信息生命周期管理理论与政府信息资源管理创新研究_信息资源管理论文

信息生命周期管理理论与政府信息资源管理创新研究，本文主要内容关键词为：信息资源论文,生命周期论文,管理创新论文,理论论文,政府论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。

      修回日期：2014-03-01

      [分类号]G350 DOI：10.13266/j.issn.0252-3116.2014.06.001

      1 研究背景

      政府是国家最重要的信息机构，政府信息资源是国家的重要战略资源，其有效开发和利用已经成为现代社会经济发展的基本推动力和关键性保障因素。如何加强政府信息资源管理以改善服务质量、提高政府决策能力成为需要深刻思考的议题。

      电子政务是实现高效有序的政府信息资源管理的关键手段和途径，也是政府信息资源管理创新的重要切入点之一。以大部制改革为标志，我国的电子政务建设已经进入了“职能整合与系统集成”阶段，并处于该阶段的初期。目前我国电子政务的研究主题重点集中在电子政务采纳研究、电子政务信任研究、转型政府研究、透明政府研究、电子民主研究等方面。其中转型政府(Transformational Government)作为近年来政府流程再造和职能转变中所提出的重要概念，也吸引了不少学者的注意力，相关领域的研究中欧洲学者占据主导地位，多以案例分析的方式对实践经验进行总结和提炼，主要关注政府转型过程中政府内部、政府与企业、政府与公民之间的关系，对开放式公共管理和创新进行宏观探讨[1]。

      电子政务流程再造和流程优化能对政府信息资源管理起到有效的促进作用，可是仍然缺乏系统性的解决方案，在“部门主义”、“本位主义”的驱动下，加上缺乏有效沟通和交流的渠道，各职能部门的信息资源得不到有效的整合和利用，难以发挥应有的功效。另外，在信息分割的状况下，由于各职能部门业务工作的需要，相同的信息往往在不同的部门进行存储、加工和管理，存在大量的重复性劳动，较难建立共享服务模式。这些“信息墙”直接降低了政府信息资源管理的效率。因此，打破内在局限是当务之急。从整体宏观角度来把握政府的信息资源管理，融入信息生命周期管理的思想和方法，梳理、确定流程，明确各阶段特性和职责，有的放矢地处理，从而寻求到更好的优化机制将是发展趋势之一。

      笔者借助广泛的文献调研，吸取国内外关于电子政务和信息生命周期的研究和实践成果，并且深入结合专家访谈，构建具有政府2.0特色的政府信息资源生命周期管理新模型，最后面向移动互联网时代特色，紧密抓住开放式创新环境大背景，通过问卷调研等找出相应管理策略创新优化的突破点，旨在为我国政府信息资源管理提供参考。

      2 相关信息生命周期管理理论与模型

      2.1 政府信息资源生命周期管理的内涵和目标

      信息生命周期指信息从产生到利用再到老化消亡是一个动态循环运动，也是信息自身价值不断形成、实现和不断增值的运动过程。政府信息资源生命周期管理是指以生命周期管理理论为指导，对政府信息资源的收集、处理、转换和应用的全过程的计划、组织、领导和控制，其根据是政府信息资源也有生命周期，并且其在生命周期的不同阶段价值也不同，这与生命周期理论的内涵很一致。

      政府信息资源生命周期管理的目标是：针对其生命周期的不同阶段，通过不同的管理活动，利用信息技术实现政府信息资源从无到有，从不可用到可用，从低可用到高可用，从低价值到高价值的转换，尽可能地延长应用时间，从而达到在恰当的时机采用恰当的方法来找到可用来解决问题的最恰当的信息资源与知识资源的目的[2]。

      信息生命周期规律的识别和应用将有利于改进政府信息资源的合理配置，最大化发挥和利用其价值。因此，引入信息生命周期管理理论也是政府业务流程优化的需要，并有助于推进政务流程改革和优化，从而提高政府信息资源管理的能力和效率。

      2.2 国外提出的信息生命周期管理模型

      首个真正意义上的信息生命周期模型由霍顿提出，虽也得到了其他研究人员的补充和完善，但是EMC公司的新模型才第一次将信息生命周期理论推向实践。相关文献也表明，2004年以后的信息生命周期研究主要围绕EMC的信息生命周期管理这一核心展开[3]。在此，笔者整理了国内外实践性较强的信息生命周期模型，以期为政府的信息资源生命周期管理提供一定的借鉴和参考。

      Oracle公司提出了信息管理的完全内容周期，包括11个步骤，分别是信息的创造、获取、存储、转换、索引、管理、清理、分布、发布、检索和维护，内容非常细致，而且基本包括了一个信息产品发展的各个部分。不过，该模型更多地倾向于企业层面的应用[4]，而没有考虑政府信息利用的实际情况。类似地，惠普(HP)公司的信息生命周期管理分为4个部分，即信息捕获、归档、保护、处理[5]。英国的JISC infoNet公司提出了一种更为详细的三阶段生命周期模型。首先是信息的获取，然后分为3种情况：如果是永久的记录，则直接保存；如果是时效性的最新信息，则进一步看一段时间后的时效性，最后进行审核，以确定是存储还是销毁(如果是事务型信息，一旦被更新，则原来的信息可以直接被销毁)。该流程比较负责，非常适合时效性比较强的部门来采用。

      美国国家医学图书馆(National Library of Medicine)将医学信息的生命周期分为6个部分：内容处理、转换、提供入口、使用、更新和保存。相似地，IBM公司也将企业信息生命周期分为6个阶段：识别、获取、组织、管理、利用和保存。加拿大政府机构(主要包括Library and Archives Canada和Public Works and Government Service Canada等)提出了文档与信息生命周期管理的七阶段模型，包括信息管理规划、信息收集制造、信息组织、信息利用与传递、信息维护与保护、信息部署、信息评价。该模型虽然来源自图书馆与档案馆的实践，但是对于所有政府机构而言，仍有应用的局限性，诸如仅仅考虑了一个部门的情况，没有涉及信息的删除、更新等问题[6]。

      澳大利亚政府引入的信息互操作框架(Government Information Interoperability Framework)中，采用了一种类似于加拿大的七阶段信息生命周期模型的划分方法，主要包括计划、创造与收集、组织与存储、接入、使用和维护，并且指明了每一个阶段的信息管理的基本原则。首先，在计划阶段，应当将所管理的信息视为资产和一种战略资源，而在制造收集阶段将信息管理实践标准化，按统一的形式和规范制造收集，以便于日后使用。然后，在组织存储阶段，需要以支持决策为目的来进行。在接入阶段，则需要保证信息的质量。使用阶段强调不同部门之间的信任、可信度、责任和权利。最后，在保存阶段，要实现应有的社会效益[7]。

      2.3 国内提出的信息生命周期管理模型

      何俊等2007年提出了信息生命周期管理的分层模型[8]，根据信息的应用层级划分层次，未考虑信息在各个生命周期阶段的特点。粟湘等基于技术基础维和软硬件层次结构提出了生命周期管理的层次模型[9]，将纵向的应用层级由低到高分别划分成存储层、管理层和应用层，并结合信息的运动规律，将横向的管理阶段划分为6个部分，按时间顺序分别是创建、采集、组织、存储、利用、清理。该模型将生命周期管理的应用层次和运动阶段相结合，未涉及技术层面，为之后国内诸多关于信息生命周期管理模型的研究起到了一定的理论借鉴作用。

      常培等提出了一种新的信息生命周期管理立方体模型C-ILM[10]，C-ILM由技术基础维、软硬件层次结构维和信息生命周期维组成。该模型从技术角度构建并支持信息生命周期中各个阶段的实施，更具有实用性。

      白中英等在信息生命周期管理理论的基础上创立了TD-ILM三维模型[11]，将技术、信息周期、信息应用有机结合，利用技术支持保证了信息在各个阶段中价值的最大化发挥，较为全面地概括并应用了信息生命周期管理的理论和方法。

      朱晓峰等[12]在分析生命周期方法的基础上，提出了政府信息资源全生命周期管理的思想，并构建了链状、环状和矩阵型3种政府信息资源的全生命周期管理模型。

      2.4 国内外信息生命周期管理模型小结

      国外的研究相对国内来讲更早、更成熟，并有较多的应用。国内的研究目前还停留在理论方面，对政府信息资源管理模式的研究尚处于起始阶段，有一定理论指导基础和初步成果，但是依然有很多地方需要进行整合和优化。因此，结合我国政府信息资源管理的具体要求，借鉴国外的研究成果和应用经验非常有必要。根据上述的文献梳理，概括出基本情况，如表1所示。

      

      由表1大致可以看出，尽管不同企业和政府对于信息生命周期管理阶段的划分存在一定程度的差异，但是整体逻辑基本一致，如大部分都存在信息收集创建、组织存储处理、利用维护、保存、销毁等阶段。其中加拿大政府与澳大利亚政府均强调了信息管理规划的重要性，将其单独作为整个管理周期的起始阶段；美国医学图书馆还着重考虑到接近信息生命周期末端时信息的更新，这与加拿大政府所提模型中的信息评价有一定的内在共通之处。而国内专家学者所构建的各种模型中，不约而同地提到存储层和技术维度的关键作用，暗合目前国内外大数据、云计算、海量存储等趋势，但是对于最后环节的信息激活和信息再生方面的思考比较欠缺。本文后续将对该模块进行补充研究。

      3 政府2.0环境下政府信息资源管理的特色及模型构建

      3.1 政府2.0环境下政府信息资源管理的特色

      互联网的广泛应用和深入发展将Web 2.0中的“全民织网”、“草根创新”的理念带入大众视野。人人都是自媒体，内容和资源因为每位用户的参与而产生，参与所产生的个性化内容又可以借助人与人之间的交互共享而广为传播，从而推动信息共享与知识扩散，带来传统创新模式的改变，使得传统的面向生产、以生产者为中心、以技术为出发点的创新1.0随之转变为面向服务、以用户为中心、以人为本的创新2.0，进而驱动政府2.0的形成。

      3.1.1 服务导向，开放协同创新 政府2.0是作为平台的政府、服务导向的政府、开放的政府，致力于以用户为中心，通过政府、市场、社会的协同与互动塑造公共价值，其并非传统意义上的电子政府或者网上政府，而是创新2.0时代背景下作为一个整体开放的平台，与民众直接互动和沟通，象征着政府在执行上的根本性转变：从条块分割、封闭的架构迈向开放、协同、合作的架构，将以政府为主体的政府行政过程转变为以社会公众为主体，政府、市场、社会三方协同互动的公共价值塑造过程。

      3.1.2 主动反馈，民众高度参与 霍顿提出信息生命周期管理理论时期，尚无电子政务和互联网环境，政府信息资源的来源不同，其产生途径和相关机理均与现在存在巨大差异。在信息科技不发达的背景下，政府占据绝大部分的信息资源，具有极具权威性的掌控权，数据收集和处理等也是按照其管理需求按部就班、低效率地进行，导致相关政府信息更新周期长、时效性低，民众永远是以被“告知”的形式进行被动性的接受，所能获取到的信息量非常有限。而目前，在Web2.0的环境下，人们能够更方便地获取、交流、更新信息，BBS、博客、微博、维基等进一步催生了信息收集、产生、共享的新模式，政府充分利用相应的社交网络，如开通政务微博，为公众提供创建、分享信息与知识的协作平台，互动性更强，有效缩短了大众与政府之间的距离，促使人们积极参政议政(如赈灾扶贫、寻找走失儿童、揭发贪官污吏、征询方案提议等)，推动政府主动收集有效信息源，快速反应。

      3.1.3 平台多样，群体智慧渗透 政府信息交换、共享以及发布的出口更加多样化，移动终端、社交网络、公共平台等各种网络环境被充分利用。与此同时，在开放式网络环境下，电子政务流程再造对生命周期管理阶段的划分提出更高的要求，几乎每个环节都不再封闭，都会有外部影响因素，例如群众意愿和群体智慧等在对应环节的渗入，从某种角度来讲，其也是特定政府信息资源的间接管理者，而决策方式和影响力的不同很有可能进一步激发生命周期中特定点的变异。在信息处理和销毁环节，涉及信息老化机制以及政府原有的信息资源的最终处理政策。考虑到现在云存储以及智慧政府等新趋势，应充分利用资源，挖掘潜在需求，从而将已经步入生命周期末端的信息资源“挽救”过来，重新激活，整合利用，使其进入一个新的生命周期循环——可以是直接到别的生命周期的产生期，也可以跳跃式地插入到本身生命周期里的其他阶段，或者回归到上几层，实现效用最大化。

      3.2 基于政府2.0环境的政府信息资源管理模型构建

      在充分借鉴国内外信息生命周期管理的各种模型的基础上，结合目前我国政府信息资源管理现状和开放性特征，并有选择性地参照专家访谈意见，本文提出基于政府2.0环境的政府信息资源生命周期管理模型，如图1所示。

      

      图1 政府2.0环境下政府信息资源生命周期管理模型

      本模型将政府信息资源生命周期管理划分为5个阶段：依次是政府信息资源产生/管理规划期、政府信息资源采集/组织期、政府信息资源存储/处理期、政府信息资源利用/转换期、政府信息资源衰退/再生期。首先是政府根据其当前的治理目标或者政策计划需求，进行信息资源管理规划，同时也会伴随新的政府信息资源的产生；随后是在管理规划的引导下，通过大数据分析等各种技术手段进行信息资源的采集和组织；继而有选择性地进行存储和处理；紧接着进入利用或转换期；最后到政府信息资源的衰退和再生期。

      相对于传统的链式以及环式生命周期管理模型而言，该模型的每一阶段都是开放式的，其受众不仅仅是传统意义上的政府官员或组织机构，还有广大的活跃在各类社会化平台上的、间接或者直接对政府信息资源管理环节提供建议和意见的群众。

      以衰退/再生期为例，传统处理方式是，将已经进入衰退期的信息资源做归档或者删除处理，然后结束该生命周期。但是在政府2.0的环境下，政府在信息资源老化的最后环节，还会实时通过政府运营的各类软件平台来获取和分析大众的心声和需求推荐等，挖掘潜在需求，从而激发这些资源隐藏的价值，使其被优化提取，然后跳跃到其他的某个特定阶段(如图1中A1、A2、A3、A4所示)，参与循环，或者直接被触动到新的激发点(如图1中A5所示)，直接进入到另外一个新的生命周期，获得重生，继续奉献其价值。

      以此类推，其他各个环节也会有类似的激发点，实现阶段的跨越或者重生到新的政府信息资源管理的新周期，从而源源不断地、最大程度地对掌握(获取)到的信息资源进行利用。

      4 相关管理策略创新优化的突破点

      为了验证生命周期理论对政府信息资源管理的适用性及有效性，提出针对该模型的特定管理策略创新优化突破点，本课题组进行了问卷调查。调查结果数据如表2所示。

      

      分阶段跨部门合作以及流程与理论的互相优化适应具有重要性和迫切性，所有这些诉求，均与全生命周期管理的理念不谋而合。政府应该根据信息资源在不同生命阶段的不同价值进行有效的管理，从而以最低的总体拥有成本，在信息生命周期的每一阶段都能获得信息的最大价值。因而，对相关管理策略创新优化方式建议如下：

      4.1 政府信息资源产生/管理规划期——信息资源战略规划工具开发

      此阶段是政府信息资源管理的生命周期起始期，一定要紧密结合政府组织机构的日常活动规程，以阶段性管理目标为导向，做好管理规划，高效融合相关政策、流程、法律以及发展趋势，给后续的开发利用工作夯实基础，也便于明晰管理目标，避免部门之间重复性劳动，降低业务冲突，节省人力物力，从而实现高效价值利用。应该在战略层面从生命周期角度考察数字信息资源管理，开发战略规划与政府信息资源生命周期管理相结合的治理工具。

      4.2 政府信息资源采集/组织期——大数据时代

      大数据时代已经降临，在商业、经济及其他领域中，决策将日益基于数据和分析而做出，而并非基于经验和直觉。关于大数据对我国政府信息资源管理的主要影响，调查结果如表3所示。

      表3 大数据对我国政府信息资源管理的主要影响

      

      政府信息资源的采集和组织意义重大，它直接涉及后续的利用效率。在此期间，除了传统的数据采集和数据组织方法以外，政府需要紧密结合时代背景以及自身现状，及时调整相关策略，寻找更加合适的解决方案，保证政府信息资源生命周期管理的第二阶段的有效性，从而使得整个管理流程更加畅通，定位更加精准。同时，应制定相关标准和规范，建立国家科研数据交换和共享平台，部署研发重大关键技术和工具，加快相关专业人才培养，从而实现在漫漫数据之海中准确捕捉和定位到有利信息和可用资源，有效保证政府信息资源生命周期管理在起始阶段的信息源的可靠性。

      4.3 政府信息资源存储/处理期——充分利用云存储

      经过规划产生、采集组织之后，政府信息资源便进入处理和存储阶段。但是鉴于政府信息资源庞大的基数，即使是已经按照预先设置好的过滤标准进行了删选处理，剩下的需要面对的信息量依然属于海量信息级别。云存储的概念与云计算类似，它是指通过集群应用、网格技术或分布式文件系统等功能，将网络中大量各种不同类型的存储设备通过应用软件集合起来协同工作，共同对外提供数据存储和业务访问功能的一个系统。云存储具备弹性扩展、动态分配和资源共享等特点。它对政府信息资源管理的影响的调查结果如表4所示。

      表4 “云计算”模式对政府信息资源管理的影响

      

      在本阶段，政府可以充分利用云存储的优点，构建政府信息资源私有云存储，在管理过程中接受云存储备份容灾服务等。紧密结合政府资源管理规划和目标，有选择性地进行数据海量存储，为信息资源的高效存储和便捷处理提供更为直接的支持。

      4.4 政府信息资源利用/转换期——依托智慧政府前行

      信息使用价值的实现主要发生在信息利用环节，与信息老化有着密切关系[13]。所以，在该阶段一定要注意信息资源的价值最大化以及资源利用的及时性。尤其是随着网络信息的发展，普通公民网上参政议政的现象愈发普遍，政府的很多政策以及提案、举措的实施之前，民意调研大多数都依靠网络平台，而且与政府相关的一些建议、意见甚至是评论在社交网络渠道传播甚广。政府信息资源管理很大程度上是对政府数字信息资源的管理，网上政府带来的管理现代化对于提高政府工作效率而言是革命性的飞跃，时空的压缩以及政府公共服务的可获得性的提升，都对资源利用阶段提出更高的挑战。

      智慧政府应是以用户为中心、信息资源全面融合、以提供统一完善服务体系为特征的新型政府形态，是现代政府的网络版、现代政府运作的支撑体。它具有一体化、协同化、互动化、最优化的特点。“智慧政府”对政府信息资源管理提出了新要求，相关调查结果如表5所示。

      表5 “智慧政府”对政府信息资源管理提出的新要求

      

      要加强信息资源整合和共享，为政府决策提供更有效的数据支撑，就要深度挖掘信息的价值和实现随需而变。因此，以创建“智慧政府”为前景，打破层级架构，在政府信息资源生命周期管理的资源利用阶段，合理简化和变革流程，实现内外部信息资源共享和高效实时的交互将是重中之重。

      4.5 政府信息资源衰退/再生期——构建完善的价值评估体系

      该阶段属于信息资源管理的后期，是信息生命周期的最后环节，也是信息价值衰退期。在此阶段，政府相关信息资源处理者需要紧密针对部门现有以及未来的潜在需求，并结合信息资源管理的规划期的初始目标，对处于此环节的信息资源进行评估，判断其价值，然后将资源分为3类：

      第一类是无用信息，可依据相应准则，科学、理性、规范地进行删除和销毁，以释放存储空间。第二类是待用信息，可按照特定规则进行归档管理，继续存储以备不时之需，但是需要注意存储介质和存储体系的合理变更。第三类是可再生信息，可经过适当处理，尽可能挖掘其内在价值，使之适应新的管理需求。这等同于将其“激活”，赋予其新的价值和生命，然后放置于另外一个新的生命周期的开始期，实现再生和新的循环，变相延长已老化的信息资源的“平均寿命”。完善的信息资源价值评估体系的构建在该阶段具有一定的必要性。

      此种划分方法以信息资源的价值为中心，同时考虑政府特定部门的业务特色。这样既可与前期信息资源管理规划保持一致，也可间接助力对未来潜在需求的满足，承前启后，实现较好的延续性，并且给予特定信息“新生”机会，使之跃进到新的规划中发挥作用。

      需要强调的是，为了促进政府信息资源管理创新的有效性，还应该做好以下工作：搭建良好的社会化网络互动平台，实现良好运营和舆情监控；加强内部人员信息素养能力的培训，提升洞察力和信息侦查、整合、处理能力，以及借助新媒体的力量高效管理政府信息资源的意识；积极吸收和借鉴企业、组织在新媒体环境中的信息资源管理的成功案例(如科学松鼠会)，结合自身特色有效运用；另外，需要对硬件系统进行整合优化，结合生命周期管理流程实现快速反应。

      5 结语

      生命周期理论与可持续发展之间存在着很强的关联，其对政府信息资源管理创新提出两方面的指导要求：一是遵循信息自身的生命规律，合理配置资源，进而对信息进行高效管理；二是强调可持续性发展，即不应仅仅局限在对政府信息资源管理当前状态的管理，还应该形成持续长效的管理机制，从长远收益角度来保障信息资源的有序建设和高效利用。

      此外，通过对生命周期管理脉络的梳理，笔者发现生命周期应用较成熟的领域主要集中在产品管理和环境管理领域，政府信息资源管理中电子政务流程再造和流程优化与生命周期管理理念存在高度契合点，二者有效结合，充分借鉴和扬长避短，将会极大地促进我国政府信息资源管理的创新和发展。以生命周期规律为主线研究不同环节的特征以及整个循环联系和演化的规律，构建新的信息资源管理制度和方法体系将会成为一种研究趋势。

      需要指出的是，鉴于目前相关领域已经成型的研究成果较少，且处于逐步摸索阶段，本文在理论成熟度方面尚显欠缺。尽管已经通过小规模问卷投放对我国政府信息资源管理存在的问题进行总结剖析，但是仍然有提升空间。若时间和资源允许，会在后续研究中进一步扩大样本量并且对调研对象做精细化分类和深入的面对面访谈，辅助以实例量化测评，对本文所提出的模型进行应用，在实践中不断修正和优化，从而使其更具现实意义。

标签：信息资源管理论文;  组织生命周期理论论文;  信息存储论文;