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摘要：建筑工程中，对工程资料进行有效的编制整体，对于总结施工经验、工程责任到人等具有重要意义。随着企业的发展，新的业务领域所形成的文件资料源源不断，传统的观念和归档文件范围划分方法已不能适应新的形势和要求。因此，档案管理必须根据不断发展变化的形势和要求。如何管理好、使用好建设项目档案成为摆在建设单位面前的一个重要课题。
关键词：科技文件材料；工程归档；档案管理
前言
在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等。这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。工程是一个单位综合管理和基础管理工作中不可缺少的重要组成部份；是体现一个单位基础管理工作规范化、制度化、标准化、系统化的重要标志；是一个单位政策、措施、办法、规定等基础资料的活字典。因此，认真做好工程资料管理工作是非常重要的。
一、资料管理及归档现状
市场经济的发展、经营理念的不断更新以及科学技术的日新月异，使得企业生产经营业务领域及范围不断拓展。同时，工程咨询、工程监理、工程总承包等业务延伸领域的项目也出现良好的发展态势。伴随着新兴业务领域的拓展，大量科技档案材料应运而生。反映这些新内容的各类文件资料、图纸不论是种类还是内容都发生了新的变化。以前档案管理办法已无法全面涉及和涵盖这些新领域所产生的科技档案材料。源源不断产生的各种资料，哪些应该归档、应如何进行科学的分类编目等问题都是现实而急迫需要研究解决的问题。
二、资料管理及归档的必要性
工程档案是积累城市建设经验，进行城市建设技术储备的手段，是城市建设活动的产物，是进行城市规划工作的基础，是城市建设和管理的重要依据，是城市一切建筑物、构筑物维修、改扩建的依据，是提高城市建设经济效益的最佳途径，是城市防灾、挽灾、减灾和战争破坏后恢复重建的重要依据。做好资料管理及归档工作，重点保护具有永久和长期保存价值的档案，是档案管理者的一项重要内容。我们在指导思想上、在制度建设上以及接收归档和管理工作中，有一些方面是值得进一步研究和改进的。因此，积极有效地开展科技文件材料归档前的界定工作，显得越来越迫切和重要。
在实际工作中。确定好文件的归档范围，并按此范围做好文件接收鉴定工作，不仅从源头上保证了档案的质量。使档案资源得以优化，而且减轻了以后存毁鉴定的负担，有利于减轻日后档案的整理、保管、利用等一系列工作的压力，提高工作效率，有利于档案科学规范化、现代化管理水平的提高，使档案工作更加健康地发展。
三、建筑工程资料管理及归档的相关规定
按《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328-2001的要求，竣工文件资料，应做到编制、收集、整理及时，内容完备，项目齐全，数字准确、真实，其中的图表规格、填写方法、计量单位及有关各方技术负责人认证、单位公章、签字手续具备，确保交工档案资料完整准确与系统性。因此，在编制工程资料的过程中，要遵循以下规定：
1、工程文件资料要真实地反映施工的全过程，与工程实际相符合，不得擅自修改、伪造或事后补做。
2、归档的工程文件应为原件。
3、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、规程、标准的要求。
4、工程文件采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不应使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
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5、工程文件字迹清晰、图表整洁，签字盖章手续完备，不允许涂改。
6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面（297mm×210mm）。
7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。
8、工程资料采用电脑打印，手写签名的办法编制。
四、资料管理及归档的工作内容
1、完整性鉴定
归档资料的完整性是指归档范围的要求，从整个工程项目来说，归档的文件材料不能缺项。从具体项目来说，每套科技文件材料不能缺少各个组成部分。缺少任何一部分，都会给日后的生产建设带来不利影响。完整性是科技文件材料鉴定工作的基本内容，也是首先要解决的问题。无论是什么项目，确定归档范围都要齐全、完整、成套。
归档材料的准确性。是指档案的内容真实地反映工程项目的实际情况和建设过程。归档的电子文件与纸质一致。底图和蓝图相符，帐图相符，技术数据可靠，签字手续完备。因此科技文件材料的准确性的鉴定至关重要。
3、系统性鉴定
归档材料的系统性是指遵循科技文件材料之间的有机联系。进行科学地分类和系统地排列。便于保管利用。鉴于企业常以客体事物（工程项目）为利用档案的特点，凡是围绕工程形成的各类档案均应作为该工程档案的组成部分进行系统化管理。
五、培养专业工程档案管理人员
现代化的城市建设离不开现代化的人才，高水平的工程档案管理也离不开具有综合素质的管理人员，这就要求工程档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精．并取得相应的管理资质、持证上岗。实践证明，集中业务培训是做好工程档案管理工作的重要途径和有效措施，它时间短、见效快、针对性强、覆盖面广，能大大提高建设单位和施工技术人员的业务素质和对工程档案的管理能力，对企业建设项目工程档案的标准化、规范化起到了积极的促进作用。这种培训将档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
六、企业积累技术与经验的重要手段
工程档案是工程建设企业在道路、港口、桥梁、建筑等城市活动的产物，工程建设的成果主要体现在两方面：一是工程实体、二是工程档案。工程档案是对工程建设企业生产、经营状况的直接记录与真实反映，记载了企业生产活动的过程与结果、工程技术、工程经验等。工程档案作为工程建设成果的直接载体，已成为积累并储备工程技术、工程经验的重要工具与手段。
由上可见，工程档案是一项持之以恒的工作，认识到工程档案在工程建设中的重要性，加强规范化管理，是防患于未然的必要手段。工程档案涉及到诸多专业知识，具有信息量大、工作量大、范围广等特点，这也对工程档案技术人员提出了更高的要求。只有不断加强工程档案的建设工作，才能进一步提高工程建设的效率与质量，促进经济效益与社会效益稳步上升。
七、结束语
企业信息化是一个长期而又复杂的工程，不可能一蹴而就，一劳永逸，必须在充分论证与准备的基础上缓步推进。作为企业信息化工程一部分的档案信息化建设自然也不能脱离实际，盲目推进，必须与企业的信息化建设和经济基础协调，与企业的信息需求相协调，与信息技术相协调，与全国信息化工程相协调。档案行政管理部门应综合考虑各方面的因素，统筹协调，积极联合其他政府部门、工商联、行业协会、商会等各个方面的力量加强论证和宣传，培育企业档案信息化建设的氛围，把阻力转化为开拓创新的能力和动力。
参考文献：
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[4]贾宝珍.施工企业工程资料整理归档的探讨[J].经营管理者，2010.2
论文作者:何鑫
论文发表刊物:《基层建设》2016年6期
论文发表时间:2016/7/6
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