摘要:文章对数字档案馆信息服务建设的原则进行简要梳理,提出了数字档案馆信息服务的建设策略。
关键词:数字档案馆;信息服务;信息服务平台
2l世纪是信息的时代,信息化浪潮改变着人们工作、生活以及思维的方式,影响着人类社会历史发展的进程。作为人类历史信息的保存地,无论是在工作组织上,还是在管理技术上,档案馆不可避免地受到信息化趋势的重大冲击,数字档案馆信息服务正是在这种冲击下产生的。以下笔者结合自身的工作体会,对数字档案馆信息服务的建设进行阐释。
一、数字档案馆信息服务建设的原则
数字档案馆信息服务建设是一项十分复杂的系统工程,在建设的实施、建设方案的设计等过程中应遵循一定的原则。
(一)整体规划、分步实施原则
整体规划、分步实施是数字档案馆建设实施的原则。数字档案馆信息服务的建设是一个涉及面广、工程量浩大的复杂工程,不可能一蹴而就,因此,数字档案馆信息服务建设应当遵循整体规划、分步实施的原则。在几乎所有的项目中,整体规划都是最重要的一步,由于数字档案馆信息服务工程量浩大,建设周期较长,故建设前的整体规划尤为重要。整体规划应当在充分了解数字档案馆建设现状、档案信息用户需求等情况下,设定信息服务建设的总体目标、建设内容、体系框架、资金及人员保障、时间安排等。整体规划是对整个系统工程的总体把握,在建设中起到方向指引的作用。分步实施是在整体规划后对建设方案进行具体实施设计。由于数字档案馆建设是一个复杂的工程,要求一步实现对全社会的高层次信息服务是非常困难的,所以,在具体的工作中可以考虑先试点后推广,先基础性服务建设后高层次服务建设的方式,避免一次性工作的复杂性和高投入性。
(二)安全性原则
安全性原则要求数字档案馆信息服务建设中应采取有效措施保障信息服务内容在服务过程中的安全性,防止泄密现象的出现。数字档案馆信息服务建设的安全性原则可表现在以下三个方面的建设中:
第一,信息服务工作的设计中。数字档案馆信息服务的安全性原则首先要求信息服务流程的设计是严密的,能够保证信息在流动的过程中不因流程的漏洞而泄漏。如在信息服务产品的设计中,对保密信息和非保密信息应如何分开处理;在信息服务过程中,如何对用户申请进行审核,确定信息能否提供利用,能否在网络传输;在信息的传递中如何对信息进行加密、防止非法用户的窃取等,确保信息服务的每一环节都是可控的、安全的。
第二,信息服务平台建设中,包括网络层建设和应用层建设。其中,网络层的安全是指支撑平台运行的物理设备能够安全运行,如选用可靠的硬件安全设备保证服务平台的稳定运行,采用防火墙设备及网络管理软件来保证局域网内、外用户的访问权限和网络上数据包的检测与过滤等。网络层的安全是整个平台得以安全运行的基本保障,需要在平台的规划阶段就考虑的重要内容。应用层安全是指在应用软件的开发中应考虑的安全问题。如开发用户管理功能,使用户对系统数据和功能的访问能够进行权限控制;开发数据密级管理功能,使不同密级的信息数据能够得到不同的管理,保证涉密信息的安全;开放数据维护功能,对数据进行定期的备份、迁移,保证数据不损坏、不丢失并长期可读等。
第三,信息服务管理制度及规定的制订中。安全问题并不是技术就能够解决的,管理制度的建设也是重要手段之一。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆如对工作人员服务操作的具体规定,可以避免因操作的不规范而产生的泄密:对信息服务工作人员的培训制度,可以提高其操作能力和安全意识;对用户信息使用的规定,可以一定程度上提高用户的信息保密意识,在信息的使用过程中保守秘密;对泄密行为的处罚制度,可以一定程度上对安全服务进行监督,提醒人员时刻注意信息服务的安全要求。
二、数字档案馆信息服务的建设策略
(一)做好建设规划,保证建设工作的顺利实施
数字档案馆信息服务建设的规划就是在对数字档案馆信息服务建设的具体环境的充分了解的基础上,为保证数字档案馆的整体性以及可行性而做出的全盘性的规划,是指导整个建设过程的纲领。科学、合理的数字档案馆信息服务建设规划,是信息服务建设工作得以顺利实施的重要保障。
具体来说,根据规划内容的不同,数字档案馆信息服务建设的规划可分为宏观和微观两种。宏观规划是对整个建设工作的规划,或叫做整体规划,是对建设工作的一种整体把握,具体内容包括建设所要达到的目的、建设的总体方针、建设的实施步骤以及相应的各种人力、物力、财力的调配与保障。微观规划是对数字档案馆信息服务工作开展的设计,或者叫做数字档案馆信息服务的设计,是根据数字档案馆信息服务参与者的情况对可能会出现的服务要求所作的预测。
(二)加强信息服务平台建设,保障服务途经的畅通
数字档案馆信息服务平台的建设是把信息服务的设计成果转换为现实的服务场景的重要工作。对数字档案馆来说,由于数字档案馆并不是一个实体的机构或组织,而是虚拟的,以网络建设为基础组织起来的,所以数字档案馆信息服务的实施也就是指在数字档案馆所在的各个网络上,开发符合各种网络用户需求的信息服务平台,并保证其能够正常的运作。简单来说,就是数字档案馆信息服务平台的设计、开发和运行工作。数字档案馆信息服务平台是联系信息用户、信息资源的纽带,是信息用户获取信息的重要途径,其建设的好坏,直接影响着信息服务质量。由于数字档案馆建设的模式不同,其平台的建设也会有所不同,但是其基本功能模块应该是类似的,都应该包括信息服务门户、信息检索、全文调阅、利用统计以及系统维护等功能。
(三)加强信息服务制度建设,保证信息服务的质量
经济学家康芒斯曾经指出,制度是用以激励人和约束人的正式的行为规则,制度就是集体的行动控制个人的行动,因此,制度是实现管理的一种工具,是一系列相互联系的行为规范的集合。数字档案馆信息服务制度是制度的一种,是信息服务质量管理的基础保障。对数字档案馆信息服务而言,好的制度可以让信息服务工作规范化,避免人为原因而造成用户的不满;可以让信息资源管理的规范化,保证档案信息资源可以在安全的环境下被用户获取,避免泄密情况的出现。
结语
进入信息社会以来,信息服务的研究成果是极为丰富的,形成了许多有指导性意义的理论。数字档案馆信息服务作为信息服务的一种,在建设过程中是完全可以借鉴信息服务的相关理论的。可惜的是,在当前的数字档案馆信息服务的实践中,还只是依据传统的服务观念,以馆藏资源为中心进行服务的构建,致使信息服务缺乏人性化,难以符合信息用户的要求。鉴于此,本文特意引入了信息服务的设计理论,结合数字档案馆建设的现状,提出了数字档案馆信息服务建设的方案,旨在为数字档案馆信息服务出一份力量。
参考文献
[1]刘明.数字档案馆信息服务模式研究[J].档案学通讯,2007(5):14
[2]蒋春岗.个性化服务:数字档案馆用户服务拓展新趋向[J].档案,2008(3):47-49
论文作者:李艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第35期
论文发表时间:2019/3/25
标签:信息服务论文; 档案馆论文; 数字论文; 信息论文; 工作论文; 服务平台论文; 用户论文; 《基层建设》2018年第35期论文;