学科——信息美学。法国的亚伯拉罕·莫尔斯在1958年发表了《信息论与审美感知》一书，标志着人们在信息时代寻求“信息美”的初步成果。以鲁道夫·阿恩海姆为代表的格式塔审美心理学学派强调应该将对视觉的研究与对艺术形式的研究结合，因为视觉影响人们对视觉对象结构样式整体把握的感觉能力[8]。
美国建筑师沃尔曼1976年提出将信息和建筑学相结合，创造了“信息构建”(Information Architecture,IA)这一词汇。直到20世纪90年代中后期，随着计算机技术和网络技术的普及，IA逐渐受到广泛关注。美国信息科学技术学会在2000年IA峰会上，将IA定义为：组织信息、帮助人们有效地实现其信息需求的艺术和科学[3]43-46。信息构建将建筑美学融入信息组织领域，众多学者认为信息构建是信息组织在网络环境下的网页信息组织的发展与延伸。信息构建近些年一直是指导网站信息组织的理论之一，其相关研究无不涉及信息美学、空间美学。因此，信息构建理论突出强调了信息布局的视觉效果，即信息组织的美化层面。
4.2 信息组织的美化原理与应用
人类跨入信息化社会，人们的认知水平、价值观念、审美情趣都在发生变化。正如人们希望图书馆成为“文化休闲空间”一样，用户在获取信息与知识时不再只限于纯粹的阅读，高速发展的社会文化把他们的视觉审美心理推向了更高的品位，人们对信息产品的品质、信息系统的功能等寄予从形式到内容的更多期待。信息组织是信息检索和信息获取利用的前提和基础。毫无疑问，其对信息的系统化加工程度影响着信息的展示与用户的感知。
信息构建强调以用户为中心，重视用户体验，最大限度地满足用户的信息需求。信息构建理论主张将信息元素如文字、图形、音频、视频进行整合，使信息个体（信息片段）更加生动直观而富有表现力；重视信息集合结构化与层次化；追求信息空间布局的美感与艺术性。基于信息构建理论的网页信息组织，追求形式美观的目标就是“信息可访问”和“信息可理解”，即通过对原始数据的加工，为信息和知识的集合建立稳定的框架结构，形成有效的信息检索系统，使用户能够在较短的时间内获取信息[9]。
无论是图书、报纸、杂志的排版，还是网站信息导航、信息布局，都冲击着用户的视觉这一信息获取感官，也影响着信息的可用性。好的信息界面设计能增强信息的展示与表现力，很大程度上影响着用户对信息内容价值的判断，促进用户对信息的理解和信息吸收。信息构建“以人为本”理论告诉我们：最终决定页面是否可用以及可用性程度高低的是用户，要使页面更加可用，关键就在于理解用户，用户成为信息界面设计的主导因素。因此，设计时要尽最大努力提高信息页面的可用性，使页面不但具有吸引人的外观，还应具有符合浏览者认知规律和行为习惯的信息组织方式和合理的信息结构，以达到充分展示形象、广泛吸引用户、快速传达信息的目的[10]。
总而言之，任何事物都是内容和形式的统一。内容空洞无物，必行不远；而形式不美，也必让人望之生厌。在数字媒体技术如此绚丽多彩的今天，信息组织重视美化层面，不仅是必要的，也是必然的。
5 结语
在信息资源成为企业乃至国家层面的战略性资源的今天，作为信息资源管理核心环节的信息组织，近些年日益受到国内外相关领域的专家和国家有关部门的高度重视。传统的信息组织活动主要是基于信息的外表特征和内容特征，主要依据的规范是分类法和主题法两类工具。当信息组织发展到数字化时代，尤其是互联网时代，信息组织方法得到了极大拓展，如信息导航、信息布局等美化的方面得到充分体现，这些美化的需求在传统信息组织中没有达到如今天这样的关注度。信息组织的新拓展表明了一个简单的道理，任何学科的发展都需要不断借鉴其他学科的知识。这也是学科发展的一般规律。
但是，无论信息环境如何变幻，信息组织在内容上向知识组织的延伸还是框架外延上向信息构建的演变，甚至信息组织工具（分类法、叙词表、主题词表等）向概念地图、语义网、本体的知识组织体系的扩展，信息组织是信息检索、信息利用的前提不会改变。在以人为本、将用户视为“上帝”的服务理念的指导下，在用户对“一站式”服务、“自助式”服务、个性化服务等服务方式的追逐下，打造精品、给用户提供良好体验成为信息机构与网站服务用户追求的目标。同时，对信息进行规范控制的信息组织及其序化、优化与美化这三重境界的实现永远是信息服务组织和网站满足用户需求、实现信息可检索、可获取、可理解、可利用的必要条件。序化是信息组织的基本内容，优化强调信息增值，美化注重用户需求与信息心理与行为规律，三重境界的实现与交融是信息组织不变的主旋律。
收稿日期：2010-11-11