国际组织秘书处营运管理机制研究 *
——以国际抗癌联盟为例
徐婷婷 1,2
(1.天津医科大学肿瘤医院，天津 300060；2.中国抗癌协会秘书处，天津 300384)
[摘 要] 该文分别从国际组织秘书处的概念和服务范围、组织架构和职能、营运机理三个方面系统分析国际组织秘书处的管理体系。通过借鉴国际抗癌联盟秘书处的经验和做法，围绕找准服务定位、提高从业人员的素质能力、制定完善管理制度等方面，提出缩小我国社会组织与国际组织之间的差距，提升我国社会组织参与国际化治理能力的建议。
[关键词] 国际组织 秘书处 营运管理
2019年3月26日，国家主席习近平在法国巴黎举办的“中法全球治理论坛”闭幕式上谈到,“要坚持共商共建共享的全球治理观”，提出“要充分发挥世界贸易组织、国际货币基金组织、世界银行、二十国集团、欧盟等全球和区域多边机制的建设性作用，共同推动构建人类命运共同体”[1]。国际组织也称国际团体，是全球治理过程中最主要的参与者[2]。国际组织秘书处是国际组织的重要载体和执行机构，对外代表国际组织的立场，是研究国际组织的重点内容[3]。本文以世界一流抗癌组织——国际抗癌联盟为例，着重分析国际组织秘书处的界定和服务范围、组织架构和职能、营运模式和管理机制，对我国社会组织秘书处改革发展提出启示性建议。
一、国际组织秘书处的界定和服务范围
国际组织秘书处是国际组织的行政管理机构，负责国际组织日常事务，其定位是为国际组织提供必不可少的后勤保障和智力支持[4]。秘书处本质上是服务型机构，发挥的作用是确保国际组织能够有效运行，落实组织制定的宗旨和战略。国际组织秘书处具有较强的国际性和中立性，也就是说，国际组织秘书处人员必须不受任何会员国或会员单位的影响，独立而超然地履行国际组织赋予的职责。国际组织秘书处根据国际组织的服务宗旨和根本目的确定相应的职能，通过组织国际会议、出版文献、培训国际人才、举办交流访问等多种合作方式共享全球资源，推动本领域的研究成果或信息交流[5]。
本文选取国际抗癌联盟(Union for International Cancer Control, UICC)作为研究案例，通过对其秘书处的深入分析，探讨国际组织秘书处的营运管理机制以及对我国社会组织秘书处营运管理的启示。国际抗癌联盟于1933年在瑞士日内瓦成立，是世界癌症防控领域最大且最权威的国际组织，也是世界卫生组织、国际原子能机构等国际组织的战略合作伙伴。该组织致力于团结和支持全世界的癌症社团，共同为降低全球癌症负担，推动人人享有可及性的公平医疗，确保癌症防控议题持续在世界卫生和发展议程中被重视而奋斗。国际抗癌联盟有三大服务宗旨，即倡议(Advocacy)、组织(Convening)和能力建设(Capacity Building)。倡议指的是向国际社会和世界各国提出有关癌症防控的政策性建议；组织是通过举办各类会议，加强会员单位的凝聚力，提高国际抗癌联盟的国际影响力；能力建设实际上是为会员单位提供各类项目资助，以提升会员单位的自身建设能力。秘书处以会员服务和平台建设为两大抓手，组织落实服务宗旨。
村小剩下的学生并入中心小学以后，教学大楼成了村民的杂物仓库。不过，李打油特意要了几间当农民诗词学会的活动室，他铁骨铮铮地表示，斯文的阵地坚决不能丢。回忆往事，一见到传票就吓得当逃犯的李打油居然还敢冲我夸耀：我干鱼子划水也掀过浪呢。
二、国际组织秘书处的组织架构和职能
(一)组织架构
秘书长是国际组织秘书处的最高负责人。秘书长聘任秘书处工作人员，并组织实施具体工作。秘书处下设不同部门，具有不同职能。例如，国际抗癌联盟设有首席执行官(Chief Executive Officer,简称CEO)，即秘书长，负责秘书处的日常管理。秘书处设有7个部门，其中1个综合管理部门，5个主要业务部门。综合管理部门的主管也是秘书处的首席营运官(Chief Operation Officer,简称COO)，负责秘书处的日常运营管理，辅助首席执行官工作，在首席执行官不在岗时能够代替其掌管秘书处工作。秘书处所有涉及人、财、物的管理均由首席营运官管理支配，代表首席执行官统筹管理秘书处。
(二)职能分析
一般情况下，国际组织秘书处具有行政管理、全球协调、信息沟通、国际合作、政策建议、技术援助等主要职能[6]。秘书处内部按照职能范围设置部门机构，例如国际抗癌联盟的综合管理办公室具有国际组织秘书处的行政管理职能，业务部门一一对应秘书处的其他职能。具体如下：
2.财务管理。国际抗癌联盟是非盈利性社会组织，秘书处也无挂靠单位，因此筹资主要依靠会员单位会费、合作伙伴赞助、个人和企业捐赠、世界卫生组织等国际组织合作项目经费支持，以及其他专项经费资助。国际抗癌联盟的年度财务报告显示，收入和支出基本持平，所筹集来的经费全部用于开展活动和管理支出，在年会上以年报的形式发放给所有会员单位。在每年定期召开的常务理事会上，秘书处及时向所有常务理事汇报财务的具体收支情况，以及重大项目和活动的经费预算。在每两年召开一次的会员代表大会上，秘书处会向所有理事单位公布这一届领导班子的财务审计报告，并且要求理事单位代表投票审议报告结果。国际抗癌联盟秘书处制定了严谨的财务管理制度，透明度高，指派专人负责，做到专款专用。
(4)会议部。会议部为国际抗癌联盟会员单位搭建两大会议服务平台，体现了学术交流和国际合作的职能。①世界抗癌大会。世界抗癌大会每两年举办一次，受到世界卫生组织、国际原子能组织、世界慢病联盟等国际组织，以及世界各国卫生部门的高度认可和大力支持。②世界癌症领导人峰会。世界癌症领导人峰会每年召开一次，是目前国际社会参与层次最高的癌症防控会议，主要围绕当今癌症防控的热议话题，例如全球医疗保险(UHC)、癌症防控法律(Cancer Bill)等议题,邀请国际组织和各国癌症组织代表、政府政要、皇室成员出席的高端政策性会议。
建成于1857年的南肯辛顿博物馆（图5）正是受水晶宫影响的产物。南肯辛顿博物馆南馆设立的目的是用来进行艺术品租借展览。南馆由两个巨型大厅组成，屋顶是一般大厅的双倍高，与伦敦水晶宫的空间形式相似，围绕大厅设置的二层环廊为公众提供了俯瞰大厅的机会。大厅采用了钢铁和玻璃材质，这种在当时多用于火车站建筑的材质使得展厅空间带有了火车站建筑空间的痕迹。同时其朴素的未经装饰的外部形象，既是受经济状况所制约，同时也是受现代感影响的产物。这种朴素的特征也是美术馆建筑权威性弱化的有力见证。
3.会员管理。秘书处将会员单位按地域分布划片管理，即分成亚太地区、拉丁美洲地区、欧洲地区、北美洲地区、中东地区、非洲地区。各地区会员单位设专人进行联络，定期发送会员通讯、调查问卷等信息内容。会员管理依托在线大数据管理系统，通过输入会员单位的基本信息、基本诉求，以及以往参与的工作，适时分析出会员的实际需求，制定能够提升会员服务的方案。同样，对于合作伙伴也采用分类管理的方法，将合作伙伴单位按医药企业、会员单位、非医药企业三类属性进行分类，每一类合作伙伴都有专职人员负责对接，从洽谈合作到达成合作共识都有计划、有策略。
(3)市场宣传部。市场宣传部体现了国际抗癌联盟的信息沟通职能。开展三大核心工作：①多媒体宣传。包括脸谱、推特等自媒体平台，新闻发布会，网站以及会员《通讯》等多媒体平台。②市场营销。一方面，国际抗癌联盟利用国际重要会议和大型科普活动的宣传平台，推广自己的业务和会员服务；另一方面，通过开展活动评估活动的自身市场价值和潜力收益，包括经济和社会双效益。③科普宣传。2月4日“世界癌症日”是国际抗癌联盟发起的一项全球性癌症科普宣传活动，是世界卫生组织和西方国家支持和积极参与的抗癌主题活动。市场宣传部设有专人专项负责世界癌症日活动的顶层设计和组织实施。2019年世界癌症日活动在全球152个国家得到了积极响应，超过10亿人参与和受益。
2.主要业务部门。(1)建议提案部。建议提案部具有秘书处的政策建议职能，其主体工作有四个方面：①发起全球肿瘤分期(TNM)。每年组织召开全球肿瘤分期工作会议，讨论和制定分期标准，编制出版肿瘤分期丛书。②主办英文学术期刊。打造《International Journal of Cancer》(IJC)半月刊杂志，SCI影响因子超过4分。③发起执行国家癌症防控计划(NCCP，全称National Cancer Control Plans)。收集和分析世界各国的癌症防控形势和战略规划行动，通过数据分析形成报告递送世界卫生组织等机构，以供参考使用。④参与世界卫生组织等国际组织制定癌症防控战略。例如，享有参加世界卫生大会、世界卫生组织常务理事会议等重要国际会议的权利，并就重大卫生议案发表意见和建议。
1.职能管理部门。综合管理办公室是国际抗癌联盟秘书处的职能管理部门，具有三大管理职能：(1)人力资源。包括管理人员招聘、员工考勤考核、薪酬制定、绩效核算等。(2)办公室。主要负责办公场所的资产管理，例如装修、购置办公设备、耗材等，负责首席执行官的日程安排和国际抗癌联盟常务理事会议、会员代表大会的活动安排等工作会议。(3)财务。负责会员单位会费征缴、各类项目资助、企业赞助、报销、审计、发放员工工资和福利，以及所有财务收支工作等。
国际组织秘书处是国际组织的“幕后支持者”，在国际组织的事务处理中发挥重要的作用。秘书长作为秘书处最高层级负责人，拥有重要而且特殊的地位。秘书长的权力包括劝导、调节、斡旋、提供建议等。秘书长和秘书处履行职责一般有两种方式，即约束性履行方式和积极履行方式。约束性履行，是指秘书长和秘书处把自己的作用严格限制在组织文件规定的职责范围内，不采取主动行为或积极扩大秘书处的作用；积极履行方式是指秘书长和秘书处积极地看待自己的作用，认为不仅要履行好组织基础文件规定的职责，对于文件以外的规定，只要利于组织发展，都应当积极主动地发挥作用[7]。国际抗癌联盟秘书处和秘书长采取的多是积极履行方式，不断创新拓展秘书处职能和国际合作资源，制定激励员工发展的各项制度，充分发挥首席营运官和各部门主管、项目负责人的管理职能，创造利于秘书处发展的和谐环境。
三、国际组织秘书处的营运机理
(一)营运模式
(5)会员和合作伙伴关系部。会员和合作伙伴关系部在传播国际抗癌联盟的服务宗旨方面起着重要的枢纽作用，具有全球协调和国际合作的职能。该部有两项主体工作：①会员发展和服务。截至2019年3月，国际抗癌联盟拥有全世界167个国家1118个会员单位。其中，38%的会员是患者组织，25%是癌症组织，19%是医院和研究所，3%是政府部门，3%是专业协会，12%是其他组织。会员单位享有参与国际抗癌联盟活动的各项权益，理事会员单位享有参加会员代表大会的选举权。②合作伙伴的发展和服务。合作伙伴主要分为医药公司、非医药公司、会员单位三类。2018年，33个会员单位升级成为国际抗癌联盟的合作伙伴，享有高显示度、高参与权等权益。除此之外，23家医药企业，以及18家包括保险公司、设备公司、IT网络公司等非医药企业也是国际抗癌联盟的合作伙伴。74个合作伙伴每年为国际抗癌联盟提供的各类资助超过1000万美元。
(二)管理机制
1.人员管理。国际抗癌联盟秘书处共有53名员工，其中首席执行官1名，首席营运官1名，业务部门主管6人，员工45名。员工的受教育程度较高，其中博士学历人员占比18%，硕士学历占比44%，本科学历占比38%。秘书处体现了高度的国际化程度，员工来自30个国家，精通英语、法语、西班牙语、意大利语、韩语、波兰语等11种语言。员工等级从低到高分为5种：协调员、业务经理、资深业务经理、部门主管、首席执行官。一般情况下，首席营运官要比部门主管的职级高，但在国际抗癌联盟的职级管理系统内，首席营运官与部门主管享有相同职级，但是享有相对更高的管理权限。需要说明的是，相同职级的薪酬待遇因个人经历、工龄年限、贡献程度等因素区别对待。秘书处员工的流动周期在4～5年，由于业务的迅速扩张，不断有新的岗位发布出来，根据员工的学历和经历制定起始工资和福利待遇。同样，员工的工作量、努力程度、中期、年度考核成绩等工作表现与岗位津贴和工资涨幅直接挂钩。
第二，利用赫芬达尔指数、地理集中指数分析全国31个省市自治区亲子游网络关注度的空间集聚程度，结果显示，全国的亲子游网络关注较为分散，没有集中在一个或几个地区；全国31个省市自治区亲子游网络关注度的空间演化特征明显，网络关注度总体集中在东部地区，且不断聚集在东部沿海地区，北京市居民对亲子游活动关注度最高。可以看出，东部地区旅游需求最为强烈，所以开发亲子游产品时也应注意地域相关性。
2.精密度试验和回收率。根据以上方法，分别称取3种面粉样品进行处理，同时展开6次重复的试验，研究其精密度，测定的结果为：面粉1RSD= 1.54%，面粉2RSD= 1.59%，面粉3RSD=1.34%，6次计算结果的相对偏差值均在1.59%以内。称取适量各类样品，加入标准溶液，进行加标回收试验，计算加标回收率为：面粉1的回收率为92.4%、馒头的回收率为99.4%，油条的回收率为104.6%，加标回收率的计算值处于92.4%－104.6%之间，这和国家食品质量安全的相关规定相符。
(2)能力提升项目部。能力提升项目部具有技术援助职能，是致力于通过向会员单位提供各种类型的扶持和资助项目，助力会员单位提升自身建设能力而设置的部门。该部门的工作主要体现四大能力建设：①领导力建设。例如，设立首席执行官培训课程和青年领袖专项。②奖学金资助。与企业合作开展种子基金项目，用于资助患者教育和支持性治疗活动。与30个国家的癌症组织合作开展专业人员奖学金资助项目，每年遴选60～70位肿瘤专业人员赴国外进行1个月的短期培训。③教育教学。面向会员单位在线开放进修课程，包括临床、基础、癌症防控、科普等诸多方面内容。④传播“治疗可以治疗的(Treatment for All)”理念。征集各国癌症防控的经验和不足，通过论证分析，向需要帮助的国家宣传和推广“治疗可以治疗的”防治理念，提升国家层面的癌症防控能力。
四、启示与建议
近十年，国际抗癌联盟迅速扩张，会员数量持续增长，国际影响力不断提升，从国际知名肿瘤学专家到世界各国政要、皇室成员，都是国际抗癌联盟的积极参与和支持者。国际抗癌联盟有今天的成绩，与秘书处井然有序的管理密不可分。秘书处高效、精准地完成了向常务理事会和会员单位上传下达的工作使命，努力实现着国际抗癌联盟三大服务宗旨的远大目标。国际抗癌联盟秘书处的营运管理经验作为研究国际组织秘书处的一个典型事例，对于加深我国对国际组织秘书处的了解、学习和提升我国社会组织秘书处的服务管理能力具有重要的启示意义。具体建议如下：
由此我们可以得出文化外交所具备的双重属性：一方面，它以文化的展示与互动为载体，传播和分享人类社会的精神财富，被赋予了双向性、沟通性、柔和性、公益性等文化属性；另一方面，它是由政府主导的、服务于国家利益的外交类型之一，也因此具有官方性和功利性的外交属性。
(一)找准秘书处服务定位
国际组织秘书处的职责明确，紧紧围绕制定的总体目标开展具体工作。内部设置的组织机构和岗位分工职责清晰，各项工作充分体现国际组织为会员搭建平台的服务理念。相比之下，我国有些社会组织秘书处不但规模小，人员少，而且定位模糊，不能为社会组织发挥作用，甚至有的秘书处形同虚设。有些社会组织不关注秘书处的发展，只设立一个办公室，主要负责管理其组织的财务，开展的业务活动全部委托他人或其他单位完成。这在一定程度上影响了一个社会组织应该发挥的作用，社会组织没有形成合力服务其会员，使得社会组织的公信力大大受损。因此，我国的社会组织应该重视秘书处的发展，将秘书处的服务定位与实现社会组织的愿景目标挂钩，把工作落到实处。
(二)提高秘书处从业人员的素质和能力
国际组织秘书处的员工受教育程度高，例如国际抗癌联盟员工的硕士、博士学历人员占比将近2/3,专业背景涉及公共卫生管理、国际关系、法学、人文学、社会学等多领域。秘书处有良好的学习氛围，经常组织小型讨论会，共同商议本组织事务。员工待人热情友善，工作积极主动，整个秘书处气氛和谐。我国社会组织秘书处的从业人员层次和水平还较低，甚至有的员工还不具备本科学历，这与我国近年来才重视社会组织的发展也有关系[8]。从业人员的专业背景也相差较大，秘书处不注意营造学习环境，以领导指示为主的情况颇为普遍。人员是秘书处的主要力量，因此我国社会组织要加强对员工的培养和培训，鼓励他们多动脑、勤交流，要创造条件和机会听取他们的意见，为社会组织秘书处的发展凝心聚力。
(三)秘书处应制定和完善各项管理制度
国际组织秘书处设有首席营运官，专门负责秘书处人、财、物的营运管理。下设行政管理职能部门，负责制定和完善各项管理职能的规章制度，包括《财务会计管理办法》《人员招聘流程》《员工考核办法》《办公室设备管理规范》等，做到各项管理制度有据可依。我国社会组织秘书处一般不设首席营运官这个岗位，秘书处的管理职责分别由办公室、组织部、财务部三个部门共同承担，秘书长主持工作大局。有的社会组织秘书处规模较大，人员较多，如果能有首席营运官统筹管理秘书处的人、财、物，不但能使秘书长减负，而且还能协调各职能管理部门的关系，有助于提高秘书处的综合管理水平。
参考文献
[1]习近平在中法全球治理论坛闭幕式上的讲话[RB/OL].(2019-03-26).http://cpc.people.com.cn/n1/2019/0327/c64094-30997013.html.
[2]范徵,徐文婷.论国际公共事务管理:国际组织与全球治理[J].上海管理科学,2011,33(5):11-14.
[3]汤蓓.联合国秘书处的运作模式与我国国际组织人才培养[N].中国社会科学报,2019-03-14(4).
[4]那力,杨万柳.对WTO秘书处地位和作用的重新定位[J].时代法学,2006(5):85-90.
[5]周少平.浅析WTO秘书处的职责[J].法制与社会,2007(3):767-768.
[6]罗学优,程如烟.国际科技组织的地区和国别分布研究[J].科技管理研究,2013,33(2):237-241.
[7]冯元元.WTO秘书处研究[D].厦门：厦门大学,2008.
[8]徐婷婷,赵勇,孙金金.我国与世界一流肿瘤科技社团的发展机制比较[J].肿瘤防治研究,2018,45(12):1036-1040.
[中图分类号] D81
[文献标识码] A
[文章编号] 1001
9596( 2019) 050032-05
*基金项目： 中国科协“一带一路”国际科技组织合作平台建设项目(编号：CASTBR201610)。
标签：国际组织论文; 秘书处论文; 营运管理论文; 天津医科大学肿瘤医院论文; 中国抗癌协会秘书处论文;