对卫生健康数码照片档案管理的思考
王 力1,杨媛媛2
（1.甘肃省卫生健康宣传教育中心，甘肃 兰州 730020；2.甘肃省卫生与人口发展研究中心，甘肃 兰州 730000）
摘 要： 随着数码相机的使用，数码照片越来越多地走进了我们的工作和生活，如何做好数码照片的管理工作，成为目前档案管理的新问题。本文结合我省卫生健康系统的数码照片管理现状和存在的问题，与同行探讨如何加强卫生健康数码照片档案管理工作，以提高卫生健康单位的数码照片档案质量。
关键词： 档案管理；卫生健康；照片
1 卫生健康系统数码照片管理现状与问题
照片档案是声像档案的一个种类，它是通过视觉图像，直观的、生动形象的展现出文字和语言难以描述的画面和景象，第一时间，第一现场，真实地记录历史瞬间，具有独特的档案收集、保存和利用价值。随着科技发展和数码相机的使用，数码摄影以其方便快捷、存储量大、拍摄效果好等特点被人们迅速接受，并成为工作生活中普遍使用的技术。随之也产生了大量的数码照片档案。卫生健康系统承担着为人民健康保驾护航的职责，近年来我国卫生健康事业获得了长足发展，无论是医院还是公共卫生单位，都投入大量的人力、物力加强基础建设，加强医疗专业队伍建设，而对不能产生直接效益的档案工作并不重视，一些单位档案室设施老旧，管理松散，尤其是对数码照片档案的管理，更是存在不重视，不专业，不认真的现象，落后的数码照片档案管理与现代化卫生健康单位发展之间的矛盾日益突出，主要问题是以下三个方面：
当一个区域65岁及以上的老年人口占总人口比重超过10%时，称该国家或地区为老年型社会。而按户籍人口计算，河南省65岁及以上人口占比于1998年开始突破7%，从此进入老年型社会，至2015年65岁及以上人口占比达到9.6%。虽然离老龄社会还有一定的距离，但也需要引起我们的注意。此外河南省的人口结构存在很大的问题，至2013年老年人口的年平均增长率是总人口年平均增长率的2倍有余。因此研究河南省人口老龄化系数的变动趋势，可以为解决河南省人口老龄化问题提供参考。
1）认识不到位。从档案管理工作整体来看，卫生健康系统从省到市、县，从机关到公共卫生、医院等单位，机构庞大，单位众多，相对独立，档案工作难以统一管理。同时，一些单位的领导和工作人员对档案管理认识不到位，工作不重视，认为档案工作可有可无，对档案室建设，档案信息化建设的资金投入不足，这种不正确认识造成许多数码照片档案不能完整收集、存储，一些有价值的数码照片随着时间的推移而流失。
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2）标准不统一。数码照片需要各卫生健康单位按照卫生健康委机关档案管理部门的要求及时归档，然而在卫生健康单位工作实践中常常发生归档的数码照片、纸质照片以及文字之间内容不相符；数码照片的题名、拍摄者姓名、拍摄时间、地点等文件夹目录数据信息不明确；数码照片像素不符合要求，数码照片的存储格式不正确等问题，由于归档标准不统一，造成数码照片的利用率下降。
3）管理不安全。数码照片档案是一种电子档案，对设备性能要求高，依赖程度大，具有载体与信息相分离以及电子文件的共享性等特点，因此，数码照片档案管理的安全性不可忽视。在数码照片档案的管理过程中，存在屋损、潮湿、虫害等管理不到位情况，存在数据的录入、输出、存储等工作失误或被窃情况，也存在地震、水灾、火灾等不可抗拒的灾害带来的损坏。所以，档案部门现有数码照片档案管理的安全问题不容忽视。
2 完善数码照片档案管理的方法与措施
实施发展测评主要目的在于促进教师将培训习得的信息技术知识和技能主动应用于教育教学实践和专业发展上。测评不能满足于单纯评定教师当前信息技术应用能力和水平，应更多关注教师学习和应用信息技术能力的过程和发展，全面了解通过培训教师信息技术应用能力的迁移和提升情况，结合测评情况对教师的信息技术应用能力进行个性化分析、指导，并给出相应的发展建议，支持教师在主动应用的实践中不断提升信息技术应用能力。
1）提高认识，加大投入力度。一是在卫生健康系统内大力宣传《档案法》、《照片档案管理规范》等法律法规，通过制作纪念画册、创建展厅、多媒体宣传等多种形式的照片档案开发利用工作，逐步引导各单位职工树立正确的照片档案管理意识，尤其是要不断提升领导层的照片档案管理意识，从思想上切实把照片档案作为一项重要的工作内容来抓。二是各单位要加大经费投入，设置专用的照片存储空间或区域，根据需要购置计算机、扫描仪、专业图像处理软件、独立硬盘、刻录光盘等硬件设备，以保证照片档案工作顺利开展。三是建立建全档案管理的业务流程，完善卫生健康委档案管理部门与各下属单位档案管理部门之间的内部业务衔接，要求各卫生健康单位完善档案工作业务流程，对各单位的档案管理工作流程进行审核，如照片档案的录入、编排、维护、更新、查找、监管等每个工作环节要合理，真正形成上下联通，规范合理，衔接无缝的档案管理业务流程。
2）建章立规，统一标准。根据《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T50-2014）和卫生健康系统的实际工作情况，规范数码照片档案管理标准。一是对归档数码照片的相机默认名进行重命名，一般采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名”格式命名。保管期限代码分别用“YJ”、“30”、“10”代表“永久”、“30 年”、“10 年”；年度为 4 位阿拉伯数字；照片组号为4位阿拉伯数字，一个年度内的照片组从“0001”开始顺序编号；张号为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。二是要统一数码照片数据格式，在工作中发现，不同品牌的相机照出来的数码照片在存储格式有一些区别，数码照片档案一般采用JPEG和TIFF格式存储，JPEG格式是一种有损压缩的数据格式，占用数据空间较小，存储速度较快，TIFF是一种无损压缩的数据格式，照片质量好，但占用数据空间较大，重要的数码照片，建议采用TIFF格式存储。三是要对数码照片档案著录，包括：全宗号、保管期限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、开放状态等。四是对不符合照片档案标准的数码照片进行技术处理，照片处理软件很多，我们通常利用“画图”、PHOTOSHOP等软件，在保障真实性、可读性、完整性和安全性的前提下，对照片进行调对比度、调色彩、去除和修补瑕疵等技术处理。
3）加强管理，保证安全。数码照片多在计算机中进行管理操作，人为因素较多，为了确保数码照片档案的安全，一是要建立行之有效的数码照片管理制度，严格操作规程，贯彻 “全程管理”和“前端控制”，深入基层单位对数码照片档案管理进行全流程跟踪。二是对数码照片档案妥善存储，数码照片档案的存储载体一般采用耐久性好的硬磁盘、磁带和一次性写入光盘，存储为一式三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。数码照片档案的载体有专门的装具，并在载体装具上粘贴标签，注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。三是要安全科学利用数码照片档案，结合电子档案管理制度和档案的保密登记情况，对内部人员、外部应用人员的不同使用情况，设置不同的安全密级保护，明确系统开放情况以及用户范围，杜绝出现跨级服务情况。在数据备份中防止信息失真、丢失情况发生，防止病毒侵入操作系统，档案管理人员要了解网络病毒的发展情况，积极采用有效的杀毒防毒措施，保证档案信息库不受病毒侵害。四是加强基础建设，做好防虫、防水、防火、防震工作，避免因灾害损坏档案。
甘肃省卫生健康系统的数码照片档案见证了甘肃卫生事业的发展，是不可多得的档案资料，有效管理数码照片档案，有效开发利用数码照片档案，让数码照片档案最大限度的发挥出应有的价值，符合服务卫生健康事业的需要，符合时代大趋势，对提高医疗水平、推动卫生健康事业的发展有着重要的意义。
参考文献：
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[2] 韩瑛.老照片档案的数字化管理[J].探索，2015（04）.
[3] 刘萍.照片档案数字化管理初探[J].档案业务探索，2011(03).
中图分类号： G271
标签：档案管理论文; 卫生健康论文; 照片论文; 甘肃省卫生健康宣传教育中心论文; 甘肃省卫生与人口发展研究中心论文;