论非正式组织在图书馆管理中的作用，本文主要内容关键词为：图书馆论文,作用论文,组织论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
组织由群体构成，群体间与群体内部间的关系是一种正式社会关系。可是，组织运转并不能完全按照正式关系运行，且常常会偏离组织目标及其规定。这是因为组织是由正式组织和非正式组织共同构成，非正式组织因素同样发挥作用所使然。人们在图书馆管理中往往只注重正式组织的管理，没有注意到非正式组织的作用，以致于管理效率低下，无法达到管理目标。因此，本文对非正式组织在图书馆管理中的作用做初步探讨以引起重视。
1 非正式组织的概念及其特点
1.1 非正式组织的概念
要正确理解非正式组织的概念及其特点必须结合正式组织进行阐述。社会系统学派的创始人切斯特·巴纳德(Chester I·Barnard,1886-1961)首先提出正式组织与非正式组织理论，从而对我们认识组织管理过程提供了基本工具和方法论，大大加深了对组织管理过程的认识。巴纳德认为，正式组织是两个或两个以上个人的有意识协调的行为或效力的系统，而非正式组织则是两个或两个以上个人的无意识地体系化、类型化了的多种因素的系统。在现实中，组织是正式组织与非正式组织的统一，它们互为条件、互为制约、互为促进。任何组织、任何类型的管理过程中，都存在着正式的管理制度、体系一面，同时也存在非正式管理的一面。实际的组织运转过程中，两方面都在起作用，有时非正式侧面起着比正式侧面更为重要的作用。明确这一点，对于把握管理过程，提高管理艺术和水平具有极其重要的意义。由于图书馆组织工作的特点、性质使得非正式组织显得比其他组织单位如企业等更为重要，而由于在图书馆管理中对非正式组织的忽视，亦使得运用非正式组织的作用提高管理水平和管理效率显得更为迫切。为此，我们将简单地介绍非正式组织的特点，以便更好地理解非正式组织，发挥其积极作用，抑制其消极作用。
1.2 非正式组织的特点
非正式组织没有正式的组织机构，通常也并不具有共同目标。非正式组织产生于同工作有联系，并形成一定的看法、习惯和准则。这种人与人之间的接触、交往、相互作用会给个人的经验、知识、态度、感情等心理因素以重要影响。日常生活的“心态”、“舆论”等提法，在一定意义上反映了这种现象。具体地说，它具有以下几个特点：
第一，产生于正式组织。正式组织一旦形成就为非正式组织的存在创造了条件。有了正式组织，人与人之间的接触和交往才具有持续、反复的特征，非正式组织的生长发育才有条件。为此，正式组织与非正式组织互为基础、互为条件。
第二，非正式组织无明确结构、形态，可辨识性差。非正式组织没有明确的组织名称、结构，没有清楚的上下级关系，初步接触很难辨认出来。
第三，非正式组织的本质在于人与人之间的协调。非正式组织是以个人的心理特征为基础形成的，是自发的，个人之间协调程度高。
第四，非正式组织侧重于人们相互接触的心理侧面、非理性侧面。
第五，非正式组织常常是通过感觉、情感、个性特征等因素进行潜移默化的影响，个人品格往往是导向因素。
明白了非正式组织的概念及其特征，使我们正确运用非正式组织以提高管理艺术和管理水平有了一个基础。非正式组织在现实生活中有各种表现形式，我们可以根据图书馆具体情境来判断和识别非正式组织的表现形式，以便能够加以运用。知道了非正式组织的特点，使我们能够更好地辨认它，这是对非正式组织施加影响的前提。
2 非正式组织的作用
早期的组织管理学者（如泰罗、法约尔等人）认为，非正式组织是工人对待要求严格的工作环境的一种反应，体现在或是惰性，或是反抗性，或是不情愿合作等形式；也有学者（如梅约、赫次伯格等人）则认为非正式组织是人类友情与合作需要的自然流露，是一种正常的社会现象；此外，一些劳工组织则把非正视组织看成是一群无组织工人的天然保护工具，可以籍此对抗管理人员的傲慢权力。其实，非正式组织既有积极作用，也有消极作用。非正式组织对正式组织的积极作用有：
第一，非正式组织创造正式组织产生的条件。如前所述，非正式组织与正式组织是互为基础、互为条件的。人与人之间非正式接触形成的共同心理基础、习惯、行为方式，有助于正式组织的沟通和理解顺利实现，为正式组织正常运转创造条件。
第二，非正式组织赋予组织以活力。离开非正式组织，正式组织仅仅是一堆枯燥的职能、制度、程序和目标，仅仅是理性的、机械的行为系统。有了人们相互之间非正式接触、感情交流、认同、刺激，才赋予正式组织以血肉、活力和创造性，这种非正式的、无意识的心理状态和行为，客观上会影响到正式组织的运转。
第三，促进信息沟通。组织中不可能事无巨细都通过正式的信息沟通来传递，事实上非正式组织承担了相当可观的信息沟通量。非正式接触本身就是一种信息沟通过程。
第四，有助于维持正式组织的内聚力。非正式组织给个人提供了某种感情交流、心理认同、相互理解等方面的心理满足，甚至影响个人价值偏好，因而有助于强化个人的协作意愿，维持正式组织的凝聚力，培养个人对组织的忠诚。
第五，维护个人完整人格。正式组织强调个人的社会化侧面，强调共同目标对个人的非人格性支配，一定程度上导致人格偏离。非正式接触有助于维护个体自尊心、自主选择和人格整体感，弥补正式组织的缺限。
以上所述是非正式组织的积极作用，但是它对正式组织也存在着消极作用：
第一，抵制变革。非正式组织的一个基本原则就是对人的要求比较宽松，群体成员大多喜欢维持现状反对变革。
第二，偏离正式组织目标。非正式组织虽然并不具有共同的目标，但在长期的非正式接触中会形成一定的看法、习惯和准则，且常常与正式组织的目标和内部规定相悖，从而降低组织效率，妨碍目标实现。
第三，谣言传播问题。谣言或小道消息常常因为组织的正式沟通出现问题而在非正式组织内传播，或者出于某种心理或某种目的而传播谣言。
通过以上论述，我们已经知道非正式组织具有哪些积极作用和消极作用，那么，我们如何在图书馆管理中发挥其积极作用，减少和抑制其消极作用呢？
3 重视和发挥非正式组织在图书馆管理中的作用
在图书馆管理中，我们常常强调制度化管理，花了不少精力制订出规章制度、岗位职责等等，但真正实践起来困难重重，无法落到实处，使制度化管理仅仅成为一句口号。传统的管理层次制度组织结构缺乏效率，一个极为重要的原因是没有意识到非正视组织的存在及其对正式组织的作用，或者不知道如何运用非正式组织发挥积极作用，从而导致管理水平、管理艺术处于较低层次。于是在图书馆界出现了以人为本的柔性管理方式，这对图书馆管理来说是一大进步，但没有从根本上改善图书馆落后的管理状况，甚至仅停留在纸上谈兵阶段。因为如果忽略了非正式组织的存在及其作用，将使良好的管理方式、方法难以实施和执行，或者其效果大打折扣。驾驭非正式组织的能力是管理者管理水平和管理艺术的重要标志和体现。那么，我们如何通过非正式组织来提高管理艺术、管理水平和管理效率呢？
3.1 承认非正视组织的客观存在
任何组织都是正式组织与非正式组织的统一，它们互为制约、互为促进、互为基础、互为条件。许多管理学者认为，非正式组织弊大于利，主张取消其存在的合理性。这是不现实也是不可能的。因为取消非正式组织的存在，正式组织将无法正常运转，实质上意味着正式组织的消亡。非正式组织的存在是不以人的主观意志为转移的。所以，我们面临的问题不是非正式组织存在是否合法，而是如何利用非正式组织实现管理目标、提高管理效率，充分发挥其积极作用为正式组织服务的问题。
3.2 对非正式组织施加积极影响，使之为正式组织服务
由于对非正式组织缺乏正确的指导思想和影响手段，图书馆非正式组织往往放任自流，从而形成了真正意义上的是非团体，即“小帮派”。其实，“小帮派”只是非正式组织的表现形式之一，我们只要正确地加以诱导，就能够使之为图书馆管理做出贡献。
3.3 对非正式组织施加影响的方式
由于非正式组织侧重于人们相互接触的心理侧面和非理性侧面，这就要求领导者懂得心理学、组织行为学等知识，运用高超的心理和感情技巧来影响非正式组织的发展方向，纠正其对管理目标和内部规定的偏离。非正式组织的性质特点决定了领导者和管理者在对其施加影响时主要是运用心理、感情等技巧和手段，积极创造一个健康向上、团结和谐的文化氛围及工作环境，提高员工对工作的满意感和成就感，以减少人们对非正式组织的依赖。
另外，根据图书馆具体情况，开展各种文体活动，让员工在工作之余能够充分发挥其聪明才智，使员工的精神得以升华，抵消非正式组织的负面影响。
加强正式渠道的信息沟通，积极利用非正式组织沟通渠道。正式信息沟通渠道顺畅，将减少非正式渠道的小道消息和各种流言蜚语。特别是大家关心的重要事情须通过正式渠道沟通。但是，组织中不可能事无巨细都通过正式的信息沟通传递。非正式组织形成的共同理解基础和同质化思维方式为共同理解创造了条件，因此，要积极利用非正式接触，提高信息沟通效果。
由于非正式组织给个人提供了某种感情交流、心理认同、相互理解和满足感等心理需要，甚至影响个人的价值偏好，领导者应利用非正式接触灌输正确的价值观和思想观念，培养健康的心理，平衡各种非正式组织间的心理、感情和矛盾，强化团体精神和协作意愿，培养各种非正式群体和个人对组织的忠诚，以维持和加强图书馆内部的凝聚力。
3.4 必须改变重“书”轻“人”的状况
人们在非正式组织中寻求一种安全感、满足感。改变图书馆传统重“书”轻“人”的管理状况，将极大地提高员工在正式组织中的心理需要而减少对非正式组织的依赖。此外，非正式组织中的领导者往往具有某方面的特质而被非正式群体遵从，使他们获得了在正式组织中没有的地位，领导者对此应予默认并设法增加他们的权威，提高他们的非正式地位。有的图书馆领导认为在非正式组织中有较大威望的领导者对于他是一种威胁而采取压制和打击的态度，结果适得其反，使这些非正式群体成为对抗力量，使图书馆管理陷入混乱境地，直接影响了图书馆工作的正常运转及其管理目标的实现。