马震华
青海省人防工程监理咨询有限公司 810000
摘要：近年来，随着我国建筑业的快速发展和项目管理的不断加强，建筑企业的管理也必须向规范化的方向发展。因此，建筑内业资料管理和工程外业管理是项目管理的重要内容，也应更加规范化。项目内业资料是项目施工过程中形成的各种形式的信息记录，包括基础设施文件、监理资料、施工资料和竣工图。它是项目实施过程中的重要组成部分，是充分发挥各职能部门的作用、岗位人员监督管理的有效方式，是保证项目质量、效益和安全的重要举措。本文首先分析了工程内业资料数据管理中存在的问题，并提出了加强工程内也资料管理的措施，供大家参考。
关键词：建筑工程； 内业资料； 问题； 措施
1、建筑工程监理内业资料管理的重要性
建筑行业监理内业资料管理主要负责建设工程的项目数据档案管理、规划、统计、管理和内业文秘管理工作。主要包括：（1）档案的收集和管理。主要负责接收、盘点、登记、发布、存档、管理建设项目中的所有图纸、技术变更、合同、会议记录等数据。（2）工程验收。建设工程竣工后，施工项目监理人员必须按照一定的规章制度检查和检查施工项目的有关施工指标和数据，以确保整个建筑工程的施工质量。（3）统计管理。建设项目监理人员应当按照有关规定，每月编制整个建设项目施工的施工统计资料，为建筑工程相关管理人员与领导者提供决策依据。在建设项目的实际施工过程中，建筑工程监理内业资料管理起着极其重要的作用。主要内容包括：（1）对施工项目的施工质量、施工效率、施工过程进行监督管理和控制，确保整个施工项目顺利进行。（2）为建筑企业相关人员实行建筑工程检查、维修、管理与扩建等的依据。（3）通过记录整个建设项目的施工过程，避免问题发生时，相互推诿现象的出现。（4）为管理人员提供决策依据，为施工企业的相关人员提供决策依据。（5）建设行业监理内业资料数据能够记录项目监理过程中遇到的问题和解决方案，从而为未来建设项目的建立提供经验。
2、存在于程监理内业资料管理中的问题
2.1监理内业资料整理迟缓
由于公司只注重实际效益的行为，对建筑监理人内业资料的管理不够重视。经常导致内业资料不及时甚至混乱的情况，影响了整个项目的进度，并给了监理方、施工公司和承包商造成了很大的麻烦和损失。无效率的资料整理是事倍功半的，不仅增加了企业负担，而且也没有为项目建设提供凭据。
2.2监理内业资料管理标准不统一
对于国家的一些法规和规范，有关地方或单位可能不会彻底执行，对这些法律法规重视程度不够，也可能根据自身情况对内业资料进行改动。结果造成了内业资料的混乱。种情况下整理出来的监理内业资料不便于检查、使用，给建筑工程的进行造成麻烦。一些具体的表格形式、汉字的规范使用标准不统一，大大增加了实际工作中的难度。
2.3内业资料与实际情况差距大
建设行业监督内业资料应在施工过程中进行整理，资料采集应与项目进展保持一致。然而，现在很多的资料都是等到检查时或者工程完成后补上去的，几乎没有准确的逻辑性，而且是非常敷衍和不准确的。它已经失去了对内业资料监督的价值。许多公司一直采用集中全员监督内业资料的方法，这对公司和整个建筑行业的发展是非常不利的。
2.4资料失去真实性
建筑行业主管必须拥有真实、准确和值得信赖的内业资料。但是，许多公司经常对资料做出重大改变，以使其成为完美的报告表。所有项目都没有意外或缺陷。这种篡改在建筑行业普遍存在，这些不切实际的内业信息会影响相关项目的完成、使用和维护的便利性，对公司本身的改善和发展非常不利。
2.5工作人员不专业
施工资料的填、收集、整理都需要专业人员进行操作。目前，建筑行业中没有专业知识的人员众多。他们对某些专有名词和专业操作较为陌生，无法管理内业资料的监督。在这种情况下，会出现填表不完整、观察资料不准确，资料传输不一致等的不足，对项目建设产生巨大影响，损害各方利益。
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3、改进建筑工程监理内业资料管理的措施
3.1 建立严格的资料管理制度
建立总监责任制度，监督分工明确，责任划分明确。监督人员必须及时将监督工作和监督情况报告给总监。监督检查工作时，监察部门也要对其监理资料进行检查。设立专业的信息资料管理人员，负责资料收集工作。资料收集与整理工作是在项目进度的基础上进行的，确保了主管内业数据整理的及时性和完整性。
3.2 促进监理资料的规范化
加强监管数据的标准化，采取统一数据范式，将其印制下发各个施工单位。按照监管数据的分类，采取专业的数据管理、目录编制方式，方便数据的后续检查。建立电子文档，对于监督材料而言，要确定存储文件的格式，归档时要刻录成光盘移交。
3.3 确保内业资料管理与工程进度一致，并贯穿工程建设始终
只有当建筑行业信息与项目进度保持一致时，才能确保材料的真实性和有效性。因此，施工企业在项目实施过程中必须同步内业数据管理工作。首先，内业数据管理工作必须从项目启动阶段开始，并与项目进度保持一致。通过加强对内业数据管理部门和管理人员的监督，及时收集、整理和归档内业数据，确保材料的真实性和完整性，避免施工后再补材料或集中时间对内业资料进行收集、整理等情况的出现。其次，建设工程公司必须确保内业数据管理工作始终贯穿于项目建设的全过程中，确保项目建设与数据同步。
3.4重视档案知识宣传教育，提高内业资料管理人员业务素质
要加强内业资料管理工作，提高档案资料管理意识及重视度是一个有效途径。首先，建筑工程企业应该加强对档案知识的宣传教育工作，对全体员工宣传、普及基本的档案管理知识，以让全体员工认识到内业资料管理的重要性。其次，应加强对内资料管理人员的培训，企业应投入一定的经费进行内业资料管理人员培训工作，同时资料的管理人员平时要注意努力学习业务知识，清晰扎实的掌握工程内业资料管理的基本理论以及工作技能，学习科学的管理方法，努力开阔知识面，以不断提高业务素质和管理水平。
3.5实现电子信息资料管理，提高内业资料管理效率
随着信息网络技术的快速发展，办公自动化及无纸化办公成为一种趋势。档案信息资料实现电子化管理带来的便利时众所周知的，是对传统档案资料管理模式的一种变革，但是它对管理人员也提出了更高的要求。
3.6加强对监理工作的监管
在施工过程中，数据与施工单位的资料整理安全同步，可以及时验证数据的真实性和完整性，以确保数据的真实效用。监理单位需要通过定期会议加强施工单位的数据管理意识，使施工单位能够严格按照进度组织数据。所有建筑材料必须清晰、真实、符合规范。对施工单位的资料管理质量如同工程质量控制一般以各个阶段为基础严格实施全过程控制。
结语：
综上所述，内业资料管理除了需要专业技术，还需要一定的管理水平，这是非常重要的环节。因此，应该积极学习和借鉴国内外先进的工程资料管理经验，重视工程资料管理人才的培养和激励机制的完善，不断总结经验，使建筑工程资料更好的为我国的经济建设以及构建和谐社会服务。
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[4]李文静.浅谈监理竣工文件编制及内业资料管理[J].资治文摘(管理版)，2009(03):49.
论文作者:马震华
论文发表刊物:《防护工程》2018年第18期
论文发表时间:2018/10/31
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