关于创新民营企业档案管理的思考，本文主要内容关键词为：档案管理论文,民营企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
党的十六大提出：必须毫不动摇地鼓动、支持和引导非公有制经济的发展。随着我国市场经济体制的逐步完善，以民营企业为主的非公有制经济得到了快速发展。民营企业在生产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已成为经济发展的重要信息资源。如何指导民营企业管好用好档案信息，不仅是企业发展和经济建设的需要，也是当前各级档案行政管理部门亟待研究解决的重要问题。
一、强化法制意识，促使民营企业在市场竞争中充分认识档案工作的重要性
市场经济作为一个经济系统，它的主体是自主经营、自负盈亏的企业。无论是哪一种所有制的企业，它们都有一个共同的特征，即要按照自身的利益，依据市场信息做出生产和经营决策，并对其结果负完全责任。民营企业是社会主义市场经济发展的产物，是自主经营、自负盈亏、自我发展、自我约束的法人实体和市场竞争主体，作为民营企业的档案工作也应该是自主管理的。因此作为档案管理部门就要增强市场意识，弱化行政意识和行政手段，清醒地看到档案部门不可能一竿子插到底直接用行政手段干预民营企业的档案工作，只能逐步地由行政管理向依法管理过渡，由微观管理向宏观管理过渡。即：宏观上要把民营企业建档纳入整个档案工作管理体系，纳入议事日程，把做好建档工作与大力发展民营经济有机地结合起来，通过建档立档促使民营企业提高内在素质。微观上要认真做好民营企业建档的指导，帮助建立符合民营企业特点的档案管理、利用体系。
当然，档案行政管理部门又不能不正视这样的事实：在民营企业档案管理方式和标准上，由于每个企业的档案人员、档案工作质量存在差异，使档案管理水平参差不齐，有相当多的企业不能较好地发挥档案信息资源的效能，为企业发展提供有效的服务。这就要求我们依据市场经济规律和民营企业经济的运作情况，制定民营企业档案管理工作的规范性文件，规范民营企业档案管理行为。
另一方面，民营企业由于其所有制形式的特殊性决定了档案所有者在某种程度上有着不受档案行政干预的自主权。因此，档案行政管理部门对民营企业档案工作进行监督指导也会受到一定的制约。针对这个特点，档案管理部门必须在强化自身的档案法制和依法行政意识的同时，还必须加大档案法制宜传的力度，努力提高社会档案法制意识，并依据法律法规进行行政执法监督检查，为档案事业发展营造良好的法制环境。《中华人民共和国档案法》第十六条规定：“集体所有制的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管”。这就是说，凡是对国家和社会具有保存价值，关系到国家和民族利益的档案材料，无论是谁所有的档案，其所有者都有妥善保管的责任和义务。民营企业的档案管理具有社会性，并不是“私人行为”，也不是可有可无的，而是要受到档案法律法规的约束。
因此，民营企业应严格遵守《中华人民共和国档案法》的规定，将法定档案以及涉及国家机密和高精尖的科技档案认真负责地保管好，严禁倒卖牟利，严禁卖给或者赠送给外国人，严禁私自携运出境。作为档案行政管理部门，有对这些档案进行执法监督和强化管理的权利。当然，实施档案执法监督检查要采取督促和疏导的方法，将法律制约和启发企业自觉相结合，通过宣传和引导，促使民营企业经营者真正明白做好建档工作不仅是权利也是义务，是自身发展的客观需要，是长期受益之事而非权益之计，从而增强其依法管理利用档案的积极性和自觉性。
二、强化服务意识，引导民营企业在市场竞争中不断加强档案工作
档案行政管理部门对民营企业实行宏观管理，并不等于不闻不问，而是要改进工作作风，强化服务意识，提供有效服务，为企业排忧解难。实践证明，民营企业档案只有科学规范的管理，才能为企业各项工作提供及时有效的服务。在市场经济体制下，民营企业档案的科学管理，不应该靠行政命令执行，档案行政管理部门应该通过加强操作性较强的技术标准的研究和组织，向企业提供切实需要的档案管理技术规范标准，为民营企业提供高质量的服务。同时还应当发挥学会、协会等群众团体的作用，可以在民间团体的组织下，自由讨论工作中存在的问题。一些带共性的问题可以在广泛酝酿讨论的基础上，上升为技术标准，供民营企业选择使用。档案行政管理部门提供有效服务要从实际出发，积极探索新路子、新方法。可从以下几个方面入手：一是根据民营企业档案工作的特点编写业务指导材料，广为传播，指导建立档案工作；二是与有关新闻单位联手，运用现代的传播手段增强全社会的档案意识，普及档案知识；三是在自愿和不增加企业负担以及讲求实效的前提下为民营企业培养档案管理人才。四是实行档案中介组织服务，如档案事务所、档案现行文件中心等。档案事务所主要提供档案业务咨询服务和档案整理服务。可按不同规模、不同产业和地区的民营企业的特点，分类组织档案业务咨询服务。针对民营企业档案工作管理水平参差不齐的实际情况，从基础业务开始，包括文书处理程序、归档范围、立卷标准、分类编目、上架排列、检索利用、安全保管、统计反馈等内容和要求，通过现场咨询、信件咨询、专栏咨询等形式为企业释疑解惑；同时，组织专业人员为民营企业提供建挡和整理档案服务。以解决多数民营企业人才缺乏或业务不熟的问题。
强化服务意识，这里需要着重强调的是档案管理部门必须站在民营企业的角度考虑建档和发展档案工作，并力图使档案的标准、规范为民营企业更容易接受一些。民营企业的管理人员一般说来都是少而精，往往一人多岗，一人数职，所以要求其设置专人管理档案较为困难。一方面民营企业作为法人实体和市场竞争主体，没有“婆婆”也不欢迎“婆婆”，另一方面又力求借助社会力量，通过有效的企业管理使经济效益不断提高；民营企业一方面知道企业应当建档，另一方面又不愿花太多精力。基于这种现实，档案部门首先要克服急于求成的想法，民营企业的建档工作不是为了应付检查，更不是为了定级达标，而是为其自身的发展所需要，所以务必注重实效。应根据民营企业的各自情况和生产经营范围，因地制宜，因人制宜，有的放矢，不搞一刀切。针对各自生产、经营、销售的状况，建立有利于企业资本核算、扩大再生产、产品销售等方面的档案资料。其次要帮助民营企业主牢固树立建档为企业服务的宗旨，自觉把档案看成企业管理的重要组成部分，通过企业档案的建立，使民营企业主能实实在在地看到建档带来的好处和更好的经济效益，从而使建档成为其内在要求和自觉行动。再次是在开展民营企业建档工作中，可以先建档，后规范。建档初期，主要是做好档案资料的收集、保存、积累。随着经济的发展，企业的扩大，企业对档案管理也会提出新的需要，这时就可把握时机，因势利导，使民营企业档案工作逐步走上标准化、规范化的轨道。
在我们调查的上百家民营企业实际工作中，他们普遍希望档案部门一是勤引导。经常到企业与其多沟通、多联系，营造建档的良好氛围；二是勤指导。及时指导并帮助解决民营企业建档中的一些困难和问题，提供尽可能的方便，真正做到服务到家，指导到位。对具有一定规模、一定经济效益的企业，档案管理部门在尊重其意愿的基础上，作为重点建档对象予以扶持，以点带面，循序渐进，从而推动民营企业的建档工作积极稳妥地向前发展。
三、坚持实用原则，促使民营企业在经济建设中发挥档案工作的更大作用
作为非公有经济，民营企业在经营机制、管理体制等方面有许多不同于国有企业的特点，我们不能简单地沿用对国有、集体企业的指导方法，套用以往的工作模式去“依葫芦画瓢”。必须从实际出发，针对民营企业规模小、数量多、行业分布广、人员不稳定、管理带有家族式色彩等特点，掌握这些企业档案管理的实际情况，倾听民营企业家对档案部门的意见、要求，认真分析这些企业建档的有利条件和不利因素，通过试点和典型引路，总结经验，寻找规律，提出有助于民营企业健康发展的档案工作方略。
适应民营企业管理方式和基础业务要活学活用。民营企业类型众多，企业管理方式方法也不尽相同，只有按照企业管理的特点实事求是地进行业务指导，才能更好地为企业服务。其次，民营企业法人有权决定企业内务项管理模式，包括档案管理，所以档案行政管理部门为企业服务时，要多听企业的意见，按照企业的意愿为其提供周到的业务指导服务。为此，我们要强化实用意识，务求实效，选准建档内容，根据企业的规模和实力，制定符合各自特点和要求的建档方案。应侧重将经济合同、产品开发、销售、债权债务、资金周转、成本核算、基本建设、市场信息、科技信息、往来客户等内容列为归档范畴。在分类上，可分成行政管理档案、经营管理档案、生产技术管理档案、产品档案、设备仪器档案、基建档案、会计档案、人事档案等八大类。企业可根据上述八个方面的类别注意在日常工作中对各种文件材料的形成，积累，并按一定的要求进行科学分类整理，统一管理本企业各门类、各种载体的档案，实现档案的有效利用。
总之，民营企业乃至非公有制企业是档案工作的一个大有作为的新领域，由于它的性质和特点与国有企业差别很大，要注意在结合点上找准切入点，敢于创新，勇于实践，坚持用与时俱进的精神开展民营企业档案工作。
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